Trello ili Asana: besplatni plan puca na veličini ili složenosti tima

Za tim koji prati zadatke na ploči i pomiče ih kroz jasne faze rada, Trello je obično korisniji besplatni izbor. Asana više odgovara pojedincu ili paru koji iste zadatke želi vidjeti kao popis, ploču i kalendar. Kad zadaci ovise jedni o drugima, važnija od veličine tima postaje mogućnost planiranja tih veza; tu prednost ima plaćeni Asana Starter.

Besplatni planovi zato prestaju biti dovoljni iz različitih razloga. Trello prima veći tim, ali postavlja granice broju ploča, veličini privitaka i automatizaciji. Asana Personal dopušta više projekata i načina pregleda, no besplatna suradnja ograničena je na dvije osobe. Prije izbora vrijedi razdvojiti pitanje koliko ljudi radi zajedno od pitanja koliko je njihov rad međusobno povezan.

Granice besplatnih planova

Trellov cjenik za Free navodi do 10 suradnika i 10 ploča po radnom prostoru, neograničen broj kartica, privitke do 10 MB po datoteci te 250 izvršavanja automatizacijskih naredbi mjesečno po radnom prostoru. Standard stoji 5 USD po korisniku mjesečno uz godišnju naplatu: uklanja granicu broja ploča, dopušta privitke do 250 MB i povećava broj izvršavanja naredbi na 1000 mjesečno. Premium stoji 10 USD po korisniku mjesečno uz godišnju naplatu te dodaje, među ostalim, kalendarski i vremenski prikaz ploča.

Asanin cjenik za besplatni Personal navodi jednu ili dvije osobe, neograničen broj zadataka i projekata te prikaze popisa, ploče i kalendara unutar projekta; pojedinačna datoteka može imati do 100 MB. Starter stoji 10,99 USD po korisniku mjesečno uz godišnju naplatu i dodaje vremenski prikaz, Ganttov dijagram, ovisnosti zadataka i neograničenu automatizaciju. Navedene cijene mjesečni su ekvivalenti godišnje naplate, a broj plaćenih mjesta ovisi o veličini pretplate.

Pojedinac: presuđuje način pregleda

Ako osoba vodi posao kroz stupce poput „za napraviti”, „u tijeku” i „gotovo”, Trellova ploča daje joj izravan pregled napretka. Kartica može predstavljati isporuku ili zadatak, s dodijeljenom osobom i rokom kada se posao proširi. Besplatni plan postaje tijesan ako se rad mora razdijeliti na više aktivnih ploča nego što dopušta jedan radni prostor ili ako su veliki privici redovit dio posla.

Asana Personal više odgovara osobi koja istu skupinu zadataka želi pregledavati prema rokovima u kalendaru, a zatim se vratiti detaljnom popisu. Neograničen broj projekata pomaže kada poslove treba držati odvojeno, primjerice po klijentima, bez otvaranja novih ploča unutar ograničenog Trellova radnog prostora. Ti prikazi ipak nisu isto što i vremenski plan s ovisnostima. Samostalan radnik kojem takve veze nisu potrebne može ostati na besplatnom planu i birati prema tome koji mu je pregled čitljiviji.

Par: zajednički rokovi ili jednostavan slijed

Za dvije osobe koje prate jednostavan niz koraka dovoljna mogu biti oba besplatna plana. Trello je prikladan kada je glavno pitanje gdje se kartica nalazi i tko je preuzima. Asana je privlačnija ako jedna osoba radi iz popisa, a druga želi iste rokove vidjeti u kalendaru: ne moraju održavati dva odvojena prikaza projekta.

Uzmimo uvjetni par koji priprema sadržaj: jedna osoba piše, druga uređuje i dogovara objavu. Dok im je dovoljno ručno pratiti status i datum objave, razlika je ponajprije u načinu pregleda. Ako žele izričito označiti da uređivanje čeka dovršetak teksta i pratiti što se događa kad rok pisanja kasni, dolaze do funkcije ovisnosti na plaćenom planu Asane. Nekoliko takvih veza još se može pratiti ručno; učestale promjene redoslijeda povećavaju vrijednost strukturiranog plana.

Tim do deset članova: kapacitet nije jedini prag

Trello Free ima jasnu prednost za veći tim koji dijeli ploče i pomiče kartice kroz nekoliko stabilnih faza. Dodavanje suradnika nakon prvog para samo po sebi ne traži pretplatu. Takav rad odgovara timu kojem je najvažnije znati trenutačni status pojedinog zadatka, dok redoslijed ostalih poslova može dogovoriti bez zasebnog sustava ovisnosti.

Prag nadogradnje može ipak stići prije nego što se popune sva mjesta. Više paralelnih projekata može iscrpiti dopušteni broj ploča u radnom prostoru, a datoteke ili automatizirane radnje mogu dosegnuti svoje granice i u malom timu. Ako su to jedine zapreke, Trello Standard proširuje postojeći način rada. Ako članovi trebaju zajednički vremenski plan, povezane preduvjete i pravila koja provode više koraka, Asana Starter odgovara drukčijoj potrebi. Broj ljudi sam ne govori koliko je teško koordinirati njihov posao.

Projekt s ovisnostima: gdje ploča traži dodatni rad

U projektu u kojem odobrenje mora prethoditi izradi, a izrada objavi, oznaka „u tijeku” ne pokazuje uvijek što blokira sljedeći korak. Atlassianove upute za ovisnosti navode da Trello nema ugrađeno upravljanje takvim vezama: mogu se prikazati kontrolnim popisima i poveznicama među karticama te održavati automatizacijom. To je izvedivo za rijetke ovisnosti, ali netko mora uredno postaviti i održavati njihove veze.

Asana Starter omogućuje označiti da jedan zadatak blokira drugi i odnose pratiti u vremenskom planu. To više vrijedi kad se rok jednog koraka mijenja, a posljedice treba vidjeti na drugim zadacima i među više odgovornih osoba. I mali tim tada može prerasti besplatni plan zbog složenosti projekta. Ako se ovisnosti pojavljuju samo povremeno i njihov je slijed svima jasan, prelazak na plaćeni alat nije automatski potreban.

Cijena nadogradnje i kasnijeg prelaska

Za uvjetni tim od deset plaćenih korisnika godišnje tarife znače mjesečni ekvivalent od 50 USD za Trello Standard i 109,90 USD za Asana Starter. Razlika od 59,90 USD mjesečno proizlazi iz objavljenih cijena po korisniku, prije mogućih poreza; stvarna se naplata provodi prema odabranom planu i obračunskom razdoblju. Trello je povoljniji kada tim treba samo više ploča, veće privitke ili veći opseg postojeće automatizacije. Asana može opravdati višu cijenu ako povezivanje zadataka i vremenski pregled zamjenjuju značajan dio ručnog usklađivanja.

Trošak izbora uključuje i ono što treba prenijeti ako tim poslije promijeni alat. Prema Atlassianovim uputama za izvoz, član pojedinu Trellovu ploču može izvesti kao JSON, dok je CSV izvoz ploče dostupan u radnom prostoru Premium; CSV ne sadrži komentare, a JSON izvoz pojedine ploče uključuje 1000 najnovijih radnji. Izvoz zato nije isto što i zajamčen prijenos svih razgovora, privitaka i odnosa u drugi alat.

Kod kratkog projekta na jednoj preglednoj ploči taj budući posao može biti malen. Ako je već pri početku jasno da će mnogo zadataka čekati jedni druge, treba uračunati vrijeme potrebno da se vlasnici, rokovi i preduvjeti nakon selidbe ponovno urede. Odluka o plaćenom planu tada ovisi o stvarnom radu koji će tim izbjeći, a ne samo o cijeni pretplate.

Pročitajte i:

• AI koristi 62% hrvatskih tvrtki, ali samo 16% ima ili gradi strategiju
• n8n ili Zapier: kontrola infrastrukture nasuprot 9.000 integracija
• Perplexity Pro ili ChatGPT Plus: izvori nasuprot svestranosti