Todoist ці Microsoft To Do: $5 маюць сэнс толькі па-за Outlook

Калі праца пачынаецца з лістоў Outlook, а камандныя даручэнні ўжо размеркаваныя ў Planner, Microsoft To Do часта закрывае патрэбу ў асабістым спісе задач. Todoist Pro варты аплаты, калі даводзіцца весці працу па-за гэтай звязкай: збіраць задачы з розных праектаў праз фільтры або планаваць іх у календары. Паводле ўмоў падпіскі Todoist, Pro каштуе $60 за год — гэта $5 у месяц пры гадавой аплаце; пры памесячнай аплаце кошт складае $7.

Ключавое пытанне — дзе ўзнікае задача і што трэба рабіць з ёй далей. Параўнанне 2sync аддае перавагу Microsoft To Do пры выбары цалкам бясплатнага сэрвісу, асабліва ў асяроддзі Microsoft, а Todoist вылучае за меткі, фільтры паміж праектамі і шырэйшыя інтэграцыі. Гэта арыенцір для выбару, а не доказ таго, што кожнаму карыстальніку Outlook патрэбны платны план.

Калі задача пачынаецца з ліста

Паштовая сувязь — найбольш практычны аргумент за To Do для чалавека, які штодня працуе ў Outlook. Паводле інструкцыі Microsoft для пазначаных лістоў, пасля ўключэння адпаведнага спіса ліст са сцяжком з’яўляецца задачай у To Do, але функцыя працуе толькі для скрыні, размешчанай у Microsoft. Задача захоўвае сувязь з паведамленнем: з яе можна адкрыць арыгінальны ліст.

У гэтым сцэнары To Do дапамагае аддзяліць дзеянне ад перапіскі. Пазначаны ліст можна дадаць у «Мой дзень», прызначыць задачы тэрмін і напамін. Калі большасць даручэнняў — адказаць, удакладніць або падрыхтаваць нешта да размовы, асобная сістэма праектаў можа толькі дадаць месца, якое давядзецца праглядаць.

Мяжа ў інтэграцыі істотная для невялікіх каманд. У спіс пазначаных лістоў сінхранізуецца асноўная паштовая скрыня; лісты з агульных скрыняў і агульных папак туды не трапляюць. Калі каманда апрацоўвае запыты праз агульны адрас або пошта размешчана па-за Microsoft, сцяжок Outlook ужо не дае таго ж шляху ад ліста да асабістай задачы. Тады выбар сэрвісу залежыць ад таго, як сабраць і размеркаваць работу пасля атрымання паведамлення.

Што ўжо дае Planner камандзе

Для каманды параўнанне не абмяжоўваецца двума асабістымі спісамі. Тлумачэнне Microsoft пра To Do і Planner адводзіць To Do асабістыя задачы і агульныя спісы, а Planner — візуальнае планаванне каманднай працы ў арганізацыі з адпаведнай падпіскай Microsoft 365. Прызначаныя чалавеку задачы Planner можна бачыць у To Do разам з яго асабістымі справамі.

Гэта зручнае раздзяленне роляў: план і размеркаванне працы застаюцца ў Planner, а выканаўца бачыць свае даручэнні ў To Do. Калі каманда ўжо карыстаецца такой звязкай, плаціць за Todoist толькі дзеля агульнага спіса няма выразнай прычыны. Пры гэтым наяўнасць бясплатнага To Do не азначае бясплатнага Planner для любой каманды: арганізацыйны доступ залежыць ад яе падпіскі і налад.

Іншая сітуацыя ўзнікае, калі камандзе патрэбна выбраць саму дошку для праектаў. Тады карысна асобна разгледзець выбар паміж Planner і Trello. Пытанне пра асабістыя фільтры Todoist не заменіць рашэння пра тое, дзе каманда будзе весці агульны план.

Меткі і падзадачы даступныя без Pro

Гнуткая структура Todoist не пачынаецца з платнай падпіскі. Паводле табліцы тарыфаў Todoist, бясплатны Beginner дазваляе весці 5 асабістых праектаў і 3 захаваныя фільтры, падтрымлівае меткі і падзадачы; Pro павялічвае межы да 300 асабістых праектаў і 150 фільтраў, а таксама дадае каляндарны выгляд, працягласць задач і поўную гісторыю справаздач. Таму патрэба пазначыць задачу меткай або разбіць яе на часткі сама па сабе не апраўдвае выдатак.

Розніца ў тым, як далёка трэба развіць гэтую структуру. У To Do задача можа мець крокі: гэтага дастаткова, калі трэба проста адзначыць паслядоўныя дзеянні. У Todoist падзадачы існуюць у межах праектаў, а меткі дазваляюць звязаць працу, раскіданую па розных напрамках. Напрыклад, можна адначасова весці кліенцкія праекты і пазначаць задачы, якія чакаюць узгаднення, незалежна ад праекта, да якога яны належаць.

Захаваны фільтр мае каштоўнасць тады, калі адзін і той жа зрэз працы патрэбны рэгулярна. Умоўны спецыяліст можа асобна адкрываць задачы на бліжэйшы тэрмін, задачы для ўзгаднення і справы пэўнага кліента. Пакуль такія выбаркі змяшчаюцца ў бясплатным плане, аплата нічога не дадае да гэтага спосабу працы. Pro становіцца карысным, калі неабходных выбарак або актыўных праектаў ужо больш, чым дазваляе Beginner.

За што менавіта плаціць у Todoist

Падпіска апраўданая функцыяй, якая здымае канкрэтнае абмежаванне. Калі задачы трэба бачыць у каляндарным выглядзе і задаваць ім працягласць, Pro дае іншы спосаб планаваць час. Калі ўся работа бачная ў спісах і тэрмінаў дастаткова, плаціць за каляндар толькі таму, што ён ёсць у тарыфе, не мае сэнсу.

Другі выпадак — вялікая колькасць праектаў і паўтаральных выбарак паміж імі. Пераключэнне па асобных спісах патрабуе памятаць, дзе ляжыць кожнае даручэнне; фільтр збірае патрэбныя задачы паводле агульнай умовы. Гэта асабліва адчувальна, калі адна роля ахоплівае некалькі кліентаў або відаў працы. Тут кошт Pro звязаны з магчымасцю падтрымліваць патрэбную структуру, а не з самім фактам выкарыстання метак.

Для сумеснай працы трэба адрозніваць асабістую падпіску Pro ад паўнавартаснай арганізацыі камандных праектаў. Todoist дазваляе супрацоўнічаць у асабістых праектах, але асобныя магчымасці каманднай прасторы ўваходзяць у Business. Калі мэтай з’яўляецца размеркаванне ўсёй працы невялікай каманды, параўноўваць кошт асабістага Pro толькі з ужо аплачаным Planner было б няпоўным разлікам.

Выбар паводле працоўнага маршруту

• Калі пошта размешчана ў Microsoft, задачы пераважна вырастаюць з асабістай перапіскі, а агульны план ужо ёсць у Planner, пачніце з To Do. Ён збірае вашы паштовыя і прызначаныя даручэнні без яшчэ адной асабістай падпіскі.
• Калі праца ідзе праз розныя праекты і сістэмы, а патрэбныя меткі, падзадачы і выбаркі паміж праектамі, пачніце з бясплатнага Todoist. Ён дазваляе зразумець, ці сапраўды такая структура палягчае штодзённую працу.
• Калі межы бясплатнага Todoist перашкаджаюць весці патрэбныя праекты і фільтры або патрэбнае каляндарнае планаванне з працягласцю задач, Pro мае канкрэтнае апраўданне. Для каманднага плана асобна ацаніце магчымасці Planner і тарыф Business.

Рашэнне пра аплату праходзіць па мяжы працоўнага маршруту. Паштовыя сцяжкі і прызначэнні Planner добра збіраюць тое, што ўжо жыве ў Microsoft. Калі ж важней бачыць працу паводле кліента, кантэксту або часу незалежна ад месца яе ўзнікнення, дадатковая структура Todoist можа стаць карыснейшай за яшчэ адзін бясплатны спіс.

Чытайце таксама:

• Microsoft Planner ці Trello: таннейшая дошка можа разарваць экасістэму
• IBM ці Microsoft: дывідэнд і танная ацэнка супраць росту Azure
• Webex пускае ШІ-агентаў у чаты — частка функцый яшчэ толькі абяцаная