FGO sau SmartBill: gratuitatea se oprește la automatizarea firmei

FGO este opțiunea cu cel mai mic cost de abonament pentru un PFA care emite facturi și poate gestiona manual trimiterea lor în SPV. Oferta gratuită FGO permite emiterea nelimitată la 0 lei pe an și sincronizarea cu SAGA atunci când contabilul folosește programul. Pentru trimiterea automată în SPV, planul GO eFactura costă 15 lei pe lună fără TVA și include 250 de automatizări pe an; GO Premium, cu integrări pentru magazine și funcții de stoc, costă 40 de lei pe lună fără TVA și include 1.200 de automatizări pe an.

SmartBill începe cu un abonament de facturare, iar automatizarea transmiterii în SPV apare la un nivel superior. În grila SmartBill Facturare, Silver pornește de la 5,84 euro pe lună plus TVA și include un utilizator, 30 de facturi și trimitere manuală; Gold adaugă trimiterea automată, iar Platinum include API. Aceeași grilă arată că un punct de lucru secundar are un abonament distinct, ofertat la 60% din prețul planului ales pentru acel sediu. Alegerea utilă este, așadar, între costurile fluxurilor de care firma are nevoie, nu doar între tarifele de intrare.

Ce acoperă gratuitatea și ce intră în abonament

În cazul FGO, emiterea facturilor și automatizarea sunt operațiuni diferite. Un utilizator poate crea facturile fără abonament și le poate transmite individual în SPV, dar abonamentele plătite adaugă transmiterea automată, preluarea automată a e-Facturilor de la furnizori și alte operațiuni fără intervenție la fiecare document. Limita anuală a planului privește automatizările, nu numărul facturilor emise sau al trimiterilor manuale.

La SmartBill, Silver include funcțiile de bază pentru e-Factura, însă expedierea automată cere cel puțin Gold. Platinum este relevant când facturile trebuie emise dintr-o altă aplicație prin API sau când volumul și numărul de utilizatori depășesc planurile inferioare. O perioadă promoțională pentru o firmă nouă poate reduce temporar plata la oricare dintre furnizori; pentru un cost predictibil contează abonamentul necesar după încheierea ei, la care se adaugă TVA și eventualele opțiuni.

PFA cu zece facturi pe lună

Pentru un PFA care emite, ipotetic, zece facturi lunar, FGO gratuit are sens dacă fiecare document poate fi transmis manual, iar timpul necesar este acceptabil. Sincronizarea cu SAGA poate fi un avantaj concret dacă acesta este programul contabilului. Costul monetar al abonamentului rămâne zero, dar persoana care facturează păstrează sarcina de a urmări transmiterea și eventualele probleme ale fiecărui document.

SmartBill Silver acoperă acest volum și oferă acces într-un abonament plătit, însă nu elimină trimiterea manuală. Ar fi o alegere justificată de alte funcții dorite sau de un flux de lucru deja organizat în SmartBill, nu de promisiunea unei expedieri automate la prețul minim. Dacă PFA-ul vrea ca facturile să plece fără intervenție repetată, comparația se mută la GO eFactura și Gold; economia oferită de planul gratuit nu mai răspunde aceleiași cerințe.

Microfirmă cu e-Factura automată și contabil

Pentru o microfirmă care urmărește trimiterea automată în SPV, diferența importantă este ce se întâmplă după emitere. GO eFactura și SmartBill Gold acoperă această cerință, dar contabilitatea poate impune un flux separat de predare a datelor. În FGO, legătura cu SAGA este o funcție prezentată și pentru facturarea gratuită; la SmartBill, exportul către SAGA generează un fișier XML din raportul facturilor emise, pentru importul ulterior în programul contabil.

Diferența dintre sincronizare și export contează când contabilul are nevoie periodic de facturile emise, clienți sau articole. Un export presupune un moment în care fișierul este generat și preluat; sincronizarea urmărește transferul între aplicațiile conectate. Niciuna dintre etichete nu spune singură dacă toate datele folosite de contabil ajung în forma dorită. Pentru o microfirmă, alegerea depinde de datele efectiv necesare și de cine se ocupă de operațiunile rămase.

Contează și facturile primite, nu numai cele emise. SmartBill diferențiază planurile prin numărul de e-Facturi de la furnizori care pot fi preluate lunar, în timp ce FGO include preluarea automată între operațiunile din planurile plătite. O firmă cu puțini clienți, dar cu achiziții frecvente, poate ajunge să aibă nevoie de un nivel superior din cauza documentelor de intrare, chiar dacă volumul vânzărilor pare mic.

Magazin online: factura emisă din comandă

Un magazin online schimbă comparația pentru că factura trebuie legată de comandă, iar uneori și de stoc. GO Premium include integrări pentru eMAG, WooCommerce și PrestaShop, alături de funcții de gestiune. SmartBill Platinum include API și pluginuri pentru magazine; numărul nelimitat de facturi din plan nu înseamnă că emiterile prin API nu au o cotă separată. Depășirea cotei incluse este tarifată suplimentar, deci volumul comenzilor contează la estimarea costului.

Documentația API FGO separă mediul de test de cel de producție și indică pentru emiterea facturilor o limită de o cerere pe secundă per utilizator API. Pentru un magazin cu comenzi sosite în rafale, integrarea trebuie să poată aștepta între cereri și să urmărească răspunsurile. Aceasta este o condiție tehnică a fluxului, distinctă de prețul abonamentului și de numărul total de facturi pe care planul le permite.

Dacă magazinul folosește deja o platformă de vânzare, compatibilitatea pluginului poate simplifica legătura dintre comandă și factură. Un sistem propriu mută atenția către API, cotele sale și întreținerea integrării. Pentru cine ia în calcul și Oblio, costurile unui magazin în creștere oferă o comparație suplimentară legată de comerțul online.

Mai multe firme și puncte de lucru

Mai multe societăți înseamnă abonamente separate. FGO atribuie fiecare abonament unei singure firme, iar SmartBill cere un abonament pentru fiecare firmă înregistrată. Faptul că același antreprenor sau contabil accesează conturile nu unește cheltuielile într-un singur plan. Într-un exemplu ipotetic, trei firme care au fiecare nevoie de GO eFactura ar însuma 45 de lei pe lună fără TVA, înaintea altor opțiuni.

Un punct de lucru este altă situație decât o societate distinctă. În SmartBill, sediile secundare pot fi administrate împreună cu sediul principal, dar fiecare are propriul abonament și poate folosi un plan diferit. Reducerea aplicată abonamentului unui sediu secundar micșorează costul acelei locații; nu elimină costul suplimentar. Pentru o firmă cu mai multe magazine, suma relevantă este cea a planului principal și a planurilor alese pentru sediile care facturează.

Astfel, un PFA cu puține facturi și timp pentru trimitere manuală poate rămâne la FGO gratuit. O microfirmă care cere expediere automată compară planurile plătite și fluxul contabil, un magazin adaugă cerințele integrării, iar o afacere cu mai multe firme sau sedii adună abonamentele necesare fiecărei entități ori locații. Aceste diferențe explică de ce cel mai mic tarif afișat nu este întotdeauna costul operațional al firmei.

Citește și:

• SmartBill sau Oblio: factura ieftină devine scumpă când magazinul crește
• Clockify sau Toggl Track: planul gratuit nu decide singur alegerea
• Google Meet sau Zoom: limita gratuită schimbă alegerea înaintea funcțiilor IA