BambooHR či Personio: mzdové limity pre slovenský tím

Pre firmu so zamestnancami na Slovensku je Personio vhodnejší kandidát, ak má HR systém pripraviť údaje pre miestnu mzdovú účtovníčku. Jeho predbežná príprava miezd umožňuje odovzdať export externému účtovníkovi alebo mzdovému softvéru. Samotný výpočet slovenskej mzdy, odvodov a zákonných výstupov zostáva úlohou miestneho spracovateľa.

Podľa cenníka BambooHR je jeho vlastný mzdový doplnok určený iba zamestnancom v USA; karta plánu Core ukazuje 10 USD mesačne za zamestnanca, no cenové FAQ pri tímoch nad 25 ľudí uvádza začiatok na 10,25 USD a pri menších tímoch paušál 250 USD mesačne. BambooHR môže viesť personálne údaje slovenského tímu, mzdy však musí vypočítať ďalší systém alebo účtovník. Rozdiel medzi produktmi je teda najmä v pripravenosti odovzdať mzdové podklady, nie v dostupnosti hotových slovenských miezd.

Mzdy: čo sa dostane k účtovníkovi

Dochádzka a absencie slovenského tímu vstupujú do podkladov pre miestne spracovanie miezd.

Personio môže zhromaždiť údaje o zamestnancoch, odmeňovaní a absenciách pred mzdovou uzávierkou. Pri slovenskom tíme má tento postup hodnotu vtedy, keď export obsahuje práve polia, členenie a obdobia, ktoré prijíma jeho mzdový program. Predpripravený súbor sám nezaručuje správny výpočet: niekto musí rozhodnúť, ako sa doň premietne nástup uprostred mesiaca, zmena úväzku, práceneschopnosť či variabilná odmena.

Porovnanie Personio opisuje prípravu podkladov pre externé mzdové nástroje a jeho vlastné spracovanie miezd označuje za dostupné v Nemecku. Zároveň predstavuje pracovné nastavenia pre Spojené kráľovstvo, Írsko a širšiu Európu. To je užitočný rámec pre medzinárodné HR, ale slovenský zamestnávateľ potrebuje pri ukážke vidieť konkrétny export, nie predpokladať miestnu mzdovú funkcionalitu z európskeho zamerania produktu.

Pri BambooHR je cesta k slovenským mzdám od začiatku externá. Firma potrebuje určiť, ktoré zmeny sa z HR evidencie prenesú do mzdového programu, kto skontroluje rozdiely a kto opraví chýbajúci údaj pred uzávierkou. Ak je pre tím dôležitá najmä evidencia zamestnancov, prijímanie ľudí a žiadosti o voľno, táto hranica nemusí výber vylúčiť. Musí však byť započítaná do práce účtovníka aj do nákladov na prepojenie.

Uloženie dát a slovenské pracovné pravidlá

Slovenský zákazník porovnáva Frankfurt pri Personio a írske dátové centrum medzi možnosťami BambooHR.

Personio uvádza uloženie dát vo Frankfurte. BambooHR vo svojich bezpečnostných informáciách uvádza dátové centrá v USA, Kanade alebo Írsku podľa zákazníka a okolností. Americký pôvod BambooHR preto sám neurčuje, kde budú uložené údaje konkrétnej slovenskej firmy. Zmluva má pomenovať jej dátovú lokalitu, prístup podpory a podmienky prípadného prenosu k ďalším spracovateľom.

Pri oboch produktoch je dôležité oddeliť miesto uloženia od použiteľnosti nastavení. Európske dátové centrum neurčuje nárok na dovolenku, spôsob prenosu jej zostatku ani kalendár sviatkov pre slovenské pracovisko. Firma potrebuje vedieť, či vie tieto pravidlá nastaviť pre jednotlivé skupiny zamestnancov a kto bude udržiavať nastavenia pri zmene interných podmienok. Rovnako treba určiť, ktoré údaje môže vidieť nadriadený, personalista a externý mzdový spracovateľ.

Absencie, schvaľovanie a doplnky v bežnom cykle

Rozdiel medzi zoznamom funkcií a použiteľným postupom sa ukáže pri jednej absencii. Zamestnanec ju zadá, nadriadený schváli, HR vidí správny zostatok a účtovník dostane správny typ neprítomnosti za správne obdobie. Pri ukážke má zmysel doplniť zastupovanie schvaľovateľa a opravu už schváleného záznamu: práve tam môže vzniknúť ručné prepisovanie medzi systémami.

Pri BambooHR treba rozlišovať evidenciu voľna v základnom pláne od rozšírenej evidencie pracovného času, ktorá sa predáva ako doplnok. Personio zahŕňa evidenciu času a predbežnú prípravu miezd do základného balíka. Pre slovenský tím je podstatné, ktoré údaje z týchto častí skutočne prejdú do jeho mzdového exportu a či na to stačí nastavenie, alebo treba ďalšiu integráciu.

Ak firma prevádzkuje viac právnych subjektov, potrebuje oddeliť ich schvaľovanie, prístupy a mzdové podklady. Treba si nechať ukázať, či sa zamestnanci priraďujú k správnemu subjektu a či účtovník dostane samostatné výstupy. Takáto skúška dá konkrétnejšiu odpoveď než všeobecné tvrdenie o automatizácii: ukáže, kde postup končí a kto preberá zodpovednosť za ďalší krok.

Cena pri raste zahŕňa aj odovzdanie miezd

Pri raste nad 25 zamestnancov sa cenník BambooHR Core mení z mesačného paušálu na cenu za zamestnanca.

Úvodná sadzba BambooHR nevyjadruje celý účet slovenského zamestnávateľa. Pri malej firme rozhoduje mesačný paušál, pri väčšej cena podľa počtu zamestnancov a prípadná objemová zľava. K tomu môže pribudnúť platená evidencia času, integrácia a miestny mzdový partner. Rozdiel medzi cenou na karte Core a cenou vo FAQ je dôvod vyžiadať si ponuku pre skutočný počet ľudí a presný rozsah služieb.

Cenová stránka Personio smeruje k individuálnej ponuke podľa počtu zamestnancov a vybraných aplikácií. Základný Core zahŕňa predbežnú prípravu miezd, evidenciu času a automatizáciu; Core Pro pridáva okrem iného širšiu správu právnych subjektov a prístup k API pre vlastné integrácie. Personio uvádza aj jednorazový poplatok pri zriadení účtu a pri ročnom predplatnom minimálne dvanásťmesačné trvanie. Cena náboru, riadenia výkonu či ďalších aplikácií závisí od konkrétnej ponuky.

Porovnateľná kalkulácia preto musí mať pri oboch dodávateľoch rovnaký počet zamestnancov, rovnaké požadované funkcie a rovnaký plán rastu. K predplatnému treba pripočítať zavedenie, úpravu exportu, údržbu prepojenia a prácu pri každej mzdovej uzávierke. Lacnejší HR balík môže vyžadovať viac ručnej práce; drahšia ponuka zase nemusí priniesť nič, čo slovenský účtovník dokáže priamo použiť.

Čo žiadať na predajnej ukážke

Ukážka má prejsť anonymizovaným scenárom z firmy: nástup, zmena úväzku, schválená neprítomnosť a odovzdanie podkladov účtovníkovi. Výsledkom má byť súbor alebo prepojenie, ktoré vie miestny mzdový spracovateľ prijať. Dodávateľ by mal pri každom kroku povedať, čo zvládne základný balík, čo vyžaduje vyšší plán a čo zostáva na účtovníkovi.

Mzdy: Ktoré položky odmien, absencií a času vstúpia do exportu? Dá sa formát prispôsobiť nášmu mzdovému programu a kto ho udržiava?
Pravidlá: Ako sa nastavia slovenské sviatky, dovolenka, rôzne úväzky a zastupovanie pri schvaľovaní? Možno pravidlá oddeliť podľa pracoviska alebo právneho subjektu?
Dáta: Kde budú uložené naše údaje, kto k nim získa prístup a v akom použiteľnom formáte ich dostaneme pri odchode zo služby?
Cena: Koľko stojí dnešný aj plánovaný tím vrátane zavedenia, doplnkov, integrácií, podpory a externého spracovania miezd?

Ak firma potrebuje najmä čisté podklady pre slovenského účtovníka, Personio má na tento spôsob práce priamejšie pripravený postup. Ak jej stačí HR evidencia a mzdové údaje už spoľahlivo preberá iný systém, BambooHR môže zostať v užšom výbere. O voľbe rozhodne použiteľný výstup pre konkrétny slovenský mzdový proces a celková cena jeho prevádzky.

Prečítajte si aj: