DocuSign หรือ PandaDoc: ส่งสัญญาเกิน 100 ฉบับ คำตอบอาจพลิก

ถ้าผู้ส่งหนึ่งคนส่งสัญญาเกิน 100 ฉบับต่อปี โดยหนึ่งฉบับใช้หนึ่งซอง ต้นทุนของ DocuSign อาจเปลี่ยนทันที: ราคาและโควตา eSignature ของ Docusign ให้ Standard และ Business Pro ส่งได้ 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปี และคิดค่าซองที่เกินเพิ่ม ส่วน Personal จำกัด 5 ซองต่อเดือน งานลงนามที่มีปริมาณน้อยและสม่ำเสมอจึงอาจเหมาะกับ Personal แต่เมื่อปริมาณเพิ่ม ต้องนำค่าซองส่วนเกินเข้ามาเทียบด้วย

หากพนักงานสร้างและส่งเอกสารด้วยตนเอง แผนราคาของ PandaDoc ระบุว่า Starter ราคา 19 ดอลลาร์สหรัฐต่อที่นั่งต่อเดือนเมื่อชำระรายปี และสร้างเอกสารผ่านหน้าระบบได้ไม่จำกัด ส่วน Business ราคา 49 ดอลลาร์ต่อที่นั่งต่อเดือน เพิ่มเครื่องมือทำข้อเสนอ การอนุมัติ และการเชื่อม CRM ดังนั้น Starter อาจมีต้นทุนพื้นฐานต่ำกว่า DocuSign Standard สำหรับผู้ส่งงานจำนวนมาก แต่ทีมที่ต้องใช้กระบวนการขายครบชุดต้องเทียบกับราคา Business และค่าเสริมที่เกี่ยวข้อง

ซอง เอกสาร และที่นั่ง นับคนละอย่าง

ซองของ DocuSign คือหน่วยการส่งเพื่อลงนาม ซองหนึ่งบรรจุเอกสารหลายฉบับและมีผู้ลงนามหลายคนได้ เมื่อส่งออกแล้วจึงนับเป็นหนึ่งซอง แม้ผู้รับยังไม่ลงนาม หากบริษัทส่งสัญญาหลักพร้อมเอกสารแนบที่ต้องเซ็นในครั้งเดียว จำนวนไฟล์อาจมากกว่าจำนวนซอง ตรงกันข้าม การส่งสัญญาแยกให้ลูกค้าแต่ละรายย่อมใช้ซองตามจำนวนครั้งที่ส่ง

การนับนี้ทำให้คำว่า “สัญญา 100 ฉบับ” ยังไม่พอสำหรับประเมินบิล สมมติว่าลูกค้าหนึ่งรายต้องเซ็นสัญญาและเอกสารประกอบอีกสองฉบับ หากส่งรวมกันได้ตามขั้นตอนของธุรกิจ งานนั้นใช้หนึ่งซอง ไม่ใช่สามซอง แต่ถ้าต้องส่งเอกสารใหม่ในรอบถัดไป การส่งครั้งใหม่ก็เป็นอีกซองหนึ่ง ปริมาณที่ควรนำไปคำนวณจึงเป็นจำนวนการส่งจริงตลอดรอบบิล

ฝั่ง PandaDoc ต้องแยกเอกสารที่คนสร้างผ่านหน้าระบบออกจากเอกสารที่สร้างด้วย API หรือระบบอัตโนมัติ โควตาไม่จำกัดบนแผน Starter และ Business ใช้กับการสร้างผ่านหน้าระบบ ส่วนการสร้างจากการเชื่อมระบบและงานอัตโนมัติใช้ Usage Credits หรือเงื่อนไขเสริม การนำข้อมูลจาก CRM ไปสร้างข้อเสนอจำนวนมากจึงอาจมีต้นทุนต่างจากการให้พนักงานเปิดแม่แบบแล้วกรอกข้อมูลทีละราย

ที่นั่งเป็นสิทธิ์ของคนทำงานในบัญชี ไม่ใช่จำนวนลูกค้าที่รับเอกสาร ทีมที่มีผู้ส่งหลายคนต้องคูณราคาต่อที่นั่งตามจำนวนผู้ใช้ที่จำเป็น ขณะที่การส่งจากผู้ใช้เพียงคนเดียวทำให้ต้นทุนฐานต่างออกไป ความต่างระหว่างแผนจึงขึ้นกับทั้งปริมาณงานและวิธีแบ่งงานในทีม ไม่ใช่จำนวนสัญญารวมเพียงตัวเดียว

ส่งเดือนละ 5 ฉบับ: ราคาเริ่มต้นไม่ได้มีคำตอบเดียว

ในตัวอย่างสมมติที่ผู้ใช้หนึ่งคนส่งสัญญาเดือนละ 5 ฉบับอย่างสม่ำเสมอ และแต่ละฉบับใช้หนึ่งซอง ยอดทั้งปีเท่ากับ 60 ซอง DocuSign Personal รองรับจังหวะนี้ด้วยราคา 11 ดอลลาร์ต่อเดือนภายใต้ข้อผูกพันรายปี 132 ดอลลาร์ หากใช้ครบทุกเดือน ต้นทุนฐานเฉลี่ยเป็น 2.20 ดอลลาร์ต่อการส่งหนึ่งครั้ง ตัวเลขเฉลี่ยนี้เป็นเพียงการหารค่าสมาชิก ไม่รวมภาษีหรือค่าใช้จ่ายอื่น

PandaDoc Starter ภายใต้สมมติฐานผู้ใช้หนึ่งที่นั่งมีต้นทุนฐาน 228 ดอลลาร์ต่อปี หรือ 3.80 ดอลลาร์ต่อเอกสารเมื่อส่ง 60 ฉบับ ทีมที่มีไฟล์สัญญาพร้อมอยู่แล้วและต้องการเพียงส่งให้เซ็นจึงอาจเห็นเหตุผลด้านราคาที่เลือก Personal อย่างไรก็ตาม PandaDoc มีแผน Free ที่ระบุโควตา 5 เอกสารต่อเดือนแบบใช้ร่วมกันในบัญชี หากความสามารถและข้อจำกัดของแผนฟรีเพียงพอกับงานจริง ค่าใช้จ่ายสมาชิกอาจเป็นศูนย์ในสถานการณ์นี้

เพดานรายเดือนทำให้ยอด 60 ฉบับต่อปีไม่เท่ากับสิทธิ์ส่ง 60 ฉบับเมื่อใดก็ได้ ธุรกิจบริการที่ส่งหนึ่งหรือสองฉบับในเดือนเงียบ แต่ส่งหลายฉบับพร้อมกันช่วงปิดโครงการ อาจเกินเพดานของ DocuSign Personal ในเดือนที่งานพุ่ง แม้ยอดทั้งปียังต่ำ การประเมินจากยอดเฉลี่ยจึงควรดูเดือนที่มีงานหนาแน่นที่สุดด้วย

แผนฟรีของ PandaDoc ก็มีเพดานรายเดือนเช่นกัน จึงไม่ใช่ทางเลือกแทนแผนเสียเงินโดยอัตโนมัติ หากธุรกิจต้องส่งเกินโควตาในบางเดือน หรือจำเป็นต้องใช้ความสามารถที่มีเฉพาะแผนเสียเงิน ราคาศูนย์ดอลลาร์จะไม่สะท้อนกระบวนการที่ต้องซื้อจริง สำหรับงานปริมาณน้อย คำถามแรกจึงเป็นความถี่ของการส่งและฟีเจอร์ที่ต้องใช้ ก่อนเปรียบเทียบราคาต่อฉบับ

ครบ 100 ฉบับแล้วต้นทุนขยับตรงไหน

ลองเปลี่ยนสมมติฐานเป็นผู้ส่งหนึ่งคนส่ง 100 ฉบับในหนึ่งปี โดยแต่ละฉบับใช้หนึ่งซอง DocuSign Personal ไม่รองรับปริมาณนี้หากมีเดือนที่ต้องส่งเกินเพดาน ส่วน Standard มีต้นทุนฐาน 360 ดอลลาร์ต่อปีและโควตา 100 ซอง Business Pro มีต้นทุนฐาน 540 ดอลลาร์ต่อปี แต่ยังให้โควตา 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปีเท่ากัน การจ่ายเพิ่มเพื่อ Business Pro ซื้อความสามารถเพิ่ม ไม่ได้ทำให้เพดานซองมาตรฐานสูงขึ้น

PandaDoc Starter สำหรับหนึ่งที่นั่งมีต้นทุนฐาน 228 ดอลลาร์ต่อปี หากงานทั้ง 100 ฉบับสร้างและส่งผ่านหน้าระบบภายใต้สิทธิ์ของแผน ความต่างของต้นทุนฐานระหว่าง Starter กับ DocuSign Standard เท่ากับ 132 ดอลลาร์ในตัวอย่างนี้ แต่สองแผนให้ความสามารถไม่เหมือนกัน Standard มีเครื่องมือทำงานร่วมกันสำหรับทีม ส่วน Starter เน้นการสร้างและส่งเอกสาร จึงต้องดูว่างานจริงต้องใช้สิทธิ์ใดก่อนถือว่าส่วนต่างเป็นเงินที่ประหยัดได้

หากปริมาณสมมติเพิ่มเป็น 120 ฉบับต่อปีและยังส่งแยกหนึ่งซองต่อฉบับ DocuSign Standard จะมี 20 ซองเกินโควตาสำหรับผู้ส่งคนนั้น ต้นทุนจึงเป็นค่าสมาชิก 360 ดอลลาร์บวกค่าซองส่วนเกินตามอัตราของบัญชี ซึ่งราคาแผนทั่วไปไม่ได้ให้ตัวเลขเดียวสำหรับคำนวณยอดสุดท้าย DocuSign ยังมีทางเลือกซื้อซองเพิ่มล่วงหน้าหรือขอแผนที่ปรับโควตา จึงไม่ควรใส่ราคาส่วนเกินที่เดาเองลงในตารางเปรียบเทียบ

ภายใต้การสร้างงานผ่านหน้าระบบ PandaDoc Starter ยังคงมีต้นทุนที่นั่งพื้นฐาน 228 ดอลลาร์ในตัวอย่าง 120 ฉบับ อย่างไรก็ดี PandaDoc ระบุการสร้างผ่านหน้าระบบว่าไม่จำกัด ขณะที่เงื่อนไขการเรียกเก็บในหน้าเดียวกันกล่าวถึงค่าเอกสารเมื่อเกินขีดจำกัดโดยไม่อธิบายชัดว่าใช้กับกรณีนี้อย่างไร ผู้ซื้อที่มีปริมาณสูงควรให้ PandaDoc ระบุเงื่อนไขของบัญชีและวิธีส่งงานไว้ในข้อเสนอราคา แทนการถือว่าทุกวิธีสร้างเอกสารมีต้นทุนเท่ากัน

อีกจุดที่ทำให้ผลเปลี่ยนคือการรวมเอกสาร หาก 120 ไฟล์สามารถจัดเป็นซองลงนามไม่เกินโควตาตามกระบวนการจริง DocuSign Standard จะไม่เกิดค่าซองส่วนเกินจากจำนวนไฟล์เพียงอย่างเดียว แต่ถ้าเอกสารเหล่านั้นเป็นสัญญาแยกกันสำหรับลูกค้าคนละราย การรวมซองเพื่อให้ตัวเลขดูต่ำลงอาจไม่ตรงกับวิธีทำงาน ธุรกิจจึงควรนับจากรายการส่งย้อนหลัง ไม่ใช่นับจากจำนวนไฟล์ในโฟลเดอร์

ใบเสนอราคาและการอนุมัติเปลี่ยนต้นทุนแรงงาน

สำหรับทีมที่เตรียมสัญญามาตรฐานไว้แล้ว งานก่อนส่งอาจมีเพียงกรอกชื่อผู้รับและกำหนดตำแหน่งลงนาม เครื่องมือสร้างข้อเสนอที่ซับซ้อนมีคุณค่าน้อยในกระบวนการแบบนี้ แต่ทีมขายบริการที่เปลี่ยนขอบเขตงาน รายการราคา และเงื่อนไขให้ลูกค้าแต่ละรายต้องใช้เวลากับเอกสารก่อนถึงขั้นลายเซ็น ค่าแผนจึงควรเทียบกับงานที่ต้องทำซ้ำ ไม่ใช่เทียบเฉพาะปุ่มส่งเอกสาร

PandaDoc Starter มีตัวแก้ไขเอกสารและแม่แบบสำหรับสร้างงานผ่านหน้าระบบ แต่ Business เพิ่มตัวสร้างใบเสนอราคา ตารางราคา คลังเนื้อหา และขั้นตอนอนุมัติ การแยกนี้สำคัญเมื่อผู้จัดการต้องตรวจส่วนลดหรือเงื่อนไขก่อนส่งให้ลูกค้า แผนที่ส่งเซ็นได้ไม่จำกัดยังไม่จำเป็นต้องครอบคลุมการกำหนดราคาและการอนุมัติแบบเดียวกับแผน Business

เมื่อใช้ราคาชำระรายปีของผู้ใช้หนึ่งคน PandaDoc Business มีต้นทุนฐาน 588 ดอลลาร์ต่อปี สูงกว่า DocuSign Business Pro ที่ 540 ดอลลาร์ และสูงกว่า PandaDoc Starter ที่ 228 ดอลลาร์ การเปรียบเทียบนี้บอกได้เพียงค่าสมาชิกเริ่มต้น เพราะแต่ละแผนรวมความสามารถต่างกัน Business Pro ของ DocuSign เพิ่มการเก็บเงินระหว่างลงนาม เว็บฟอร์ม และการส่งจำนวนมาก ส่วน PandaDoc Business ให้งานสร้างข้อเสนอและการอนุมัติที่ผูกกับเอกสารขาย

ไม่มีตัวเลขกลางที่บอกได้ว่าตัวสร้างข้อเสนอจะประหยัดเวลากี่นาทีต่อฉบับสำหรับทุกทีม เวลาที่ลดลงขึ้นกับว่าใครกรอกราคา ใครอนุมัติส่วนลด และข้อมูลลูกค้าถูกคัดลอกจากระบบอื่นหรือไม่ หากงานเหล่านี้เกิดขึ้นในเครื่องมืออื่นอย่างมีประสิทธิภาพอยู่แล้ว ค่าแผนที่สูงขึ้นอาจไม่คุ้ม แต่ถ้าทีมต้องสร้างข้อเสนอเฉพาะรายซ้ำตลอดปี ความสามารถก่อนลงนามจะมีน้ำหนักมากกว่าราคาต่อลายเซ็น

เชื่อม CRM แล้วต้องดูค่าเสริมและวิธีสร้างเอกสาร

คำว่าเชื่อม CRM บนหน้าแผนไม่ได้หมายความว่าทุกระบบเชื่อมได้ด้วยค่าใช้จ่ายเท่ากัน หรือทุกการเชื่อมจะสร้างเอกสารโดยไม่มีต้นทุนเพิ่ม หากทีมต้องดึงข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า และสถานะดีลไปใส่ในข้อเสนอ ต้องระบุชื่อ CRM และการทำงานที่ต้องการให้ชัด การส่งเอกสารจากหน้าระบบด้วยมือกับการสร้างจากข้อมูลใน CRM อาจอยู่คนละเงื่อนไขการใช้งาน

ตัวอย่างที่ตรวจสอบได้คือ การเชื่อม Salesforce ของ PandaDoc ซึ่งระบุสิทธิ์สำหรับ Business Annual และ Enterprise Annual เป็นส่วนเสริมที่มีค่าใช้จ่าย และการซิงก์ข้อมูลสองทางยังขึ้นกับรุ่นและสิทธิ์ API ของ Salesforce ด้วย ทีมที่ต้องการให้ข้อมูลใน CRM ไหลกลับหลังลูกค้าเซ็นจึงต้องคิดต้นทุนและสิทธิ์ของทั้งสองระบบ ไม่ใช่ดูเฉพาะค่า PandaDoc ต่อที่นั่ง

DocuSign eSignature Standard มีการเชื่อมเครื่องมือทำงานทั่วไปตามแผน แต่การสร้างเอกสารจาก Salesforce และการเชื่อมระบบธุรกิจบางประเภทอยู่ในข้อเสนอระดับสูงกว่าหรือแบบติดต่อฝ่ายขาย จึงไม่ควรถือว่าค่า Standard 360 ดอลลาร์ครอบคลุมกระบวนการสร้างสัญญาจากข้อมูล CRM แบบเต็มรูปแบบ หากความต้องการจริงมีเพียงนำไฟล์ที่เตรียมแล้วมาส่งเซ็น การจ่ายเพื่อการเชื่อมเชิงลึกก็อาจไม่จำเป็น

การสร้างเอกสารอัตโนมัติยังเปลี่ยนหน่วยต้นทุนของ PandaDoc ด้วย งานที่พนักงานเปิดแม่แบบแล้วกรอกเองอยู่ภายใต้เงื่อนไขการสร้างผ่านหน้าระบบ แต่งานที่ระบบสร้างผ่าน API หรือระบบอัตโนมัติใช้ Usage Credits การคำนวณสำหรับทีมขายที่มีข้อเสนอจำนวนมากจึงต้องแยกจำนวนที่นั่ง จำนวนเอกสารที่สร้างด้วยมือ และจำนวนที่สร้างอัตโนมัติออกจากกัน มิฉะนั้นราคาต่อที่นั่งจะดูต่ำกว่าต้นทุนกระบวนการจริง

รับเงินตอนลงนามได้แค่ไหน

DocuSign Business Pro รวมความสามารถเก็บเงินในขั้นตอนลงนาม แต่สิทธิ์นี้ไม่ได้อยู่ใน Personal หรือ Standard ฝั่ง PandaDoc มีขั้นตอนรับชำระเงินในกระบวนการเอกสาร โดย คำอธิบายการรับเงินของ PandaDoc ระบุว่า Starter ใช้ Stripe เป็นเกตเวย์ได้เพียงรายเดียว และขั้นตอน Collect Payment กำลังทยอยเปิดให้บัญชี Starter บางส่วน ความสามารถที่ปรากฏบนหน้าแผนจึงอาจยังไม่พร้อมในทุกบัญชี

ในกระบวนการใหม่นั้น ขั้นตอนชำระเงินผูกกับแม่แบบเอกสารและกำหนดได้ว่าจะเก็บยอดที่คำนวณจากตารางราคาหรือยอดคงที่ วิธีนี้เหมาะกับข้อเสนอที่ต้องให้ลูกค้าตอบรับแล้วชำระเงินตามเงื่อนไขเดียวกัน แต่การรับเงินขึ้นกับเกตเวย์และวิธีชำระเงินที่เปิดใช้จริง ไม่ใช่เพียงการมีช่องชำระเงินในระบบเอกสาร PandaDoc ระบุด้วยว่าเกตเวย์เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลบัตร

สำหรับธุรกิจไทย จุดตัดสินใจคือวิธีที่ลูกค้าจ่ายได้จริงและบัญชีของกิจการรับเงินได้จริง หากกระบวนการขายต้องใช้ช่องทางที่เกตเวย์ของแผนไม่รองรับ ทีมอาจยังต้องออกคำขอชำระเงินจากระบบอื่น การมีฟีเจอร์เก็บเงินจึงไม่ควรถูกนับเป็นการแทนงานรับเงินทั้งหมดโดยอัตโนมัติ และค่าธรรมเนียมของผู้ให้บริการชำระเงินต้องแยกจากค่าสมาชิกซอฟต์แวร์

ข้อแตกต่างนี้ช่วยอธิบายว่าทำไมการจัดอันดับทั่วไปจึงให้คำตอบคนละด้าน Tom’s Guide จัด DocuSign เด่นด้านความคุ้มค่าของระบบลายเซ็นสำหรับธุรกิจ และจัด PandaDoc เด่นด้านการสร้างเอกสาร การจัดอันดับดังกล่าวประเมินจุดแข็งของผลิตภัณฑ์ ไม่ได้แทนอัตราค่าซองส่วนเกินหรือค่าเสริมเฉพาะบัญชีของธุรกิจไทย

เลือกจากต้นทุนของกระบวนการที่ใช้อยู่

ถ้ามีผู้ส่งคนเดียว งานสม่ำเสมอไม่เกิน 5 ซองต่อเดือน และไฟล์สัญญาพร้อมส่ง DocuSign Personal มีค่าสมาชิกต่ำกว่า PandaDoc Starter ในตัวอย่างแผนเสียเงิน แต่ควรพิจารณา PandaDoc Free ด้วยหากโควตาและความสามารถเพียงพอ เมื่อปริมาณเข้าใกล้หรือเกิน 100 การส่งต่อปีต่อผู้ใช้ ราคาฐานของ Starter อาจได้เปรียบ Standard โดยเฉพาะงานที่คนสร้างผ่านหน้าระบบ ส่วน DocuSign ต้องบวกค่าซองส่วนเกินหรือเทียบข้อเสนอที่ปรับโควตา

หากทีมต้องสร้างใบเสนอราคาจากรายการสินค้า ให้ผู้จัดการอนุมัติ เชื่อม CRM และรับเงินในกระบวนการเดียว PandaDoc Business เป็นจุดเทียบที่ตรงงานกว่า Starter แต่ต้องรวมค่าเสริมของการเชื่อมและเครดิตสำหรับงานอัตโนมัติ หากต้องการเพียงส่งสัญญาที่จัดทำจากระบบอื่นอยู่แล้ว DocuSign อาจตอบโจทย์โดยไม่ต้องจ่ายเพื่อเครื่องมือสร้างข้อเสนอ ผลเลือกจึงเปลี่ยนตามสิ่งที่ทีมทำก่อนและหลังการเซ็น มากกว่าตามชื่อแบรนด์หรือราคาต่อที่นั่งที่เห็นเพียงบรรทัดเดียว

อ่านเพิ่มเติม:

• HubSpot หรือ Zoho CRM: แผนฟรีอาจแพงเมื่อทีมเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติ