Google Workspace ή Microsoft 365: η φθηνότερη άδεια δεν μειώνει το κόστος

Για μια μικρή επιχείρηση, η φθηνότερη άδεια Google Workspace ή Microsoft 365 δεν εξασφαλίζει χαμηλότερο συνολικό κόστος. Αν απαιτούνται περισσότερος χώρος, εγκατεστημένες εφαρμογές Office ή AI μέσα στα αρχεία εργασίας, η αρχική τιμή μπορεί να οδηγήσει σε ακριβότερη βαθμίδα ή πρόσθετη άδεια.

Η σύγκριση αρχίζει από κοινές απαιτήσεις: επαγγελματικό email, ημερολόγιο, συσκέψεις, επεξεργασία εγγράφων, όριο αποθήκευσης και τρόπο εργασίας της ομάδας. Για όποιον αλλάζει πλατφόρμα, στο ετήσιο κόστος λειτουργίας προστίθεται χωριστά η εφάπαξ εργασία μεταφοράς. Έτσι προκύπτει επιλογή για την πραγματική χρήση της επιχείρησης, όχι μόνο από τον τιμοκατάλογο.

Ποια άδεια καλύπτει την ίδια εργασία;

Για ομάδα που δουλεύει κυρίως στον browser, οι βασικές βαθμίδες προσφέρουν επαγγελματικό email, κοινά έγγραφα, συσκέψεις και χώρο αρχείων. Όμως η σύγκριση πακέτων Google Workspace δίνει στο Business Starter 30 GB κοινόχρηστου χώρου ανά χρήστη, ενώ στο Business Standard 2 TB ανά χρήστη ως μέρος του κοινού αποθέματος, Gemini στα Gmail, Docs και Meet και συσκέψεις έως 150 συμμετέχοντες. Το «ανά χρήστη» αυξάνει το συνολικό απόθεμα του οργανισμού και δεν αποτελεί χωριστό ατομικό όριο για κάθε εργαζόμενο.

Το Microsoft 365 Business Basic κοστίζει 6,07 € ανά χρήστη τον μήνα με ετήσια πληρωμή και προσφέρει 1 TB OneDrive ανά χρήστη, εκδόσεις web και κινητού των Word, Excel, PowerPoint και Outlook, μαζί με Teams. Για εγκατεστημένο Word ή Excel η σύγκριση πρέπει να μεταφερθεί στο Business Standard. Αν τα υπάρχοντα υπολογιστικά φύλλα, τα πρόσθετα ή η εργασία εκτός σύνδεσης απαιτούν αυτές τις εφαρμογές, η οικονομικότερη βαθμίδα δεν καλύπτει την ίδια ανάγκη.

Ετήσια άδεια για 5, 20 και 50 άτομα

Για συγκρίσιμη βάση χρησιμοποιούνται οι κανονικές τιμές σε ευρώ, χωρίς ΦΠΑ και προσωρινές προσφορές, για ετήσια δέσμευση. Η τιμολόγηση της Google ορίζει 6,80 € ανά χρήστη τον μήνα για Business Starter και 13,60 € για Business Standard. Στο ετήσιο πρόγραμμα η χρέωση γίνεται ανά μήνα, αλλά οι δεσμευμένες άδειες μπορούν να μειωθούν μόνο κατά την ανανέωση.

Η ελληνική σελίδα Microsoft Business Standard αναγράφει 12,13 € ανά χρήστη τον μήνα με Teams και ετήσια πληρωμή, 9,34 € χωρίς Teams και 20,36 € για τον συνδυασμό Standard με Microsoft 365 Copilot. Ο υπολογισμός παρακάτω κρατά το Teams στη Microsoft, ώστε η σύγκριση συσκέψεων να έχει κοινή βάση, και πολλαπλασιάζει την τιμή ανά χρήστη επί δώδεκα μήνες.

• Σε 5 άτομα: Google Starter 408 €, Google Standard 816 €, Microsoft Basic 364,20 € και Microsoft Standard με Teams 727,80 € τον χρόνο.
• Σε 20 άτομα: Google Starter 1.632 €, Google Standard 3.264 €, Microsoft Basic 1.456,80 € και Microsoft Standard με Teams 2.911,20 € τον χρόνο.
• Σε 50 άτομα: Google Starter 4.080 €, Google Standard 8.160 €, Microsoft Basic 3.642 € και Microsoft Standard με Teams 7.278 € τον χρόνο.

Αυτά είναι ποσά αδειών για σταθερό αριθμό χρηστών, όχι τελικές προσφορές στην Ελλάδα ή την Κύπρο. ΦΠΑ, χώρα τιμολόγησης, μεταπωλητής και όροι πληρωμής αλλάζουν το πληρωτέο ποσό. Επιπλέον, η ετήσια πληρωμή της Microsoft και η μηνιαία χρέωση με ετήσια δέσμευση της Google έχουν διαφορετική επίπτωση στις ταμειακές ροές, παρότι εδώ συγκρίνεται το ίδιο ετήσιο διάστημα.

Χώρος και εφαρμογές: πότε αλλάζει η βαθμίδα

Η μεγαλύτερη διαφορά στη χαμηλή βαθμίδα είναι η αποθήκευση. Ο χρήστης του Microsoft Basic έχει ατομικό όριο OneDrive, ενώ το Google Starter συνεισφέρει μικρότερο ποσό σε κοινό απόθεμα. Μια ομάδα με λίγους χρήστες που παράγουν μεγάλα αρχεία μπορεί να αξιοποιεί αποτελεσματικά το κοινό απόθεμα του Google Standard· μια ομάδα που θέλει σαφές ατομικό όριο θα αξιολογήσει διαφορετικά το OneDrive.

Ο χώρος των αρχείων δεν είναι ο μόνος περιορισμός. Για την επιχείρηση που ανταλλάσσει σύνθετα βιβλία Excel με συνεργάτες ή βασίζεται σε τοπικές διαδικασίες Office, το Business Standard της Microsoft αποτελεί τη σχετική γραμμή κόστους. Για συνεργασία κυρίως σε Docs και Sheets, οι εγκατεστημένες εφαρμογές που δεν θα χρησιμοποιηθούν δεν προσθέτουν αντίστοιχη αξία. Η συμβατότητα των υπαρχόντων αρχείων έχει μεγαλύτερη βαρύτητα από την ονομασία του πακέτου.

Οι απαιτήσεις ασφάλειας μετακινούν επίσης τη σύγκριση. Βασικοί έλεγχοι πρόσβασης υπάρχουν στις αρχικές βαθμίδες, αλλά η προηγμένη διαχείριση συσκευών, η διατήρηση δεδομένων και η προστασία από απειλές διαφέρουν ανά πρόγραμμα. Όποιος έχει συγκεκριμένη πολιτική διατήρησης ή διαχειρίζεται εταιρικές συσκευές χρειάζεται να αντιστοιχίσει τις απαιτούμενες λειτουργίες με την κατάλληλη βαθμίδα πριν υπολογίσει το κόστος.

Το AI χρεώνεται ανά ανάγκη

Το Google Standard περιλαμβάνει Gemini σε βασικές εφαρμογές εργασίας. Το Microsoft Basic προσφέρει συνομιλία AI με δεδομένα του web, αλλά η βαθύτερη ενσωμάτωση του Microsoft 365 Copilot σε εφαρμογές Office και δεδομένα της επιχείρησης ανήκει σε πρόσθετη επιλογή. Πρόκειται για διαφορετικές δυνατότητες και όρια χρήσης, επομένως η απλή ένδειξη «AI» δεν δημιουργεί ισοδύναμο πακέτο.

Με τις παραπάνω δημοσιευμένες τιμές, ο συνδυασμός Microsoft Standard με Copilot προσθέτει 8,23 € τον μήνα ανά χρήστη σε σχέση με το απλό Standard. Υποθετικά, αν χρειάζονται αυτή τη δυνατότητα όλοι, η ετήσια επιβάρυνση είναι 493,80 € για 5 άτομα, 1.975,20 € για 20 και 4.938 € για 50. Αν τη χρειάζονται μόνο ορισμένοι ρόλοι, η πρόσθετη άδεια υπολογίζεται για αυτούς, ενώ οι υπόλοιποι μένουν στο βασικό πρόγραμμα.

Η μετάβαση είναι ξεχωριστό έργο

Σε αλλαγή από Google Workspace προς Microsoft 365, η τεκμηρίωση μεταφοράς της Microsoft καλύπτει αλληλογραφία, κανόνες, ημερολόγια και επαφές σε ομάδες χρηστών. Οι κρατήσεις αιθουσών, τα κοινόχρηστα ημερολόγια και τα χρώματα συμβάντων δεν μεταφέρονται, ενώ οι κανόνες αλληλογραφίας μεταφέρονται απενεργοποιημένοι. Αυτά δημιουργούν εργασίες επαλήθευσης και επαναρύθμισης που δεν εμφανίζονται στην τιμή της άδειας.

Η μεταφορά αρχείων, δικαιωμάτων κοινής χρήσης, συνδέσμων και αυτοματισμών απαιτεί δική της απογραφή και δοκιμή. Χρειάζεται επίσης χρόνος για ρύθμιση τομέα και λογαριασμών, ενημέρωση συνεργατών και εξοικείωση της ομάδας με διαφορετικό τρόπο συνεργασίας. Το μέγεθος του έργου εξαρτάται από την υπάρχουσα δομή και από το αν χρησιμοποιούνται εξωτερικοί τεχνικοί· δεν προκύπτει αξιόπιστη ενιαία χρέωση ανά εργαζόμενο.

Για μια υποθετική ομάδα πέντε ατόμων που αλλάζει από Google Starter σε Microsoft Basic μόνο για την τιμή, η διαφορά αδειών είναι 43,80 € ετησίως. Αν η εφάπαξ μετάβαση κοστίσει περισσότερο, η αλλαγή δεν μειώνει τη συνολική δαπάνη του πρώτου έτους. Αντίστοιχα, μια νέα σουίτα μπορεί να αξίζει περισσότερο όταν καλύπτει καλύτερα κρίσιμες εργασίες, ακόμη και αν η εξοικονόμηση στις άδειες είναι μικρή.

Διαβάστε επίσης:

• Αφαίρεσες μια εφαρμογή από το Google Account; Τα παλιά δεδομένα ίσως μένουν
• AI literacy στην επιχείρηση: ένα σεμινάριο για όλους δεν αρκεί
• TikTok: παιδιά ενεργοποίησαν εργαλεία ασφάλειας που δεν λειτουργούσαν