Şirket adresini serbest yazamazsınız: MERSİS, UAVT kaydını arıyor

Şirket merkez adresini değiştirmek için yeni iş yerinin adresini MERSİS’te Ulusal Adres Veri Tabanı (UAVT) kayıtlarından seçmeniz gerekir. Ticaret Bakanlığının MERSİS açıklamasına göre sistem, mahalle, sokak, dış kapı ve iç kapı bilgilerini UAVT’den getirir; bu alanlara serbest adres yazılmasına izin vermez. Bu nedenle başvuruya başlamadan önce taşınılacak yerin adres bileşenlerini kontrol edin.

Adres doğruysa şirket adına yetkili kullanıcı MERSİS’te değişiklik talebi oluşturur; talebin ardından ticaret sicili aşaması tamamlanır. Bakanlığın ticaret sicili yanıtları, adres değişikliğini elektronik işlemler arasında sayar ve değişiklik başvurusunu şirket veya ticari işletme yetkilisinin ya da onun MERSİS üzerinden vekâlet verdiği kişinin yapabileceğini belirtir. Sisteme giriş yapabilmek, tek başına belirli bir şirket adına değişiklik başvurusu açma yetkisi vermez.

Yeni adresin hangi bilgileri eşleşmeli?

Kontrol edilecek adres, yetkilinin ikamet ettiği yer değil, şirket merkezinin taşınacağı iş yeridir. Mahalle ve sokak adını, binanın dış kapı numarasını ve iş yeri bir bağımsız bölümse iç kapı numarasını ayrı ayrı karşılaştırın. Binanın doğru görünmesi, farklı bir dükkânın veya dairenin iç kapı numarasını seçmeyi güvenli hâle getirmez. Başvurudaki adres, şirketin kararında yazacak fiziksel yeri göstermelidir.

Sokak adı değişmiş veya bina yeniden numaralandırılmışsa iş yerinde kullanılan eski tarif ile UAVT’deki kayıt farklı olabilir. Böyle bir durumda önce yerin güncel resmî adresini netleştirin; kararı eski tarife göre hazırlayıp sistemde başka bir adres seçmeyin. UAVT’de aranan bina ya da bağımsız bölüm hiç bulunmuyorsa, adresin bulunduğu yerde numarataj kaydından sorumlu idareye başvurup eksik veya hatalı bileşeni bildirin. MERSİS’te yakın bir kapı numarasını seçmek, eksik kaydı düzeltmez.

Başvuruyu kim açabilir?

Değişiklik talebini şirketin veya ticari işletmenin yetkilisi açabilir. Muhasebeci, danışman ya da çalışan işlemi hazırlayacaksa şirket yetkilisinin ona MERSİS üzerinden başvuru vekâleti vermesi gerekir. Başkasının kullanıcı hesabıyla işlem yapmaya çalışmak yerine, başvuruyu açacak kişinin kendi hesabındaki yetki ilişkisini kontrol edin. Kuruluş başvurularıyla değişiklik başvurularının yetki koşulları aynı değildir.

Yetkili olduğunu düşünen kişi işlem yapılacak şirketi göremiyorsa önce şirketin sicildeki temsil bilgisini ve sistemdeki vekâlet ilişkisini inceleyin. Bu sorun, yeni adresin UAVT’de bulunmamasından ayrıdır: birinde kullanıcı şirket adına talep açamaz, diğerinde talep açabilse bile doğru adresi seçemez. Şirketin mevcut MERSİS kaydındaki bilgi hatalıysa düzeltme talebi şirketin kayıtlı olduğu ticaret sicili müdürlüğüne yöneltilir.

MERSİS talebi hangi sırayla hazırlanır?

İşlem başlığını seçmeden önce şirketin mevcut merkezini ve gideceği yeri karşılaştırın. MERSİS’te adres değişikliği ile merkez nakli ayrı işlemler olarak yer alır; sicil müdürlüğünün değiştiği taşınmalarda merkez nakli için istenen belgeler de farklılaşır. Ardından şu sırayı izleyin:

1. Yeni yerin kaydını belirleyin. Mahalle, sokak, dış kapı ve varsa iç kapı bilgilerinin taşınılacak iş yerine karşılık geldiğinden emin olun. Adres bileşenlerinden biri uyuşmuyorsa talebi yaklaşık bir eşleşmeyle sürdürmeyin.
2. Yetkili hesapla değişiklik talebi açın. Şirket adına işlem yapma yetkisi bulunan kullanıcı, uygun işlem türünde yeni merkez adresini UAVT’den gelen seçeneklerle belirler. Şirketi işlem ekranında göremiyorsa adres seçimine geçmeden yetki ilişkisini çözmelidir.
3. Karar ile ön izlemeyi karşılaştırın. Şirketin yetkili organ kararındaki adres ile MERSİS’in değişiklik ön izlemesindeki adres aynı olmalıdır. Özellikle değişmiş sokak adı ile dış ve iç kapı numaralarını kontrol edin; farklılık varsa hangi kaydın düzeltilmesi gerektiğini talebi göndermeden belirleyin.
4. Talebi gönderip numarasını saklayın. MERSİS talep numarası sicil başvurusunda kullanılır. Gerekli belgeleri şirket türüne ve seçilen işleme göre ilgili ticaret sicili müdürlüğünün listesiyle eşleştirin.

Ön izlemede görünen adres ile karar metni uyuşmuyorsa yalnızca ekrandaki seçimi değiştirmek her zaman yeterli değildir. Kararda eski sokak adı, UAVT’de güncel ad yer alıyorsa kararın içeriği de gözden geçirilmelidir. Karar ve elektronik talep aynı yeni merkezi tarif ettiğinde sicile sunulacak dosyanın hangi işleme ait olduğu anlaşılır.

Adres hatası nerede çözülür?

• Yeni iş yeri seçeneklerde yoksa: Binanın ve bağımsız bölümün numarataj kaydını kontrol ettirin. UAVT’de bulunmayan bir adresi serbest metinle ekleyemezsiniz; farklı bir kapı numarası seçmek de aynı iş yerini göstermeyebilir.
• Seçilen adres kararla uyuşmuyorsa: Önce farkın sokak adında mı, dış kapıda mı, iç kapıda mı olduğunu saptayın. UAVT kaydı doğruysa karar metnini, kayıt hatalıysa adres kaydını düzelttirip başvuruya dönün.
• Şirketin mevcut sicil kaydı hatalıysa: Yeni adres listesini değiştirmeye çalışmak yerine kayıtlı ticaret sicili müdürlüğünden MERSİS kaydının düzeltilmesini isteyin. Mevcut kayıt hatası ile yeni yerin UAVT kaydı farklı sorunlardır.
• Kişinin ikamet adresi uyarı veriyorsa: Üyelikte veya ortak ya da yetkili eklerken çıkan bu uyarı, şirket merkezinin adres seçimiyle ilgili olmayabilir. Önce kişinin nüfusta kayıtlı geçerli ikamet adresini kontrol etmesi gerekir.

Şirket taşınmadığı hâlde adresi belediyenin güncellemesi de ayrı bir durumdur. Eski ve yeni adresin aynı iş yerine ait olduğunu gösteren idare kaydı, taşınma kararından farklı bir belge ihtiyacı doğurabilir. Sorunu doğru tanımlamak, UAVT kaydı, kişinin ikamet kaydı ve şirketin ticaret sicili kaydı arasında yanlış yerde düzeltme aramayı önler.

Talep numarasından sonra sicilde ne yapılır?

MERSİS’te talep oluşturulması, sicil başvurusunun tamamlandığı anlamına gelmez. İstanbul Ticaret Odasının limited şirket adres değişikliği listesi, talep numarasının alınmasını, ardından randevu ve gerekli evraklarla ilgili bölge temsilciliğine başvurulmasını ister. Aynı işlem için dilekçe ve noter onaylı genel kurul kararı sayılır; ayrıca düzenlenmişse hazirun cetveli de istenir. Bu liste İstanbul’daki limited şirket işlemine ilişkindir: başka bir şirket türü veya sicil müdürlüğü için ilgili listenin koşullarını esas alın.

Merkez başka bir sicil müdürlüğünün çevresinden geliyorsa dosya, sıradan adres değişikliğinden farklıdır. Merkez nakli listesinde önceki sicil müdürlüğünden alınan belge ve şirket sözleşmesinin değişen merkez maddesini içeren karar da bulunur. Belediye tarafından yapılan adres güncellemesinde ise eski ve yeni adresi birlikte gösteren belediye yazısı istenir. Böylece fiilî taşınma ile aynı yerin resmî adresinin değişmesi sicilde ayrı nedenlerle ele alınır.

Başvurudan sonra sicil müdürlüğünün inceleme sonucunu ve tescil edilen merkez adresini takip edin. Talep numarası, işlemi izlemeye yarar; şirketin yeni merkez adresi için esas alınacak sonuç tescil kaydıdır. Tescil edilen adres başvuruda amaçlanan iş yerinden farklı görünüyorsa, düzeltme için şirketin kayıtlı olduğu ticaret sicili müdürlüğüne başvurun.

Ayrıca okuyun:

• Şahıs işletmesi mi limited şirket mi? Ucuz başlangıç riski gizleyebilir
• ServiceNow’da üç 10,0’lık açık: Şirket içi kurulum beklemez
• Serbest mülakat adil değildir: Aynı soru ve puanlama önyargıyı azaltır