KI-Förderung in Österreich: Anwendung oder Forschung entscheidet

Für österreichische KMU entscheidet die geplante Arbeit über den passenden Förderweg. Die Wiener Förderung Digitalisierung unterstützt die Einführung digitaler Lösungen in betriebliche Abläufe mit bis zu 50 Prozent und höchstens 50.000 Euro bei einer Mindestprojektgröße von 10.000 Euro. Ein KI-Werkzeug für den Kundenkontakt kann dazugehören, wenn es Teil eines nachvollziehbaren Digitalisierungsplans ist.

Das bundesweit geöffnete FFG-Basisprogramm Kleinprojekt 2026 richtet sich dagegen an KMU und Startups mit technisch anspruchsvoller experimenteller Entwicklung: Die Projektkosten dürfen 150.000 Euro erreichen, der Zuschuss höchstens 88.500 Euro. Ohne Forschungskooperation gelten 45 Prozent für kleine und 35 Prozent für mittlere Unternehmen; mit qualifizierender Forschungskooperation sind es bis zu 60 beziehungsweise 50 Prozent. Die höchste Quote ist damit keine allgemeine KI-Förderquote.

Welcher Projektweg passt?

1. Projektart: Soll ein vorhandenes KI-Werkzeug einen Arbeitsablauf, eine Schnittstelle oder den Kundenkontakt verändern, führt die Prüfung zur Wiener Digitalisierungsförderung. Soll das Unternehmen selbst eine neue oder wesentlich verbesserte digitale Lösung entwickeln, kommt das FFG-Kleinprojekt in Betracht.
2. Standort: Für den Wiener Weg braucht das Unternehmen eine bestehende Betriebsstätte in Wien. Das FFG-Kleinprojekt hat einen nationalen Geltungsbereich; die Wiener Adresse ist dafür keine Voraussetzung.
3. Entwicklungsrisiko: Ein FFG-Vorhaben braucht eine konkrete technische Frage, einen Lösungsansatz und einen erwarteten Wissenszuwachs. Die bloße Anpassung oder Einführung verfügbarer Software erfüllt diesen Zweck nicht schon deshalb, weil KI beteiligt ist.
4. Unternehmensgröße und Partner: Beide Programme richten sich an KMU. Beim FFG-Kleinprojekt beeinflusst die Einstufung als kleines oder mittleres Unternehmen den Fördersatz; eine Forschungseinrichtung kann unter den Programmregeln eine höhere Quote ermöglichen.
5. Projektbeginn: Vor einer Beauftragung oder Investition muss geklärt sein, wann Kosten im gewählten Programm anerkannt werden können. Gerade beim Wiener Einführungsprojekt ist die vollständige Einreichung vor der Umsetzung entscheidend.

Diese Reihenfolge verhindert eine Auswahl allein nach der höchsten Prozentzahl. Ein gut kalkuliertes Projekt kann am falschen Förderweg scheitern, wenn sein Standort oder seine technische Aufgabe nicht zu dessen Voraussetzungen passt.

Was die Wiener Förderung bei einer KI-Einführung verlangt

Im Wiener Antrag steht die Veränderung eines betrieblichen Prozesses im Mittelpunkt. Der Digitalisierungsplan sollte den bisherigen Ablauf, die vorgesehene Lösung und deren Wirkung auf die Arbeit im Unternehmen verbinden. Eine einzelne Anschaffung ohne direkte Auswirkung auf Prozesse oder Arbeitsabläufe genügt nicht; die geplanten Kosten müssen zum beschriebenen Vorhaben gehören.

Die Wiener Betriebsstätte muss bei Antragstellung seit mindestens einem Jahr bestehen. Das österreichische Transparenzportal nennt zusätzlich die überwiegend in Wien erbrachte Wertschöpfung, die Antragsbestätigung, eine De-minimis-Erklärung, den letzten Jahresabschluss oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie Kostenvoranschläge für Positionen über 10.000 Euro netto; die laufende Antragstellung endet dort am 31. Dezember 2026. Das macht den Standort und die Kostenaufstellung zu Voraussetzungen, die vor dem Ausfüllen des Onlineantrags geklärt sein sollten.

Die Einführung neuer digitaler Lösungen, passende Software und Lizenzen sowie externe Beratung und Einschulung können zum Vorhaben gehören. Interne Personalkosten, gewöhnliche Bürosoftware und Standardhardware sind dagegen ausgeschlossen. Wer eine KI-Anwendung einführt, sollte daher zwischen der Lösung für den neuen Ablauf und der allgemeinen IT-Ausstattung unterscheiden. Die Förderquote bezieht sich auf anerkannte Kosten, nicht automatisch auf die gesamte Rechnung.

Die Umsetzung darf grundsätzlich erst nach der vollständigen Einreichung beginnen. Danach erfolgt eine formale Prüfung und eine Bewertung durch eine unabhängige Jury. Wer unmittelbar nach der Einreichung startet, bevor die Entscheidung vorliegt, trägt das Risiko einer Ablehnung oder einer geringeren Anerkennung der angesetzten Kosten.

Woran sich ein FFG-Kleinprojekt erkennen lässt

Für das FFG-Kleinprojekt muss die eigene Entwicklungsarbeit erkennbar sein. Ein Unternehmen kann beispielsweise eine technisch offene Frage bearbeiten und einen Prototyp einer verwertbaren digitalen Dienstleistung anstreben. Im Antrag muss nachvollziehbar werden, was am Lösungsansatz neu ist, weshalb die Entwicklung scheitern könnte und welche Arbeitspakete zur Lösung beitragen sollen. Der bloße Wunsch, KI in ein bestehendes Angebot einzubauen, beschreibt noch kein Entwicklungsrisiko.

Zur inhaltlichen Bewertung gehören auch der Nutzen und die geplante Verwertung des Ergebnisses, die fachliche Eignung der Beteiligten und die Finanzierung des Eigenanteils. Personalkosten, Material, Anlagennutzung, Reisen und Leistungen Dritter können als Projektkosten erfasst werden, wenn sie den Förderregeln entsprechen. Damit unterscheidet sich die Kalkulation wesentlich vom Wiener Einführungsprojekt, bei dem interne Personalkosten ausgeschlossen sind.

Eine Forschungskooperation ist freiwillig. Für die höhere Quote reicht es aber nicht, einen externen Auftrag zu vergeben: Die Forschungseinrichtung muss am gemeinsamen Entwicklungsvorhaben mitwirken. Wer ohne einen solchen Partner plant, sollte von der Grundquote seiner Unternehmensgröße ausgehen. Auch die Zuschussobergrenze bleibt eine eigene Grenze; die höchste Prozentquote allein bestimmt den maximalen Auszahlungsbetrag nicht.

Unterlagen und Zeitplan vor dem Absenden

Für den Wiener Antrag braucht es einen schlüssigen Digitalisierungsplan und eine Kostenaufstellung, die jede Ausgabe mit der vorgesehenen Änderung im Betrieb verbindet. Der vollständig ausgefüllte Onlineantrag, die Antragsbestätigung und die finanziellen Nachweise gehören zusammen. Bei größeren Einzelpositionen sollten Angebote rechtzeitig vorliegen, damit die Einreichung nicht an einer fehlenden Kostenbegründung hängen bleibt.

Im FFG-eCall stehen dagegen Entwicklungsziel, technische Unsicherheit, Lösungsansatz, Arbeitspakete, Kostenplan und Finanzierung im Vordergrund. Die Beschreibung sollte erkennen lassen, welche Aufgaben das Unternehmen selbst übernimmt und welches Ergebnis verwertet werden soll. Je nach Projekt und Unternehmensstatus werden Anhänge wie Geschäftsunterlagen oder Lebensläufe benötigt. Bei einer geplanten Forschungskooperation müssen die Beiträge der Partner in der Projektplanung zusammenpassen.

Für beide Wege ist ein realistischer Zeitplan nötig: Angebote, Arbeiten und vorgesehene Ausgaben müssen zum beantragten Projekt passen. Beim Wiener Programm ist die vollständige Einreichung die klare Grenze vor der Umsetzung. Beim FFG-Vorhaben sollten Unternehmen vor dem ersten projektbezogenen Aufwand zusätzlich den zulässigen Kostenzeitraum anhand der Antragsbedingungen festlegen.

Zwei bedingte Rechenbeispiele

Einführung in Wien: Ein hypothetisches KMU mit geeigneter Wiener Betriebsstätte plant eine digitale Lösung für seinen Kundenkontakt. Werden 40.000 Euro seiner Projektkosten anerkannt, ergeben 50 Prozent rechnerisch 20.000 Euro Zuschuss. Die übrigen 20.000 Euro trägt das Unternehmen. Die Rechnung setzt voraus, dass der Digitalisierungsplan förderfähig ist und die Umsetzung erst nach vollständiger Einreichung beginnt; fallen Kostenpositionen heraus, sinkt auch der Zuschuss.

Eigene Entwicklung: Ein hypothetisches kleines Unternehmen entwickelt ohne Forschungskooperation eine technisch riskante digitale Dienstleistung. Bei 120.000 Euro anerkannten Projektkosten ergeben 45 Prozent rechnerisch 54.000 Euro Zuschuss und 66.000 Euro Eigenanteil. Für ein mittleres Unternehmen oder eine qualifizierende Forschungskooperation wäre eine andere Quote maßgeblich. Die Projektbeschreibung muss deshalb die tatsächliche Entwicklungsarbeit, Unternehmensgröße und Partnerkonstellation abbilden, bevor aus einer Förderquote ein Finanzierungsplan wird.

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