Prófgráðan hverfur úr auglýsingunni en ræður enn hver fær starfið

Starf án háskólagráðukröfu er raunverulega aðgengilegt þegar reynsla og sýnd hæfni geta komið umsækjanda áfram í gegnum allt ráðningarferlið. Umsækjandi án gráðu þarf að geta sýnt hvað hann kann að gera, en vinnuveitandi þarf að meta þá hæfni eftir sömu starfstengdu viðmiðum og gilda um aðra. Orðalag auglýsingarinnar segir eitt og sér lítið um hvernig lokaákvörðunin verður tekin.

Í sameiginlegri rannsókn Burning Glass Institute og Harvard Business School á bandarískum auglýsingum og ráðningum á árunum 2014–2023 var áætlað að færri en einn af hverjum 700 nýráðnum árið 2023 hefði fengið aukið tækifæri vegna afnáms gráðukrafna; hjá fyrirtækjum sem breyttu ráðningum sínum að marki var hlutfall starfsfólks án gráðu sem enn var í starfi eftir tvö ár tíu prósentustigum hærra en hjá samstarfsfólki með gráðu. Niðurstöðurnar lýsa Bandaríkjunum, ekki Íslandi. Þær sýna þó hvers vegna breyting á auglýsingu og breyting á því hver fær starfið eru tvö aðskilin viðfangsefni.

Hvar gráðan fær vægi á ný

Gráða getur orðið óskráð viðmið þegar umsóknir eru flokkaðar, fólk valið í viðtal eða umsækjendur bornir saman í lokin. Ráðningarstjóri sem þekkir ekki hæfni umsækjanda getur notað menntun sem flýtileið til að meta hana. Þá nægir ekki að eyða gráðukröfunni úr auglýsingunni; hæfni án gráðu þarf líka raunhæfa leið inn í matið.

Munurinn skiptir máli þegar reynsla úr vinnu, sjálfsnámi eða styttra námi svarar verkefnum starfsins. Fyrst þarf að skilgreina hvaða þekkingu verður að hafa við ráðningu og hvað nýr starfsmaður getur lært í starfi. Ef tiltekin menntun er nauðsynlegt skilyrði á hún áfram að vera skýr. Sé gráða aðeins notuð sem vísbending um getu er nákvæmara að biðja um gögn sem sýna þá getu beint.

Gátlisti umsækjanda: hvað getur komið í stað gráðunnar?

Verkefnamappa er sterkust þegar hún svarar afmörkuðum kröfum starfsins. Hún þarf ekki að vera umfangsmikil, en ráðningarstjóri á að geta séð hvað þú gerðir sjálf eða sjálfur, við hvaða aðstæður og hvaða niðurstöðu verkið skilaði. Veldu dæmi sem þú hefur heimild til að sýna og tengdu hvert þeirra við verkefni sem kemur fram í auglýsingunni.

• Veldu verk sem líkist starfinu. Fyrir þjónustustarf getur það verið útskýring á úrlausn erindis viðskiptavinar; fyrir tæknistarf lýsing á bilanagreiningu eða virk lausn. Merktu æfingaverkefni sem slíkt svo ekki sé ruglað saman æfingu og fyrri starfsreynslu.
• Afmarkaðu eigið framlag. Segðu hvaða verkefni lá fyrir, hvaða ábyrgð þú barst og hvaða ákvarðanir þú tókst. Sameiginlegur árangur teymis sýnir hæfni þína betur þegar hlutverk þitt er skýrt.
• Sýndu niðurstöðuna með þeim gögnum sem þú hefur. Það getur verið lokaafurð, staðfestanleg umsögn eða breyting sem þú getur rakið til eigin vinnu. Taktu trúnaðarupplýsingar út og fáðu leyfi áður en þú birtir verk sem aðrir eiga hlut í.
• Vertu tilbúin eða tilbúinn að útskýra ferlið. Lýstu valkostunum sem komu til greina, hvers vegna þú valdir tiltekna leið og hvað þú lærðir. Slík skýring gerir verkdæmið gagnlegt líka þegar spurt er um það í viðtali.

Það er eðlilegt að spyrja vinnuveitanda hvaða hæfni verði metin og hvort allir umsækjendur fái sambærilegt verkpróf. Svarið hjálpar þér að velja viðeigandi gögn og sýnir hvort ferlið gefur reynslu utan háskóla raunverulegt vægi.

Íslenskt raunfærnimat sem staðfesting á hæfni

Fræðslumiðstöð atvinnulífsins lýsir raunfærnimati sem leið til að staðfesta færni óháð því hvernig hennar var aflað. Þegar metið er fyrir tiltekið starf er hæfnin borin saman við skilgreindar kröfur þess. Niðurstaðan sýnir hvaða hæfniviðmið hafa náðst og hvar starfsþjálfunar er enn þörf.

Slíkt mat getur styrkt umsókn þegar reynslan er löng en dreifist á ólík störf. Umsækjandi þarf samt að bera viðmiðin sem voru metin saman við starfið sem hann sækir um: staðfest hæfni í einu samhengi jafngildir ekki sjálfkrafa öllum kröfum annars starfs. Fyrir vinnuveitanda gefur matið skýrari umræðugrundvöll en starfsheiti eða skólasaga ein og sér.

Gátlisti vinnuveitanda: láttu hæfnina ráða matinu

Byrjaðu á helstu verkefnum starfsins og veldu matsaðferðir sem sýna hvort umsækjandi ráði við þau. Í leiðbeiningum bandarísku starfsmannastofnunarinnar OPM er lögð áhersla á að mat tengist þeirri hæfni sem starfið krefst og að verkpróf endurspegli raunveruleg verkefni þess. Sú meginregla nýtist við hönnun ferlisins á Íslandi, þótt leiðbeiningarnar séu ætlaðar bandarísku ráðningarkerfi.

• Samræmdu allar síur. Farðu yfir umsóknareyðublað, flokkun ferilskráa og fyrirmæli til þeirra sem velja fólk í viðtal. Gráða á ekki að verða sjálfvirkt úrslitaatriði síðar í ferlinu þegar hún hefur verið felld brott sem krafa.
• Hannaðu afmarkað verkpróf. Láttu umsækjendur vinna verkefni sem líkist vinnunni og ákveðdu matsviðmið áður en þeir hefjast handa. Prófaðu hæfni sem þarf við upphaf starfs, en skipuleggðu þjálfun fyrir það sem nýliði á að læra eftir ráðningu.
• Notaðu skipulagt viðtal. Spyrðu alla sömu kjarnaspurninganna um fyrri verk eða starfstengdar aðstæður. Skráðu svörin gegn fyrirfram ákveðnum viðmiðum svo framkoma í viðtalinu skyggi ekki á gögn um hæfni.
• Rökstuddu lokaákvörðunina. Berðu saman verkpróf, viðtal og önnur viðeigandi gögn. Ef umsækjanda sem stóð sig vel er hafnað þarf að vera skýrt hvaða starfstengda viðmið réð úrslitum.

Verkprófið þarf að vera nógu stutt til að umsækjendur geti tekið þátt á sambærilegum forsendum. Skýr fyrirmæli, sama verkefni og sömu matsviðmið gera niðurstöðuna gagnlegri en umfangsmikil heimaverkefni sem krefjast mikillar ólaunaðrar vinnu.

Mældu hver kemst áfram og hvernig nýliðum vegnar

Fylgstu með ráðningarferlinu fyrir sambærileg störf: hve margir án gráðu sækja um, komast í viðtal, fá tilboð og hefja störf. Berist umsóknir en enginn komist áfram er ástæða til að skoða fyrstu síurnar. Standist umsækjendur verkpróf en fái sjaldan tilboð þarf að kanna hvort önnur viðmið ráði lokaákvörðuninni. Fáar ráðningar geta gefið tilviljanakennda mynd, svo berðu saman sambærileg tímabil og störf.

Eftir ráðningu þurfa nýliðar skýr verkefni, leiðsögn og tækifæri til að læra það sem ekki var krafist við ráðningu. Fylgstu með frammistöðu og því hvort starfsfólk haldist í starfi, óháð menntunarleið. Þannig má sjá hvort breytt mat opni fólki leið inn í starfið og hvort aðstæður eftir ráðningu geri því kleift að sinna því áfram.