Google Workspace से Zoho Mail जाएँ, Gmail लेबल जगह तीन गुनी कर सकते हैं

Google Workspace से Zoho Mail में ईमेल, संपर्क और कैलेंडर ले जाने के लिए पहले गंतव्य खाते बनाएँ, फिर Google Workspace को अधिकृत करें। उसके बाद डेटा, उपयोगकर्ता और फ़ोल्डर चुनकर स्थानांतरण चलाएँ तथा रिपोर्ट देखें। Zoho की संक्षिप्त प्रक्रिया में भी चयन से रिपोर्ट तक यही क्रम दिया गया है।

स्थानांतरण से पहले Gmail के दोहराते लेबल जाँचना ज़रूरी है। Zoho के विस्तृत निर्देश के उदाहरण में तीन लेबल वाला 10 एमबी संदेश तीन चुने हुए फ़ोल्डरों में पहुँचकर 30 एमबी, यानी तीन गुनी जगह लेता है। निर्देश यह भी बताते हैं कि उपयुक्त सेटिंग न चुनने पर अतिरिक्त प्रति बन सकती है। इसलिए स्रोत मेलबॉक्स का आकार गंतव्य में लगने वाली जगह का भरोसेमंद अनुमान नहीं है।

डोमेन और गंतव्य खाते पहले तैयार करें

Zoho Mail में कंपनी का डोमेन जोड़कर सत्यापित करें और जिन लोगों का डेटा ले जाना है, उनके गंतव्य खाते बनाएँ। हर Google Workspace पते के सामने उसका सही Zoho Mail पता लिखें। नाम एक जैसे होने पर भी गलत खाते से मेल जोड़ने का जोखिम रहता है, इसलिए इस सूची में पुराने और नए पते स्पष्ट होने चाहिए। साझा पते और समूह भी अलग से देखें: उपयोगकर्ता मेलबॉक्स की सूची अपने आप यह नहीं बताती कि टीम के सभी पते नए मेल प्रवाह के लिए तैयार हैं।

कैलेंडर ले जाना हो तो तैयारी पूरे संगठन के स्तर पर करें। Zoho के स्थानांतरण निर्देशों के अनुसार संबंधित Google Workspace खाते के सभी उपयोगकर्ता पहले Zoho Mail में बने होने चाहिए और दोनों सेवाओं में डोमेन नाम समान होना चाहिए। ईमेल के लिए सीमित उपयोगकर्ताओं से शुरुआत की जा सकती है, लेकिन कैलेंडर की इस शर्त को केवल चुने हुए लोगों की सूची मानकर न चलें। किसी छोटे समूह का प्रारंभिक स्थानांतरण करके गंतव्य खाते, संपर्क की श्रेणियाँ और कैलेंडर प्रविष्टियाँ देखना व्यापक स्थानांतरण से पहले उपयोगी जाँच है।

सेवा खाते की अनुमति और कुंजी तैयार करें

एक-क्लिक स्थानांतरण के लिए Google Workspace के सर्वोच्च प्रशासक का ईमेल पता, सेवा खाते का ईमेल पता और JSON या P12 कुंजी फ़ाइल चाहिए। Zoho की अधिकरण प्रक्रिया सेवा खाता बनाने, उसकी ग्राहक पहचान दर्ज करने और Google Workspace में आवश्यक सेवाओं तथा पहुँच अनुमतियों को अधिकृत करने का क्रम बताती है। कुंजी फ़ाइल अकेले पर्याप्त नहीं है: सेवा खाते को जिन डेटा प्रकारों तक पहुँच चाहिए, उनकी अनुमति भी देनी होती है।

प्रशासक को पहले तय करना चाहिए कि कुंजी कौन बनाएगा, उसे स्थानांतरण नियंत्रण पटल में कौन अपलोड करेगा और बाद में उसका रखरखाव कौन करेगा। ईमेल, संपर्क और कैलेंडर के लिए बताई गई अनुमतियाँ उसी अधिकरण प्रक्रिया से लें; अनुमान से व्यापक पहुँच देने की आवश्यकता नहीं है। अधिकरण पूरा होने पर तैयार सेवा खाते का पता और कुंजी सही स्थानांतरण प्रविष्टि में इस्तेमाल करें। यदि अधिकरण असफल हो, तो उपयोगकर्ता खातों की सूची बदलने से पहले सेवा खाते की पहचान और दी गई पहुँच मिलाएँ।

कुंजी को साधारण ईमेल संलग्नक की तरह टीम में न भेजें। Google Cloud के कुंजी सुरक्षा निर्देश डाउनलोड फ़ोल्डर और कूड़ेदान में बची प्रतियाँ हटाने, कुंजी का आदान-प्रदान सीमित रखने तथा आवश्यकता समाप्त होने पर उसे निष्क्रिय करने की सलाह देते हैं। अंतिम मिलान या दोबारा स्थानांतरण की ज़रूरत हो सकती है, इसलिए कुंजी का जीवनचक्र उसी काम के पूरा होने से जोड़ें।

लेबल और फ़ोल्डर चुनकर भंडारण सँभालें

Gmail में एक संदेश पर कई लेबल हो सकते हैं। Zoho Mail में स्थानांतरण के समय वे अलग फ़ोल्डर बनते हैं और संदेश की प्रतियाँ उनमें पहुँचती हैं। इसलिए भंडारण पर असर इस बात से तय होता है कि टीम के कितने संदेशों पर दोहराते लेबल हैं और कौन से फ़ोल्डर स्थानांतरण में शामिल किए गए हैं। हर मेलबॉक्स की जगह समान अनुपात में बढ़ेगी, ऐसा मानना गलत होगा।

स्थानांतरण सेटिंग में सभी फ़ोल्डर लेने, केवल चुने हुए फ़ोल्डर लेने या कुछ फ़ोल्डर बाहर रखने के विकल्प हैं। उदाहरण के लिए, ‘महत्वपूर्ण’ जैसे दोहराते लेबल को बाहर रखने से प्रतियाँ घट सकती हैं। एक अलग विकल्प कई लेबल वाले संदेश की इनबॉक्स प्रति छोड़ता है, जबकि संदेश दूसरे चुने हुए फ़ोल्डरों में जाता है। इन विकल्पों को मिलाकर तय करें कि टीम को कौन सा फ़ोल्डर सचमुच चाहिए; केवल जगह बचाने के लिए किसी ऐसे फ़ोल्डर को बाहर न करें जिसमें अलग संदेश भी मौजूद हों।

भंडारण का अनुमान लगाने के लिए स्रोत के कुल आकार के साथ लेबलों का नमूना देखें। शर्तों वाला उदाहरण लें: यदि किसी बड़े संदेश पर कई ऐसे लेबल हैं जिन्हें अलग फ़ोल्डर के रूप में ले जाना है, तो गंतव्य में उसकी कई प्रतियों के लिए जगह रखनी होगी। यदि उन्हीं संदेशों का एक दोहराता फ़ोल्डर बाहर कर दिया जाए, तो उस फ़ोल्डर की प्रतियाँ नहीं बनेंगी। यह योजना बनाने का हिसाब है, पूरे संगठन के लिए मापा हुआ परिणाम नहीं।

स्थानांतरण चलाएँ और रिपोर्ट में छूटा डेटा खोजें

Zoho Mail के प्रशासक नियंत्रण पटल में डेटा स्थानांतरण खोलें और स्रोत के रूप में Google Workspace चुनें। तैयार किए गए प्रशासक पते, सेवा खाते के पते और कुंजी से अधिकरण करने के बाद ईमेल, संपर्क और कैलेंडर में आवश्यक डेटा चुनें। मेल के लिए फ़ोल्डर तथा तारीख की सीमा तय की जा सकती है। पुराना पूरा संग्रह चाहिए तो तारीख सीमित करने से पहले यह सुनिश्चित करें कि उससे टीम की ज़रूरी बातचीत बाहर नहीं रह जाएगी।

अब प्रत्येक स्रोत खाते को उसके गंतव्य खाते से जोड़ें। छोटी सूची में पते अलग-अलग भरना सरल है; बड़ी सूची के लिए सीएसवी आयात किया जा सकता है। स्थानांतरण बनाते समय भंडारण सीमा के पास पहुँचने पर उसे रोकने की सेटिंग भी उपलब्ध है। लेबलों से प्रतियाँ बनने की आशंका वाले मेलबॉक्स के लिए यह उपयोगी नियंत्रण है। फिर प्रक्रिया शुरू करें और प्रत्येक उपयोगकर्ता की प्रगति तथा मेल फ़ोल्डरों का विवरण देखें।

स्थिति ‘पूरा हुआ’ दिखने पर भी असफल मेल की रिपोर्ट, संपर्क के आँकड़े और कैलेंडर का विवरण देखें। असफल उपयोगकर्ताओं के लिए दोबारा प्रयास और पूरे हो चुके उपयोगकर्ताओं का नया डेटा मिलाने के विकल्प उपलब्ध हैं। रिपोर्ट के साथ कुछ वास्तविक गंतव्य खातों में हाल के संदेश, पुराने फ़ोल्डर, संपर्क और कैलेंडर प्रविष्टियाँ खोलकर मिलाएँ। इस जाँच से गलत खाता मिलान, बाहर रखा गया आवश्यक फ़ोल्डर या अधूरा कैलेंडर अंतिम मेल प्रवाह बदलने से पहले सामने आ सकता है।

जाँच के बाद आने वाला मेल Zoho Mail की ओर मोड़ें

गंतव्य खाते और पुराना डेटा जाँच लेने के बाद डोमेन के एमएक्स अभिलेख बदलें। Zoho के मेल वितरण निर्देश अपने डोमेन के सही मान प्रशासक नियंत्रण पटल से लेने, पुराने प्रदाता के सक्रिय एमएक्स अभिलेख हटाने और बदलाव के बाद अभिलेख सत्यापित करने को कहते हैं। मान डेटा केंद्र के अनुसार बदल सकते हैं, इसलिए किसी दूसरे संगठन के अभिलेख सीधे न अपनाएँ।

बदलाव के बाद कंपनी से बाहर के खाते से परीक्षण संदेश भेजकर देखें कि वह Zoho Mail में आता है। यदि वेबसाइट का संपर्क फ़ॉर्म या पुराना मेल प्रदाता उसी डोमेन पर संदेश भेजता है, तो उसका वितरण भी जाँचें; स्थानीय मेल वितरण की सेटिंग ऐसे संदेशों को पुराने स्थान पर रख सकती है। प्रारंभिक स्थानांतरण और अंतिम बदलाव के बीच Google Workspace में पहुँचे संदेशों को गंतव्य से मिलाने के बाद ही पुराने मेल प्रवाह का काम पूरा मानें।

यह भी पढ़ें:

• Google Workspace या Zoho Workplace: सस्ती योजना में फ़ाइल बदलने की कीमत
• Gmail का भंडारण भर जाए तो जगह कैसे खाली करें: बड़े अनुलग्नक, कूड़ेदान और Photos का सही क
• Google Authenticator को नए फोन में कैसे ले जाएँ: खाते से समन्वय या QR कोड में क्या चुनें