Todoist vai Microsoft To Do? Ilmainen sovellus maksaa enemmän klikkauksia

Microsoft To Do on luonteva valinta, jos tehtävät syntyvät Outlookin sähköposteista ja päivän työt halutaan pitää samassa ympäristössä. Todoist sopii paremmin, jos kirjaat paljon monimutkaisesti toistuvia tehtäviä ja haluat määrittää rytmin kirjoittamalla. Toolfinderin käyttökokeessa Todoistin syöttöä pidettiin nopeampana yli 30 päivän ja 500 suoritetun tehtävän perusteella; julkaisija piti myös To Don My Day -näkymää ja Outlook-yhteyttä hyödyllisinä. Kokeessa ei ilmoitettu mitattua klikkausten tai säästyneiden minuuttien määrää.

Ilmaisen sovelluksen hinta näkyy siis lähinnä työnkulussa: ylimääräisiä valintoja voi tulla, kun tehtävän toistoa ei saa ilmaistua suoraan syöttökentässä. To Do ei silti edellytä kaikilta maksullista tilausta. Microsoftin tiliohjeen mukaan henkilökohtaisella Microsoft-tilillä To Do on maksuton, kun taas työ- ja koulutilin käyttö edellyttää tuettua Microsoft 365 -käyttöoikeutta.

Outlookissa To Do pitää sähköpostista syntyvät työt lähellä

To Don vahvuus on lyhyt matka viestistä tehtävään. Outlookissa merkitty sähköposti voi näkyä To Don Flagged Email -listassa, ja tehtävän voi nostaa My Day -näkymään päivän hoidettavien joukkoon. Se on hyödyllistä etenkin silloin, kun seurattava asia alkaa asiakkaan viestistä eikä erillisestä projektisuunnitelmasta.

My Day on päivän rajattu työlista, kun taas Planned kokoaa tehtäviä, joille on asetettu määräpäivä tai muistutus. Ero auttaa erottamaan tänään tehtäväksi valitun asian myöhemmin erääntyvästä työstä. Muistutuksen voi liittää tehtävään erikseen, joten määräpäivä ja ilmoitus eivät tarkoita samaa asiaa: tehtävä voi erääntyä tiettynä päivänä, vaikka siitä haluaisi muistutuksen jo aiemmin.

To Do tarjoaa tehtäville päivittäisen, arkipäiväisen, viikoittaisen, kuukausittaisen, vuosittaisen ja mukautetun toiston. Tavallinen viikkorutiini onnistuu siis ilman Todoistia. Jos päivän tehtävät koostuvat lähinnä viesteihin vastaamisesta ja muutamasta säännöllisestä muistutuksesta, Outlook-yhteys voi säästää enemmän siirtymiä kuin Todoistin nopeampi syöttö säästäisi valintoja.

Toistuvan tehtävän syöttötapa ratkaisee klikkausten määrän

To Don luonnollisen kielen tunnistusta ei kannata sivuuttaa. Microsoftin tunnistusohje kertoo, että tuetussa Windows-sovelluksessa tehtävän nimeen voi kirjoittaa esimerkiksi määräpäivän, muistutuksen tai ilmauksen ”every Monday”, jolloin sovellus tunnistaa toiston. Ohje rajaa Windows-tuen versioon 2.66 ja sitä uudempiin englanninkielisiin versioihin; iOS-sovellukselle se mainitsee päivämäärä- ja muistutusehdotukset. Muilla alustoilla tai kielillä käyttäjä voi joutua asettamaan toiston tehtävän asetuksista.

Tämä rajaus on suomalaiselle käyttäjälle olennainen. Englanninkielisiä toistoilmauksia käyttävä Windows-käyttäjä ei välttämättä tee yksinkertaisessa tehtävässä yhtään ylimääräistä valintaa. Kun tunnistus ei ole käytettävissä tai haluttu rytmi ei tunnistu, erilliset päivämäärä-, muistutus- ja toistovalinnat kasvattavat kirjaamisen vaivaa. Ero riippuu siis tehtävästä, kielestä ja käytetystä sovelluksesta, eikä jokainen To Do -tehtävä vaadi enemmän klikkauksia.

Todoistin Pikalisäys tunnistaa toistuvan ajankohdan tehtävän nimestä myös monimutkaisemmissa rytmeissä. Todoistin toisto-ohjeessa on esimerkkejä useista viikonpäivistä, kuukauden viimeisestä arkipäivästä sekä alkamis- ja päättymispäivästä. Ohje erottaa myös alkuperäiseen päivämäärään perustuvan toiston valmistumisesta lasketusta toistosta. Jälkimmäinen sopii esimerkiksi huoltoon, jonka seuraava määräpäivä alkaa edellisen huollon valmistumisesta.

Juuri tässä Todoistin syöttötapa voi vähentää vaiheita. Jos tehtävä toistuu aina samana kalenteripäivänä, kiinteä rytmi säilyttää sen paikan kalenterissa, vaikka suoritus viivästyisi. Jos seuraava kerta pitää ajoittaa vasta tehdyn työn jälkeen, valmistumiseen perustuva rytmi vastaa paremmin tarvetta. Ero vaikuttaa tuleviin määräpäiviin, joten harvoin toistuvassa tehtävässä tunnistettu ajankohta kannattaa vilkaista jo tallennettaessa.

Mistä Todoistin maksullisessa tasossa saa vastinetta?

Nopea syöttö ei yksin vaadi Pro-tilausta. Todoistin hinnaston mukaan maksuton Beginner sisältää viisi henkilökohtaista projektia, kolme suodatinnäkymää, Pikalisäyksen ja tehtävämuistutukset; Pro nostaa projektirajan 300:aan ja suodatinnäkymät 150:een sekä lisää kalenteriasettelun ja mukautetut muistutukset. Business tuo lisäksi yhteisen tiimityötilan, tiimiprojektit sekä roolien ja käyttöoikeuksien hallinnan.

Perusmuistutuksen saaminen ei siten ole nykyisessä Todoistissa syy maksaa Prosta. Maksu on helpompi perustella, jos omat projektit eivät enää mahdu Beginneriin, eri vastuualueille tarvitaan runsaasti rajattuja näkymiä tai tehtäviä halutaan sijoittaa kalenteriasettelussa. Nämä ovat erillisiä tarpeita: projektiraja koskee työn jäsentelyä, suodattimet tehtävien löytämistä ja kalenteriasettelu ajankäytön hahmottamista.

Todoistin maksuttomaan tasoon kuuluu myös sähköposti- ja kalenteri-integraatioita. Kalenterin yhdistäminen ei kuitenkaan ole sama asia kuin Prohon kuuluva kalenteriasettelu tehtävien suunnitteluun. Outlook-keskeisessä työssä on lisäksi eri kysymys, halutaanko merkitty viesti suoraan To Don tehtävälistaan vai ylläpidetäänkö tehtäviä erillisessä sovelluksessa. Integraation olemassaolo ei yksin kerro, kumpi tapa vaatii omassa arjessa vähemmän työtä.

Valinta riippuu siitä, missä tehtävät syntyvät

Outlook-keskeisessä arjessa aloita To Dosta, jos viestien merkitseminen tehtäviksi ja My Day kattavat päivän suunnittelun. Säännölliset muistutukset ja tavalliset toistot kuuluvat samaan työnkulkuun. Työtiliä käyttävän on syytä huomioida organisaation käyttöoikeus, vaikka sovelluksesta ei tulisi erillistä henkilökohtaista maksua.

Monimutkaisia toistoja kirjaavalle Todoist on vahvempi vaihtoehto, kun tehtävän rytmi sisältää useita päiviä, aloitus- tai lopetusrajan tai valmistumisesta laskettavan seuraavan kerran. Maksuton Beginner riittää niin kauan kuin sen projekti- ja näkymärajat sopivat omaan käyttöön. Yksinkertaisessa englanninkielisessä To Do -tehtävässä syöttöero voi jäädä pieneksi; monimutkaisissa ja toistuvissa kirjauksissa se voi kasvaa.

Pienelle yhteistyötiimille yhteinen lista riittää, jos työnjako on kevyt ja tehtävät pysyvät helposti löydettävinä. Todoistin Business alkaa olla perusteltu, kun tiimi tarvitsee yhteisen projektirakenteen ja hallittuja käyttöoikeuksia. Henkilökohtainen Pro ratkaisee yksittäisen käyttäjän näkymä- ja suunnittelutarpeita, kun taas Business koskee tiimin yhteistä työtilaa. Siksi maksullisen tason arvoa ei voi päätellä pelkästään siitä, kuinka nopeasti yksi käyttäjä lisää tehtävän.

Lue myös:

• Claude Code vai Codex? Valinta ratkeaa työnkulkuun, ei yhteen testiin
• uv vai Poetry? Nopeampi asennus ei yksin ratkaise Python-työnkulkua
• Venture debt vai osakerahoitus? Omistus säästyy, mutta eräpäivä jää