Google Calendar से ग्राहक बुकिंग लें—सह-मेज़बान का समय खुद जोड़ें

Google Calendar में अपॉइंटमेंट शेड्यूल बनाकर ग्राहक को उपलब्ध समय वाला बुकिंग लिंक भेज सकते हैं। संयुक्त बैठक के लिए केवल सह-मेज़बान जोड़ना काफी नहीं है: Google के शेड्यूल बनाने के निर्देश कहते हैं कि उसका कैलेंडर उपलब्धता जाँच में अलग से चुनना पड़ता है।

अपने कैलेंडर के लिए उपलब्धता जाँच चालू रखें और, यदि सह-मेज़बान हर कॉल में शामिल होगा, तो उसका कैलेंडर भी चुनें। निजी Google खाते से ग्राहक के लिए बुकिंग पृष्ठ बनाया जा सकता है; सह-मेज़बान जोड़ने और कई कैलेंडरों की उपलब्धता जाँचने की सुविधा खाता योजना पर निर्भर करती है।

पहले खाते की सुविधा सीमा देखें

Google की योजना तुलना के अनुसार निजी Google खाते और Workspace Business Starter से एक बुकिंग पृष्ठ बनाया जा सकता है। कई अपॉइंटमेंट शेड्यूल और कई कैलेंडरों की उपलब्धता जाँचने के लिए पात्र सदस्यता चाहिए। सह-मेज़बान जोड़ने की सुविधा पात्र Workspace योजनाओं में है; Google One की सदस्यता से कई कैलेंडर जाँचे जा सकते हैं, लेकिन उससे सह-मेज़बान जोड़ने का विकल्प नहीं मिलता।

अकेले सलाह देने वाले व्यक्ति के लिए निजी खाते का बुकिंग पृष्ठ उपयोगी है: ग्राहक समय चुन सकता है और बुकिंग आपके कैलेंडर में आती है। यदि कॉल में सहयोगी की मौजूदगी अनिवार्य है, तो बुकिंग लिंक भेजने से पहले यह तय करें कि खाते में सह-मेज़बान जोड़ने और उसके कैलेंडर की उपलब्धता जाँचने, दोनों की सुविधा है। बुकिंग पृष्ठ बन जाने भर से संयुक्त उपलब्धता तय नहीं होती।

ग्राहक के लिए बुकिंग पृष्ठ बनाएं

नया अपॉइंटमेंट शेड्यूल कंप्यूटर के ब्राउज़र में बनाएं; Google Calendar के फ़ोन अनुप्रयोग में इसे बनाने का विकल्प नहीं है। पहले ग्राहक को दिखने वाले समय की सीमा तय करें, फिर बैठक का तरीका और विवरण भरें।

1. Google Calendar में ऊपर बाईं ओर ‘बनाएँ’ खोलकर ‘अपॉइंटमेंट शेड्यूल’ चुनें। ऐसा नाम दें जिससे ग्राहक बातचीत का उद्देश्य समझ सके। यह नाम बुकिंग लिंक खोलने वाले को दिखाई देता है।
2. बैठक की अवधि चुनें। ‘सामान्य उपलब्धता’ में वे दिन, घंटे और समय-क्षेत्र रखें जिनमें कॉल लेना चाहते हैं। किसी दिन सुबह और शाम के अलग समयखंड चाहिए तो उसी दिन एक और अवधि जोड़ सकते हैं।
3. ‘समय निर्धारण सीमा’ में तय करें कि ग्राहक कितनी पहले तक समय चुन सके और बैठक शुरू होने से न्यूनतम कितना पहले बुकिंग करनी होगी। छुट्टी या किसी विशेष दिन के बदले हुए घंटों के लिए ‘समायोजित उपलब्धता’ रखें।
4. ‘बुक किए गए अपॉइंटमेंट की सेटिंग’ में बैठकों के बीच अंतराल और दैनिक अधिकतम बुकिंग तय करें। फिर ‘कैलेंडर’ में उपलब्धता जाँच चालू करके वे कैलेंडर चुनें जिनका व्यस्त समय स्लॉट से हटाना है।
5. अगले चरण में बैठक का तरीका चुनें—Google Meet, फ़ोन या आमने-सामने। ग्राहक को दिखने वाला संक्षिप्त विवरण भरें और शेड्यूल सहेजें।

समय-क्षेत्र को विशेष ध्यान से चुनें यदि ग्राहक भारत से बाहर हैं। शेड्यूल में तय दिन और घंटे ही बुकिंग की शुरुआती सीमा बनाते हैं; ग्राहक को दिखने वाले वास्तविक स्लॉट पर आगे की सीमाएँ और कैलेंडर की व्यस्त घटनाएँ भी असर डालती हैं। इसलिए केवल सप्ताह के घंटे भरकर पृष्ठ को तैयार न मानें।

खाली स्लॉट कब छिपता है

‘सामान्य उपलब्धता’ बैठकें लेने का दायरा तय करती है। उसके भीतर भी न्यूनतम अग्रिम सूचना के बाहर का समय, दो बैठकों के बीच रखा अंतराल या दैनिक बुकिंग सीमा पूरी होने पर स्लॉट नहीं दिख सकता। उदाहरण के लिए, यदि आपने उसी दिन की बुकिंग के लिए पर्याप्त अग्रिम समय माँगा है, तो कैलेंडर खाली होने पर भी निकट की बैठक ग्राहक को नहीं मिलेगी।

कैलेंडरों में उपलब्धता जाँचने के निर्देश बताते हैं कि चुने गए कैलेंडर की ‘व्यस्त’ घटना के दौरान स्लॉट बुकिंग पृष्ठ पर नहीं दिखता; पूरे दिन की ‘व्यस्त’ घटना उस दिन के स्लॉट हटा देती है। उपलब्धता जाँच बंद हो तो दूसरी व्यस्त घटना के समय भी स्लॉट खुला दिख सकता है। फिर भी बुकिंग पृष्ठ के किसी एक अपॉइंटमेंट स्लॉट को दो ग्राहक नहीं ले सकते—जो जोखिम बचता है, वह पहले से दर्ज दूसरी घटना या सह-मेज़बान की व्यस्तता से टकराव है।

अंतराल को कॉल के बीच तैयारी या विराम के हिसाब से रखें। दैनिक अधिकतम बुकिंग उस दिन स्वीकार की जाने वाली बैठकों की संख्या सीमित करती है। दोनों नियंत्रण पहले से दर्ज व्यस्त घटनाओं को जाँचने का विकल्प नहीं हैं; उस काम के लिए सही कैलेंडर चुनना जरूरी है।

सह-मेज़बान का कैलेंडर अलग से चुनें

पात्र Workspace खाते में शेड्यूल के ‘सह-मेज़बान’ हिस्से में सहयोगी का नाम या ईमेल जोड़ें। फिर ‘कैलेंडर’ हिस्से में ‘कैलेंडरों में उपलब्धता जाँचें’ चालू करके अपने कैलेंडर के साथ उसका कैलेंडर भी चुनें। पहली सेटिंग व्यक्ति को बैठक से जोड़ती है; दूसरी तय करती है कि उसके व्यस्त समय में ग्राहक को स्लॉट दिखेगा या नहीं।

जाँच के लिए कैलेंडर आपके स्वामित्व, प्रबंधन या सदस्यता में होना चाहिए। सहयोगी का कैलेंडर चयन सूची में न मिले तो उसे उपलब्धता जाँच में शामिल मानकर लिंक न भेजें। सह-मेज़बान जोड़ते समय खाते की डोमेन सीमा भी देखें: Google के निर्माण निर्देशों के अनुसार अपने डोमेन से बाहर के उपयोगकर्ता या समूह सह-मेज़बान के रूप में नहीं जोड़े जा सकते। अलग संगठन के स्वतंत्र सहयोगी के साथ काम करने वाले सलाहकार के लिए यह सीमा पहले जानना जरूरी है।

मौजूदा शेड्यूल में चयन बदलना हो तो उसे खोलकर संपादित करें, ‘कैलेंडर’ पर जाएँ और जाँच के लिए चुने गए कैलेंडर देखें। संयुक्त कॉल के लिए दोनों लोगों का खाली होना जरूरी है, इसलिए केवल अपने कैलेंडर में खाली जगह देखना पर्याप्त नहीं होगा।

लिंक भेजें और ग्राहक को दिखने वाला समय देखें

शेड्यूल सहेजने के बाद Google Calendar में ‘बुकिंग पृष्ठ’ के नीचे अपने पृष्ठ पर जाएँ और ‘लिंक कॉपी करें’ से ग्राहक को पता भेजें। बुकिंग पृष्ठ सार्वजनिक होता है: लिंक पाने वाला व्यक्ति उपलब्ध स्लॉट के साथ उस पृष्ठ पर दिखने वाला आपका नाम और प्रोफ़ाइल चित्र भी देख सकता है। ग्राहक के साथ पूरा कैलेंडर साझा करने की आवश्यकता नहीं होती।

लिंक खोलकर देखें कि चुने हुए समय-क्षेत्र में अपेक्षित दिन और घंटे दिख रहे हैं। अपने कैलेंडर की व्यस्त घटना वाला समय खुला नहीं रहना चाहिए; संयुक्त कॉल में सहयोगी के व्यस्त समय के लिए भी यही जाँच करें। कोई अपेक्षित स्लॉट गायब हो तो अग्रिम सूचना, उस दिन की बदली उपलब्धता और दैनिक सीमा देखें। व्यस्त समय खुला दिखे तो शेड्यूल की उपलब्धता जाँच और उसमें चुने गए कैलेंडर सुधारें।

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