AI odrzuciło kandydaturę? Możesz żądać wyjaśnienia decyzji

Jeśli pracodawca odrzucił Twoją kandydaturę na podstawie wyniku systemu AI wysokiego ryzyka, możesz żądać wyjaśnienia, jak system wpłynął na decyzję i jakie były jej główne przesłanki. Art. 86 AI Act przewiduje to prawo, gdy decyzja wywołuje skutki prawne lub podobnie znacząco oddziałuje na osobę w sposób, który uważa ona za niekorzystny dla jej zdrowia, bezpieczeństwa lub praw podstawowych.

Najpierw zapytaj pracodawcę, czy system oceniał Twoje zgłoszenie, jak wykorzystano jego wynik i kto podjął decyzję. Automatyczna wiadomość o odmowie nie dowodzi jeszcze, że kandydaturę oceniała AI. Prezes UODO wskazuje, że narzędzia AI stosowane w rekrutacji zaliczono do zastosowań wysokiego ryzyka, i ostrzega przed powielaniem przez nie uprzedzeń obecnych w danych.

Rozróżnij ocenę AI, automatyczną decyzję i prosty filtr

O rodzaju decyzji świadczy rola narzędzia w selekcji, a nie sposób dostarczenia odmowy. Formularz rekrutacyjny może jedynie przyjmować zgłoszenia, ale może też przekazywać dane do systemu oceniającego kandydatów. Rozdziel te sytuacje, gdy opisujesz sprawę pracodawcy:

• Decyzja wsparta AI: system ocenił lub uszeregował kandydatury, a rekruter wykorzystał wynik przy wyborze. Udział człowieka nie wyklucza prawa do wyjaśnienia, jeżeli decyzję oparto na wyniku systemu wysokiego ryzyka i spełniono pozostałe warunki.
• Decyzja wyłącznie automatyczna: odrzucenie nastąpiło bez rzeczywistej oceny człowieka. W takim przypadku znaczenie mogą mieć również odrębne przepisy RODO o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.
• Prosty filtr administracyjny: mechanizm sprawdził na przykład, czy wypełniono wymagane pole, bez oceny przydatności kandydata przez AI. Sam fakt, że kontrola odbyła się automatycznie, nie czyni jej systemem AI wysokiego ryzyka.

Nie musisz znać nazwy użytego oprogramowania. Podaj stanowisko, przybliżoną datę zgłoszenia i sposób, w jaki przekazano Ci odmowę; pozwoli to wskazać właściwą rekrutację. Jeśli kontaktowała się z Tobą agencja, zapytaj, który podmiot korzystał z narzędzia i który podjął decyzję.

Znaczenie ma także skutek odmowy. Prawo do wyjaśnienia nie wynika automatycznie z każdego niezaproszenia na rozmowę: przepis wymaga skutku prawnego albo podobnie znaczącego oddziaływania. Jeśli uważasz, że decyzja niekorzystnie wpłynęła na Twoje prawa podstawowe, opisz krótko okoliczności, zamiast poprzestawać na stwierdzeniu, że wynik rekrutacji był rozczarowujący.

O co zapytać pracodawcę

Poproś o odpowiedź dotyczącą Twojego zgłoszenia, a nie ogólny opis technologii używanej w firmie. Zapytaj, czy system analizował CV, odpowiedzi z formularza lub inne dane; czy przypisał ocenę, kategorię albo miejsce w rankingu; oraz czy ten wynik wpłynął na odmowę. Osobno poproś o wskazanie głównych przesłanek decyzji i roli osoby, która ją podejmowała.

Jeżeli podejrzewasz błąd, nazwij go możliwie dokładnie. Możesz na przykład wskazać doświadczenie opisane w CV, którego formularz nie pozwalał uwzględnić, i zapytać, jakie dane wykorzystano przy ocenie. To pomaga odróżnić nieścisłość w danych od sporu o kryteria wyboru.

Wyjaśnienie roli systemu nie musi oznaczać udostępnienia jego kodu ani pełnej dokumentacji technicznej. Dla kandydata istotne jest zrozumienie związku między wynikiem użytego systemu a konkretną odmową oraz głównych elementów decyzji. W piśmie warto więc pytać o własną kandydaturę, a nie żądać opisu całego narzędzia.

Gdy nikt nie oceniał kandydatury osobiście

Art. 15 i 22 RODO przewidują prawo dostępu do własnych danych oraz odrębną ochronę dotyczącą decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie znacząco oddziałują na osobę. Taka decyzja może być dopuszczalna w określonych wyjątkach; przy części z nich osoba ma prawo uzyskać interwencję człowieka, przedstawić swoje stanowisko i zakwestionować decyzję.

Możesz poprosić o potwierdzenie, czy przetwarzano Twoje dane, o dostęp do nich oraz — jeśli doszło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji objętego tymi przepisami — o istotne informacje o zasadach działania mechanizmu i znaczeniu przetwarzania dla Ciebie. Na odpowiedź dotyczącą żądania dostępu do danych pracodawca ma zasadniczo miesiąc od otrzymania wniosku; w przewidzianych sytuacjach termin może zostać przedłużony. Nie przenoś tego terminu automatycznie na odrębne żądanie wyjaśnienia z AI Act.

Jeśli nie wiesz, czy decyzja była całkowicie automatyczna, możesz zadać to pytanie w tym samym piśmie. Uprawnienie z AI Act stosuje się tylko w zakresie, w jakim odpowiedniego prawa do wyjaśnienia nie zapewnia już inne prawo Unii. Dlatego warto jasno oddzielić prośbę o wyjaśnienie decyzji od żądania dostępu do danych osobowych.

Krótki wzór wniosku

Wyślij wiadomość na adres wskazany do kontaktu w sprawach rekrutacji lub ochrony danych. Zachowaj kopię wysłanego wniosku i ewentualne potwierdzenie jego dostarczenia. Pola w nawiasach uzupełnij informacjami, które znasz; opis wpływu decyzji dodaj tylko wtedy, gdy odpowiada Twojej sytuacji.

Temat: Prośba o wyjaśnienie decyzji w rekrutacji na stanowisko [nazwa]

„Dzień dobry, otrzymałem/otrzymałam informację o odrzuceniu mojej kandydatury na stanowisko [nazwa], zgłoszonej [data]. Proszę o wskazanie, czy do oceny mojego zgłoszenia użyto systemu AI, jaki wynik uzyskano i czy miał on wpływ na decyzję. Jeśli decyzję oparto na wyniku systemu AI wysokiego ryzyka i spełnione są warunki art. 86 AI Act, proszę o jasne wyjaśnienie roli systemu oraz głównych elementów decyzji. Proszę też o wskazanie, czy odrzucenie nastąpiło wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania. Na podstawie art. 15 RODO proszę o potwierdzenie, czy przetwarzają Państwo moje dane osobowe w tej rekrutacji, oraz o dostęp do tych danych i przysługujących mi informacji. [Jeśli dotyczy: uważam, że decyzja niekorzystnie wpłynęła na moje prawa podstawowe, ponieważ …]. Proszę o odpowiedź na ten adres e-mail. Z poważaniem, [imię i nazwisko]”.

Wniosek możesz skrócić, jeśli interesuje Cię tylko jedna kwestia. Gdy znasz konkretną nieścisłość w CV lub formularzu, dopisz, których danych dotyczy, i poproś o sprawdzenie informacji użytych przy ocenie. Nie musisz samodzielnie ustalać, czy firma spełniła wszystkie warunki danego przepisu, zanim zapytasz o przebieg selekcji.

Co zachować po odmowie

Zachowaj ogłoszenie, wersję wysłanego CV, potwierdzenie zgłoszenia, pytania z formularza, wiadomość o odmowie i późniejszą korespondencję. Zapisz daty oraz adresy nadawców. Jeśli podczas składania aplikacji pokazano informację o profilowaniu lub automatycznej ocenie, zachowaj także jej treść — później może być trudno odtworzyć dokładnie to, co widział kandydat.

Odpowiedź pracodawcy powinna odnosić się do postawionych pytań. Jeśli ogranicza się do ogólnego stwierdzenia o zgodności z procedurą, poproś o doprecyzowanie roli systemu, wykorzystanych danych i udziału człowieka. Gdy spór dotyczy dostępu do danych lub decyzji wyłącznie automatycznej, możesz wnieść skargę do Prezesa UODO, dołączając korespondencję pokazującą treść wniosku i otrzymanej odpowiedzi.

Przeczytaj także:

• arXiv ogranicza zgłoszenia do dwóch miesięcznie — odrzucony tekst też zajmuje limit