Clockify o Toggl: facturas y coste por equipo

Para un freelance que factura horas, la elección depende de qué ocurre tras crear la factura. Toggl Track permite generar un PDF incluso en Free, pero su guía de facturación aclara que no existe una función integrada para marcar como pagadas las entradas facturadas. Si el cobro ya se controla en otro programa, esa separación puede ser suficiente; si se necesita seguir el estado de la factura en el mismo servicio, Clockify ofrece un recorrido más completo.

Para equipos que además aprueban hojas de horas, Clockify Standard reúne aprobación, facturación a partir del tiempo registrado y seguimiento del estado de la factura. Los planes de Clockify sitúan Standard en 5,49 USD por puesto y mes con pago anual, Basic en 3,99 USD y el puesto limitado de quiosco Standard en 1,19 USD. Toggl Track puede convenir cuando pesan más los informes y la continuidad del registro entre dispositivos, siempre que el equipo asuma el control del cobro por separado.

Coste para una persona y equipos de cinco, diez y cincuenta

La unidad de comparación es el coste mensual equivalente con compromiso anual, en dólares y antes de impuestos o descuentos. La comparación de Toggl Track sitúa Starter en 9 USD y Premium en 18 USD por usuario y mes con pago anual; también atribuye la aprobación de hojas al nivel Premium. Los importes siguientes multiplican esas tarifas y las de Clockify por el número de integrantes, con todos en el mismo plan.

Una persona: Clockify Basic, 3,99 USD; Clockify Standard, 5,49 USD; Toggl Track Starter, 9 USD; Toggl Track Premium, 18 USD al mes equivalente.
Cinco personas: Basic, 19,95 USD; Standard, 27,45 USD; Starter, 45 USD; Premium, 90 USD.
Diez personas: Basic, 39,90 USD; Standard, 54,90 USD; Starter, 90 USD; Premium, 180 USD.
Cincuenta personas: Basic, 199,50 USD; Standard, 274,50 USD; Starter, 450 USD; Premium, 900 USD.

Esos resultados permiten comparar el tamaño del equipo, pero todavía no igualan las funciones contratadas. Basic y Starter sirven para asignar valor al tiempo; Standard y Premium son los escalones pertinentes cuando otra persona debe aprobarlo. La cuota de un programa adicional para contabilidad o control de pagos queda fuera del cálculo y puede cambiar la diferencia efectiva entre opciones.

El equivalente mensual tampoco es una suscripción que se abone mes a mes: cada cifra corresponde a una tarifa anual distribuida entre los meses del compromiso. Para un equipo grande, el precio final puede variar si obtiene un descuento, de modo que el escenario de cincuenta integrantes representa una multiplicación de tarifas publicadas, no un presupuesto negociado.

Qué cubre cada etapa del trabajo facturable

Registrar una duración, asignarle una tarifa, aprobarla y emitir una factura son operaciones distintas. Un plan gratuito puede resolver el registro sin cubrir el recorrido de un equipo que cobra a clientes. Separar esas tareas evita comparar dos cuotas bajas que dejan fuera necesidades diferentes.

Registrar horas: ambos servicios ofrecen temporizador y entradas manuales en sus planes gratuitos. Sus modalidades Free admiten hasta cinco integrantes; al crecer el equipo, hay que considerar los puestos de pago.
Fijar tarifas: Clockify Basic permite valorar horas de usuarios y proyectos. Toggl Track Starter incorpora tarifas facturables e informes de equipo. Medir tiempo gratis no equivale a calcular automáticamente cuánto cobrar.
Aprobar hojas: Clockify Standard añade la revisión formal antes de cerrar el periodo. En Toggl Track, la aprobación corresponde a Premium. Este requisito cambia cuál es el plan comparable para un equipo.
Emitir facturas: Standard convierte horas registradas en facturas PDF y permite seguir su estado. Toggl Track crea facturas PDF desde informes incluso en Free, aunque el usuario debe controlar aparte las entradas ya cobradas.
Exportar datos: Clockify Free entrega informes PDF y Basic habilita CSV y Excel. En Toggl Track Free, los informes se exportan en PDF; el CSV requiere un plan de pago.

El puesto limitado de quiosco incluido entre las tarifas de Clockify sirve para fichar desde un dispositivo compartido. Su alcance es distinto al de una licencia completa para quien registra proyectos y consulta informes desde sus propios equipos. Por eso queda fuera de los escenarios de coste para profesionales remotos, aunque pueda abaratar un equipo con personas que únicamente necesitan fichar.

La factura PDF no cierra el ciclo de cobro

En Toggl Track, un informe resumido puede convertir cada proyecto en una línea de factura; uno detallado desglosa las entradas de tiempo. Se pueden editar datos antes de descargar el PDF y consultar facturas anteriores dentro del servicio. Para excluir del siguiente documento las horas ya cobradas, la solución indicada es asignarles manualmente una etiqueta y filtrar el próximo informe.

Clockify Standard mantiene dentro de su flujo las horas facturables, la emisión del PDF y el estado de la factura. Para una persona con pocos clientes, una hoja externa de seguimiento puede bastar junto a Toggl Track; para un equipo que factura varios proyectos en fechas diferentes, cada periodo exige conciliar las horas trabajadas con las facturadas y las cobradas. Ese trabajo no aparece en la cuota por licencia, aunque ninguna de las dos aplicaciones sustituye por sí sola las obligaciones contables de cada país.

También importa cuándo aparece la aprobación. Si un responsable valida las horas antes de cobrar, comparar Clockify Standard con Toggl Track Starter dejaría fuera una función necesaria. La pareja funcional para ese caso es Standard frente a Premium; si nadie aprueba partes, Starter vuelve a ser una opción pertinente para trabajar con tarifas e informes de equipo.

Informes, archivos y trabajo entre dispositivos

La salida de datos puede decidir el plan antes que sus gráficos. La guía de exportación de Toggl Track distingue su modalidad Free, limitada a PDF para informes, de Toggl 2.0, un producto separado que permite CSV gratis. En Track, un usuario corriente solo puede exportar las entradas a las que tiene acceso; para enviar las horas de todo el equipo a contabilidad también hacen falta permisos adecuados.

En Clockify Free se limita igualmente la exportación de informes a PDF, mientras Basic abre CSV y Excel. Si un freelance entrega un resumen visual al cliente, el PDF puede cumplir esa función. Cuando el proceso exige ordenar filas por cliente, proyecto o integrante en una hoja de cálculo, el formato disponible pasa a formar parte del coste real de la suscripción.

La continuidad del registro pesa cuando una jornada empieza en el navegador y termina en el móvil. La evaluación de TechRadar destaca que una entrada de Toggl Track puede iniciarse en el navegador y detenerse desde el teléfono al sincronizarse entre dispositivos. Clockify dispone de aplicaciones web, de escritorio y móviles. Para quien factura por horas, mantener completas las entradas al cambiar de dispositivo afecta tanto al informe como a la factura.

Para trabajar solo y emitir pocas facturas, los niveles gratuitos permiten registrar horas y obtener un PDF, con un control externo de pagos si se usa Toggl Track. Si hacen falta tarifas y CSV, Clockify Basic tiene un menor coste por puesto según estas tarifas; cuando se requieren aprobación y seguimiento del estado de facturas, Standard cubre ese circuito por menos que Premium de Toggl Track. Un equipo que prefiera los informes y la forma de registrar tiempo de Toggl Track tendrá que incluir en la decisión el trabajo de conciliar lo facturado con lo cobrado.