Φόρμα με αρχεία: ο λογαριασμός του παραλήπτη μπορεί να μπλοκάρει την απάντηση

Για να δημιουργήσετε φόρμα που δέχεται δικαιολογητικά, ξεκινήστε από τους λογαριασμούς των παραληπτών. Στο Google Forms, η ερώτηση μεταφόρτωσης αρχείου απαιτεί από όποιον απαντά να συνδεθεί σε Google Account. Αν κάποιος δεν διαθέτει τέτοιο λογαριασμό, δεν θα μπορέσει να υποβάλει το αρχείο του μέσω αυτής της φόρμας.

Στο Microsoft Forms, η ερώτηση μεταφόρτωσης αρχείου διατίθεται όταν η φόρμα δέχεται απαντήσεις μόνο από μέλη ή συγκεκριμένα πρόσωπα του οργανισμού. Για συλλογή δικαιολογητικών από εξωτερικούς παραλήπτες, η επιλογή υπηρεσίας προηγείται της διαμόρφωσης των ερωτήσεων: πρέπει πρώτα να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι αυτοί μπορούν πράγματι να απαντήσουν.

Επιλέξτε διαδρομή ανάλογα με τους παραλήπτες

Το κρίσιμο στοιχείο είναι η ταυτότητα με την οποία θα ανοίξει ο παραλήπτης τη φόρμα και θα επισυνάψει αρχείο. Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν σημαίνει από μόνη της ότι ο κάτοχός της έχει Google Account ή ανήκει στον οργανισμό Microsoft 365 που δημιούργησε τη φόρμα. Χωρίστε το κοινό πριν αποφασίσετε πώς θα συλλέξετε τις απαντήσεις:

• Αν όλοι διαθέτουν Google Account, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερώτηση μεταφόρτωσης στο Google Forms. Ελέγξτε ξεχωριστά ότι οι ρυθμίσεις πρόσβασης της συγκεκριμένης φόρμας επιτρέπουν στους προβλεπόμενους παραλήπτες να την ανοίξουν.
• Αν όλοι ανήκουν στον ίδιο οργανισμό Microsoft 365, το Microsoft Forms μπορεί να δεχθεί αρχεία με επιλογή απαντήσεων από μέλη ή από συγκεκριμένα πρόσωπα του οργανισμού.
• Αν το κοινό περιλαμβάνει εξωτερικούς παραλήπτες χωρίς Google Account ή χωρίς πρόσβαση στον οργανισμό Microsoft 365, χρειάζεστε διαφορετική διαδρομή συλλογής. Εξετάστε αν η λύση που θα επιλέξετε δέχεται αρχεία από αυτούς τους παραλήπτες και αν καλύπτει τις υπόλοιπες πληροφορίες που ζητά η αίτηση.

Αν χρειάζεστε μόνο τα αρχεία, χωρίς τις ερωτήσεις μιας φόρμας, υπάρχει και η αίτηση αρχείων στο OneDrive ή στο SharePoint: όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να ανεβάσει αρχεία χωρίς να διαθέτει OneDrive, εφόσον ο διαχειριστής έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα. Τα αρχεία καταλήγουν στον φάκελο που επιλέγει ο δημιουργός της αίτησης. Επειδή αυτή η διαδρομή συλλέγει αρχεία και όχι συμπληρωμένη φόρμα, αποφασίστε πώς θα συνδέσετε κάθε αρχείο με τα στοιχεία του αποστολέα.

Ορίστε την ερώτηση στο Google Forms

Ανοίξτε τη φόρμα, προσθέστε ερώτηση και επιλέξτε «Μεταφόρτωση αρχείου». Γράψτε ποιο δικαιολογητικό ζητάτε και ενεργοποιήστε την υποχρεωτική απάντηση αν η αίτηση δεν μπορεί να υποβληθεί χωρίς αυτό. Έτσι ο παραλήπτης βλέπει την απαίτηση στο σημείο όπου επιλέγει το αρχείο, αντί να πρέπει να τη συμπεράνει από μια γενική περιγραφή της φόρμας.

Για την ερώτηση μπορείτε να καθορίσετε επιτρεπόμενους τύπους αρχείων, μέγιστο πλήθος και μέγιστο μέγεθος. Επιλέξτε ρυθμίσεις που ταιριάζουν στα δικαιολογητικά που ζητάτε: ένας περιορισμός μπορεί να αποκλείσει ένα κατά τα άλλα σωστό αρχείο. Αν περιμένετε, για παράδειγμα, πιστοποιητικό σε PDF και φωτογραφία, ελέγξτε ότι δέχεστε και τους δύο αντίστοιχους τύπους αρχείων.

Η επιλογή μεταφόρτωσης δεν είναι διαθέσιμη όταν η φόρμα αποθηκεύεται σε κοινόχρηστο Drive ή όταν ο διαχειριστής έχει ενεργοποιήσει πολιτική αποτροπής απώλειας δεδομένων που την αποκλείει. Αν δεν μπορείτε να προσθέσετε την ερώτηση, εξετάστε αυτές τις συνθήκες πριν αλλάξετε τη διατύπωση ή τον σύνδεσμο. Η αλλαγή πρόσβασης στη φόρμα δεν καταργεί την απαίτηση σύνδεσης του παραλήπτη σε Google Account.

Ορίστε την ερώτηση στο Microsoft Forms

Πρώτα επιλέξτε ποιοι μπορούν να απαντήσουν: άτομα του οργανισμού ή συγκεκριμένα άτομα του οργανισμού. Στη συνέχεια προσθέστε νέα ερώτηση, ανοίξτε τους πρόσθετους τύπους και επιλέξτε «Upload file». Αν η πρόσκληση απευθύνεται σε γονείς, πελάτες ή συνεργάτες εκτός οργανισμού, η δημόσια πρόσβαση στη φόρμα δεν θα διατηρήσει αυτή την ερώτηση διαθέσιμη.

Στην ερώτηση ορίστε το πλήθος αρχείων, το επιτρεπόμενο μέγεθος και τους τύπους που χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να την κάνετε υποχρεωτική. Περιγράψτε κάθε ζητούμενο δικαιολογητικό με τρόπο που διακρίνεται από τα υπόλοιπα, ιδίως αν η φόρμα περιλαμβάνει περισσότερες ερωτήσεις μεταφόρτωσης: τα αρχεία οργανώνονται ανά ερώτηση στον χώρο αποθήκευσης.

Στην προεπισκόπηση το κουμπί μεταφόρτωσης εμφανίζεται ενεργό για τον παραλήπτη, ενώ κατά την επεξεργασία είναι ανενεργό για τον δημιουργό. Χρησιμοποιήστε την προεπισκόπηση για να δείτε τη διατύπωση και τη διάταξη. Για την πρόσβαση, χρειάζεται επιπλέον πραγματική υποβολή από λογαριασμό που αντιστοιχεί στο κοινό της φόρμας.

Δοκιμάστε ολόκληρη την υποβολή

Πριν στείλετε τον σύνδεσμο, χρησιμοποιήστε δεύτερο λογαριασμό με τα ίδια χαρακτηριστικά που θα έχουν οι παραλήπτες. Για φόρμα προς εξωτερικούς χρήστες, η δοκιμή πρέπει να γίνει από λογαριασμό εκτός του οργανισμού· ένας συνάδελφος με εταιρική πρόσβαση δεν μπορεί να εντοπίσει τον ίδιο περιορισμό. Για Google Forms, δοκιμάστε με λογαριασμό διαφορετικό από εκείνον του δημιουργού.

1. Ανοίξτε τον σύνδεσμο όπως θα τον λάβει ο παραλήπτης. Δείτε αν ζητείται σύνδεση και αν εμφανίζεται μήνυμα περιορισμένης πρόσβασης.
2. Επισυνάψτε ουδέτερο δοκιμαστικό αρχείο χωρίς προσωπικά δεδομένα. Επιλέξτε τύπο και μέγεθος αντιπροσωπευτικά των πραγματικών δικαιολογητικών και ολοκληρώστε την υποβολή.
3. Ελέγξτε ότι καταγράφηκε η απάντηση και ότι ο υπεύθυνος παραλαβής μπορεί να ανοίξει το αρχείο στον χώρο όπου αποθηκεύτηκε.

Το ότι ανοίγει η πρώτη σελίδα της φόρμας δεν αρκεί. Η πλήρης δοκιμή περνά από τη σύνδεση, την επιλογή αρχείου, τα όρια της ερώτησης και την τελική υποβολή. Αν αλλάξετε αργότερα τις ρυθμίσεις πρόσβασης ή τους περιορισμούς αρχείων, επαναλάβετε τη διαδρομή πριν χρησιμοποιήσετε ξανά τον σύνδεσμο.

Εντοπίστε τον φάκελο παραλαβής

Στο Google Forms, τα αρχεία της ερώτησης μεταφόρτωσης αποθηκεύονται σε νέο φάκελο στο Google Drive του ιδιοκτήτη της φόρμας. Για τη φόρμα που περιγράφει η διαδικασία του Microsoft Forms, τα ανεβασμένα αρχεία βρίσκονται στο OneDrive for Business, στη διαδρομή Apps, Microsoft Forms, όνομα φόρμας και φάκελος ερώτησης. Ανοίξτε τον αντίστοιχο φάκελο μετά τη δοκιμή, ώστε να ξέρετε πού καταλήγουν τα δικαιολογητικά.

Καθορίστε ποιος θα παραλαμβάνει τα αρχεία και ελέγξτε ότι διαθέτει την αναγκαία πρόσβαση στον συγκεκριμένο χώρο αποθήκευσης. Η επιτυχής καταγραφή μιας απάντησης δεν δείχνει από μόνη της ποιο μέλος της ομάδας μπορεί να ανοίξει το συνημμένο. Αν τη φόρμα θα παρακολουθούν περισσότερα άτομα, σημειώστε ποιος είναι ο ιδιοκτήτης της και ποιος φάκελος αντιστοιχεί στα υποβληθέντα αρχεία.

Διαβάστε επίσης:

• Cloudflare ή Quad9: το ταχύτερο DNS μπορεί να μη μπλοκάρει κακόβουλους τομείς
• Canva Pro ή Adobe Express: τα όρια ΤΝ ακυρώνουν την εύκολη απάντηση
• Δικαίωμα αποσύνδεσης: το μήνυμα μετά το ωράριο δεν απαιτεί απάντηση