Teams का शांत समय लगाएँ—साथियों को अनुपलब्धता फिर भी नहीं दिखेगी

काम के बाद Microsoft Teams की मोबाइल सूचनाएँ रोकने के लिए प्रोफ़ाइल तस्वीर से सूचनाओं की सेटिंग खोलें और शांत घंटे या पूरे शांत दिन तय करें। Microsoft की मोबाइल शांत समय निर्देशिका के अनुसार तय अवधि में ध्वनि और पुश सूचनाएँ रुकती हैं, लेकिन सहकर्मियों को यह नहीं दिखता कि आपने उन्हें शांत किया है।

टीम को अपनी अनुपलब्धता और वापसी बतानी हो तो Teams में अलग स्थिति-संदेश लिखें। Microsoft के स्थिति-संदेश निर्देश बताते हैं कि संदेश भेजने या आपका उल्लेख करने वालों को वह दिखाने का विकल्प है और उसके अपने-आप मिटने की अवधि भी चुनी जा सकती है। शांत समय में ऐप खोलने पर नए संदेश और गतिविधि दिखाई देते रहते हैं।

काम के बाद शांत घंटे तय करें

यदि हर कामकाजी शाम मोबाइल पर Teams के व्यवधान रोकने हैं, तो शांत समय में घंटों वाला विकल्प चुनें। शुरुआत उस समय पर रखें जब आप काम समाप्त करते हैं और समाप्ति अगली बार उपलब्ध होने के समय पर। इस तरह फोन पर आने वाली सूचना का समय आपकी दिनचर्या से जुड़ता है; बातचीत और नए संदेश ऐप में मौजूद रहते हैं।

1. मोबाइल पर Teams खोलें और ऊपर बाईं ओर अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर पर टैप करें।
2. सूचनाएँ खोलें। सूचनाएँ रोकने वाले हिस्से में शांत घंटों के दौरान रोकने का विकल्प चुनें।
3. ‘कुछ घंटे’ वाला विकल्प चालू करें और उन घंटों की शुरुआत तथा समाप्ति चुनें जिनमें मोबाइल सूचनाएँ शांत रखनी हैं।

शाम से अगली सुबह तक की अवधि चुनते समय दोनों समय देख लें। यदि फोन उस दौरान शांत है और आप स्वयं Teams खोलते हैं, तो नए संदेश पढ़ सकेंगे; शांत समय केवल उनसे आने वाली ध्वनि और पुश सूचना को रोकता है। इसलिए किसी जरूरी बातचीत को बाद में देखना हो तो ऐप खोलने का निर्णय आपका रहता है, जबकि बिना ऐप खोले मिलने वाला व्यवधान तय समय पर रुकता है।

नियमित छुट्टी के लिए पूरा दिन चुनें

जिन दिनों आप नियमित रूप से काम नहीं करते, उनके लिए उसी सेटिंग में ‘पूरा दिन’ वाला विकल्प चालू करें और सप्ताह के संबंधित दिन चुनें। यह व्यवस्था उन दिनों के लिए है जब केवल शाम के घंटों को शांत रखना पर्याप्त नहीं होगा। छुट्टी के पूरे दिन को चुनने से उस दिन मोबाइल पर Teams की सूचनाएँ शांत रहती हैं।

मान लें कि आपकी साप्ताहिक छुट्टी काम करने वाले साथियों से अलग दिन पड़ती है। तब अपने अवकाश वाले दिन को पूरा शांत रखें और काम वाले दिनों में शाम के शांत घंटे तय करें। यह केवल एक उदाहरण है: दिन अपनी वास्तविक कार्य-सारिणी के अनुसार चुनें। पूरे दिन की मोबाइल सेटिंग भी सहकर्मियों को आपकी छुट्टी या लौटने का समय नहीं बताती; उसके लिए स्थिति-संदेश अलग से लिखना होगा।

Outlook और दूसरे मोबाइल उपकरणों का समय मिलाएँ

यदि एक ही Microsoft खाते से Teams और Outlook के मोबाइल ऐप में साइन इन हैं, तो शांत समय की सेटिंग में ‘Teams और Outlook पर सेट करें’ वाला विकल्प चालू करने पर समय-सारिणी उन मोबाइल ऐप में समन्वयित होती है। यह तब उपयोगी है जब काम के बाद दोनों ऐप की मोबाइल सूचनाएँ एक ही अवधि में शांत चाहिए। विकल्प चालू करने से पहले यह तय कर लें कि Outlook पर भी वही घंटे और दिन लागू करने हैं।

यह विकल्प शांत समय की समय-सारिणी Viva Insights को भी भेजता है, जहाँ शांत समय की साप्ताहिक और मासिक जानकारी देखी जा सकती है। इसे चालू करने पर समय-सारणियाँ उस उपकरण के साथ अपने-आप समन्वयित होती हैं जिस पर आपने विकल्प चालू किया था; Microsoft इस समन्वयन की क्रिया को उलटने योग्य नहीं बताता। इसलिए साझा समय तय करते समय खाते, चुने हुए घंटे और पूरे दिन वाले चुनाव एक साथ देखना उपयोगी है।

यह समन्वयन मोबाइल ऐप और उसी Microsoft खाते से जुड़े उपकरणों की समय-सारिणी के बारे में है। इससे टीम के दूसरे लोगों के सामने आपका स्थिति-संदेश तैयार नहीं होता। आप दोनों ऐप की सूचनाएँ एक साथ शांत कर सकते हैं, फिर भी साथियों को वापसी बताने के लिए Teams में संदेश लिखना अलग काम रहेगा।

वापसी बताने वाला स्थिति-संदेश लगाएँ

स्थिति-संदेश में ऐसी जानकारी लिखें जिससे सहकर्मी समझ सकें कि जवाब कब मिल सकता है। यदि आप अगली कामकाजी सुबह लौटेंगे, तो वही बात लिखें; यदि वापसी का समय अलग है, तो संदेश भी उसके अनुरूप रखें। अस्पष्ट ‘बाद में जवाब दूँगा’ के मुकाबले स्पष्ट अवधि टीम को अपने काम की योजना बनाने में अधिक मदद करती है।

1. मोबाइल Teams में प्रोफ़ाइल तस्वीर पर टैप करें और स्थिति-संदेश सेट करने का विकल्प खोलें।
2. अपनी अनुपलब्धता और लौटने की जानकारी संक्षेप में लिखें। निश्चित समय लिख रहे हैं तो वह आपके वास्तविक काम के समय से मेल खाना चाहिए।
3. चाहते हैं कि संदेश भेजने या आपका उल्लेख करने वालों को स्थिति-संदेश दिखे, तो उससे संबंधित विकल्प चुनें।
4. संदेश के अपने-आप मिटने की अवधि चुनें और सेटिंग पूरी करें। मिटने का समय लिखी हुई वापसी से मिलाएँ, ताकि लौटने के बाद पुरानी सूचना दिखाई न देती रहे।

स्थिति-संदेश दूसरों को जानकारी देता है; वह मोबाइल सूचनाओं के शांत घंटे नहीं बदलता। यदि Outlook में कार्यालय से बाहर होने का स्वचालित जवाब भी लगा है, तो Teams में अलग स्थिति-संदेश रहने पर Outlook का वह स्वचालित जवाब Teams में दिखाई नहीं देता। इसलिए दोनों जगह लिखी वापसी की जानकारी में मेल रखें, खासकर जब सहकर्मी अलग-अलग माध्यम से आपसे संपर्क करते हों।

यात्रा में स्थानीय समय के अनुसार अवधि देखें

Teams के शांत घंटे मोबाइल उपकरण के समय पर आधारित होते हैं। यात्रा में समय क्षेत्र बदलने पर यदि उपकरण का समय बदलता है, तो Teams चुने हुए घंटों को नए स्थान के स्थानीय समय के अनुसार लागू करता है। इसका असर मोबाइल पर सूचनाएँ आने के समय पर पड़ सकता है, जबकि दूसरे समय क्षेत्र में बैठे सहकर्मी आपकी पुरानी दिनचर्या के अनुसार जवाब की उम्मीद कर सकते हैं।

यात्रा के बाद फोन पर दिख रहा स्थानीय समय, शांत घंटों की शुरुआत और स्थिति-संदेश में लिखी वापसी साथ देखें। यदि संदेश में कोई निश्चित समय है, तो उसका समय क्षेत्र स्पष्ट लिखना उपयोगी हो सकता है। उपकरण के स्थानीय समय के साथ शांत घंटों का समायोजन आपके लिखे स्थिति-संदेश को अपने-आप नहीं बदलता; लौटने की सूचना आपको स्वयं सही रखनी होगी।

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