ไฟล์ PDF ขึ้นว่า “น่าเชื่อถือ” ยังไม่ได้แปลว่าเนื้อหาถูกต้อง

การตรวจ PDF ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลต้องดูทั้งผู้ลงนาม ใบรับรอง และสถานะการแก้ไขหลังลงนาม แล้วจึงตรวจข้อมูลในเอกสารแยกต่างหาก สำหรับใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ คู่มือกรมสรรพากร แนะนำ Adobe Acrobat Reader หรือ TEDA Web Validation Portal และระบุชัดว่าการตรวจความน่าเชื่อถือไม่ครอบคลุมความถูกต้องของเนื้อหา

เครื่องมือที่เหมาะขึ้นอยู่กับผู้ออกเอกสารและหลักฐานที่ได้รับ บริการหนังสือรับรองภาษาอังกฤษของ DBD มีช่องตรวจด้วยหมายเลขอ้างอิงและช่องตรวจลายเซ็นดิจิทัลใน PDF ส่วน คำแนะนำของ DGA ให้ตรวจ Digital Transcript ด้วย Adobe Acrobat Reader หรือพอร์ทัลตรวจเอกสารการศึกษาดิจิทัล การเลือกช่องทางให้ตรงช่วยแยกคำถามว่าเอกสารตรงกับรายการในระบบผู้ออกหรือไม่ ออกจากคำถามว่าไฟล์ที่ได้รับยังคงสภาพหลังลงนามหรือไม่

เลือกช่องตรวจให้ตรงกับชนิดเอกสาร

เริ่มจากดูว่าได้รับไฟล์ต้นฉบับชนิดใด ใครเป็นผู้ออก และมีหมายเลขอ้างอิงสำหรับค้นในระบบหรือไม่ ชื่อบริการที่มีคำว่า «ตรวจเอกสาร» อาจหมายถึงการค้นรายการจากฐานข้อมูล หรือการตรวจลายมือชื่อที่ฝังอยู่ในไฟล์ ผลจากสองวิธีจึงใช้ตอบคำถามต่างกัน หากมีเพียงภาพหน้าจอหรือไฟล์ที่แปลงจากเอกสารเดิม ให้ขอไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ออกส่งมาเพื่อใช้ตรวจลายมือชื่อ

• ใบกำกับภาษีหรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในรูป PDF: เปิดไฟล์ใน Adobe Acrobat Reader เพื่อดูรายละเอียดลายมือชื่อ หรือส่งไฟล์เข้าระบบ TEDA Web Validation Portal ตามขั้นตอนที่บริการกำหนด เอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์อาจอยู่ในรูป XML ด้วย หากได้รับ XML ต้องใช้วิธีตรวจสำหรับไฟล์ชนิดนั้น ไม่ใช่เปิดในโปรแกรมอ่าน PDF แล้วคาดว่าจะเห็นแผงลายมือชื่อ
• หนังสือรับรองนิติบุคคลภาษาอังกฤษจาก DBD: ใช้หมายเลขอ้างอิงตรวจรายการหนังสือรับรองในบริการเฉพาะ และใช้ช่องตรวจลายเซ็นดิจิทัลเมื่อต้องการตรวจไฟล์ PDF อิเล็กทรอนิกส์ ช่องตรวจ PDF ของบริการนี้ระบุว่ารองรับไฟล์หนังสือรับรองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออก จึงไม่ใช่ช่องอัปโหลดสำหรับหนังสือรับรองหรือ PDF จากทุกหน่วยงาน
• Digital Transcript: เปิดไฟล์ต้นฉบับใน Adobe Acrobat Reader เพื่อตรวจลายมือชื่อ หรือใช้พอร์ทัลตรวจเอกสารการศึกษาดิจิทัลที่ระบุสำหรับโครงการนี้ หากสถาบันให้วิธีส่งต่อหรือรหัสตรวจสอบเพิ่มเติม ให้ใช้ข้อมูลนั้นประกอบการเทียบเอกสารของผู้เรียนกับรายการที่ต้องรับรอง

หากได้รับทั้งไฟล์ PDF และเลขอ้างอิงของหนังสือรับรอง การตรวจทั้งสองทางให้ข้อมูลคนละชั้น ระบบเลขอ้างอิงใช้ค้นหนังสือรับรองที่บริการของผู้ออกแสดง ส่วนการตรวจลายเซ็นใช้ดูความน่าเชื่อถือของไฟล์และการเปลี่ยนแปลงหลังลงนาม จึงควรเทียบชื่อกิจการและรายละเอียดที่ต้องใช้กับผลจากระบบ ไม่สรุปจากคำแสดงสถานะเพียงคำเดียว สำหรับเอกสารชนิดอื่น ให้ใช้คำแนะนำจากผู้ออกเอกสารนั้นโดยตรงก่อนนำไฟล์ไปเข้าพอร์ทัลเฉพาะแห่ง

ดูอะไรในแผงลายมือชื่อของ Adobe Acrobat Reader

เปิด PDF ต้นฉบับใน Adobe Acrobat Reader แล้วมองหาแถบสถานะลายมือชื่อหรือแผง Signatures การมีรูปภาพลายเซ็นบนหน้าเอกสารไม่เพียงพอที่จะบอกว่ามีลายมือชื่อดิจิทัลที่ตรวจได้ ขณะเดียวกัน เอกสารที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลอาจออกแบบหน้าให้ไม่มีรูปภาพลายเซ็น แต่ยังมีรายการลายมือชื่อในแผงตรวจสอบ ให้ยึดข้อมูลในแผงและรายละเอียดใบรับรองเป็นหลัก

1. เปิดแผง Signatures แล้วดูชื่อผู้ลงนามในรายการ เปรียบเทียบชื่อนั้นกับบริษัท หน่วยงาน หรือสถาบันที่คาดว่าเป็นผู้ออกเอกสาร หากชื่อบนหน้า PDF กับชื่อในรายละเอียดลายมือชื่อไม่ตรงกัน ให้หาสาเหตุก่อนใช้เอกสาร เพราะข้อความที่พิมพ์บนหน้าไม่ได้เปลี่ยนตัวตนที่ใบรับรองระบุ
2. เลือก Show Signature Properties แล้วอ่าน Validity Summary โดยเฉพาะข้อความเกี่ยวกับความถูกต้องของลายมือชื่อและการเปลี่ยนแปลงของเอกสารหลังลงนาม ถ้ามีลายมือชื่อหลายรายการ ให้เปิดดูแต่ละรายการ ไม่อาศัยสถานะของรายการหนึ่งแทนทั้งไฟล์ เพราะลายมือชื่อแต่ละรายการสัมพันธ์กับช่วงของเอกสารที่ลงนามต่างกัน
3. เลือก Show Signer’s Certificate เพื่อดูเจ้าของใบรับรอง ผู้ออกใบรับรอง และช่วงเวลาที่ใบรับรองมีผล เปรียบเทียบชื่อเจ้าของใบรับรองกับผู้ออกเอกสารที่ควรเป็น และดูวันที่ลงนามในรายละเอียดของโปรแกรมแยกจากวันที่ที่พิมพ์เป็นเนื้อหาบนหน้า หากมีข้อมูลการประทับรับรองเวลา ให้ดูด้วยว่าโปรแกรมแสดงสถานะของเวลานั้นอย่างไร

สถานะลายมือชื่อมีความหมายเฉพาะกับไฟล์ที่เปิดอยู่ การส่งภาพหน้าจอของหน้าเอกสาร การพิมพ์แล้วสแกนกลับเป็น PDF หรือการสร้าง PDF ใหม่จากไฟล์เดิม อาจไม่พาข้อมูลลายมือชื่อดิจิทัลติดมาด้วย ผู้รับจึงควรเก็บไฟล์ที่ได้รับจากช่องทางของผู้ออกไว้และใช้ไฟล์นั้นตรวจ หากต้องส่งต่อเพื่อให้ผู้อื่นตรวจ ก็ควรส่งไฟล์ต้นฉบับแทนภาพของหน้าผลตรวจ

เมื่อโปรแกรมแสดงว่าไม่น่าเชื่อถือ ให้อ่านเหตุผลใน Signature Properties ก่อนตัดสินว่าเกิดอะไรขึ้น คู่มือภาษียกกรณีไฟล์ถูกแก้หลังลงนามและกรณีกระบวนการลงลายมือชื่อผิดพลาดไว้เป็นตัวอย่าง อีกกรณีที่ต้องแยกออกมาคือ PDF ไม่มีลายมือชื่อดิจิทัลให้ตรวจตั้งแต่แรก ซึ่งโปรแกรมจะไม่แสดงแถบสถานะลายมือชื่อ การขอไฟล์ต้นฉบับจากผู้ออกช่วยให้ตรวจได้ว่าปัญหาอยู่ที่ไฟล์ที่ส่งมา หรืออยู่ที่ลายมือชื่อในเอกสารจริง

อ่านผลจากพอร์ทัลโดยดูสิ่งที่ตรวจจริง

สำหรับไฟล์ภาษี PDF ระบบ TEDA ให้เลือกไฟล์และสั่งตรวจ จากนั้นเปิดรายละเอียดผล PDF Digital Signature แทนการหยุดที่ข้อความสรุป «น่าเชื่อถือ» รายละเอียดผลมีหน้าที่ช่วยดูสถานะลายมือชื่อและไฟล์ที่ส่งตรวจ หากไฟล์ถูกแก้หลังลงนาม ผลอาจออกมาไม่น่าเชื่อถือ แต่สถานะที่ผ่านก็ยังไม่บอกว่าจำนวนเงินหรือชื่อผู้ซื้อในใบกำกับภาษีตรงกับธุรกรรมจริง

TEDA ยังรองรับการตรวจไฟล์ XML ของเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วย แต่หน้าผลและโครงสร้างข้อมูลที่ตรวจต่างจาก PDF การตรวจโครงสร้างของข้อมูลช่วยบอกว่าไฟล์อยู่ในรูปแบบที่ระบบรับได้ ส่วนการตรวจลายมือชื่อช่วยบอกความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลกับผู้ลงนาม คำว่า «ถูกต้อง» ในผลด้านโครงสร้างจึงต้องอ่านตามหัวข้อที่ระบบแสดง ไม่ควรนำไปตีความว่าเจ้าหน้าที่ได้ตรวจข้อเท็จจริงของรายการซื้อขายทุกช่องแล้ว

บริการหนังสือรับรองภาษาอังกฤษมีทางเข้าที่ต่างกันสำหรับหมายเลขอ้างอิงกับไฟล์ PDF หากได้รับเลขอ้างอิง ให้กรอกในช่องค้นหนังสือรับรองและอ่านรายการที่ระบบคืนมา หากได้รับ PDF อิเล็กทรอนิกส์ ให้ใช้ช่องตรวจลายเซ็นดิจิทัลเพื่อดูผลเกี่ยวกับไฟล์หลังลงนาม เมื่อมีทั้งสองอย่าง ให้เทียบรายการที่ระบบแสดงกับชื่อและข้อมูลสำคัญในไฟล์ วิธีนี้ช่วยตรวจทั้งความสัมพันธ์กับรายการของผู้ออกและสภาพของไฟล์ที่ผู้รับถืออยู่

พอร์ทัลสำหรับ Digital Transcript เป็นอีกบริการเฉพาะเอกสารการศึกษา หากระบบไม่รับไฟล์ อย่าแปลผลการอัปโหลดที่ไม่สำเร็จเป็นคำตัดสินเกี่ยวกับผลการเรียน ให้ตรวจว่ากำลังส่งไฟล์ต้นฉบับชนิดที่บริการรองรับ และตรวจช่องทางที่สถาบันผู้ส่งแจ้งไว้ก่อน ปัญหาการรับไฟล์กับความถูกต้องของข้อความในทรานสคริปต์เป็นคนละเรื่องกัน เช่นเดียวกับกรณีที่เปิดเอกสารในโปรแกรมอ่าน PDF แล้วไม่พบรายการลายมือชื่อ

เหตุใดผลที่น่าเชื่อถือจึงยังไม่รับรองเนื้อหา

ลายมือชื่อดิจิทัลผูกข้อมูลในไฟล์กับใบรับรองของผู้ลงนามและใช้ตรวจว่าข้อมูลส่วนที่ลงนามเปลี่ยนไปหรือไม่ ผลที่น่าเชื่อถือจึงมีประโยชน์มากเมื่อผู้รับต้องแยกไฟล์ต้นฉบับออกจากไฟล์ที่ถูกแก้ระหว่างทาง แต่ระบบไม่ได้ไปตรวจหลักฐานซื้อขาย สถานะทางธุรกิจ หรือผลการเรียนที่ใช้สร้างข้อความตั้งแต่ก่อนลงนาม หากข้อมูลต้นทางผิดตั้งแต่แรก ไฟล์อาจยังผ่านการตรวจลายมือชื่อได้

ความต่างนี้เห็นได้ชัดในใบกำกับภาษี สมมติว่าผู้ขายลงนามใน PDF ที่พิมพ์ยอดเงินผิดและไม่มีใครแก้ไฟล์ภายหลัง การตรวจลายมือชื่ออาจแสดงว่าไฟล์ยังคงสภาพตามที่ลงนามไว้ ขณะที่ยอดเงินยังต้องแก้กับผู้ขาย ตัวอย่างนี้เป็นเพียงสถานการณ์สมมติ แต่แสดงขอบเขตของเครื่องมือได้ตรงจุด: มันตรวจความสัมพันธ์ของลายมือชื่อกับข้อมูลที่มีอยู่ในไฟล์ ไม่ได้เปรียบเทียบข้อมูลนั้นกับคำสั่งซื้อหรือหลักฐานการชำระเงินของผู้รับ

ในหนังสือรับรอง ผลตรวจ PDF บอกความน่าเชื่อถือของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับ ส่วนผลจากเลขอ้างอิงช่วยตรวจรายการหนังสือรับรองกับบริการของผู้ออก คำถามว่าข้อความใดตรงกับความต้องการของคู่สัญญา ยังต้องอ่านตัวเอกสารและรายการที่ระบบแสดง สำหรับ Digital Transcript ลายมือชื่อที่ผ่านช่วยยืนยันสายทางของเอกสาร แต่ผู้รับยังต้องดูว่าเป็นทรานสคริปต์ของผู้สมัครรายที่กำลังพิจารณา และข้อมูลการศึกษาที่ต้องใช้ปรากฏครบหรือไม่

ข้อมูลใดต้องตรวจเองก่อนใช้เอกสาร

หลังตรวจลายมือชื่อ ให้เทียบเนื้อหากับหลักฐานที่ผู้รับมีอยู่จริง ไม่ต้องตรวจทุกตัวอักษรด้วยวิธีเดียวกัน ให้เริ่มจากข้อมูลที่มีผลต่อการจ่ายเงิน การยื่นภาษี การทำสัญญา หรือการรับรองคุณสมบัติ หากข้อมูลสำคัญขัดกัน ให้สอบถามผู้ออกผ่านช่องทางทางการและระบุไฟล์หรือหมายเลขอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง การตรวจเนื้อหาเป็นงานคนละส่วนกับการกดปุ่มตรวจลายมือชื่อ

• เอกสารภาษี: เทียบชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่ค้า วันที่ รายการสินค้าและบริการ ยอดเงิน และภาษีกับคำสั่งซื้อ หลักฐานรับสินค้า หรือหลักฐานชำระเงินที่มีอยู่ หากรายละเอียดไม่ตรง ให้ขอให้ผู้ออกตรวจรายการก่อนนำเอกสารไปใช้ แม้สถานะลายมือชื่อจะผ่านแล้วก็ตาม
• หนังสือรับรองนิติบุคคล: เทียบชื่อนิติบุคคล เลขอ้างอิง และข้อความที่ต้องใช้ในธุรกรรมกับรายการจากช่องตรวจหนังสือรับรอง อย่าอาศัยเพียงชื่อไฟล์หรือข้อความที่ผู้ส่งพิมพ์ประกอบมา เพราะข้อมูลเหล่านั้นแยกจากผลตรวจของบริการผู้ออก
• Digital Transcript: เทียบชื่อเจ้าของเอกสาร สถาบัน รายวิชา ผลการเรียน และข้อมูลที่จำเป็นต่อการสมัครหรือการรับรองคุณสมบัติ หากข้อสงสัยอยู่ที่ข้อมูลการศึกษา ให้ติดต่อสถาบันผู้ออก ไม่ใช่พยายามแก้ข้อความใน PDF ที่ลงนามแล้ว

หากปัญหาอยู่ที่สถานะลายมือชื่อหรือไฟล์ถูกแก้หลังลงนาม ให้ขอไฟล์ต้นฉบับใหม่จากผู้ออกก่อนใช้เอกสาร หากลายมือชื่อผ่านแต่ข้อมูลธุรกรรมหรือข้อมูลบุคคลผิด ให้ขอผู้ออกตรวจและออกเอกสารที่มีข้อมูลถูกต้อง การแยกสองกรณีนี้ช่วยให้แจ้งปัญหาได้ตรงจุด และลดโอกาสนำไฟล์ที่ดูน่าเชื่อถือแต่มีรายละเอียดผิดไปใช้ตัดสินใจ