Zamknuté bunky v Google Sheets nezastavia kópiu

Vybrané bunky v Google Sheets ochránite cez Údaje → Chránené hárky a rozsahy a určíte, kto ich smie upravovať. Podľa návodu Google na ochranu hárkov môže editor aj pri chránenom hárku vytvoriť jeho kópiu. Ak má nastavenie úpravy skutočne obmedziť, vyberte povolenie pre konkrétnych ľudí, nie iba upozornenie pred zmenou.

Ak má príjemca tabuľku len čítať, priraďte mu rolu diváka. Kopírovanie, tlač a sťahovanie obmedzíte osobitne cez Zdieľať → Nastavenia, ako uvádza postup Google pre spoluprácu v Sheets. Ochrana rozsahu teda rieši zmeny v pôvodnej tabuľke; nastavenia zdieľania riešia prístup k súboru a dostupnosť jeho ďalších funkcií.

Ako ochrániť vybrané bunky

Na počítači otvorte tabuľku a označte bunky, ktoré spolupracovníci nemajú meniť. V ponuke Údaje otvorte Chránené hárky a rozsahy.
Pridajte ochranu a vyberte rozsah. Skontrolujte jeho adresu, najmä ak sú dôležité bunky na viacerých miestach hárka. Ak má byť chránený celý hárok, vyberte hárok namiesto rozsahu.
Otvorte nastavenie povolení a zvoľte obmedzenie osôb, ktoré smú obsah upravovať. Môžete ponechať úpravy iba sebe alebo určiť konkrétnych ľudí. Voľba upozornenia úpravu nezakáže: používateľ ju môže potvrdiť a pokračovať.
Nastavenie uložte. V prehľade chránených rozsahov si skontrolujte, či zahŕňa všetky zamýšľané bunky a či povolenie nedostal niekto, kto ich má iba čítať.

Pri tabuľke, do ktorej tím vypĺňa len vstupné polia, môže byť jednoduchšie chrániť celý hárok a povoliť úpravy vybraných buniek ako výnimku. Pri ochrane samostatného rozsahu myslite na bunky mimo neho: napríklad nový stĺpec s ďalším vzorcom nebude chránený len preto, že patrí k rovnakému výpočtu. Po rozšírení tabuľky preto skontrolujte, či rozsah stále zodpovedá jej obsahu.

Vlastník môže chránené bunky upravovať aj vtedy, keď ochranu nastavil iný editor. Ochrana tiež nefunguje ako heslo k obsahu. Ak položku pre chránené hárky a rozsahy nevidíte, súbor možno upravujete v pôvodnom formáte Microsoft Office; na použitie tejto funkcie ho treba previesť na Google Sheets.

Kde obmedziť kopírovanie a sťahovanie

Najprv v okne Zdieľať skontrolujte, kto má k tabuľke prístup. Pri údajoch určených konkrétnym ľuďom zvoľte obmedzený všeobecný prístup a pozvite ich jednotlivo. Odkaz prístupný každému, kto ho získa, rozširuje okruh ľudí, ktorí môžu údaje vidieť, bez ohľadu na ochranu buniek.

Potom otvorte Nastavenia zdieľania a podľa potreby odškrtnite možnosti sťahovania, kopírovania a tlače pre príslušné skupiny. Návod Google Drive na správu prístupu uvádza osobitnú voľbu pre editorov a voľbu pre komentátorov s divákmi. V tom istom dialógu možno editorom odobrať aj možnosť meniť oprávnenia a ďalej zdieľať súbor. Skontrolujte obe skupiny, ak sú v tabuľke zastúpené; nastavenie jednej samo neurčuje práva druhej.

Prístup zdedený zo zdieľaného priečinka môže rozhodnutie pri jednotlivom súbore obmedziť. Ak má človek právo editora k nadradenému priečinku, nemožno mu iba pri tabuľke prideliť nižšiu rolu diváka. V takom prípade zmeňte oprávnenie priečinka alebo presuňte súbor do priečinka s užším prístupom. Obmedzenie kopírovania v službe navyše nezaručí dôvernosť údajov, ktoré príjemca vidí: obsah si môže zaznamenať aj iným spôsobom.

Kombinácia nastavení podľa roly

Rolu vyberajte podľa práce, ktorú má človek v pôvodnej tabuľke vykonať. Ochranu rozsahu pridajte tam, kde editor smie meniť iba časť obsahu. Možnosti kopírovania a sťahovania posudzujte samostatne podľa toho, či príjemca potrebuje vlastný súbor.

Vlastník: spravuje zdieľanie a vyznačí bunky, ktorých nechcená zmena by pokazila údaje alebo výpočty. Pri ich ochrane určí, ktorí editori ich môžu meniť. Následne rozhodne, či editori a ľudia s právom čítania potrebujú sťahovať, tlačiť alebo kopírovať tabuľku.
Editor: túto rolu dostane človek, ktorý musí zapisovať do povolených buniek. Vzorce alebo schválené hodnoty chráňte rozsahom s presne určenými oprávnenými osobami. Ak nemá vytvárať kópie ani súbor ďalej zdieľať, upravte aj príslušné nastavenia zdieľania; ochrana buniek tieto oprávnenia nenahrádza.
Komentátor: môže pripomienkovať bez úpravy buniek, takže ochranu rozsahu kvôli jeho vlastným úpravám nepotrebujete. Ak potrebuje len komentovať pôvodný súbor, môžete pre skupinu komentátorov a divákov vypnúť možnosti stiahnutia, tlače a kopírovania.
Divák: môže obsah čítať, ale nie upravovať ani komentovať. Pri tabuľke určenej len na nahliadnutie mu nedávajte rolu editora; podľa potreby obmedzte aj dostupnosť kópie. Ak niektoré údaje nemá vôbec vidieť, vytvorte preňho samostatný súbor bez nich. Skrytie hárka nestačí, pretože divák s možnosťou vytvoriť kópiu môže skrytý hárok v kópii odkryť.

Skúška cez druhý účet

Po nastavení otvorte tabuľku z druhého účtu s rolou editora. Skúste upraviť povolenú aj chránenú bunku: pri prvej má byť úprava možná, pri druhej sa má prejaviť zvolené obmedzenie alebo upozornenie. Skontrolujte tiež, či účet dokáže vytvoriť kópiu alebo súbor stiahnuť, ak ste mu tieto možnosti chceli odobrať. Skúška z účtu vlastníka by práva príjemcu neukázala.

Osobitne sa prihláste ako divák alebo komentátor a overte dostupné voľby kopírovania, tlače a sťahovania. Pozrite sa aj na samotný obsah: ak účet vidí údaje, ktoré poznať nemá, zmena roly ani vypnutie kopírovania tento problém nevyrieši. Prístup k takým údajom treba upraviť pri zdieľaní alebo ich z poskytovaného súboru odstrániť.

Prečítajte si aj: