Внедрение системы KPI: этапы, примеры, процесс и оценка эффективности

Здравствуйте, друзья!

Внедрение системы KPI — важный шаг для компании в направлении повышения эффективности каждого сотрудника и предприятия в целом.

Западные компании давно применяют систему ключевых показателей для мотивации сотрудников. В России пока только крупные организации начинают постепенно внедрять подобный подход, и не всегда делают это правильно.

Грамотно выстроенная система KPI позволяет оптимально настроить работу организации, всех её отделов и каждого сотрудника в отдельности.

Она позволяет:

1. выяснить цели компании и донести их до сотрудников;
2. мотивировать коллектив на достижение целей и качественное выполнение возложенных обязанностей;
3. увеличить рост показателей предприятия в конечном итоге.

Почему KPI — не панацея

Однако не стоит воспринимать KPI как универсальное решение всех проблем. Недостаточно просто «задать планку» для каждого сотрудника, привязать к ней оплату труда и наблюдать, как люди «прыгают выше головы» в погоне за премией. Внедрение KPI — это сложный и длительный процесс, требующий значительных временных и ресурсных затрат как от руководителя, так и от команды. Вся компания должна быть вовлечена в разработку системы ключевых показателей — только так удастся избежать эффекта «отторжения новизны» и обеспечить максимально адекватное восприятие новой схемы работы.

KPI лучше всего вводить постепенно. Наблюдайте за реакцией сотрудников: если отношение к идее негативное, не стоит спешить. Сначала проведите обширную разъяснительную работу и обучение. Только когда персонал будет благосклонно относиться к изменениям и понимать их необходимость, система принесёт ощутимый результат.

---

Определение ключевых показателей

Очень важно разработать такие KPI, которые будут напрямую соотноситься с главными целями компании и при этом оставаться реально достижимыми. Показатели должны быть такими, на которые сотрудник может влиять самостоятельно. Нет смысла ставить цели, не зависящие от действий человека, — например, количество звонков с сайта для отдела продаж (для отслеживания подключите коллтрекинг). Это KPI для маркетолога или SEO-специалиста.

Подумайте, какую роль играет сотрудник в компании и что именно вы хотите, чтобы он выполнял лучше. Это и может стать основой для KPI. У каждого сотрудника должны быть свои индивидуальные показатели эффективности.

Для сотрудника отдела продаж это будут: количество исходящих звонков, размер среднего чека, заключённые сделки, количество отправленных коммерческих предложений.

KPI юриста — количество выигранных дел и сохранённых благодаря этому средств компании.

Работу маркетолога можно оценивать по доле рынка, занимаемой предприятием, количеству привлечённых клиентов и ROI.

Для SEO-специалиста ключевыми показателями могут быть позиции сайта, ROI и количество заявок с сайта.

Разрабатывая KPI, крайне важно грамотно прописать формулы расчёта, разъяснить их и согласовать с каждым сотрудником. Нужно добиться чёткого понимания, за что и как будет начисляться заработная плата. Человек должен видеть, на что он может повлиять, чтобы заработать больше и улучшить результаты компании.

---

Этапы внедрения KPI

Внедрение системы ключевых показателей проходит в несколько этапов.

1. Разработка KPI в привязке к целям и общей стратегии компании

На этом этапе нужно определить общие цели компании. Это может быть выход в топ-10 компаний в своей нише в регионе, определённый оборот продаж, выход на международный рынок и другие ориентиры. После определения целей их следует разделить на приоритетные и второстепенные, иначе усилия сотрудников могут быть направлены не в то русло.

Привлекайте к созданию пирамиды целей руководителей отделов и сотрудников. Чем больше людей вовлечено в процесс, тем лучше. Чем больше информации вы соберёте и прислушаетесь к мнению команды, тем выше вероятность, что цели окажутся реальными и достижимыми.

В качестве примера рассмотрим отдел продаж. Обсудите с руководителем и сотрудниками, насколько реально увеличить объём продаж на X процентов. Для этого каждому сотруднику нужно увеличить средний чек на X и количество звонков клиентам. Определите конкретные, не оторванные от реальности цифры — они и станут KPI для сотрудников данного отдела.

2. Внедрение в процесс и объяснение сотрудникам

Внедрение системы следует начинать с объяснения сотрудникам, зачем она нужна. Если просто ввести ключевые показатели «сверху», можно столкнуться с непониманием и отторжением. Когда мнение команды не учитывается и людей ставят перед фактом, создать сильный коллектив и достичь поставленных целей не получится.

Разрабатывая стратегию, вы уже учли пожелания сотрудников. Теперь остаётся постепенно вводить новую схему работы. Каждого нового сотрудника при трудоустройстве нужно ознакомить с системой оценки эффективности, объяснить значение каждого показателя.

3. Контроль

Следующий важный вопрос — как определять эффективность сотрудников, контролировать и вести учёт ключевых показателей. Только так можно справедливо оплачивать их работу. Придётся регулярно считать и учитывать конкретные KPI: количество звонков в день для отдела продаж, количество единиц продукции для производственного отдела и т. д.

Поэтому необходимо продумать и внедрить систему отчётности, а также автоматизировать процесс учёта показателей.

Проще всего сделать это с помощью специального программного обеспечения. Для отдела продаж отлично подойдёт CRM-система: каждый сотрудник сможет фиксировать данные о клиентах, звонках и результатах переговоров. При создании продукта обычно используют системы управления проектами. При наличии сильного IT-отдела можно разработать собственное решение на базе Excel. Также можно выбрать удобный трекер для командной работы — их на рынке представлено множество.

Идеальное решение должно:

1. обеспечивать контроль работы каждого сотрудника;
2. собирать данные в едином формате и сводить их в одну базу;
3. помогать рассчитывать заработную плату.

4. Анализ эффективности и доработка

Если всё сделано правильно, каждый сотрудник сможет отслеживать свои показатели и видеть взаимосвязь между ними и размером заработной платы.

Анализируйте эффективность подчинённых. Правильно настроенная система оценки KPI позволит не только подводить итоги в конце месяца или квартала, но и замечать несостыковки уже в процессе работы. Ваша задача как руководителя — вовремя выявлять такие проблемы и устранять их.

Если сотрудник показывает слабые результаты, это ещё не повод сразу увольнять его или лишать премии. Рассмотрите возможность повышения квалификации, обучения или дополнительного разъяснения системы работы в компании.

Также периодически необходимо пересматривать ключевые показатели для каждого сотрудника. Это можно делать ежемесячно при расчёте заработной платы. Некоторые показатели могут утратить актуальность, другие — изменить вес, или потребуется скорректировать количественные значения. Эту задачу можно поручить сотруднику отдела кадров.

Обязательно давайте обратную связь. Сотрудник должен понимать, какие действия приводят к положительному результату, а какие — нет. Со временем возможно разработать индивидуальную программу развития для каждого члена команды. Постепенно станет ясно, кто уже готов к повышению, а кому, возможно, не место в компании.

---

Расчёт заработной платы с учётом KPI

Внедрение системы KPI обязательно должно отразиться на порядке начисления заработной платы. Обычно используется следующая схема: зарплата делится на оклад и бонусы. Оклад сотрудник получает в любом случае, независимо от достижения показателей. А вот размер премиальной части напрямую зависит от усилий сотрудника и количества достигнутых KPI.

Распространённые ошибки при введении KPI и изменении расчёта зарплаты:

1. при введении KPI зарплата урезается. Если сотрудник получал 15 000 рублей, а после введения системы его оклад снизился до 10 000 рублей, а остальное нужно ещё заработать — это слабо мотивирует человека не только работать, но и оставаться в компании. Перед внедрением KPI важно продумать бюджет и заложить дополнительные средства на премирование;
2. незначительный размер премии или, наоборот, слишком маленький оклад. В первом случае у сотрудника слабая материальная мотивация работать качественно, во втором — тоже, ведь при невыполнении показателей человек останется без средств. Это отпугивает и потенциальных кандидатов. Идеальное соотношение — 75 % оклад и 25 % премия.

Можно использовать для расчёта следующую формулу:

И всегда выполняйте свои обещания. Если человек заработал премию — он должен её получить в любом случае.

Внедрение системы KPI — долгий и кропотливый процесс. Он требует не только времени, но и ресурсов — моральных и материальных. Зато уже через некоторое время, после периода адаптации, вы увидите качественный и количественный рост компании. Сразу станет видно, какие сотрудники являются балластом, а те, кто хорошо выполняет свою работу, будут вознаграждены по заслугам. И самое главное — все будут понимать общую цель компании и вносить свой вклад в её достижение.

До новых встреч!