Clockify o Harvest: facturar horas cambia el plan que necesitas

11 de octubre de 2026 a las 09:00|Autor: Equipo editorial de QUASA|6 lectura mínima

Si necesitas convertir las horas registradas en facturas dentro del mismo servicio, Clockify ofrece una cuota por puesto menor: sus tarifas oficiales sitúan Standard, el primer plan con facturación, en 5,49 dólares por puesto al mes con pago anual. Basic cuesta 3,99 dólares y permite trabajar con tarifas facturables, pero no crear facturas. Free admite hasta cinco usuarios; Pro, que añade el registro de gastos, cuesta 7,99 dólares por puesto al mes bajo la misma modalidad de pago.

Harvest puede encajar mejor si el trabajo incluye gastos, cobros y conexiones contables. Su tabla de planes incluye seguimiento del tiempo, gastos y facturación en Free, limitado a una persona y dos proyectos; Teams parte de 9 dólares por puesto al mes con pago anual y añade integraciones con Stripe, QuickBooks Online y Xero. El precio de Teams es una base: Harvest cobra por facturas, proyectos, clientes y tareas adicionales según el uso.

El plan gratuito depende de cómo envías la factura

Para una persona autónoma, registrar horas gratis y facturarlas gratis son situaciones distintas. Clockify Free sirve para controlar el tiempo de varios clientes, pero obliga a emitir la factura en otra aplicación. Si ya utilizas un programa contable para hacerlo, quizá no necesites pagar por la facturación de Clockify; el coste de ese programa debe entrar en la comparación.

Harvest Free permite crear facturas, aunque la explicación de sus límites precisa que, sin conectar Stripe, no puedes enviarlas por correo desde Harvest ni exportarlas como PDF. Tampoco permite integrar QuickBooks Online. El límite de proyectos se aplica a los activos: archivar uno libera espacio para otro, algo útil si los encargos son consecutivos y no se gestionan a la vez.

Así, una suscripción gratuita de Harvest puede cubrir a quien trabaja en solitario, mantiene pocos proyectos abiertos y utiliza Stripe para enviar las facturas. Si el cliente exige un PDF y no quieres conectar Stripe, la función de crear la factura por sí sola no completa el circuito. En Clockify, el límite equivalente aparece antes: pasar de las horas registradas a una factura creada dentro del servicio exige Standard.

La exportación marca otro umbral de pago

Cuando la factura se prepara fuera del rastreador, el formato de los registros importa tanto como el precio. La guía de exportación de Clockify indica que Free permite descargar informes PDF de hasta un mes por informe, mientras que CSV y Excel requieren Basic o un plan superior. El informe detallado puede incluir cliente, proyecto, fechas, duración y estado facturable; esas columnas facilitan trasladar las horas a una hoja de cálculo o a una gestoría.

Basic tiene sentido si necesitas entregar o transformar registros tabulares y ya emites las facturas en otro sistema. Standard añade la creación de facturas y evita ese traslado cuando el documento sale de Clockify. La distinción afecta al coste real: una cuota menor por seguimiento horario puede dejar de serlo si obliga a mantener una segunda herramienta de facturación, aunque esa herramienta también cubra otras necesidades del negocio.

Tres escenarios de coste anual

Los importes siguientes son cálculos hipotéticos en dólares estadounidenses para doce meses de pago anual, con el mismo número de puestos durante todo el periodo. Son cuotas de suscripción, no estimaciones del coste total de operación: excluyen impuestos, otras herramientas, comisiones de pago y los posibles cargos por uso de Harvest.

Una persona autónoma que factura horas

Si mantiene los proyectos activos dentro del límite gratuito y conecta Stripe, Harvest Free supone cero dólares de suscripción. Clockify Free también permite registrar esas horas sin cuota, pero crear las facturas allí requiere Standard: 5,49 × 12 = 65,88 dólares anuales. Si la factura sale de otro programa y solo hace falta exportar las horas en CSV, Clockify Basic cuesta 3,99 × 12 = 47,88 dólares al año, más el precio de ese programa.

Cuando la persona necesita superar los límites de Harvest Free, un puesto de Teams parte de 9 × 12 = 108 dólares al año. Frente a Clockify Standard, la diferencia de cuota base es de 42,12 dólares anuales. Pagarla puede resultar razonable si la conexión con el sistema contable o de pagos elimina tareas habituales, pero no hay un ahorro automático: depende del flujo de cobro y del volumen que genere cargos adicionales.

Una agencia de cinco integrantes

Si todos registran horas y la agencia emite facturas desde el rastreador, cinco puestos de Clockify Standard cuestan 5 × 5,49 × 12 = 329,40 dólares anuales. Harvest Teams parte de 5 × 9 × 12 = 540 dólares. Clockify Free admite a los cinco para registrar tiempo, pero no emite sus facturas; al contratar Standard, cada integrante activo o invitado ocupa un puesto de pago.

Los gastos repercutibles modifican la comparación. Harvest los registra junto con tiempo y facturas, mientras que hacerlo dentro de Clockify requiere Pro: cinco puestos de ese plan suman 5 × 7,99 × 12 = 479,40 dólares. La distancia respecto de la cuota base de Harvest Teams se reduce entonces a 60,60 dólares anuales. Si la agencia genera muchas facturas, proyectos o clientes, el importe final de Harvest puede ser mayor que esa base.

Un equipo que no factura desde el rastreador

Para un equipo hipotético de tres personas que solo registra horas por proyecto, Clockify Free supone cero dólares de suscripción. Harvest necesita Teams al superar su único puesto gratuito: la cuota base sería 3 × 9 × 12 = 324 dólares anuales. La facturación integrada de Harvest no aporta una ventaja directa a ese caso si el equipo no cobra por las horas registradas.

Si ese mismo equipo debe entregar archivos CSV de forma periódica, Clockify Basic costaría 3 × 3,99 × 12 = 143,64 dólares al año. El cambio de plan responde entonces a una necesidad concreta de salida de datos, no al tamaño del equipo. Para quienes solo consultan horas e informes dentro del servicio, el plan gratuito conserva la ventaja de coste.

La integración contable cambia el recorrido de cada hora

La conexión con QuickBooks Online merece una comprobación específica. La guía de integración de Clockify exige Standard o superior y una cuenta QuickBooks Online Essentials, Plus o Advanced; excluye Desktop y Simple Start. La conexión estándar envía entradas de tiempo a QuickBooks, donde se prepara la factura. Si una entrada cambia después del envío, la modificación no se sincroniza automáticamente.

En Harvest Teams, la integración contable y de pagos forma parte de la oferta base, aunque sus cargos por uso pueden elevarla. En Clockify Standard, QuickBooks recibe las horas para facturar allí, mientras que la factura también puede crearse directamente en Clockify. La elección depende de dónde deba quedar la factura final: para un negocio que ya factura en QuickBooks, trasladar horas puede ser suficiente; para otro que cobra desde el rastreador, importan más el envío, los gastos y la conexión de pagos.