Здравствуйте!
Системы тайм-менеджмента, приложения для контроля своей жизни могут быть очень удобным инструментом, но, как правило, их объединяет одна и та же проблема: они слишком сложные. Чтобы ввести их в свою жизнь, придется потратить ни один вечер на изучение правил.
Как правило, люди задумываются об особой организации своей жизни, когда уже завалены проблемами по самые уши и отчетливо понимают, что им не хватает времени. В итоге они тратят время на попытки освоить сложную многоступенчатую систему, вроде GTD Дэвида Аллена (David Allen) или пирамиды Бенджамина Франклина (Benjamin Franklin), и времени становится еще меньше, а люди испытывают закономерно разочарование.
Правило трех дел — очень простой и действенный инструмент, который вы сможете ввести в свою жизнь буквально прямо сейчас, и который поможет вам стать более продуктивным и чувствовать больше удовлетворения насчет своей продуктивности. А что это за правило, почему оно работает, и какие существуют лайфхаки в его использовании вы узнаете здесь.
О правиле трех дел
Автор концепции «правило 3-х дел» — Крис Бэйли (Chris Bailey). Он изложил свой принцип в книге «Мой продуктивный год: как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе».
В этой книге он рассказывает о своем опыте использования большинства популярных систем тайм-менеджмента. Фишка книги в том, что она написана в 2019 году. Есть и другие книги, анализирующие популярные системы, но они написаны в нулевых, хорошо, если не в девяностых, и не отвечают современным условиям, запросам современных читателей.
Книга Криса Бэйли вышла относительно недавно, и потому размышления, которыми он делится, и выводы, к которым приходит, могут быть близки вам как читателю.
В частности, он приходит к формулировке принципа трех дел.
Принцип трёх дел звучит настолько просто, что это даже немного неловко. «Решите заранее, какие три дела вы обязательно должны выполнить в течение дня и в течение недели, поскольку это для вас приоритетно».
Звучит настолько просто, что кажется смешным, я согласна. Но, на самом деле, этот принцип говорит о самом важном, что только есть в тайм-менеджменте. О приоритетах.
Дело в том, что тайм-менеджмент — это классный и удобный инструмент для управления своей жизнью. Он действительно может сделать вашу жизнь комфортнее, а вас как личность, как специалиста — успешнее и продуктивнее.
Но тайм-менеджмент — это не волшебная палочка.
Даже если вы скачаете себе Notion, Trello и AnyDo одновременно, изучите все возможные системы, разберетесь досконально со сложной структурой Getting Things Done, не будете делать ничего без тикающего таймера Помодоро на фоне — у вас в сутках все равно будет ровно двадцать четыре часа, восемь из которых вы (я надеюсь) спите. И все равно будет ограниченное количество ресурсов, которых не станет больше, как бы вы не ухищрялись.
Поэтому, как ни крутись, в управлении своей жизнью самое важное — определить, что для вас по-настоящему важно.
И я сейчас не хочу быть тем токсичным человеком, который говорит «кто хочет — ищет возможности, кто не хочет — ищет причины», мол, вы просто недостаточно сильно чего-то хотите, вот у вас и не получается. Нет, это не так. Приоритеты могут быть абсолютно любыми.
Абсолютно нормально, например, если ваш приоритет — не работа и финансы, а достаточно отдыхать, беречь здоровье и проводить больше времени с близкими. Это абсолютно нормально и правильно, если это делает вас счастливым. Правда.
Крис Бэйли и закон 3-х дел в тайм-менеджменте говорит как раз об этом. Вам не нужно гнаться за как можно большим количеством выполненных пунктов в списке дел, не нужно порхать весь день, словно пчела, не позволяя себе ни единого перерыва и постоянно что-то делая, делая, делая. Вам нужно определить, что для вас важно, и сфокусироваться на этом.
И да, здесь же начинаются проблемы: как понять, что важно, а что не очень, чем и в пользу чего пожертвовать, ведь жертвовать все равно придется. Вы, конечно, можете пытаться успеть всё на свете (работа, самообразование, время с семьей, спорт, повышение квалификации, развлечения, хобби…), но, скорее всего, ценой сна, полноценного отдыха и в конечном итоге здоровья. Ничем хорошим это не закончится.
Поэтому важно распределять приоритеты. Без этого умения остальные инструменты бесполезны.
Как именно это делать — вопрос философский и психологический. Здесь вам придется самостоятельно покопаться в себе, чтобы решить, что для вас важно.
Я лишь могу сказать: не стыдитесь. Вы — личность, ваши приоритеты имеют право на существование, даже если не согласовываются с тем, что говорит вам общество, гендерные, возрастные, социальные стереотипы или даже ваши близкие. Это ваша жизнь, ваши желания, и они могут быть абсолютно любыми.
Сам Крис Бэйли в вопросе определения приоритетов дает такой совет: представьте, что ваш день, неделя, месяц или даже год уже закончились, и вы анализируете, как они прошли. Невыполнением какой цели вы были бы расстроены больше всего? Это называется «анализ от противного»: через негативные эмоции вы сразу понимаете, что для вас важно.
Что важно знать о методе трех дел: советы, подсказки, лайфхаки
- Для того, чтобы правильно распределять приоритеты, важно всегда иметь цель.
Согласитесь, что без цели существование быстро становится бессмысленным перетеканием из одного дня в другой. Цель тонизирует, помогает собраться, сразу дает определенность, понимание, что для вас важно, а что нет. Мозг любит ощущение ясности, когда у вас есть определенная цель и четкая последовательность действий, чтобы ее добиться. В таких условиях мозг работает гораздо быстрее и производительнее.
Целью может быть что угодно. Она необязательно должна быть глобальной, амбициозной, если вы в принципе не амбициозный человек, или сейчас ощущаете в себе недостаточно ресурсов, чтобы добиваться чего-то «высокого». Каждый день ложиться спать вовремя и не брать работу домой — это тоже цель. Проводить больше времени с близкими — это тоже цель.
Помимо тонизирующего воздействия на мозг, цель нужна по двум причинам.
- Во-первых, она задает критерии, по которым вы понимаете, какие три дела вам нужно выполнить. Критерий такой: приближает ли это действие меня к моей цели.
- Во-вторых, она задает критерии вашей продуктивности. Выше я уже говорила о вредности установки «как можно больше вычеркнутых пунктов в списке дел». На самом деле, излишняя продуктивность может быть даже проявлением прокрастинации.
Вам, возможно, знакомо это ощущение, когда не хочется приступать к какому-то делу, и вы делаете что угодно, лишь бы не его. И вот вы перемыли всю посуду, окна, полы, выкинули мусор, посадили сорок розовых кустов, познали самое себя — но в этом нет никакого смысла, если вашей главной задачей на сегодня было приступить к подготовке к экзаменам.
Поэтому важно иметь цель, которая поможет вам ответить на вопрос «был ли мой сегодняшний день продуктивным». Если ваша деятельность относится к вашей цели — да, несомненно. Не относится — значит, не получилось. Но получится в следующий раз.
- Заранее задайте себе критерии, по которым вы поймете, что ваш день прошел продуктивно.
Часто люди в конце дня мучаются мыслями «Я сделал недостаточно», «Я слишком мало старался», «Я мог бы меньше отдыхать и больше работать». Это происходит из-за того, что не заданы критерии продуктивного дня, и таким образом получается, что как бы вы ни старались — будет недостаточно, потому что вы можете сравнивать себя лишь с призрачным идеалом вместо конкретных и понятных критериев.
Например, это может быть одно конкретное дело, которое вы обязательно должны выполнить, а остальные — не так критично. Либо конкретное время, к которому вы должны закончить, и если у вас получилось — значит, день прошел как нужно.
- Правило трех дел можно использовать не только для одного дня, но и для более длительных периодов.
Разумеется, лучше всего оно работает на краткосрочную перспективу: на день, на неделю. Когда вы применяете его на месяц или год, то задачи превращаются в цели, у которых есть свои собственные подзадачи. Но такое жесткое ограничение в количестве целей помогает не распыляться.
Возможно, вам доводилось видеть чек-листы «тридцать (шестьдесят, сто) целей на год» — так вот, они не работают, это слишком много, слишком много целей станут неактуальными со временем, слишком много целей вписывается просто для количества, а на самом деле неважны, и в итоге человек испытывает разочарование в себе, потому что не выполнил весь список. Лучше поставить три цели, но самые важные.
- Сделайте свои три задачи на день из разных областей жизни.
Например, область «семья», задача — позвонить маме. Область «работа» — закончить проект и не брать работу домой. Область «хобби» — послушать по дороге домой подкаст на интересную вам тему. Так ваша жизнь будет более сбалансированной, нежели если вы будете уделять все свое внимание только одной области.
- Крис Бэйли предлагает использовать блокнот.
Очевидно, исследовав системы тайм-менеджмента, он пришел к организационному минимализму. Самые простые инструменты: блокнот, ручка, три цели на день.
Автор приводит аргумент, что если вы используете заметки в телефоне или на компьютере — слишком велик риск потерять самое важное среди списков покупок и книг, которые вы хотите прочитать. Поэтому лучше выделить для целей на день отдельное место и держать их перед глазами, чтобы ничего не забыть и мотивировать себя их выполнить.
- Планировать лучше заранее, то есть, вечером вы составляете план на завтра. Это помогает проснуться с уже четким пониманием, что нужно делать, и сразу приступать. С другой стороны, планирование с утра помогает мотивировать себя и упорядочить мысли. Здесь вы вольны выбрать, что вам нравится.
- Ставьте цели, соответствующие вашим силам.
То есть, такие, которые вам будет выполнить нелегко, но не настолько сложно, чтобы вам хотелось опустить руки от усталости; цели, вызывающие азарт, желание попробовать свои силы.
Но здесь все зависит от вашего самочувствия. Вы совершенно не обязаны ставить такие «азартные» задачи на день, когда вы плохо себя чувствуете, устали, замотаны или больны.
Учитывайте свой запас сил, когда решаете, чему уделить время в течение дня, не изматывайте себя сверх меры, но и не позволяйте себе лениться, ставя слишком легкие цели.
- Не бойтесь перестраивать график, если нужно. Правило трех задач — это не закон, который вы ни за что на свете не должны преступать, это всего лишь инструмент, чтобы сделать вашу жизнь спокойнее, комфортнее и продуктивнее.
Прежде чем ставить ту или иную задачу, спросите себя: она приближает меня к какой-то из моих целей? Она действительно для меня важна, или я хочу ее выполнить по другим причинам (если по другим — то по каким)?
Также полезно время от времени спрашивать себя: «Чем я занимаюсь? Зачем я это делаю? Мне это сейчас нужно? Это полезно, актуально, или я хотя бы получаю от этого удовольствие?». Важно отвечать на эти вопросы честно и предпринимать действия в соответствии с ответом: ставить или не ставить цель, прекращать бесполезную деятельность.
- Не корите себя, если не получилось. Один из плюсов этой системы в том, что задачу, которую не удалось выполнить сегодня, всегда можно перенести на завтра (если она и завтра будет для вас актуальна).
Какие техники тайм-менеджмента удобно сочетать с принципом трех дел
Постановка целей на месяц и установка «проверочных пунктов» по движению к цели в конце каждой недели. В рамках этого подхода вы ставите определенную цель, которую нужно выполнить в течение месяца, и четыре глобальные задачи, которые нужно выполнить к концу каждой из недель месяца.
Почему это работает: месяц — самый оптимальный промежуток времени в целеполагании. Он не расхолаживает, как цель на год («ну, до конца года еще столько времени — все успею… ой, он уже кончился!»), но дает больше масштаба, чем цель на неделю или день.
Как сочетать с принципом Бэйли: ставить каждый день по одной или сразу по три задачи, которые будут приближать вас к месячной цели.
Матрица Эйзенхауэра помогает определить приоритетность задач, ставить или не ставить их в ваш список приоритетных задач.
Вы наверняка знакомы с матрицей Эйзенхауэра (важно и срочно — делать как можно скорее, важно, но не срочно — во вторую очередь, от остального избавиться). Есть еще вариация этой матрицы: задача требует много сил, но дает много отдачи (делать в первую очередь), дает много отдачи, а сил требует меньше (во вторую), требует много сил, дает мало отдачи (делегировать), мало сил и мало отдачи (не делать).
Также можно использовать квадрат Декарта: что будет, если я это сделаю / что будет, если не сделаю / чего не будет, если я это сделаю / чего не будет, если не сделаю.
Вывод
Принцип трех дел заключается в том, что вы определяете ровно три задачи на день, но выделяете в этот список только то, что для вас действительно важно и приближает вас к вашим целям. Это простой в применении, эффективный способ, который помогает сфокусироваться на важном именно для вас и очистить от лишнего голову и ваше время.
