E-ihracat desteğinde ZIP dosyası göndermeyin: Başvuru KEP’te takılabilir

E-ihracat desteği isteyen şirket, önce yararlanıcı statüsüne uygun formu ve incelemeci kuruluşu belirlemeli; ilgili işlem DYS’ye taşınmadıysa başvuruyu kendi KEP adresinden bu kuruluşun KEP adresine göndermelidir. E-İhracat Desteklerine İlişkin Genelge, şirketin ilk formunu incelemeci kuruluşa, perakende e-ticaret sitesi, pazaryeri ve B2B platformunun kapsama alınma başvurularını ise E-İhracat Sekretaryasına yönlendirir. DYS kaydı zorunlu olsa da kayıt, her e-ihracat dosyasının oradan gönderileceği anlamına gelmez.

Bakanlığın KEP ve e-imza usulü, imza sirküleriyle birlikte her belgenin temsile yetkili kişi tarafından elektronik imzayla imzalanıp özgün halinde eklenmesini ve .zip, .rar gibi sıkıştırılmış dosyaların gönderilmemesini ister; aynı sayfa konsorsiyum statüsü için Bakanlığı KEP alıcısı gösterirken statü genelgesi başvuruyu Sekretaryaya yönlendirir. Sıkıştırılmış ek usule uygun gönderimi aksatabilir; konsorsiyum statüsü dosyasında ise KEP alıcısını göndermeden önce ilgili birimden doğrulayın.

Şirket, platform ve konsorsiyum için merci nasıl ayrılır?

Yurt dışına kendi ürününü satan şirket, ilk destek talebinden önce veya ön onay talebiyle eş zamanlı olarak EK-Şirket Başvuru Formu’nu incelemeci kuruluşa sunar. Şirketin üye olduğu ihracatçı birliği, KEP adresi seçilirken bakılacak ilk yerdir. Destek türüne ait ön onay ve ödeme formlarının alıcısı da ilgili düzenlemede ayrıca belirtilir; şirket formunu göndermek, harcama başvurusunun yerine geçmez.

Perakende e-ticaret sitesi, pazaryeri ve B2B platformu için kapsama alınma başvurusu E-İhracat Sekretaryasına yapılır. Bu statülerin her birinin ayrı formu ve ekleri vardır. Sekretarya dosyayı inceleyip Genel Müdürlüğe sunar; destek kapsamına alınma kararı uygun görülmesi halinde Genel Müdürlükten gelir. Bir pazaryerinin kapsama başvurusu ile daha sonra talep ettiği belirli bir giderin ön onayı ya da ödemesi bu yüzden ayrı aşamalardır.

Konsorsiyum statüsü almak isteyenler, statü alma formu ile eklerini Sekretaryanın incelemesine sunar; dosya daha sonra Genel Müdürlüğe ve Bakanlık onayına ilerler. Ancak statü başvurusunu inceleyen birim ile KEP adres listesinde belirtilen alıcı farklı olduğundan adres seçimi varsayımla yapılmamalıdır. Konsorsiyum statüsü kazanıldıktan sonra istenecek belirli bir destek içinse o desteğin ön onay veya ödeme formunda yazan merci esas alınır.

DYS kaydı KEP gönderimini ne zaman değiştirir?

Desteklerden yararlanacak şirketin ihracatçı birliğine üye olması ve DYS’ye kayıt yaptırması gerekir. MERSİS kaydı zorunlu olan yararlanıcı, DYS tanımlamasına başvurmadan önce sicil bilgilerini güncellemeli ve faaliyet alanına uygun NACE kodunu doğru belirtmelidir. Ticaret sicili, imza sirküleri ve DYS yetki belgelerindeki değişikliklerin üye olunan ihracatçı birliğine bildirilmesi de yararlanıcının sorumluluğundadır.

E-ihracat dosyalarının DYS’ye geçmesi, teknik düzenlemelerin tamamlandığının Genel Müdürlükçe ilan edilmesine bağlıdır. Bu ilan yapılana kadar başvuru, eksik tamamlama ve bildirimler KEP üzerinden yürür. KEP ile başlamış ve henüz destek ödemesi yapılmamış dosyalar da geçişten sonra KEP üzerinden sürer. Dolayısıyla sisteme kayıtlı olmak ile belirli bir dosyanın gönderim kanalını aynı şey saymayın; seçtiğiniz destek ve dosyanın başladığı kanal birlikte önemlidir.

KEP eklerinde imza ve dosya biçimi nasıl hazırlanır?

Başvuru dosyasında konu ve ilgili birimi belirten üst yazı bulunmalıdır. Formu, desteğe özgü kanıtları ve imza sirkülerini ekler listesinde ayrı ayrı tanımlayın. Dosya adlarını belge türünü anlaşılır kılacak şekilde düzenlemek pratik bir hazırlıktır; adlandırma, formun veya imzanın yerine geçen resmî bir şart değildir.

Elektronik imza yalnızca üst yazıda kalmamalıdır: başvuruda yer alan her belge, başvuru sahibini temsile yetkili kişi tarafından nitelikli elektronik sertifikayla imzalanmalıdır. İmza sirkülerindeki temsil yetkisini imzacıyla eşleştirin. Birden fazla kişinin birlikte temsil yetkisi varsa imza düzeni de buna uymalıdır. İmzalı belgeyi sonradan düz dosyaya çevirip eklemek yerine elektronik imzanın oluşturduğu özgün dosyayı kullanın.

Her başvuru için tek bir zorunlu uzantı ilan edilmiş değildir; aranan koşul, imzalı dosya uzantısının alıcı incelemeci kuruluşun elektronik belge yönetim sistemi tarafından tanınmasıdır. Uzantıyı yalnızca dosyanın adını değiştirerek uyumlu hale getiremezsiniz. Tereddüt halinde, kullandığınız imza uygulamasının ürettiği biçimin alıcı kurumca kabul edilip edilmediğini gönderimden önce sorun. ZIP veya RAR arşivine koymak, imzalı ekleri topluca taşıma kolaylığı sağlasa da açık gönderim kuralına aykırıdır.

Gönderim öncesi son kontrol

1. Talebin şirket desteği, platform kapsama başvurusu, konsorsiyum statüsü veya statü sonrası destek talebi olduğunu belirleyin; ilgili formu buna göre seçin.
2. İhracatçı birliği üyeliğini, DYS kaydını ve şirket bilgilerinin güncelliğini kontrol edin. Başvurunun DYS’ye taşındığı ilan edilmişse belirtilen kanalı kullanın.
3. KEP gerekiyorsa başvuru sahibine ait KEP adresinden doğru alıcı adresine gönderin. Konsorsiyum statüsünde merci ve alıcı adı ayrımını ilgili birimle netleştirin.
4. Üst yazıda konu ve ilgili birimi belirtin; imza sirkülerini, formu ve desteğe özgü ekleri tamamlayın.
5. Her belge için yetkili elektronik imzayı ve alıcının tanıdığı özgün uzantıyı kontrol edin. .zip, .rar veya başka bir sıkıştırılmış eki gönderim paketinden çıkarın.

KEP teslim kaydını ve gönderdiğiniz eklerin kopyalarını dosyayla birlikte saklayın. Eksik belge bildirimi gelirse yanıtı, ilk başvurunun yürüdüğü kanaldan ve bildirimde belirtilen birime iletin; harcama ve faaliyet belgeleri arasındaki bağın kurulabildiğinden emin olun.

Ayrıca okuyun:

• KOSGEB desteği hibe değil: 1,5 milyon TL için geri ödeme hesabı
• BiGG 1,35 milyon TL veriyor: Şirketi erken kurmak başvuruyu bozabilir
• Indeed: Adayların yüzde 89’u başvurmadan önce şirketi araştırıyor