Calendly vai Microsoft Bookings? 365-tilaus muuttaa hinnan

Jos yrityksellä on Bookingsin sisältävä Microsoft 365 -tilaus, Microsoft Bookings hoitaa tavalliset sisäiset ja asiakastapaamiset ilman uutta ajanvarauksen tilausmaksua. Palvelussa on henkilökohtainen ja tiimin yhteinen varaussivu, ja asiakkaan antamat varaustiedot tallentuvat Microsoft 365 -ympäristöön ja Exchange Onlineen.

Calendlyn lisähinta on perusteltavissa, jos asiakkaan vastaukset ohjaavat tapaamisen tietylle asiantuntijalle, varauksesta peritään maksu tai kalenterit ja muut työkalut tulevat useasta ympäristöstä. Ilman sopivaa Microsoft-tilausta Bookingsin hintaa ei voi käsitellä nollana: silloin vertailussa ovat uuden Microsoft 365 -paketin ja erillisen Calendly-tilauksen kustannukset.

Jo maksettu lisenssi ja uusi tilaus ovat eri laskelmia

Nykyiselle Microsoft-asiakkaalle Bookingsin tilausmaksun rajakustannus on nolla, jos ajanvarauksia hallinnoivilla käyttäjillä on jo tarvittavat käyttöoikeudet. Se ei tee käyttöönotosta ilmaista. Palvelut, henkilöstö, saatavuus ja varaussivujen ylläpitäjät on silti määriteltävä, ja asetusten muuttaminen vie työaikaa myös myöhemmin.

Yritykselle, jolla tilausta ei vielä ole, Microsoftin Suomen Business Basic -hinnasto ilmoittaa Teamsin sisältävän paketin hinnaksi 6,07 euroa ja ilman Teamsia myytävän EEA-version hinnaksi 4,67 euroa käyttäjältä kuukaudessa vuosittain maksettuna, ilman arvonlisäveroa. Bookings sisältyy kumpaankin. Nämä ovat sähköpostin ja muiden Microsoft-työkalujen sisältävien pakettien hintoja, eivät Bookingsille erikseen asetettuja maksuja.

Calendlyn hinnastossa Standard maksaa 10 dollaria ja Teams 16 dollaria käyttäjältä kuukaudessa vuosilaskutuksella. Standardiin kuuluvat usean kalenterin yhdistäminen sekä Stripe- ja PayPal-maksuyhteydet. Teams lisää muun muassa vuorotteluun perustuvan tapaamisjaon, liidien ohjauksen ja keskitetysti hallitut tapaamistyypit. Maksullinen käyttäjäpaikka tarvitaan tapaamisia järjestävälle käyttäjälle, ei aikaa varaavalle asiakkaalle.

Ajatellaan ehdollista kymmenen työntekijän ryhmää, jolla kaikilla on jo sopiva Microsoft-lisenssi. Bookings ei lisää tilausmaksua, kun taas Calendly Standardin laskennallinen kuukausihinta on 100 dollaria ja Teamsin 160 dollaria vuosilaskutuksella. Jos sama yritys ostaisi Business Basicin jokaiselle kymmenelle työntekijälle myös muuta työtä varten, listahintainen laskelma olisi 60,70 euroa kuukaudessa Teamsin kanssa tai 46,70 euroa ilman Teamsia. Euroja ja dollareita ei pidä rinnastaa ilman valuuttakurssia ja verojen huomiointia. Jos päätös koskee koko työympäristöä, työkalupakettien kokonaiskustannukset ovat olennaisempi vertailu kuin ajanvarauksen hinta yksin.

Käyttöönotossa ratkaisee myös ylläpidon työ

Bookings sopii luontevasti yritykseen, jossa työntekijöiden saatavuus on jo Outlookissa ja tapaamiset järjestetään Teamsissa. Yksittäinen asiantuntija voi jakaa oman varaussivunsa. Yhteisellä sivulla taas määritellään palvelut, työntekijät ja ajat, joista asiakas valitsee tapaamisen. Sisäisiä ja ulkoisia aikoja voi siten hoitaa samalla Microsoft-ympäristöllä.

Zapierin käytännön vertailussa Calendly arvioitiin helpommaksi käyttää ja vahvemmaksi tiimiominaisuuksissa sekä Microsoftin ulkopuolisissa integraatioissa; Bookingsilta puuttui sisäänrakennettu maksullinen varaus. Kyse on vertailun kirjoittajan käyttökokemuksesta, ei mitatusta ajansäästöstä suomalaisessa yrityksessä. Ero voi silti näkyä ylläpidossa, jos tapaamistyyppejä muutetaan usein tai varauksia hallinnoi useampi henkilö.

Työkalun tuttuus ja käyttöliittymän selkeys vaikuttavat eri tilanteissa. Microsoft-ympäristössä uusi Bookings-sivu voidaan rakentaa nykyisten kalenterien varaan. Calendly taas voi olla sujuvampi erillinen valinta, jos ajanvarauksia ylläpitävät ihmiset eivät muuten käytä Microsoftin sovelluksia. Käyttöönoton kustannukseen kuuluu myös se, kuka korjaa vanhentuneet saatavuudet ja pitää asiakkaalle näkyvät palvelukuvaukset ajan tasalla.

Yhteinen vapaa aika ei vielä ole liidien reititystä

Bookingsin yhteinen varaussivu riittää, kun asiakkaalle kelpaa sopiva vapaa aika palveluryhmältä. Esimerkiksi yleisen neuvonnan tapaamisessa keskeistä on, että asiakas pääsee varaamaan ajan ja ryhmän kalenterit pysyvät ajan tasalla. Jos tapaamisen saaja määräytyy asiakkaan tarpeen, alueen tai asiakkuuden perusteella, päätös täytyy tehdä ennen ajan näyttämistä.

Calendly Teamsin ohjauslomakkeilla varaajalta voidaan kysyä tarvittavat tiedot ja ohjata hänet niiden perusteella oikealle henkilölle tai tiimille. Vuorotteluun perustuva jako puolestaan jakaa samanlaisia tapaamisia työntekijöiden kesken. Näiden toimintojen arvo syntyy siitä, että varaus päätyy alun perin oikeaan työjonoon. Jos kaikki ryhmän jäsenet voivat ottaa saman tapaamisen, monimutkaisempi ohjaus ei välttämättä säästä työtä.

Maksu ja kalenteriyhteydet muuttavat varauspolkua

Maksullisessa asiantuntijatapaamisessa Calendlyn Stripe- tai PayPal-yhteys sitoo maksamisen varaukseen. Bookingsia käytettäessä maksu on järjestettävä erillisellä maksulinkillä, laskulla tai muulla prosessilla. Ero ei koske vain asiakkaan näkymää: erillinen maksu vaatii tavan tunnistaa, mikä varaus on maksettu ja miten peruutus käsitellään.

Calendlystä saa enemmän hyötyä myös silloin, kun työntekijän saatavuuteen vaikuttavat sekä Microsoftin että muiden palvelujen kalenterit tai kun varaus pitää yhdistää asiakkuudenhallintaan. Bookingsin vahvuus on Outlookin, Exchangen ja Teamsin muodostamassa kokonaisuudessa. Laaja integraatiovalikoima ei kuitenkaan ole itseisarvo: jokainen käyttöön otettu yhteys lisää hallinnoitavia asetuksia ja mahdollisia muutostilanteita.

Rajaus on käytännöllinen. Jos yritys tarvitsee vain linkin, josta asiakas varaa ajan jo käytössä olevaan Microsoft-kalenteriin, erillisen palvelun käyttäjäkohtainen maksu voi jäädä vailla vastinetta. Jos taas ajanvaraus on osa myynnin tai maksullisen palvelun työnkulkua, tilauksen hintaa kannattaa verrata niihin käsin tehtäviin siirtoihin ja tarkistuksiin, jotka se korvaa.

Asiakastiedon sijainti on oma valintaperusteensa

Bookingsin yhteinen varauskalenteri käyttää Exchange Onlinen jaettuja postilaatikoita asiakkaiden, henkilöstön, palvelujen ja tapaamisten tietojen säilytykseen. Microsoft 365 -ympäristöä jo hallinnoivalle yritykselle tämä tarkoittaa, että varaukset kuuluvat samaan käyttöoikeuksien ja säilytyskäytäntöjen kokonaisuuteen. Se ei yksin kerro, missä maassa juuri kyseisen yrityksen tiedot fyysisesti sijaitsevat.

Calendlyn tietojen säilytysohjeen mukaan käyttäjien ja kutsuttujen tiedot tallennetaan Yhdysvalloissa sijaitseviin Google Cloudin ja Amazon Web Servicesin datakeskuksiin. Ohje kuvaa myös Euroopan talousalueelta tapahtuvien henkilötietojen siirtojen sopimusjärjestelyjä. Suomessa toimivalle yritykselle tällä on merkitystä etenkin, jos varaussivu kerää asiakkaan yhteystietojen lisäksi vastauksia tämän tarpeesta. Kalenteriyhteys ei sijoita kaikkia Calendlyssä kerättyjä tietoja yrityksen omaan Microsoft-ympäristöön.

Valinta riippuu varauksen tehtävästä

Bookings on vahva perusvalinta, kun sopiva Microsoft-lisenssi on jo maksettu ja asiakkaan tarvitsee lähinnä löytää vapaa aika henkilöltä tai palveluryhmältä. Calendly Standard sopii paremmin tilanteeseen, jossa varaukseen halutaan maksu tai saatavuus kootaan useasta kalenterista. Teams-tason lisähinta perustuu erityisesti siihen, että asiakkaan tiedot ohjaavat tapaamisen oikeaan ryhmään ja varaukset voidaan jakaa hallitusti.

Ilman nykyistä Microsoft-tilausta hankintapäätös koskee muutakin kuin ajanvarausta: Business Basic tuo mukanaan laajemman työkalupaketin, Calendly erillisen varauspalvelun. Siksi halvin listahinta ei yksin ratkaise valintaa. Ratkaisevaa on, mitä yritys jo maksaa, millainen varauspolku asiakkaalle tarvitaan ja missä järjestelmässä hänen tietojaan halutaan käsitellä.

Lue myös: