Slack में काम के घंटे तय करें—जरूरी संदेश फिर भी पहुँच सकता है

Slack की सूचना-अवधि और जरूरी संदेश की व्यवस्था चुने हुए दिनों और घंटों के बाहर सामान्य अलर्ट रोकती है; जरूरी प्रत्यक्ष संदेश भेजने वाला सहकर्मी दिन में एक बार इस रोक को पार करके आपको सूचित कर सकता है। इसलिए काम के बाद शांति के लिए अपनी नियमित सूचना-अवधि तय करें, लेकिन उसे संदेशों पर पूर्ण रोक न मानें।

रुकी हुई सूचना के दौरान आए संदेश बाद में देखे जा सकते हैं। अलग समय-क्षेत्र वाली टीम में यह भी स्पष्ट रखें कि आपकी घड़ी किस समय-क्षेत्र में है और आप सामान्यतः कब काम करते हैं। इससे सहकर्मी नियमित सवाल के जवाब की अपेक्षा सही समय पर रख सकेंगे और जरूरी बात के लिए प्रत्यक्ष संदेश वाला अपवाद समझ सकेंगे।

कंप्यूटर पर सूचना मिलने के दिन और घंटे तय करें

पहले वह अवधि चुनें जिसमें आप काम के संदेशों की सूचना पाना चाहते हैं। Slack में हर दिन, कार्यदिवस या अपने चुने हुए दिनों का विकल्प मिलता है। यदि आपका काम का सप्ताह सामान्य कार्यदिवसों से अलग है, तो मनचाहे दिनों वाला विकल्प आपके कार्यक्रम को अधिक ठीक से दिखाएगा।

1. Slack की पार्श्व पट्टी में अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर पर क्लिक करें और प्राथमिकताएँ खोलें।
2. कार्य-अवधि के नीचे सूचना की अनुमति वाला विकल्प खोलें। हर दिन, कार्यदिवस या मनचाहे दिन चुनें।
3. सूचना मिलने का आरंभ और अंत समय तय करें। बदलाव अपने आप सहेजे जाते हैं; समय जाँचकर विंडो बंद कर दें।

इस सेटिंग में आरंभ और अंत का अर्थ सूचना मिलने की अवधि है, शांत अवधि का नहीं। इसलिए यदि आपका काम शाम को समाप्त होता है, तो अंत समय उसी के अनुसार रखें; अगली सुबह का समय आरंभ में जाएगा। जिस दिन आप सामान्यतः काम नहीं करते, उसे मनचाहे दिनों में शामिल न करें। इस तरह दिन और समय, दोनों मिलकर तय करेंगे कि नियमित अलर्ट कब आएँ।

फ़ोन पर सूचना-अवधि देखें

मोबाइल ऐप में ऊपर अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर खोलें और सूचनाएँ चुनें। सूचना-अवधि के नीचे सूचना की अनुमति पर जाकर हर दिन, कार्यदिवस या मनचाहे दिन चुनें। हर दिन और कार्यदिवस के लिए आरंभ तथा अंत समय तय करें; मनचाहे दिनों में प्रत्येक दिन खोलकर उसका समय चुनें।

फ़ोन पर खास तौर से शाम और छुट्टी के दिनों को देखकर पुष्टि करें कि वे आपकी सूचना मिलने की अवधि से बाहर हैं। कंप्यूटर बंद कर देना अपने आप फ़ोन पर काम के अलर्ट रोकने की सेटिंग नहीं है। नियमित कार्यक्रम से अलग केवल थोड़ी देर शांत समय चाहिए, तो प्रोफ़ाइल तस्वीर से सूचनाएँ अस्थायी रूप से रोकने का विकल्प चुन सकते हैं। नियमित कामकाजी सीमा के लिए दिन और घंटे तय करना अधिक सीधा तरीका है।

समय-क्षेत्र स्थानीय रखें

दूसरे देश में बैठा सहकर्मी आपके काम के घंटों को तभी ठीक समझेगा जब Slack में आपका स्थानीय समय-क्षेत्र सही हो। कंप्यूटर पर प्रोफ़ाइल तस्वीर से प्राथमिकताएँ खोलें, भाषा और क्षेत्र में जाएँ और समय-क्षेत्र चुनें। यात्रा के दौरान अपने आप बदलाव चाहिए, तो उसका विकल्प चालू किया जा सकता है।

Slack के समय-क्षेत्र बदलने के निर्देश के अनुसार, समय-क्षेत्र बदलने पर सूचना-अवधि और अनुस्मारक स्थानीय समय के अनुसार बने रहते हैं। मोबाइल पर भी प्राथमिकताओं में अपने आप समय-क्षेत्र तय करने का विकल्प है; उसका रास्ता उपकरण के अनुसार अलग है। यदि Slack में दिख रहा समय उपकरण की घड़ी से अलग है, तो उपकरण की समय सेटिंग और Slack की प्राथमिकताएँ दोनों जाँचें। यह खासकर यात्रा के बाद उपयोगी है, जब पहले चुने हुए घंटों का मतलब नई जगह के स्थानीय समय से जुड़ जाता है।

प्रोफ़ाइल में काम की अवधि स्पष्ट करें

सूचना-अवधि आपके अलर्ट नियंत्रित करती है। सहकर्मियों को आपका नियमित कार्यक्रम बताने के लिए प्रोफ़ाइल में काम के दिन और घंटे लिखना अलग काम है। Slack की कार्य-अवधि संबंधी सलाह स्थानीय समय-क्षेत्र और प्रोफ़ाइल में कार्यक्रम स्पष्ट करने को साथ रखती है। सशुल्क योजनाओं में कार्यस्थल के मालिक या व्यवस्थापक काम के घंटों के लिए अलग प्रोफ़ाइल फ़ील्ड बना सकते हैं।

ऐसा फ़ील्ड उपलब्ध हो तो उसमें अपने स्थानीय काम के दिन, घंटे और समय-क्षेत्र लिखें। फ़ील्ड न दिखे तो व्यवस्थापक से पूछें कि आपके कार्यस्थल में उपलब्धता कहाँ दर्ज की जाती है। इससे दूसरे समय-क्षेत्र का सहकर्मी आपकी प्रोफ़ाइल में लिखे समय को अपनी घड़ी का समय समझने से बचेगा।

कंप्यूटर पर प्रोफ़ाइल तस्वीर, फिर प्रोफ़ाइल और संपादन खोलकर बदलाव सहेजें। प्रोफ़ाइल संपादित करने के निर्देश बताते हैं कि कार्यस्थल के बनाए कस्टम फ़ील्ड मोबाइल ऐप से बदले नहीं जा सकते। जिस फ़ील्ड पर ताले का चिह्न हो, उसे बदलने के लिए मालिक या व्यवस्थापक की मदद चाहिए। इसलिए फ़ोन पर सूचना-अवधि तय कर लेने के बाद भी ऐसे प्रोफ़ाइल फ़ील्ड के लिए कंप्यूटर की आवश्यकता पड़ सकती है।

जरूरी संदेश का अपवाद टीम को समझाएँ

सहकर्मियों के साथ तय करें कि सामान्य सवाल आपके काम के घंटों तक प्रतीक्षा कर सकते हैं और सूचना रोक पार करने वाला प्रत्यक्ष संदेश सचमुच जरूरी बात के लिए है। भेजने वाले के लिए संदेश लिखना और रुकी हुई सूचना के बावजूद आपका ध्यान खींचना अलग फैसले हैं। संदेश बिना तत्काल अलर्ट के भी पहुँच सकता है; आप उसे सूचनाएँ फिर शुरू होने पर देख सकते हैं।

चैनल में सबको संबोधित करना इस अपवाद का रास्ता नहीं है। चैनल उल्लेखों के नियम बताते हैं कि @everyone, @channel और @here से उस सदस्य को अलर्ट नहीं मिलता जिसकी सूचनाएँ रुकी हुई हैं। किसी खास व्यक्ति का तत्काल ध्यान चाहिए, तो टीम को प्रत्यक्ष संदेश में उपलब्ध जरूरी संदेश के अपवाद का अर्थ पहले से पता होना चाहिए। इससे व्यापक चैनल उल्लेख भेजे बिना सही व्यक्ति तक बात पहुँचाने का निर्णय लिया जा सकेगा।

सेटिंग पूरी होने पर छोटी जाँच

• सूचना मिलने वाले दिन आपके वास्तविक काम के दिनों से मेल खाते हैं और आरंभ तथा अंत समय सही क्रम में हैं।
• फ़ोन पर शाम और छुट्टी के दिन चुनी हुई सूचना-अवधि से बाहर हैं।
• Slack का समय-क्षेत्र आपके मौजूदा स्थानीय समय से मेल खाता है, खासकर यात्रा के बाद।
• उपलब्ध प्रोफ़ाइल फ़ील्ड में काम के घंटे और उनका समय-क्षेत्र सहकर्मियों के लिए स्पष्ट हैं।
• टीम जानती है कि सामान्य संदेश प्रतीक्षा कर सकता है और जरूरी प्रत्यक्ष संदेश के लिए दैनिक अपवाद उपलब्ध है।

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