ClickUp หรือ Asana: ทีมเล็กจ่ายน้อยกว่าได้ แต่ต้องนับเวลาตั้งระบบ

ทีมเล็กที่ต้องการลดค่าสมัครควรเริ่มดู ClickUp โดยเฉพาะเมื่อมีสมาชิกมากกว่าสองคน ส่วน Asana อาจคุ้มกว่าสำหรับทีมที่ทำงานไม่ซับซ้อนและให้ความสำคัญกับการเริ่มใช้ได้เร็ว หากเวลาตั้งระบบและสอนสมาชิกที่ประหยัดได้มีมูลค่าสูงกว่าส่วนต่างค่าสมัคร การเลือกจากราคาต่อที่นั่งอย่างเดียวอาจทำให้ประเมินต้นทุนผิด

คำตอบจึงขึ้นอยู่กับงานที่ทีมต้องทำจริง แผนฟรีรองรับสมาชิกครบหรือไม่ ต้องจับเวลาทำงานในตัวหรือเปล่า และใครจะดูแลโครงสร้างโครงการหลังเริ่มใช้ ค่าใช้จ่ายที่ควรเทียบมีทั้งเงินที่จ่ายให้บริการ เวลาเตรียมพื้นที่ทำงาน เวลาย้ายงานเดิม และเวลาที่สมาชิกใช้เรียนรู้วิธีเดียวกัน

แผนฟรีต่างกันที่จำนวนคนและพื้นที่เก็บไฟล์

ตารางราคา ClickUp ระบุว่า Free Forever รับสมาชิกและงานได้ไม่จำกัด แต่ให้พื้นที่เก็บไฟล์ 60 MB ส่วน Unlimited คิด 7 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือนเมื่อชำระรายปี หรือ 10 ดอลลาร์เมื่อชำระรายเดือน แผนจ่ายเงินเพิ่มพื้นที่เก็บไฟล์ การเชื่อมต่อ และแผนภูมิแกนต์แบบไม่จำกัด พร้อมระบบจับเวลาทำงานในตัว หากอัปเกรดพื้นที่ทำงาน สมาชิกทั้งหมดในพื้นที่นั้นต้องอยู่ในแผนจ่ายเงินเดียวกัน

ตารางราคา Asana ระบุว่า Personal ฟรีสำหรับผู้ใช้ไม่เกิน 2 คน มีงานและโครงการได้ไม่จำกัด พร้อมมุมมองรายการ กระดาน และปฏิทิน ส่วน Starter คิด 10.99 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนเมื่อชำระรายปี หรือ 13.49 ดอลลาร์เมื่อชำระรายเดือน และเพิ่มไทม์ไลน์ แผนภูมิแกนต์ แบบฟอร์ม และแดชบอร์ด การจับเวลาทำงานผ่านเครื่องมือที่เชื่อมต่อทำได้ใน Personal แต่ฟังก์ชันจับเวลาในตัวของ Asana อยู่ใน Advanced

โควตา 60 MB ของ ClickUp Free Forever อาจกลายเป็นข้อจำกัดก่อนจำนวนสมาชิก ทีมที่ส่งไฟล์ภาพ วิดีโอ หรือไฟล์งานผ่านระบบเป็นประจำจึงต้องดูปริมาณข้อมูลด้วย ไม่ใช่เห็นคำว่าใช้ฟรีแล้วสรุปว่ารองรับงานทั้งหมดได้ตลอดไป ในทางกลับกัน หากเก็บไฟล์ไว้ที่บริการอื่นอยู่แล้วและใช้ ClickUp เพื่อติดตามงานเป็นหลัก โควตานี้อาจมีผลน้อยกว่า

คำอธิบายพื้นที่เก็บข้อมูลของ ClickUp ระบุว่า 60 MB เป็นพื้นที่รวมของทั้ง Workspace โดยนับไฟล์แนบในงาน เอกสาร แชต และคลิปที่บันทึกไว้ด้วย ตัวเลขนี้เทียบตรง ๆ กับข้อจำกัดของ Asana Personal ไม่ได้ เพราะ Asana ระบุพื้นที่เก็บไฟล์ไม่จำกัดแต่จำกัดขนาดไฟล์แต่ละไฟล์ไว้ที่ 100 MB ทีมที่มีไฟล์จำนวนมากควรแยกคำถามเรื่องพื้นที่รวมออกจากคำถามเรื่องขนาดไฟล์เดี่ยว

สำหรับทีมสองคน งานพื้นฐานอย่างกำหนดผู้รับผิดชอบและวันส่งอาจอยู่ในแผนฟรีของทั้งสองบริการได้ ทีมที่มีสมาชิกเพิ่มขึ้นยังอยู่ในแผนฟรีของ ClickUp ได้หากข้อจำกัดด้านพื้นที่และฟังก์ชันไม่กระทบงาน ส่วน Asana Personal มีเพดานผู้ใช้สองคน จึงต้องคิดค่าที่นั่งของแผนจ่ายเงินเมื่อทั้งทีมต้องทำงานร่วมกันในพื้นที่เดียว

ทีม 2, 5 และ 10 คนจ่ายเท่าไร

การคำนวณต่อไปนี้สมมติว่าสมาชิกทุกคนต้องใช้แผนจ่ายเงินเดียวกัน และใช้อัตราต่อคนที่ผู้ขายแสดงสำหรับการชำระรายปี ตัวเลขรายเดือนเป็นค่าเฉลี่ยเพื่อเปรียบเทียบ ส่วนยอดรายปีคือจำนวนที่ต้องเตรียมสำหรับรอบชำระนั้น ยังไม่รวมภาษี ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน ส่วนเสริม หรือค่าแรงของคนในทีม

• ทีม 2 คนใช้แผนฟรีของทั้งสองบริการได้ หากต้องซื้อแผนจ่ายเงิน ClickUp Unlimited คิดเป็น 14 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 168 ดอลลาร์ต่อปี ขณะที่ Asana Starter คิดเป็น 21.98 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 263.76 ดอลลาร์ต่อปี ส่วนต่างคือ 95.76 ดอลลาร์ต่อปี
• ทีม 5 คนยังใช้ ClickUp Free Forever โดยไม่จ่ายค่าสมัครได้หากข้อจำกัดของแผนรองรับงาน หากต้องใช้ Unlimited ค่าสมัครเท่ากับ 35 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 420 ดอลลาร์ต่อปี เทียบกับ Starter ที่ 54.95 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 659.40 ดอลลาร์ต่อปี ส่วนต่างคือ 239.40 ดอลลาร์ต่อปี
• ทีม 10 คนจ่าย Unlimited เทียบเท่า 70 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 840 ดอลลาร์ต่อปี ส่วน Starter เทียบเท่า 109.90 ดอลลาร์ต่อเดือน หรือ 1,318.80 ดอลลาร์ต่อปี ส่วนต่างคือ 478.80 ดอลลาร์ต่อปี แผนฟรีของ ClickUp ยังรับสมาชิกได้ แต่ข้อจำกัดเดิมไม่ได้เพิ่มตามขนาดทีม

ส่วนต่างเหล่านี้เป็นผลคูณจากราคาต่อที่นั่งภายใต้รอบชำระเดียวกัน ไม่ใช่เงินที่ทุกทีมจะประหยัดได้จริง หากทีมอยู่ในแผนฟรีได้ ค่าสมัครของแผนนั้นเป็นศูนย์ แต่ถ้าต้องซื้อฟังก์ชันเพิ่มเติมหรือย้ายไฟล์ออกไปไว้บริการอื่น ก็ต้องนำค่าใช้จ่ายนั้นกลับเข้ามาเทียบด้วย จำนวนสมาชิกที่เพิ่มระหว่างปีและการเลือกจ่ายรายเดือนยังเปลี่ยนยอดที่ต้องจ่าย

สำหรับทีมในไทย ควรเก็บการเปรียบเทียบราคาหน้าเว็บไว้ในสกุลเงินเดียวก่อน แล้วจึงแปลงเป็นบาทด้วยอัตราที่ใช้ชำระจริง วิธีนี้ทำให้เห็นชัดว่าส่วนต่างเกิดจากแผนบริการหรือจากอัตราแลกเปลี่ยน หากกำลังเปรียบเทียบสัญญารายปี อย่าเอาราคารายเดือนของบริการหนึ่งไปเทียบกับราคาเฉลี่ยของการชำระรายปีอีกบริการหนึ่ง

เทียบเครื่องมือจากงานที่ต้องทำ ไม่ใช่จำนวนฟังก์ชัน

ทีมที่ใช้ระบบเพียงรับงาน ระบุเจ้าของ ตั้งวันส่ง และติดตามว่างานเสร็จหรือยัง อาจไม่ต้องซื้อแผนจ่ายเงินเพื่อเพิ่มมุมมองหรือการตั้งค่า การมีฟังก์ชันมากขึ้นไม่ช่วยลดต้นทุน หากสมาชิกยังต้องกลับไปถามสถานะงานในแชตหรือบันทึกข้อมูลซ้ำที่อื่น สิ่งที่มีค่ากว่าคือทุกคนหางานของตัวเองเจอและปิดงานตามกติกาเดียวกัน

หากต้องวางกำหนดการหลายขั้นและดูความสัมพันธ์ระหว่างงาน ทั้ง ClickUp Unlimited และ Asana Starter มีมุมมองแกนต์ให้พิจารณา จึงไม่ควรให้คำว่า “มีแกนต์” ตัดสินแทนทีม ความต่างอยู่ที่โครงสร้างที่ต้องตั้งก่อนใช้และข้อมูลที่ทีมอยากเห็นในมุมมองนั้น ทีมที่มีโครงการแบบเดิมซ้ำ ๆ อาจให้ค่าน้ำหนักกับการสร้างรูปแบบงานมาตรฐานมากกว่าจำนวนมุมมองทั้งหมด

งานที่ต้องบันทึกชั่วโมงเพื่อคิดค่าบริการหรือเทียบเวลาที่วางแผนกับเวลาจริงทำให้การเปรียบเทียบ Starter กับ Unlimited ไม่ครบชุด ClickUp Unlimited รวมระบบจับเวลาในตัว ขณะที่ Asana Starter ต้องใช้วิธีเชื่อมต่อเครื่องมือจับเวลา หรือพิจารณาแผน Advanced หากต้องการฟังก์ชันของ Asana เอง ค่าเครื่องมือภายนอกและเวลาที่ใช้ย้ายข้อมูลระหว่างระบบจึงเป็นส่วนหนึ่งของทางเลือกนี้

แต่ถ้าทีมไม่ใช้ข้อมูลชั่วโมงเพื่อตัดสินใจใด ๆ ระบบจับเวลาในตัวก็ไม่ควรได้คะแนนเพียงเพราะรวมอยู่ในราคา เช่นเดียวกับเอกสาร แชต แบบฟอร์ม หรือระบบอัตโนมัติ: ให้นับเฉพาะสิ่งที่จะเข้ามาแทนงานหรือบริการที่ใช้อยู่จริง การรวมหลายอย่างไว้ในที่เดียวอาจลดการสลับเครื่องมือ แต่ก็เพิ่มสิ่งที่ผู้ดูแลต้องกำหนดสิทธิ์ รูปแบบ และวิธีใช้ร่วมกัน

ข้อจำกัดของแผนฟรีควรพิจารณาตามลักษณะงานด้วย ทีมที่ทำงานเป็นข้อความสั้น ๆ และลิงก์อาจอยู่กับโควตาพื้นที่ได้ต่างจากทีมออกแบบที่แนบไฟล์ทุกขั้น ส่วนทีมที่รับคำขอจากคนภายนอกเป็นประจำต้องดูว่าฟอร์ม สิทธิ์ผู้เข้าร่วม และการแจ้งเตือนในแผนที่เลือกเพียงพอหรือไม่ แม้จำนวนที่นั่งจะเท่ากัน ต้นทุนของสองทีมนี้ก็อาจต่างกันมาก

เวลาตั้งระบบเกิดตรงไหน

รีวิวของ MK CEO ระบุว่าผู้เขียนใช้ทั้งสองบริการมานานกว่าหนึ่งปี และประเมินว่า Asana เริ่มใช้ได้ง่ายกว่า ขณะที่ ClickUp ปรับแต่งได้กว้างแต่ต้องลงทุนกับการตั้งค่ามากกว่า นี่เป็นประสบการณ์ที่เผยแพร่โดยผู้รีวิว ไม่ใช่ผลจับเวลาที่ใช้แทนทีมอื่นได้ จึงควรนำมาเป็นเหตุให้วัดชั่วโมงของทีมตัวเอง

งานตั้งระบบเริ่มตั้งแต่ตัดสินใจว่าอะไรเป็นโครงการ งานย่อย และสถานะงาน หาก ClickUp เปิดทางเลือกให้สร้างโครงสร้างได้หลายระดับ ผู้ดูแลต้องกำหนดให้ชัดว่าเมื่อไรควรสร้างพื้นที่ โฟลเดอร์ หรือรายการใหม่ ความยืดหยุ่นช่วยทีมที่มีงานหลายแบบ แต่หากแต่ละคนจัดงานตามความเข้าใจของตนเอง การค้นหาและการรายงานรวมอาจใช้เวลามากขึ้น

Asana ก็ยังต้องมีการตั้งค่า ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของงาน วันกำหนดส่ง มุมมองที่ใช้ร่วมกัน หรือกติกาว่าจะปิดงานเมื่อไร ความง่ายของหน้าจอไม่ทำให้ขั้นตอนเหล่านี้หายไป เพียงอาจลดเวลาที่ต้องอธิบายตัวเลือกให้สมาชิกใหม่ สำหรับทีมที่มีคนดูแลระบบเพียงคนเดียว ความต่างของเวลาที่คนนี้ต้องคอยตอบคำถามมีผลต่อความคุ้มค่าพอ ๆ กับเวลาสร้างโครงการครั้งแรก

เวลาฝึกทีมควรแยกจากเวลาของผู้ดูแล สมาชิกอาจเข้าใจวิธีรับงานได้เร็ว แต่ยังสับสนว่าควรเขียนความคืบหน้าในความคิดเห็น เปลี่ยนสถานะ หรือสร้างงานใหม่ หากต้องแก้ข้อมูลย้อนหลังบ่อย เวลาที่เสียไม่ได้ปรากฏในค่าสมัคร การกำหนดรูปแบบงานที่ใช้จริงเพียงแบบเดียวก่อนจึงช่วยให้เห็นภาระเรียนรู้ได้ชัดกว่าเปิดทุกฟังก์ชันพร้อมกัน

ต้นทุนบางส่วนเกิดครั้งเดียว เช่น การสร้างโครงสร้างเริ่มต้นและย้ายงานเก่า อีกส่วนกลับมาทุกครั้งที่เปิดโครงการหรือรับสมาชิกใหม่ การคิดเพียงเวลาตั้งต้นอาจทำให้ระบบที่ต้องดูแลมากดูถูกกว่าความจริง แต่การนำเวลาตั้งต้นทั้งหมดไปนับซ้ำทุกเดือนก็ทำให้ภาพบิดเบือนเช่นกัน ควรจดแยกชั่วโมงสองประเภทก่อนแปลงเป็นต้นทุน

ย้ายจาก Asana ไป ClickUp ต้องเผื่อเวลาแก้งาน

คำแนะนำการนำเข้าจาก Asana ของ ClickUp ระบุว่างานอิสระ งานย่อยหลายชั้น งานที่อยู่ร่วมกันหลายโครงการ งานประจำ งานส่วนตัว และการกล่าวถึงสมาชิกบางรูปแบบไม่ถูกนำเข้าอัตโนมัติทั้งหมด ผู้ย้ายข้อมูลต้องจัดตำแหน่งหรือสร้างความสัมพันธ์เหล่านี้ใหม่ การมีเครื่องมือนำเข้าจึงช่วยลดงานคัดลอก แต่ไม่ได้ย้ายวิธีทำงานเดิมมาได้ครบโดยไม่ตรวจ

การจับคู่ส่วนต่าง ๆ ของโครงการก็มีผลต่อโครงสร้างปลายทาง ส่วนงานใน Asana สามารถถูกนำไปเป็นฟิลด์ รายการ หรือสถานะใน ClickUp ได้ตามทางเลือกที่ตั้งไว้ ถ้าเดิมใช้ส่วนงานแทนขั้นตอนอย่าง “กำลังทำ” และ “เสร็จแล้ว” การเลือกให้กลายเป็นสถานะจะให้ผลต่างจากการแยกเป็นรายการ ทีมควรทดลองกับโครงการขนาดเล็กก่อนย้ายทั้งหมด เพราะการแก้โครงสร้างหลังสมาชิกเริ่มใช้อาจเสียเวลามากกว่าเลือกให้ถูกตั้งแต่ต้น

ไฟล์แนบและงานที่เสร็จแล้วเป็นอีกสองเรื่องที่ต้องตัดสินใจก่อนนำเข้า หากย้ายไฟล์แนบเข้าพื้นที่ฟรีของ ClickUp ปริมาณไฟล์อาจชนโควตารวมเร็วขึ้น ส่วนการไม่นำเข้างานที่เสร็จแล้วอาจทำให้ประวัติที่สมาชิกเคยอ้างอิงหายไปจากพื้นที่ใหม่ ต้นทุนการย้ายจึงรวมทั้งเวลาตรวจไฟล์ เวลาตรวจความครบของงาน และเวลาบอกทีมว่าข้อมูลใดอยู่ที่เดิม

จำนวนคนที่ถูกเชิญเข้าพื้นที่ใหม่ก็เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย การจับคู่สมาชิกเดิมกับบัญชีใหม่ควรทำก่อนนำเข้า เพราะการเชิญคนเพิ่มในพื้นที่ที่จ่ายเงินอาจเพิ่มที่นั่ง สิ่งนี้ต่างจากเวลาที่ระบบใช้ประมวลผลข้อมูล: การนำเข้าเสร็จแล้วก็ยังต้องตรวจผู้รับผิดชอบ สิทธิ์ และงานที่ต้องเกิดซ้ำก่อนเริ่มทำงานจริง

ทดลองสองสัปดาห์เพื่อวัดต้นทุนของทีมตัวเอง

แผนทดลองสองสัปดาห์ควรใช้งานจริงที่มีขอบเขตและวันจบชัดเจน เลือกสมาชิกกลุ่มเดียวกันและงานใกล้เคียงกันในทั้งสองบริการ เพื่อให้ความยากของโครงการไม่กลบความต่างของเครื่องมือ หากไม่มีเวลารันงานคู่ขนาน อาจแบ่งงานที่มีลักษณะคล้ายกันให้แต่ละบริการ แล้วระบุไว้ชัดว่าเงื่อนไขไม่เหมือนกันทั้งหมด

ในช่วงเริ่มต้น ให้ผู้ดูแลสร้างโครงการ กำหนดสถานะ เชิญสมาชิก และใส่งานพร้อมวันส่ง จับเวลาตั้งแต่เริ่มสร้างจนสมาชิกคนแรกสามารถรับงานได้จริง รวมเวลาที่ใช้แก้สิทธิ์หรือเปลี่ยนโครงสร้างหลังพบปัญหา หากทีมมีงานเดิมต้องย้าย ให้จับเวลาส่วนนี้แยกไว้เพื่อไม่ให้การย้ายครั้งเดียวไปปนกับเวลาสร้างโครงการใหม่ในอนาคต

จากนั้นให้สมาชิกทำงานตามปกติ ทั้งรับงาน อัปเดตความคืบหน้า ถามคำถาม และปิดงาน ผู้ดูแลควรบันทึกเวลาที่ใช้สอนซ้ำหรือแก้รายการที่สมาชิกจัดผิดด้วย เครื่องมือที่ตั้งครั้งแรกได้เร็วแต่ต้องคอยแก้ข้อมูลทุกวันอาจมีต้นทุนสูงกว่าเครื่องมือที่ต้องเตรียมนานกว่าเล็กน้อยแล้วทีมใช้ต่อได้สม่ำเสมอ

ตัวเลขหลักชุดแรกคือ เวลาสร้างโครงการ นับเป็นนาทีหรือชั่วโมงด้วยจุดเริ่มและจุดสิ้นสุดเดียวกันทั้งสองบริการ อย่ารวมเวลาคิดเนื้องานหรือรอคำตอบจากลูกค้า เพราะเวลานั้นไม่ได้เกิดจากเครื่องมือ หากมีการสร้างโครงการใหม่อีกครั้งในช่วงทดลอง จะเห็นด้วยว่าโครงสร้างเดิมนำกลับมาใช้ได้มากเพียงใด

ชุดที่สองคือ อัตรางานสำเร็จ โดยนำจำนวนงานที่เสร็จตามนิยามของทีมเทียบกับงานที่ครบกำหนดในช่วงทดลอง ใช้นิยามเดียวกันทั้งสองระบบ และแยกงานที่ถูกยกเลิกหรือเปลี่ยนกำหนดส่งออกจากงานที่ทำไม่ทัน ตัวเลขนี้ช่วยดูว่าทีมติดตามงานได้จริงหรือเพียงสร้างรายการไว้จำนวนมาก แต่ผลในช่วงสั้นยังอาจได้รับอิทธิพลจากความยากของงานแต่ละชุด

ชุดที่สามคือ จำนวนการแจ้งเตือน ที่สมาชิกได้รับต่อวัน บันทึกทั้งจำนวนและประเภท เช่น การมอบหมายงาน ความเห็น และการเปลี่ยนวันส่ง การแจ้งเตือนมากไม่จำเป็นต้องแย่ หากช่วยให้รับงานทัน แต่ถ้าสมาชิกต้องปิดเสียงจนพลาดเรื่องสำคัญ ก็ควรนับเวลาที่ใช้ปรับกติกาการแจ้งเตือนเป็นต้นทุนตั้งระบบด้วย

เมื่อครบช่วงทดลอง ให้นำค่าสมัครรายปีมาวางข้างชั่วโมงที่จดไว้ โดยแปลงชั่วโมงของผู้ดูแลและสมาชิกเป็นมูลค่าตามต้นทุนแรงงานที่ทีมใช้จริง สำหรับทีม 5 คน ส่วนต่างค่าสมัครของ Unlimited กับ Starter ตามตัวอย่างคือ 239.40 ดอลลาร์ต่อปี หากการเลือกบริการที่ถูกกว่าทำให้เสียเวลาเพิ่ม มูลค่าของชั่วโมงส่วนเพิ่มนั้นต้องต่ำกว่าส่วนต่างนี้จึงจะยังประหยัดในปีแรก การคำนวณเดียวกันควรรวมค่าบริการอื่นที่เลิกใช้ได้จริง ไม่ใช่ฟังก์ชันที่มีแต่ทีมไม่ได้ใช้

ทีมที่มีขั้นตอนเรียบง่ายและสมาชิกเริ่มใช้ Asana ได้คล่องอาจยอมจ่ายค่าสมัครสูงกว่าเพื่อใช้เวลาจัดระบบน้อยลง ทีมที่ต้องรับสมาชิกหลายคน ใช้การจับเวลาในตัว หรือปรับรูปแบบงานหลากหลายอาจได้ประโยชน์จาก ClickUp มากกว่า ผลทดลองจะบอกได้ว่าประโยชน์นั้นมากพอชดเชยเวลาเตรียมและดูแลระบบของทีมนี้หรือไม่

อ่านเพิ่มเติม:

• Slack หรือ Microsoft Teams: ค่าไลเซนส์ไม่ใช่ต้นทุนเดียวของทีมเล็ก