Chia sẻ Google Drive: chặn tải xuống không giữ kín tuyệt đối

Để chia sẻ tệp Google Drive cho người khác xem hoặc góp ý, hãy đặt Quyền truy cập chung thành Hạn chế, mời đúng địa chỉ email và cấp vai trò vừa đủ. Theo hướng dẫn chia sẻ của Google, Người xem chỉ được xem, Người nhận xét có thể góp ý, còn Người chỉnh sửa có thể sửa tệp và mặc định được thay đổi quyền chia sẻ. Trước khi gửi, cần kiểm tra cả quyền của thư mục chứa tệp.

Nếu người nhận không cần giữ bản riêng, chủ sở hữu có thể giới hạn tải xuống, in và sao chép. Cách này giảm những thao tác có sẵn trong Drive, nhưng không bảo đảm nội dung đã hiển thị sẽ được giữ kín: người xem vẫn có thể ghi lại hoặc truyền đạt thông tin bằng cách khác. Với tài liệu nhạy cảm, hãy quyết định trước ai thực sự cần xem và phần nào của tài liệu cần được gửi.

Chọn người nhận và vai trò theo công việc

Trước khi mở hộp thoại Chia sẻ, hãy xác định người nhận cần đọc, nhận xét hay sửa bản gốc. Một liên kết gửi trong cuộc trò chuyện không tự giới hạn số người có thể mở tệp; lựa chọn trong Quyền truy cập chung mới quyết định người chưa được mời có thể dùng liên kết đó hay không. Nếu tài liệu chỉ dành cho một nhóm xác định, chọn Hạn chế và mời từng người cần thiết. Chỉ chọn Bất kỳ ai có đường liên kết khi bạn chấp nhận việc liên kết có thể được chuyển tiếp.

Chỉ đọc: cấp quyền Người xem khi người nhận chỉ cần tham khảo nội dung.
Góp ý: cấp quyền Người nhận xét để họ để lại ý kiến mà không trực tiếp sửa nội dung như Người chỉnh sửa.
Cùng soạn thảo: chỉ cấp quyền Người chỉnh sửa cho người cần sửa bản gốc. Vai trò này mặc định còn có thể chia sẻ tệp và thay đổi quyền, trừ khi chủ sở hữu tắt lựa chọn đó.

Trên máy tính, chọn tệp trong Drive, nhấp Chia sẻ, nhập email, chọn vai trò rồi nhấp Gửi hoặc Chia sẻ. Đọc lại địa chỉ trước khi gửi, đặc biệt khi hệ thống đề xuất người nhận có tên giống nhau. Tài khoản do cơ quan hoặc trường học quản lý có thể bị giới hạn chia sẻ ra ngoài tổ chức; nếu không thấy người nhận mong muốn, hãy kiểm tra chính sách tài khoản thay vì mở rộng quyền truy cập chung để thử.

Xem quyền của thư mục mẹ trước khi hạ quyền tệp

Tệp trong thư mục dùng chung kế thừa quyền của thư mục. Nếu một người đã là Người chỉnh sửa của thư mục mẹ, bạn không thể chỉ đổi họ thành Người xem ở riêng tệp bên trong để hạ quyền. Mở phần Chia sẻ của thư mục chứa tệp, xem những người hoặc nhóm đã có quyền, rồi đối chiếu với quyền của tệp. Đặt Quyền truy cập chung thành Hạn chế hữu ích cho việc kiểm soát liên kết, nhưng không thay cho việc rà soát người đã được cấp quyền qua thư mục.

Nếu cả thư mục đang được chia sẻ rộng hơn dự định, việc sửa quyền thư mục sẽ ảnh hưởng đến những nội dung khác trong đó. Với một tệp cần phạm vi hẹp hơn, có thể chuyển tệp sang thư mục khác do bạn kiểm soát hoặc đặt nó trong thư mục con có quyền truy cập bị giới hạn. Sau khi chuyển, mở lại Chia sẻ để xem quyền thực tế: quyền từ vị trí mới có thể khác vị trí cũ, còn người được cấp quyền trực tiếp cho tệp vẫn cần được xem xét.

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn định tắt quyền chia sẻ của Người chỉnh sửa trên một tệp. Thiết lập ở tệp chỉ hạn chế việc họ chia sẻ trực tiếp tệp đó; người có quyền chia sẻ thư mục mẹ vẫn có thể cấp quyền đối với thư mục và qua đó mở quyền vào tệp bên trong. Vì thế, hãy xử lý phạm vi chia sẻ của thư mục trước khi dựa vào giới hạn đặt trên tệp.

Giới hạn tải xuống, in và sao chép đúng vai trò

Chủ sở hữu mở Chia sẻ, chọn Cài đặt ở góc trên bên phải và xem mục Những người có thể tải xuống, sao chép và in. Trong hướng dẫn giới hạn chia sẻ, Google yêu cầu đánh dấu những vai trò được phép dùng các thao tác này; nếu không muốn Người xem hoặc Người nhận xét thực hiện chúng, hãy bỏ chọn vai trò tương ứng. Cũng trong Cài đặt, chủ sở hữu có thể bỏ chọn quyền cho Người chỉnh sửa thay đổi quyền và chia sẻ tệp.

Đừng nhầm giới hạn thao tác với thu hồi quyền xem. Người nhận vẫn đọc được nội dung họ được phép mở, và việc không có nút tải xuống không ngăn họ ghi lại phần đã thấy bằng thiết bị khác hoặc kể lại cho người khác. Nếu chỉ một phần tài liệu phù hợp để chia sẻ, hãy tạo bản chỉ chứa phần đó và cấp quyền trên bản mới. Đây là cách giảm lượng thông tin lộ ra ngay từ đầu, thay vì trông chờ vào việc chặn lưu bản sao.

Drive còn có một loại giới hạn nội dung khác, dùng để ngăn sửa tên, nội dung, bản sửa đổi hoặc nhận xét của tệp. Tài liệu Drive API nêu rõ giới hạn nội dung không phải là giới hạn quyền truy cập và có thể được thay đổi, nên không tạo ra bản ghi bất biến. Chế độ chỉ đọc phục vụ việc giữ nguyên nội dung trong quá trình cộng tác; người được phép mở tệp vẫn nhìn thấy những gì bạn đã chia sẻ.

Thử liên kết và đặt thời điểm thu hồi quyền

Sau khi lưu cài đặt, mở liên kết trong cửa sổ riêng tư khi chưa đăng nhập. Nếu tệp chỉ dành cho những người đã được cấp quyền mà cửa sổ này vẫn mở được nội dung, hãy kiểm tra lại Quyền truy cập chung. Phép thử chỉ cho biết liệu người chưa đăng nhập có mở được liên kết hay không; nó không cho biết vai trò của từng người được mời, cũng không thay thế việc xem quyền của thư mục mẹ.

Ngay trong hộp thoại Chia sẻ, hãy rà lại danh sách người có quyền truy cập và vai trò của họ trước khi gửi liên kết. Nếu việc góp ý kết thúc vào một thời điểm xác định, ghi thời điểm đó vào lịch để thu hồi quyền. Tài khoản công việc hoặc trường học đủ điều kiện có thể có lựa chọn Thêm ngày hết hạn cho người nhận; nếu tài khoản không có lựa chọn này, hãy quay lại hộp thoại Chia sẻ đúng hạn, xoá quyền của người không còn cần truy cập và lưu thay đổi.

Khi thu hồi, kiểm tra người đó còn được cấp quyền qua thư mục mẹ hoặc nhóm hay không. Xoá một quyền cấp trực tiếp trên tệp chưa giải quyết được đường truy cập khác. Nếu tài liệu vẫn phải được dùng chung nhưng nhóm người nhận đã thay đổi, hãy cập nhật quyền ở đúng thư mục hoặc chuyển tệp sang vị trí có phạm vi phù hợp rồi kiểm tra lại liên kết.

Đọc thêm: