Google Workspace या Zoho Workplace: सस्ती योजना में फ़ाइल बदलने की कीमत

छोटी भारतीय टीम के लिए Zoho Workplace की कम सूची दर आकर्षक है, यदि अधिकांश दस्तावेज़ टीम के भीतर बनते और पूरे होते हैं। ग्राहक के साथ Google दस्तावेज़ों के लिंक पर बार-बार काम होता हो, या Microsoft Office फ़ाइलें उसी प्रारूप में लौटानी पड़ती हों, तो Google Workspace का अधिक शुल्क उपयोगी हो सकता है। चुनाव की असली लागत सदस्यता के साथ फ़ाइल सँभालने और ईमेल स्थानांतरण में लगने वाला समय है।

दोनों सेवाएँ कारोबारी ईमेल और दस्तावेज़ों के साधन देती हैं। अंतर तब सामने आता है जब ग्राहक टिप्पणी के लिए लिंक भेजता है, किसी जटिल फ़ाइल में बदलाव माँगता है या पुराना मेल नए खाते में लाना होता है। सस्ती योजना का लाभ उसी टीम को पूरा मिलेगा जिसकी ग्राहक फ़ाइलें और साझा काम चुनी गई सेवा में बिना बार-बार सुधार के चलें।

पाँच, दस और पच्चीस लोगों का वार्षिक शुल्क

Google की बिलिंग तालिका में वार्षिक प्रतिबद्धता पर Business Starter की दर USD 7 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह है। Zoho की भारतीय मूल्य सूची में Workplace की शुरुआती सशुल्क योजना की वार्षिक बिलिंग वाली दर USD 3 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह है; इसमें प्रति व्यक्ति 30 GB मेल स्थान और तीन से दस उपयोगकर्ताओं की टीम के लिए 100 GB साझा WorkDrive स्थान दिया गया है। Zoho का निशुल्क विकल्प मेल के लिए है, पूरे Workplace समूह के लिए नहीं।

समान मुद्रा में इन प्रकाशित दरों को बारह महीनों से गुणा करने पर अनुमान इस प्रकार बनता है। इसमें कर, मुद्रा परिवर्तन, अतिरिक्त स्थान और स्थानांतरण का श्रम शामिल नहीं है। ये बजट बनाने के उदाहरण हैं, भारत में देय अंतिम बिल नहीं।

• पाँच उपयोगकर्ता: Google Workspace के लिए USD 420 और Zoho Workplace के लिए USD 180 सालाना; अंतर USD 240।
• दस उपयोगकर्ता: Google Workspace के लिए USD 840 और Zoho Workplace के लिए USD 360 सालाना; अंतर USD 480।
• पच्चीस उपयोगकर्ता: Google Workspace के लिए USD 2,100 और Zoho Workplace के लिए USD 900 सालाना; अंतर USD 1,200।

रुपये में खरीदते समय Google की सामान्य बिलिंग तालिका और भारतीय बिक्री पृष्ठ की शर्तों को एक जैसा न मानें: भारतीय पृष्ठ का शुरुआती प्रस्ताव नए ग्राहकों के पहले 20 उपयोगकर्ताओं और 12 महीनों तक सीमित है। इसलिए पच्चीस लोगों की टीम पर प्रचार दर सबके लिए लगाकर सालाना खर्च निकालना गलत होगा। वार्षिक प्रतिबद्धता में लाइसेंस घटाने की शर्त भी अलग है; टीम का आकार बदलने वाला हो तो उसे बजट में रखें।

मेल और टीम फ़ाइलों का भंडारण

दोनों योजनाओं में भंडारण का हिसाब अलग तरीके से बनता है। Google Workspace में संगठन के लिए साझा सीमा उपयोगकर्ताओं के आधार पर बढ़ती है; Zoho Workplace में मेलबॉक्स और WorkDrive का टीम स्थान अलग आवंटन हैं। इसीलिए समान दिखने वाली क्षमता से यह पता नहीं चलता कि अधिक जगह मेल के लिए मिलेगी या ग्राहक की साझा फ़ाइलों के लिए।

एक छोटी टीम में किसी व्यक्ति का मेलबॉक्स संलग्नकों से भर सकता है, जबकि दूसरे व्यक्ति की ज़रूरत साझा फ़ाइलों की हो सकती है। खरीद का अनुमान बनाते समय इन दोनों मात्राओं को अलग रखें। Zoho में केवल मेल वाले लाइसेंस और पूरे Workplace लाइसेंस को मिलाने की सुविधा उपलब्ध है; इससे कुछ भूमिकाओं का खर्च बदल सकता है, पर केवल मेल वाला लाइसेंस दस्तावेज़ समूह की सुविधाएँ नहीं देता।

Microsoft Office फ़ाइल लौटाने में कहाँ श्रम लगता है

Google के Office फ़ाइल निर्देश बताते हैं कि Drive में Word, Excel और PowerPoint फ़ाइलें मूल प्रारूप में खोली, संपादित और सहेजी जा सकती हैं। Google के अपने दस्तावेज़ प्रारूप में बदलने पर मूल फ़ाइल की अलग प्रति बनती है। यह सुविधा ग्राहक की फ़ाइल पर काम करने का रास्ता देती है, लेकिन हर सूत्र, टिप्पणी या पृष्ठ विन्यास के सुरक्षित रहने की गारंटी नहीं देती। Zoho Writer, Sheet और Show के लिए भी निर्णय ग्राहक की वास्तविक फ़ाइलों की वापसी पर निर्भर करेगा।

नमूने के लिए साधारण खाली दस्तावेज़ से अधिक उपयोगी वह फ़ाइल है जिस पर ग्राहक सचमुच काम करता है। एक अनुबंध का पृष्ठ विन्यास, टिप्पणी वाला प्रस्ताव, सूत्रों वाली गणना और चित्रों वाली प्रस्तुति अलग तरह की कठिनाई सामने ला सकते हैं। चुनी सेवा में फ़ाइल खोलकर छोटा बदलाव करें, ग्राहक के माँगे प्रारूप में लौटाएँ और मूल से मिलाएँ। यह खरीद से पहले की नमूना-जाँच है, किसी सेवा पर किया गया परीक्षण नहीं।

• दस्तावेज़ में तालिका, पृष्ठ विन्यास, टिप्पणियाँ और सुझाए गए बदलाव लौटाई गई प्रति में ठीक दिखते हैं या नहीं।
• गणना वाली फ़ाइल में आवश्यक सूत्र, संदर्भ और छँटाई ग्राहक के उपयोग में काम करते हैं या नहीं।
• प्रस्तुति में चित्रों तथा पाठ की जगह बदलने पर सुधार किसे करना पड़ेगा।

यदि हर वापसी पर किसी कर्मचारी को विन्यास सुधारना पड़ता है, तो उसका समय सदस्यता के अंतर का हिस्सा है। जहाँ ग्राहक केवल तैयार प्रति स्वीकार करता है और साथ में संपादन नहीं करता, वहाँ यह अतिरिक्त काम बहुत कम हो सकता है। इसलिए सेवा की सामान्य प्रतिष्ठा से अधिक मायने टीम को मिलने वाली फ़ाइलों के प्रकार का है।

बाहरी ग्राहक के साथ साझा काम

आंतरिक टीम नया संपादक सीख सकती है; ग्राहक को हर बार अपना तरीका बदलने के लिए कहना कठिन हो सकता है। एक सामान्य ग्राहक कार्य में देखें कि भेजा गया लिंक उसके मौजूदा खाते से खुलता है या नया आमंत्रण चाहिए। फिर टिप्पणी, संपादन की अनुमति और अंतिम प्रति तक उसकी पहुँच देखें। एक बार फ़ाइल खुल जाने से पूरा सहयोग सुचारु होने का निष्कर्ष नहीं निकलता।

फ़ाइल का स्वामित्व भी स्पष्ट होना चाहिए: अंतिम प्रति ग्राहक के पास रहेगी या टीम के साझा स्थान में, और बाद में बदलाव कौन कर सकेगा? यदि ग्राहक नियमित रूप से Google दस्तावेज़ों में सीधे टिप्पणी करता है, तो दूसरे समूह में जाने पर निमंत्रण, प्रति बनाने या प्रारूप बदलने के अतिरिक्त चरण गिनें। यदि काम मुख्यतः ईमेल से अंतिम फ़ाइल भेजने तक सीमित है, तो कम शुल्क वाली योजना का लाभ अधिक सीधा है।

ईमेल स्थानांतरण और प्रशासक का समय

Zoho के मेल स्थानांतरण निर्देश डोमेन सत्यापन, उपयोगकर्ता और समूह बनाने तथा कुछ खातों का नमूना स्थानांतरण करने को कहते हैं। Google Workspace से आने वाले मेल के लिए ऐप आधारित तरीका और IMAP उपलब्ध हैं; IMAP से संदेशों की पढ़ी जाने की स्थिति तथा फ़ोल्डर संरचना भी लाई जा सकती है। नए मेल का रास्ता चालू करने के लिए डोमेन का MX रिकॉर्ड बदलना पड़ता है।

इस काम में पुराने संदेशों की प्रति भर बनाना पर्याप्त नहीं है। साझा पते, हाल में आए संदेश और जिन कर्मचारियों के खाते बदल रहे हैं, उनकी पहुँच भी देखनी होगी। संपर्क, कैलेंडर तथा साझा फ़ाइलों की स्थिति अलग दर्ज करें, क्योंकि मेल का सफल नमूना इन सबके सही स्थानांतरण का प्रमाण नहीं है। व्यवस्थापक को तैयारी, त्रुटियों के सुधार और उपयोगकर्ताओं को नए प्रवेश की जानकारी देने में लगने वाला समय पहले वर्ष के खर्च में जोड़ना चाहिए।

चुनाव के लिए सदस्यता का अंतर और इसी श्रम का अनुमान साथ रखें। भीतर काम करने वाली, तैयार फ़ाइलें भेजने वाली टीम के लिए Zoho Workplace की कम दर मजबूत कारण है। ग्राहक के साथ लगातार साझा संपादन और जटिल Microsoft Office फ़ाइलों की आवाजाही वाली टीम के लिए Google Workspace का अधिक शुल्क उचित हो सकता है, यदि नमूना-जाँच दिखाए कि उससे बार-बार होने वाला सुधार बचता है।

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