GIS at AFS sa SEC: magkaibang deadline, parehong online ang filing

Para sa regular na domestic stock at non-stock corporation, magkaiba ang petsang pinagbabatayan ng dalawang taunang ulat. Ayon sa SEC circular para sa 2026, ang General Information Sheet (GIS) ay ihahain sa loob ng 30 calendar days mula sa aktuwal na annual meeting; ang Annual Financial Statements (AFS) ng korporasyong hindi nagtatapos ang fiscal year sa Disyembre 31 ay ihahain sa loob ng 120 calendar days mula sa fiscal year-end. Pareho silang isinusumite online sa SEC eFAST.

Dalawang entry ang kailangan sa compliance calendar: isa para sa GIS at isa para sa AFS. Bago ihain, tukuyin ang uri ng korporasyon, ang petsang nagsisimula sa bawat palugit, at ang PDF na kailangan ng eFAST. May hiwalay na panuntunan para sa foreign corporation at One Person Corporation (OPC), habang ang AFS ng may Disyembre 31 na fiscal year-end ay sumusunod sa taunang iskedyul ng SEC.

Dalawang panimulang petsa sa compliance calendar

Para sa GIS ng regular na domestic corporation, ilagay sa calendar ang aktuwal na annual meeting. Annual stockholders’ meeting ito para sa stock corporation at annual members’ meeting para sa non-stock corporation. Mula roon binibilang ang palugit; hindi sapat na gamitin ang nakatakdang petsa sa bylaws kung iba ang araw na talagang idinaos ang meeting.

Para sa AFS, ang panimulang petsa ay ang fiscal year-end na nakasaad sa financial statements. Hiwalay ito sa annual meeting, kahit magkalapit ang paghahanda ng dalawang ulat. Kung hindi Disyembre 31 ang fiscal year-end, gamitin ang naaangkop na palugit mula sa pagsasara ng fiscal year, maliban kung kabilang ang kumpanya sa kategoryang may espesyal na filing schedule.

• GIS ng domestic stock corporation: itala ang aktuwal na annual stockholders’ meeting at ang takdang araw ng GIS.
• GIS ng domestic non-stock corporation: gamitin ang aktuwal na annual members’ meeting bilang panimulang petsa.
• AFS: itala ang fiscal year-end at ang filing schedule na angkop sa uri ng korporasyon at sa taong sakop ng ulat.

May silbi rin ang magkahiwalay na petsang ito sa paglalagay ng “Period Covered” sa eFAST. Para sa regular na GIS, tumutugma ito sa aktuwal na annual meeting; para sa financial statements, sa fiscal year-end na nasa ulat. Ang maling period covered o submission type ay maaaring maging dahilan upang ibalik ang filing.

Kung Disyembre 31 ang fiscal year-end

Sa ganitong AFS, kunin ang takdang araw mula sa filing schedule para sa kaukulang taon, hindi mula sa karaniwang countdown lamang. Para sa fiscal year na nagtapos noong Disyembre 31, 2025, ang karaniwang AFS deadline na Mayo 29, 2026 ay inilipat ng SEC sa Hunyo 15, 2026. May hiwalay na petsa sa abisong iyon para sa ilang broker, dealer at kumpanyang naghahain ng annual report na may AFS bilang kalakip.

Ipinapakita ng pagbabago kung bakit kailangang iugnay ang AFS entry sa tamang filing year at sa anumang sumunod na abiso ng SEC. Hindi binabago ng AFS extension ang panimulang petsa ng GIS. Para sa korporasyong may ibang fiscal year-end, ang sarili nitong fiscal period pa rin ang gagamitin, kasama ang anumang espesyal na tuntuning naaangkop sa kategorya nito.

Magkaiba rin ang GIS track ng foreign corporation at OPC

Para sa branch office, representative office at iba pang saklaw na foreign corporation, ang GIS countdown ay nagsisimula sa anibersaryo ng pagkakaloob ng SEC license. Hindi ito nakabatay sa annual meeting ng isang regular na domestic corporation. Samantala, ang AFS nito ay nakaugnay pa rin sa fiscal year-end at sa angkop na taunang filing schedule.

Ang OPC ay dapat ilagay sa hiwalay na linya ng calendar. Ang Form for Appointment of Officers ang ulat para sa pagtalaga o pagbabago ng mga opisyal nito; hindi dapat bigyan ang form na iyon ng deadline ng karaniwang GIS ng stock corporation. May obligasyon din ang OPC na maghain ng taunang financial statements, kaya kailangan pa rin nitong subaybayan ang fiscal year-end at ang naaangkop na AFS schedule.

Sa pagpili ng file, gamitin ang form na tumutugma sa legal na uri ng kumpanya: stock, non-stock o foreign corporation. Kung hindi natuloy ang annual meeting, huwag maglagay ng gawa-gawang aktuwal na meeting date. May hiwalay na pag-uulat para sa hindi pagdaraos ng meeting, at kailangang tumugma rito ang form at submission type.

Mga PDF na ihahanda bago mag-upload

Para sa GIS, kailangan ang dalawang bersiyon: ang PDF na in-export mula sa nakumpletong opisyal na spreadsheet form at ang malinaw na scan ng nilagdaan at notarized na form. Inilalarawan ng gabay ng SEC sa eFAST ang dalawang set at ang pagsasama ng mga ito sa iisang PDF para sa submission. I-export ang buong workbook, hindi isang pahina lamang, at tiyaking kumpleto rin ang lahat ng pahina ng scanned copy.

Sa AFS, isang PDF ang dapat maglaman ng kumpletong financial statements at kinakailangang kalakip. Para sa AFS na kailangang tanggapin muna ng Bureau of Internal Revenue (BIR), isama ang patunay ng pagtanggap; kung sa BIR e-AFS ito inihain, isama ang naaangkop na system-generated confirmation. Tukuyin din muna kung audited financial statements o pinahihintulutang ibang bersiyon ang hinihingi sa kumpanya bago buuin ang final PDF.

Mahalaga ang kalidad at pagkakakilanlan ng file. Dapat mabasa ang scanned pages, tama ang oryentasyon, at tugma ang pangalan at SEC registration details sa company profile na gagamitin sa eFAST. Kung magkaiba ang nakasaad sa report at sa profile, maaaring ibalik ang naisumiteng ulat kahit nailagay ito sa tamang form type.

Tapusin ang submission sa eFAST

1. Mag-log in gamit ang naka-enroll na company o authorized-filer account at piliin ang form type na tumutugma sa ulat.
2. I-upload ang PDF. Sa GIS, tiyaking kasama ang exported at signed-notarized na mga bersiyon; sa AFS, tiyaking kumpleto ang financial statements at mga kalakip.
3. Punan ang “Period Covered” at “Submission Type.” Suriin ang company profile, filename, form type at petsa bago pindutin ang pinal na “Submit.”
4. Tingnan ang status at abiso sa email. Kung “Reverted” ang report, itama ang dahilan ng pagbabalik at muling isumite.

Magkaiba ang “Uploaded” at “Submitted” sa eFAST: ang na-upload na file ay hindi pa naihahain hangga’t hindi natatapos ang submission. Ang “Submitted” ay napapailalim pa sa pagsusuri, samantalang ang “Reverted” ay itinuturing na hindi naihain o natanggap. Itala ang oras ng submission at bantayan ang kasunod na status, lalo na kung malapit na ang takdang araw.

Sa calendar, maglaan ng oras bago ang deadline para sa pagpirma, notarization, BIR confirmation at pagbuo ng PDF. Ang mahalagang huling hakbang ay ang naisumiteng ulat na tumutugma sa tamang kumpanya, period covered at form type, hindi ang pag-upload lamang ng file.

Basahin din:

• BIR e-invoice deadline: hindi sapat ang PDF bago Disyembre 31
• SEC-registered pero scam pa rin? Secondary license ang dapat hanapin
• OneSEC: isang araw ang target, pero limitado ang kuwalipikadong kumpanya