Facturation électronique : une plateforme agréée ne se choisit pas au logo

Pour choisir une plateforme agréée de facturation électronique, vérifiez d’abord le nom de l’opérateur dans la liste de la DGFiP. Celle-ci distingue les opérateurs ayant satisfait à toutes les conditions, y compris les tests d’interopérabilité, de ceux qui attendent encore leur immatriculation définitive. Vérifiez ensuite que l’offre correspond aux factures et aux données que votre entreprise doit réellement traiter.

Pour départager les candidats, partez de vos ventes, de vos achats, des logiciels utilisés et du volume de factures. Demandez une démonstration sur vos opérations, un prix calculé pour ce volume et des conditions écrites de récupération des données. Le statut de l’opérateur constitue le premier contrôle ; la qualité du raccordement et du contrat détermine si la solution convient à votre activité.

Identifier l’opérateur qui transmettra les données

Relevez le nom juridique de la plateforme proposée et rapprochez-le de celui qui figure dans la liste officielle. Une offre commerciale peut associer un logiciel de facturation ou de comptabilité à une plateforme agréée distincte. Dans ce cas, demandez quel opérateur reçoit les factures, lequel les transmet et à qui vous vous adressez lorsqu’un échange échoue.

Une solution compatible peut rester votre outil quotidien, mais elle doit être raccordée à une plateforme agréée pour l’acheminement prévu par la réforme. La présence d’une marque sur une présentation commerciale ne renseigne ni sur les services inclus dans votre formule ni sur le traitement de vos cas particuliers. Faites préciser par écrit l’identité et le rôle de chaque intervenant.

Faire l’inventaire des flux avant de comparer les offres

Le choix dépend des opérations à couvrir. Dans sa FAQ sur la facturation électronique, la CNCC recommande un diagnostic des processus existants et indique que les besoins, l’organisation et le volume de factures orientent le choix de la plateforme.

Séparez les factures émises des factures reçues. Repérez aussi les ventes aux particuliers ou à des clients étrangers, ainsi que les opérations pour lesquelles des données de transaction ou de paiement doivent être transmises. Pour chaque flux, notez le logiciel d’origine, la personne qui valide l’opération, le destinataire et la manière de traiter une erreur.

Ajoutez les avoirs, acomptes, refus et corrections que votre activité rencontre effectivement. Relevez les volumes habituels et les pics saisonniers : ils serviront à vérifier les capacités annoncées et à comparer les devis. Une entreprise qui encaisse après avoir facturé doit notamment savoir comment l’information de paiement rejoint le circuit ; une autre, qui reçoit surtout des factures fournisseurs, examinera de plus près leur arrivée dans sa comptabilité.

Faire démontrer le trajet complet d’une facture

Une connexion annoncée entre deux logiciels ne suffit pas à établir que vos opérations y circuleront correctement. Faites partir une facture de l’outil que vous utilisez, suivez sa transmission et demandez à voir le statut retourné. Pour une facture reçue, vérifiez comment les données arrivent dans la comptabilité et qui prend en charge un rejet ou une information manquante.

La fiche publiée sur France Num invite à examiner l’intégration aux outils existants et les possibilités d’export. Faites préciser les formats acceptés, les connecteurs inclus dans l’offre et la répartition des responsabilités entre l’éditeur du logiciel et la plateforme agréée.

Choisissez pour la démonstration quelques opérations tirées de votre inventaire, dont un cas qui nécessite une correction. Demandez ce que voit chaque personne chargée de valider ou de comptabiliser la facture et comment elle retrouve son statut. Si une étape repose sur une ressaisie, inscrivez-la dans la comparaison : son coût dépendra du nombre d’opérations concernées.

Calculer le prix au volume de l’entreprise

Comparez des devis établis sur le même périmètre : factures entrantes et sortantes, utilisateurs, établissements, connexions et assistance. Indiquez au candidat votre volume habituel ainsi qu’un pic plausible, puis demandez le coût total correspondant. Un tarif d’appel ne permet pas de comparer deux offres si l’une facture séparément une fonction dont vous avez besoin.

Faites détailler les dépassements de volume, la mise en place, les options et l’archivage. Demandez également ce qui se produit lorsqu’un plafond est atteint : coût supplémentaire, changement de formule ou intervention nécessaire. Une offre gratuite peut convenir à des besoins simples, à condition que ses limites de volume et de fonctions correspondent aux flux relevés lors du diagnostic.

Intégrez enfin le travail qui restera dans l’entreprise : préparation des données, vérification des rejets et rapprochement comptable. Ce temps ne figure pas toujours sur le devis, mais il permet de distinguer une économie sur l’abonnement d’une économie sur le traitement des factures.

Vérifier la sécurité et organiser la sortie

Lorsque les factures contiennent des données personnelles, la CNIL précise que l’entreprise agit en principe comme responsable du traitement et que la plateforme est sous-traitante pour les données traitées sur ses instructions. Examinez donc les clauses relatives aux accès, à la confidentialité, à la conservation et aux éventuelles réutilisations des données par le prestataire.

Demandez sous quels formats vous pourrez récupérer les factures, leurs statuts et leur historique. Faites inscrire la durée d’accès après résiliation, les frais éventuels, le préavis et l’assistance prévue pour transférer les flux. Ces modalités doivent permettre de changer de prestataire sans perdre les informations nécessaires au suivi des opérations.

La désignation de la plateforme de réception est également à clarifier avant la mise en service. La fiche pratique de la DGFiP prévoit un accord formel, signé directement avec la plateforme ou au moyen d’un mandat explicite si le choix est délégué à un intermédiaire. Vérifiez quel opérateur sera désigné et qui assurera la mise à jour des informations dans l’annuaire.

Réunir les réponses dans une matrice de décision

Une grille dans un tableur rend les offres comparables. Placez un candidat par colonne et, pour chaque critère, indiquez « démontré », « à confirmer » ou « non couvert ». Ajoutez la démonstration ou la clause obtenue, ainsi que le coût associé : une fonction promise oralement reste à confirmer.

• Statut et acteurs : nom juridique de la plateforme, catégorie dans la liste officielle et rôle de chaque logiciel intermédiaire.
• Flux : factures émises et reçues, données de transaction et de paiement applicables à l’activité, corrections et rejets.
• Intégrations : outils raccordés, formats, suivi des statuts, export comptable et résultat de la démonstration sur vos opérations.
• Prix : coût au volume habituel et en période de pic, dépassements, options, assistance et archivage.
• Sécurité et sortie : droits d’accès, clauses de traitement des données, formats de récupération, préavis et frais de migration.
• Désignation : plateforme de réception retenue, signataire de l’accord et mandat éventuel donné à un intermédiaire.

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