Dropbox ή OneDrive: ο κοινόχρηστος χώρος αλλάζει τον λογαριασμό

Για μια ομάδα που μοιράζεται μεγάλα αρχεία, το Dropbox Standard έχει πλεονέκτημα όταν λίγα μέλη χρησιμοποιούν το μεγαλύτερο μέρος της χωρητικότητας: ο κοινόχρηστος χώρος του ξεκινά από 3 TB για το πρώτο ενεργό μέλος και αυξάνεται κατά 1 TB για κάθε επιπλέον άδεια που χρησιμοποιείται ενεργά. Όλη η ομάδα μπορεί να αξιοποιήσει αυτή τη δεξαμενή. Η επιλογή κρίνεται από το μέγεθος των κοινών έργων, όχι από το άθροισμα προσωπικών ορίων.

Το OneDrive είναι πιο εύλογη επιλογή όταν η ομάδα συνεργάζεται ήδη μέσα στο Microsoft 365. Το Microsoft 365 Business Basic περιλαμβάνει 1 TB OneDrive ανά χρήστη, SharePoint για ομαδικά αρχεία και τις εκδόσεις web και κινητών των Word, Excel και PowerPoint. Η σελίδα της Microsoft για την Ιρλανδία αναγράφει €6,07 ανά χρήστη τον μήνα για την έκδοση με Teams, με ετήσια συνδρομή και χωρίς ΦΠΑ. Τα προσωπικά TB, όμως, δεν γίνονται αυτομάτως ένας ενιαίος χώρος για βιβλιοθήκη κοινών αρχείων.

Πόσος χώρος αντιστοιχεί στην ομάδα

Η κλιμάκωση του νεότερου Dropbox Standard δίνει περισσότερο κοινό χώρο καθώς προστίθενται ενεργά μέλη, χωρίς ελάχιστο αριθμό χρηστών. «Ενεργή» άδεια σημαίνει ότι ένα συγκεκριμένο πρόσωπο συνδέεται και χρησιμοποιεί το Dropbox. Για μια ομάδα που αγοράζει άδειες ενόψει μελλοντικής επέκτασης, αυτό έχει σημασία: οι αχρησιμοποίητες πρόσθετες άδειες δεν πρέπει να μετρηθούν προκαταβολικά ως διαθέσιμη χωρητικότητα.

Με τον κανόνα του Standard, οι τέσσερις ενδεικτικές ομάδες αποκτούν:

• Ένα ενεργό μέλος: 3 TB κοινού χώρου.
• Τρία ενεργά μέλη: 5 TB κοινού χώρου.
• Δέκα ενεργά μέλη: 12 TB κοινού χώρου.
• Είκοσι πέντε ενεργά μέλη: 27 TB κοινού χώρου.

Οι αριθμοί δεν αποτελούν ατομική κατανομή. Υποθετικά, αν ένας μοντέρ κρατά τα περισσότερα αρχεία ενός έργου και οι υπόλοιποι κυρίως τα παραλαμβάνουν ή τα σχολιάζουν, μπορεί να χρησιμοποιεί μεγάλο μέρος της κοινής δεξαμενής χωρίς να περιορίζεται σε προσωπικό μερίδιο. Για υφιστάμενους πελάτες χρειάζεται μία διάκριση: το παλαιότερο Standard Classic έχει κοινό όριο 5 TB και απαιτεί τουλάχιστον τρία μέλη. Η σύγκριση με νέα συνδρομή δεν πρέπει να βασίζεται στους όρους του Classic.

Το SharePoint είναι το αντίστοιχο μέγεθος για κοινά έργα

Στο Business Basic, τα αρχεία που πρέπει να ανήκουν στην ομάδα μπορούν να οργανωθούν σε βιβλιοθήκη SharePoint. Τα όρια του SharePoint προβλέπουν για τα επιχειρηματικά προγράμματα 1 TB ανά οργανισμό συν 10 GB για κάθε αγορασμένη άδεια. Αυτός ο χώρος υπολογίζεται χωριστά από το OneDrive που δημιουργείται για κάθε αδειοδοτημένο χρήστη.

Για μία, τρεις, δέκα και είκοσι πέντε άδειες Business Basic, ο αρχικός κοινός χώρος είναι αντίστοιχα 1 TB συν 10, 30, 100 και 250 GB. Παράλληλα, κάθε πρόσωπο διατηρεί το δικό του όριο OneDrive. Έτσι, μια ομάδα τριών ατόμων μπορεί να έχει τρία προσωπικά TB, αλλά μια βιβλιοθήκη έργου στο SharePoint δεν αποκτά όριο 3 TB επειδή υπάρχουν τρεις χρήστες.

Η διάκριση έχει πρακτική συνέπεια για μεγάλα αρχεία που πρέπει να παραμένουν προσβάσιμα ως περιουσία της ομάδας. Η αποθήκευσή τους σε προσωπικό OneDrive μπορεί να καλύπτει την άμεση ανάγκη χώρου, όμως η οργάνωση, η διαχείριση πρόσβασης και η συνέχεια του έργου εξαρτώνται τότε από τη θέση όπου βρίσκονται τα αρχεία. Για κοινή βιβλιοθήκη, συγκρίνονται η δεξαμενή του Dropbox και το όριο του SharePoint, όχι το άθροισμα των προσωπικών συνδρομών.

Τι αλλάζει στην ανάκτηση εκδόσεων

Το Dropbox Standard περιλαμβάνει ιστορικό προηγούμενων εκδόσεων 180 ημερών. Για ένα αρχείο που αλλάζει συχνά, ο χρονικός αυτός κανόνας δίνει στην ομάδα ένα σαφές όριο για επιστροφή σε παλιότερη εργασία. Η αξία του είναι ιδιαίτερα εμφανής όταν πολλές διαδοχικές παραδόσεις μοιράζονται το ίδιο όνομα αρχείου και η τρέχουσα έκδοση δεν είναι πάντα εκείνη που χρειάζεται ο πελάτης.

Στις βιβλιοθήκες SharePoint, η διατήρηση εκδόσεων εξαρτάται από την πολιτική που έχει οριστεί. Η τεκμηρίωση της Microsoft για τις εκδόσεις περιγράφει αυτόματη διατήρηση, που αραιώνει παλαιότερες ενδιάμεσες εκδόσεις, και χειροκίνητα όρια πλήθους ή λήξης. Επομένως, ο αριθμός των εκδόσεων που μπορούν να ανακτηθούν από μια συγκεκριμένη βιβλιοθήκη εξαρτάται από τη ρύθμισή της. Οι εκδόσεις καταναλώνουν επίσης χώρο, κάτι που μετρά σε έργα με συχνές αλλαγές σε μεγάλα αρχεία.

Συνεργασία και παράδοση αρχείων

Το Business Basic συνδέει την αποθήκευση με τη συνεργασία σε έγγραφα Microsoft και με ομαδικές βιβλιοθήκες SharePoint. Αν η καθημερινή δουλειά είναι κοινή επεξεργασία προτάσεων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων, η χρήση τους μέσα στην ίδια συνδρομή είναι ουσιαστικό μέρος της αξίας της. Η αναγραφόμενη τιμή αφορά τις εφαρμογές web και κινητών· ομάδα που χρειάζεται εγκατεστημένες εφαρμογές υπολογιστή συγκρίνει διαφορετικό πρόγραμμα και διαφορετικό κόστος.

Το Dropbox Standard καλύπτει μια άλλη συχνή ανάγκη των ομάδων με μεγάλα αρχεία: τη διάκριση ανάμεσα στον φάκελο όπου εξελίσσεται ένα έργο και στην παράδοση του ολοκληρωμένου αποτελέσματος. Περιλαμβάνει Dropbox Transfer για αποστολές έως 100 GB, ώστε ο εξωτερικός παραλήπτης να μπορεί να λάβει το τελικό αρχείο χωρίς πρόσβαση στον κοινό φάκελο εργασίας. Όταν ο παραλήπτης πρέπει να συμμετέχει στις αλλαγές, η κοινή χρήση του φακέλου εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό από μια μεμονωμένη μεταφορά.

Τι επιτρέπουν να συμπεράνουμε οι μετρήσεις συγχρονισμού

Στη δοκιμή του Tom’s Guide, η αποστολή φακέλου 5 GB στο Dropbox χρειάστηκε περίπου οκτώ λεπτά. Για το OneDrive δημοσιεύεται χρόνος περίπου δεκαπέντε λεπτών για έναν πλήρη κύκλο αποστολής και λήψης. Οι χρόνοι αφορούν διαφορετικά σκέλη της διαδικασίας, άρα η αντιπαράθεσή τους ως οκτώ έναντι δεκαπέντε λεπτών θα έδινε λανθασμένη εικόνα για το ποια υπηρεσία είναι ταχύτερη.

Η μέτρηση παραμένει χρήσιμη ως ένδειξη της τάξης μεγέθους σε ένα συγκεκριμένο φορτίο. Δεν μετρά τον χρόνο μέχρι να φτάσει μια μικρή αλλαγή σε όλους τους συνεργάτες ούτε προβλέπει την απόδοση σε διαφορετική σύνδεση, συσκευή ή σύνθεση φακέλου. Για ομάδα που μετακινεί συχνά μεγάλα έργα, ο συγχρονισμός έχει σημασία, αλλά ένα αποτέλεσμα δοκιμής δεν μπορεί να υποκαταστήσει τη σύγκριση του διαθέσιμου κοινού χώρου και των όρων της συνδρομής.

Πώς διαμορφώνεται το κόστος

Με την αναγραφόμενη ιρλανδική τιμή του Business Basic με Teams, η απλή αριθμητική δίνει €6,07 τον μήνα για μία άδεια, €18,21 για τρεις, €60,70 για δέκα και €151,75 για είκοσι πέντε, πριν από ΦΠΑ και με ετήσια συνδρομή. Πρόκειται για κόστος χρηστών, όχι για τιμή ενός ενιαίου όγκου αποθήκευσης. Η ίδια σελίδα διαθέτει και έκδοση χωρίς Teams σε χαμηλότερη τιμή, επομένως η ανάγκη της ομάδας για το Teams αλλάζει τον λογαριασμό.

Η τιμή του Dropbox Standard εξαρτάται, μεταξύ άλλων, από το μέγεθος της ομάδας και τη γεωγραφική περιοχή. Ένα ποσό από άλλη αγορά δεν αρκεί για ακριβή προϋπολογισμό στην Ελλάδα ή την Κύπρο. Ο συγκρίσιμος λογαριασμός χρειάζεται την τιμή για τις άδειες που θα χρησιμοποιηθούν ενεργά, την ίδια περίοδο χρέωσης και το ενδεχόμενο πρόσθετου χώρου SharePoint αν η κοινή βιβλιοθήκη υπερβεί το περιλαμβανόμενο όριο.

Για λίγα μέλη που μοιράζονται δυσανάλογα πολλά αρχεία, η κοινή δεξαμενή του Dropbox Standard μπορεί να αποδειχθεί πιο χρήσιμη από πολλά χωριστά προσωπικά όρια. Για ομάδα της οποίας τα κοινά έργα χωρούν στο SharePoint και η εργασία γίνεται κυρίως σε έγγραφα Microsoft, το Business Basic μπορεί να καλύπτει περισσότερες ανάγκες μέσα στην ίδια συνδρομή. Η ποσότητα που τελικά κρίνει την επιλογή είναι ο χώρος που χρειάζονται τα κοινά έργα και οι εκδόσεις τους, μαζί με το κόστος των αδειών που η ομάδα πράγματι χρειάζεται.

Διαβάστε επίσης:

• Bitwarden ή KeePassXC: ο συγχρονισμός αλλάζει ολόκληρο το μοντέλο κινδύνου
• Google Drive ή OneDrive: ο χώρος δεν είναι το μόνο κόστος
• Gumroad ή Shopify: στα €600 τον μήνα η προμήθεια γυρίζει το αποτέλεσμα