Google Takeout بکاپ کامل نیست؛ تغییرات اخیر می‌توانند جا بمانند

Google Takeout از داده‌های انتخابی حساب آرشیو می‌سازد، اما این آرشیو لزوماً تصویر کامل حساب در زمان تحویل نیست. راهنمای دانلود داده‌های Google هشدار می‌دهد تغییرات میان درخواست خروجی و ساخت آرشیو ممکن است در آن نیایند؛ تغییر مجوز اشتراک‌گذاری یک فایل Drive از نمونه‌های مشخص است.

برای اتکا به خروجی، باید سه چیز را جداگانه بسنجید: آیا محصولات و داده‌های لازم را انتخاب کرده‌اید، آیا همهٔ بخش‌های آرشیو سالم به دستتان رسیده‌اند و آیا موارد تازه و مجوزهای مهم با وضعیت فعلی حساب همخوان‌اند. باز شدن فایل فشرده فقط دسترسی به محتوای همان فایل را نشان می‌دهد؛ دربارهٔ داده‌ای که از ابتدا وارد خروجی نشده یا تنظیماتی که در مقصد بازسازی نمی‌شود، پاسخی نمی‌دهد.

داده‌های موردنیاز را پیش از ساخت آرشیو مشخص کنید

وارد حساب درست شوید و Google Takeout را باز کنید. محصولاتی که در آن‌ها داده دارید به‌طور پیش‌فرض انتخاب می‌شوند؛ تیک موارد غیرضروری را بردارید و برای هر محصول مهم، گزینهٔ انتخاب داده‌های داخل آن را هم ببینید. برخی محصولات اجازه می‌دهند فقط بخشی از داده را صادر کنید. اگر هدف نگهداری ایمیل و عکس است، انتخاب Gmail و Google Photos را جداگانه کنترل کنید؛ نام کلی «داده‌های حساب» جای فهرست محصولات انتخاب‌شده را نمی‌گیرد.

برای آرشیو بزرگ، صادر کردن محصولات در درخواست‌های جداگانه می‌تواند پیدا کردن فایل ناموفق و دریافت دوبارهٔ آن را آسان‌تر کند. در مقابل، هر درخواست فهرست و زمان ساخت خود را دارد؛ کنار هر خروجی ثبت کنید چه محصولاتی را شامل می‌شود. اگر دادهٔ موردانتظار را پیدا نکردید، ابتدا حسابی را که با آن وارد شده‌اید و گزینه‌های انتخاب داده در همان محصول بررسی کنید. مدیر حساب کاری یا آموزشی Google Workspace نیز می‌تواند خروجی گرفتن از بعضی محصولات را محدود کند.

Takeout برای کل آرشیو امکان تعیین یک بازهٔ زمانی دلخواه فراهم نمی‌کند. بنابراین اگر فقط داده‌های یک دوره را می‌خواهید، پیش از درخواست خروجی ببینید محصول موردنظر چه گزینه‌ای برای محدود کردن داده دارد. همچنین داده‌ای که در فرایند حذف قرار گرفته، ممکن است دیگر وارد آرشیو نشود؛ خروجی را راه بازیابی محتوای حذف‌شده فرض نکنید.

مقصد و اندازهٔ فایل را متناسب با دریافت و نگهداری انتخاب کنید

در مرحلهٔ تنظیم خروجی، می‌توانید لینک دانلود را با ایمیل بگیرید یا آرشیو را به Drive، Dropbox، OneDrive یا Box بفرستید. انتخاب مقصد ابری به معنی داشتن نسخه‌ای خارج از آن سرویس نیست: اگر می‌خواهید پس از از دست دادن دسترسی به حساب Google هم کپی داشته باشید، آرشیو ذخیره‌شده در Drive را به محل مستقل دیگری منتقل کنید. برای مقصدهای بیرونی، ظرفیت حساب و دسترسی دیگران به پوشهٔ آرشیو را نیز بسنجید؛ فایل‌های خروجی می‌توانند محتوای شخصی زیادی داشته باشند.

قالب ZIP روی بیشتر رایانه‌ها باز می‌شود؛ باز کردن TGZ، به‌ویژه در Windows، ممکن است ابزار اضافی بخواهد. گزینهٔ اندازه، سقف هر بخش آرشیو است، نه سقف کل داده‌ای که درخواست می‌کنید. وقتی خروجی از اندازهٔ انتخابی بزرگ‌تر باشد، به چند فایل تقسیم می‌شود. انتخاب بخش‌های کوچک‌تر دریافت دوبارهٔ یک فایل ناموفق را ساده‌تر می‌کند، اما تعداد فایل‌هایی را که باید نگه دارید و وارسی کنید افزایش می‌دهد. محدودیت بارگذاری سرویس مقصد را هم در نظر بگیرید؛ برای Box، فایل بزرگ‌تر از سقف مجاز آن حساب به مقصد صادر نمی‌شود.

پس از اعلان آماده‌شدن، همهٔ بخش‌ها را با نام و اندازهٔ ثبت‌شده دریافت کنید و نمونه‌ای از فایل‌های محصولات مهم را باز کنید. فایل archive_browser.html داخل خروجی دربارهٔ قالب‌ها و باز کردن داده‌ها راهنما دارد. آرشیو قابل‌دریافت همیشگی نیست و پس از انقضای آن باید درخواست تازه‌ای ثبت کنید؛ نگهداری ایمیل اعلان به‌جای خود فایل‌ها، نسخهٔ پشتیبان محسوب نمی‌شود.

خروجی دوره‌ای را با تغییرات روزانه هماهنگ کنید

Takeout در کنار خروجی یک‌باره، ساخت آرشیو دوره‌ای را ارائه می‌کند: نخستین خروجی بلافاصله ساخته می‌شود و پس از آن، هر دو ماه یک‌بار تا یک سال خروجی دیگری ایجاد می‌شود. برای Google Photos گزینهٔ صادرات دوره‌ای داده‌های جدید و به‌روزشده وجود دارد؛ برای استفاده از آن باید Photos تنها محصول انتخاب‌شده در همان درخواست باشد. خروجی دوره‌ای برای اعضای Advanced Protection Program در دسترس نیست.

این فاصلهٔ زمانی برای کسی که هر روز عکس یا فایل تازه اضافه می‌کند اهمیت دارد. خروجی دوره‌ای، کپی فوری هر تغییر نیست و هر نوبت نیز تا زمان ساخت و دریافت فایل‌هایش یک آرشیو آماده در اختیار شما نمی‌گذارد. برای داده‌هایی که از دست رفتن تغییرات اخیرشان پذیرفتنی نیست، زمان‌بندی Takeout را در کنار روش نگهداری متناسب با همان محصول بسنجید. برای هر نوبت، رسیدن اعلان و دریافت تمام بخش‌ها را کنترل کنید؛ فعال بودن برنامهٔ صادرات به‌تنهایی نشان نمی‌دهد همهٔ فایل‌های آن نوبت نزد شماست.

داده‌های تازه، مجوزها و فراداده را در جای درست بررسی کنید

فاصلهٔ میان ثبت درخواست و ساخته‌شدن آرشیو، نقطهٔ اصلی ابهام است. تغییر نوع اشتراک‌گذاری یا مجوز یک فایل Drive، نظر حل‌شدهٔ Drive و عکس یا آلبومی که در این فاصله افزوده یا حذف شده، ممکن است در خروجی بازتاب نیابد. چند موردی را که در این بازه تغییر داده‌اید از محصول اصلی پیدا کنید و سپس حضور یا وضعیتشان را در آرشیو بسنجید. اگر مورد مهمی جا مانده است، پس از پایان تغییرات خروجی تازه‌ای درخواست کنید.

مجوز فعلی فایل حساس را در خود Drive ببینید؛ آرشیو قبلی را فهرست قطعی کسانی که اکنون دسترسی دارند ندانید. حتی اگر فایل و اطلاعات همراهش در خروجی موجود باشد، انتقال آن به فضای دیگری به‌خودی‌خود همان ساختار دسترسی را در مقصد ایجاد نمی‌کند. برای بازیابی، محتوای فایل و قواعد اشتراک‌گذاری آن دو موضوع جدا هستند.

در Google Photos زمان ثبت‌شده برای فایل روی دستگاه ممکن است زمان دانلود باشد، در حالی که زمان اصلی عکس یا ویدئو در فرادادهٔ درون فایل حفظ می‌شود. اطلاعات افزوده‌ای که بخشی از فایل اصلی نبوده‌اند، مانند بعضی نظرها، می‌توانند در فایل JSON جداگانه قرار بگیرند. هنگام جابه‌جایی تصاویر، فایل‌های همراه را کنار نگذارید و برای تشخیص تاریخ عکس فقط به زمان فایل در سیستم‌عامل تکیه نکنید. در خروجی Gmail نیز برچسب‌ها در سرآیند ویژهٔ X-Gmail-Labels نگهداری می‌شوند؛ نمایش آن‌ها به همان شکل در برنامهٔ مقصد تضمین‌شده نیست.

سلامت کپی را بسنجید و مسئولیت مقصد را بشناسید

برای هر بخش دریافت‌شده می‌توانید هش SHA-256 بسازید و مقدار آن را کنار نام فایل نگه دارید. پس از انتقال آرشیو به محل نگهداری دیگر، از همان بخش دوباره هش بگیرید و دو مقدار را مقایسه کنید. مستندات Get-FileHash مایکروسافت محاسبهٔ هش فایل و استفاده از SHA-256 را شرح می‌دهد. برابری هش‌ها نشان می‌دهد دو کپیِ مقایسه‌شده محتوای یکسان دارند؛ کامل بودن داده‌های انتخابی یا ثبت شدن تغییرات اخیر را ثابت نمی‌کند.

اگر کپی را به سرویس ثالث می‌سپارید، سیاست نگهداری و دسترسی‌های آن سرویس بخشی از تصمیم شماست. راهنمای انتقال کپی Google توضیح می‌دهد انتقال، دادهٔ اصلی سرویس‌های Google را حذف نمی‌کند و پس از دریافت کپی، مدیریت و حفاظت از آن بر عهدهٔ سرویس مقصد است. این راهنما همچنین قابلیت جداگانه‌ای را شرح می‌دهد که انتقال از وب‌سایت یا برنامهٔ سرویس ثالث آغاز می‌شود و دسترسی به آن به کشور یا منطقه بستگی دارد؛ آن را با انتخاب Dropbox یا Box به‌عنوان مقصد معمول آرشیو Takeout یکی نگیرید.

برای نسخه‌ای که قرار است در بازیابی به کار آید، فهرست محصولات انتخابی، همهٔ بخش‌های خروجی و هش‌هایشان را همراه فایل‌ها نگه دارید. سپس چند دادهٔ مهم و تازه را با حساب اصلی تطبیق دهید و مجوزهای حساس را در همان محصول بررسی کنید. این دو بررسی پاسخ‌های متفاوتی می‌دهند: هش، سلامت کپیِ دریافت‌شده را می‌سنجد و تطبیق با حساب نشان می‌دهد محتوای موردنیاز واقعاً در آرشیو هست یا باید دوباره صادر شود.

بیشتر بخوانید:

• حفرهٔ SharePoint فعالانه سوءاستفاده می‌شود؛ نصب وصله پایان بررسی نیست
• Supabase یا Firebase؛ هزینهٔ قابل‌پیش‌بینی در برابر ابزارهای کامل‌تر
• نسخه‌بندی S3 بکاپ را مصون نمی‌کند؛ Object Lock را درست فعال کنید