Удаленная работа: на что обращать внимание в трудовом договоре

Здравствуйте!

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, которые расширили понятие и регулирование удаленной работы. Разбираемся, что это такое, какие есть особенности и на что обращать внимание в трудовом договоре.

Как было раньше

Работу дистанционных или удаленных работников регулирует глава 49.1 ТК. Она действовала и до 2021 года.

Но раньше по ее правилам заключить трудовой договор о дистанционной работе можно было только с компьютерным надомником, то есть с сотрудником, работа которого связана только с использованием ПК и интернета, например программистом.

А все другие работники, кто общается с клиентами или часто выезжает по делам из офиса, например менеджеры по обслуживанию клиентов, агенты, дистрибьюторы, считаться удаленными по закону не могли.

По факту сотрудники многих компаний работали удаленно. Просто формально они были вне закона. А когда началась пандемия коронавируса и все массово начали работать из дома, то власти решили актуализировать Трудовой кодекс.

Что изменилось

Теперь согласно закону удаленка ― это любая работа, которая выполняется вне места нахождения работодателя, если для связи компания и сотрудник используют интернет и любые другие общедоступные каналы связи, например телефон или мессенджеры. Например, преподаватель, который читает лекции непосредственно в аудитории, это обычный работник. А если он читает лекции по Zoom в онлайн-школе, то это дистанционный сотрудник.

Удаленка бывает нескольких видов:

• постоянная ― это когда работник и компания договорились, что человек вообще не будет появляться в офисе;
• временная ― устанавливается не больше чем на полгода, после этого работник должен ежедневно приходить на работу;
• периодическая ― это когда часть времени сотрудник работает в офисе, а часть — из дома, например два дня в неделю — в офисе, а остальное время — из дома.

Об этих условиях обычно договариваются перед заключением трудового договора, на этапе собеседований. Эта договоренность фиксируется в оффере — оформленном в текстовом виде предложении работодателя — либо уже позже, при заключении трудового договора. На этапе переговоров можно заранее согласовать и условия соцпакета, которые часто бывают у офисных сотрудников. Например, если в офисе есть бесплатные обеды, договориться, что работодатель компенсирует их определенной доплатой к зарплате. 

Есть еще один вариант: когда сотрудники переводятся на удаленку без их согласия. Такое бывает в исключительных ситуациях, когда в опасности жизнь и здоровье людей, например аварии, несчастные случаи на производстве, эпидемии. Например, во время пандемии коронавируса возрастных работников переводят на удаленку. 

Порядок такого перевода на удаленку следующий. Работодатель должен оформить локальный акт, например приказ о переводе.

В нем должны быть указаны:

• причина перевода на удаленку;
• список работников, которых переводят на работу из дома, — можно указать даже целые отделы, самим сотрудникам не придется оформлять допсоглашение к договору;
• срок, на который устанавливают удаленку, — он должен совпадать с продолжительностью причины, из-за которой удаленка устанавливается. Причиной может быть распространение опасной инфекции или техногенная катастрофа, а сроки ограничений обычно устанавливаются местными органами власти, например мэрией Москвы. Если нет понимания, когда ситуация улучшится, то в документе обычно указывают что-то вроде «до нормализации обстановки». В таком случае придется отслеживать публикацию новых постановлений, которые разрешат вернуться к обычному режиму работы;
• порядок обеспечения работников необходимой техникой для работы. Если работодатель не передает сотрудникам компьютеры, принтеры, ПО и все, что нужно для работы, то в приказе обязательно должен быть указан порядок компенсации за то, что им придется использовать личную технику. Как правило, это денежная компенсация.

Так выглядит приказ о переводе сотрудников на удаленную работу

Как заключается трудовой договор об удаленной работе

Трудовой договор об удаленной работе можно подписать в офисе работодателя. Поэтому если есть такая возможность, то это проще всего. Но если, например, вы находитесь с работодателем в разных городах, то процесс заключения трудового договора будет состоять из нескольких этапов. 

Перед заключением договора работодателю нужно направить стандартный перечень документов в электронном виде:

• паспорт;
• трудовую книжку; 
• СНИЛС;
• военный билет, если есть;
• диплом об образовании.

После этого работодатель должен ознакомить вас с локальными нормативными актами, например с должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка. Работник должен изучить эти документы в бумажном виде под подпись. Этот порядок распространяется и на тех, кто собирается работать удаленно. И если вы не можете ознакомиться с документами лично, то можно поступить так:

• работодатель направит документы на электронную почту;
• их нужно распечатать, подписать и отправить работодателю скан;
• затем бумажные документы с подписью отправить на адрес компании обычной почтой — лучше заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы быть уверенным, что работодатель их получил.

После этого можно подписывать трудовой договор. Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у вас ― усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Если такой подписи нет, нужно получить ее в одном из удостоверяющих центров.

Если после заключения трудового договора в электронном виде вы захотите получить экземпляр на бумаге, то просто направьте работодателю почтой заявление в свободной форме с просьбой направить бумажный экземпляр трудового договора по вашему адресу. В течение трех дней после получения заявления он обязан направить по вашему адресу подписанный со своей стороны экземпляр.

Что стоит проверить в договоре перед подписанием

Перед тем как подписать трудовой договор, внимательно проверьте его.

В нем должны быть указаны следующие условия:

Дистанционный характер работы. Если этого условия нет, то работодатель вправе требовать от вас нахождения в офисе в рабочее время. Лучше, чтобы договор так и назывался: «Трудовой договор о дистанционной работе».

Срок дистанционной работы. В договоре должно быть четко описано, сколько по времени действует удаленный формат работы. Если вы договорились, что все время работаете вне офиса, то в договоре указывают: 

«Работник выполняет свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя (дистанционно) на протяжении всего срока действия настоящего договора».

Если договорились, что будете чередовать удаленку с работой в офисе, то в договоре должно быть указано, в какие дни вы можете работать из дома. Например: 

«Работник выполняет трудовую функцию дистанционно периодически:

Периодичность можно устанавливать не только в течение недели, но и на бо́льшие периоды времени, например указать, что сотрудник работает дистанционно с января по май, а с июня по декабрь ― в офисе.

Место выполнения работы. Кажется, если работник работает удаленно, то неважно, где именно он это делает. Но тут есть несколько нюансов.

Пример. Олег живет в Самаре. Его позвали в московскую компанию. В трудовом договоре указали следующее: «Место работы ― ООО «Альянс». Место выполнения работником своей трудовой функции ― город Самара». Где конкретно в Самаре Олег будет работать, неважно: у себя дома или в кофейне. 

Но через полгода Олег решил переехать в Нижний Новгород, не предупредив об этом работодателя. Если его отправят в командировку в Санкт-Петербург, то в соответствии с трудовым договором компания должна оплатить билеты от Самары до Питера и обратно, а покупать билеты из Нижнего Новгорода не обязана. Из Нижнего Новгорода до Самары придется добираться за свой счет.

Если вы на удаленке и планируете путешествовать по России, то лучше в трудовом договоре указать, что местом работы является «территория Российской Федерации». При этом нужно понимать, что если вы переедете в населенный пункт, где проблемы со связью, и выполнять рабочие задачи в прежнем объеме не сможете, то вас могут уволить.

Режим работы. По общему правилу, режим рабочего времени и времени для отдыха удаленный сотрудник устанавливает для себя сам. Но по закону в трудовом договоре можно предусмотреть другой вариант, например указывают общее количество рабочих часов в неделю и время в течение дня, когда работник должен быть на связи. Также важно учитывать часовой пояс, если он отличается от часового пояса работодателя.

Пример. Работодателю Олега нет нужды в том, чтобы он постоянно находился возле компьютера и моментально отвечал на запросы. Но нужно, чтобы до него можно было дозвониться в рабочее время и чтобы он выполнял поставленные задачи в течение рабочего дня. При этом разница во времени между Москвой и Самарой — 1 час.

В трудовом договоре режим работы Олега определен так:

«Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно с учетом следующего:

• общее количество рабочих часов в неделю составляет 40 часов. Рабочие дни: с понедельника по пятницу;
• работник должен быть доступен для связи с ним по телефону в рабочие дни с 10:00 до 19:00 по московскому времени;
• задачи, поставленные работодателем, должны выполняться работником в течение рабочего дня».

Так Олег четко понимает, что если с утра ему позвонил работодатель и поставил несколько задач, которые займут у него пять часов, то в течение дня он может отлучиться и отвезти машину в техобслуживание. Но все это время он должен быть на связи на случай, если позвонят из московского офиса. 

Важно понимать, что если работник не отвечает на запросы работодателя более двух рабочих дней подряд, его можно за это уволить (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ). 

Отчетность сотрудника о проделанной работе и порядок взаимодействия с работодателем. В трудовом договоре нужно прописать, как сотрудник и компания взаимодействуют друг с другом, например по телефону, в мессенджерах или по электронной почте.

Также нужно указать, как сотрудник отчитывается о работе: как часто направляет руководству отчеты, каким способом, например по электронной почте или в CRM компании.

Отчеты могут быть ежедневными, еженедельными или раз в две недели перед выплатой зарплаты.

Пример. Олег договорился, что будет общаться с руководством по телефону и корпоративной почте. Он выполняет несколько рабочих задач ежедневно, и руководство хочет получать отчеты дважды в неделю. При этом взаимодействие должно проходить только через внутреннюю корпоративную почту. В трудовом договоре у Олега указано: 

«Взаимодействие с работником осуществляется посредством телефонной связи, а также по внутренней корпоративной электронной почте. Работник направляет отчет о выполненной работе в виде перечня выполненных рабочих задач два раза в течение рабочей недели: в среду до 18:00 по московскому времени и в пятницу до 17:00 по московскому времени. Отчеты должны направляться по внутренней корпоративной электронной почте по адресу: [email protected]».

Порядок обеспечения работника всем необходимым для работы.По умолчанию все необходимое для работы оборудование и программное обеспечение сотруднику должен предоставить работодатель.

Но работник может использовать и собственное оборудование с согласия работодателя. В этом случае компания должна выплачивать сотруднику компенсацию, а в трудовом договоре нужно предусмотреть ее размер и порядок выплаты.

Пример. Олегу для работы нужен компьютер и постоянный высокоскоростной доступ в интернет. Кроме этого, он в течение дня несколько раз звонит по рабочим вопросам в разные города России. Он договорился, что компания направит ему из Москвы рабочий ноутбук и компенсирует стоимость интернета и телефонных звонков. В трудовом договоре это описано так:

«Работник для выполнения трудовой функции обеспечивается за счет работодателя необходимой техникой, а именно ноутбуком, который будет направлен работодателем по адресу работника в срок до ____. Кроме этого, работодатель компенсирует работнику стоимость интернет-обеспечения и телефонной связи, используемых работником для выполнения трудовой функции. Размер компенсации составляет 1500 рублей в месяц, указанная сумма выплачивается работнику сверх заработной платы. Периодичность выплаты указанной компенсации: дважды в месяц по 750 рублей в дни выплаты заработной платы».

Что запомнить

1. Трудовой договор можно подписать удаленно. Для этого понадобится усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись. 
2. Перед подписанием трудового договора проверьте, чтобы там были указаны: дистанционный характер работы, срок удаленной работы, место ее выполнения, режим работы, порядок взаимодействия с работодателем и график отчетов, как и каким оборудованием компания обеспечит рабочий процесс.

До новых встреч!