Calendly o Google Calendar: la cita gratis se queda corta al repartir clientes

Para una consulta individual, Google Calendar puede bastar: una cuenta personal permite publicar una página de reservas. Esa página deja de resolver la necesidad cuando una entrada común debe asignar cada cliente a un comercial disponible. En ese caso, Calendly ofrece rotación y enrutamiento en su plan de equipo.

Las tarifas anuales de Calendly sitúan Standard en 10 USD y Teams en 16 USD por asiento al mes. Free permite un tipo de evento y un calendario conectado; Standard añade reuniones colectivas, pagos y automatizaciones, mientras Teams incorpora rotación y enrutamiento. El asiento corresponde a quien conecta su calendario y organiza reuniones, no a quien reserva.

Consulta individual: basta con ofrecer un hueco

Si una consultora ofrece una sola clase de sesión, la página de Google le permite fijar disponibilidad, duración y margen entre citas. El cliente elige un horario libre y la reserva aparece en el calendario de la profesional. Para reuniones por Google Meet, teléfono o en persona, no hace falta pagar por otra herramienta de reservas.

Calendly Free cubre un flujo parecido con su propio enlace de reserva. Puede resultar más cómodo si la reunión debe incorporar automáticamente un enlace de Zoom o Microsoft Teams: Google ofrece Google Meet como opción integrada en su horario de citas y, para otro servicio, pide añadir el enlace al evento después de recibir la reserva. Esa diferencia importa más cuando se programan muchas videollamadas que cuando se trata de una consulta ocasional.

La página gratuita de Google tampoco equivale a un catálogo de servicios. Si la misma persona quiere horarios separados para una llamada inicial, una sesión extensa y una revisión, necesita una suscripción elegible de Google o un plan de Calendly con más tipos de evento. En Calendly, ese salto es Standard; elegir entre ambos depende también de qué calendario y qué servicio de videollamada utiliza cada profesional.

Entrevista con coanfitriones: todos deben poder asistir

Una entrevista con selección y la persona responsable del puesto plantea un problema distinto: el horario ofrecido debe servir a ambos. Google admite coanfitriones en planes elegibles como Workspace Business Standard y Plus; la cuenta personal y Business Starter no incluyen esa función. Algunos planes personales de pago amplían los horarios y recordatorios, pero tampoco incorporan coanfitriones.

Hay una condición fácil de pasar por alto. Las instrucciones para configurar el horario indican que Google no comprueba por defecto la disponibilidad de los coanfitriones: hay que incluir sus calendarios en esa comprobación. Añadir sus nombres a la cita, por sí solo, no evita ofrecer una hora en la que uno de ellos ya está ocupado.

En Calendly, el evento colectivo de Standard busca un hueco compartido para los anfitriones y una persona invitada. Como ejemplo hipotético, una entrevista organizada por dos integrantes con calendarios conectados requeriría dos asientos Standard: 20 USD al mes con facturación anual. Teams no es necesario para ese caso; su función distintiva es repartir citas entre integrantes, no reunirlos en la misma entrevista.

Reparto comercial: una entrada, distintos destinatarios

Cuando el visitante aún no sabe qué comercial debe atenderlo, varios enlaces personales trasladan la decisión al cliente o a quien reciba primero la consulta. Teams permite crear una entrada común y distribuir reuniones mediante rotación entre integrantes disponibles. También puede dirigir a la persona adecuada según sus respuestas antes de mostrarle un horario.

Supongamos, como ejemplo, que un equipo vende servicios distintos y quiere enviar cada consulta al especialista correspondiente. Una página individual de Google puede recoger información en el formulario, pero no convierte esa respuesta en una asignación automática entre comerciales. Los coanfitriones tampoco resuelven ese flujo: participan en una misma cita, mientras que el reparto busca elegir quién atenderá cada cita.

Con tres comerciales que necesitan alojar reuniones y conectar sus agendas, el cálculo orientativo de Teams es de 48 USD al mes bajo facturación anual. La cifra describe la suscripción de Calendly, no el coste total del proceso comercial. Si los clientes ya conocen a su interlocutor y reservan mediante enlaces individuales, esa capacidad de distribución puede no justificar el plan de equipo.

Cita pagada: reservar y cobrar son requisitos separados

Google permite exigir el pago durante la reserva con una suscripción Workspace elegible y una cuenta de Stripe conectada. La guía de citas pagadas de Google explica que el cliente completa el cobro en Stripe antes de terminar la reserva. Workspace Individual y Business Standard figuran entre los planes que admiten pagos; los planes personales que ofrecen más horarios no habilitan esa función por sí solos.

Calendly permite conectar Stripe o PayPal desde Standard. Para un profesional que ya necesita varias clases de sesión y avisos automatizados, el mismo plan reúne esas funciones con el cobro. Si dispone de un Workspace elegible y solo quiere cobrar una consulta, Google puede cubrirla sin añadir otro servicio de reservas.

El precio comparable de Google depende de la suscripción Workspace contratada y del mercado, mientras que Calendly cobra por cada anfitrión con asiento. También conviene distinguir la cancelación de la devolución: en Google, cancelar una cita pagada no genera automáticamente un reembolso; la persona organizadora debe gestionarlo mediante Stripe.

Recordatorios y videollamadas: el trabajo alrededor de la cita

La comparación práctica de Zapier señala que Calendly integra Zoom y Microsoft Teams en la reserva y permite flujos de comunicación posteriores, mientras los recordatorios de Google se centran en el periodo previo a la reunión. Los recordatorios automáticos de Google requieren una suscripción elegible; en Calendly, las automatizaciones forman parte de Standard.

Ese seguimiento puede decidir la elección de quien realiza consultas frecuentes: confirmar una hora resuelve la agenda, pero los mensajes antes y después de la sesión forman parte del servicio que presta. Para reuniones sencillas dentro de Google, la página incluida conserva su ventaja; cuando esas comunicaciones deben salir sin intervención manual, el coste de Standard responde a una tarea concreta.

Lee también:

• Cal.com o Calendly: el reparto de citas encarece la opción simple
• Bloquear una invitación en Calendar también corta al remitente en otros servicios
• Google Calendar u Outlook: el día 31 puede romper tu recurrencia