Slack oder Teams: Die vorhandene Office-Suite kippt die Kostenrechnung

Wer Microsoft 365 mit Teams bereits bezahlt, muss für Chat, Besprechungen und gemeinsame Dateien keine zusätzliche Slack-Lizenz kaufen. Ohne vorhandene Suite bietet Teams Essentials den günstigeren bezahlten Einstieg. Slack Pro kann den Aufpreis rechtfertigen, wenn kanalbasierte Gespräche, durchsuchbarer Verlauf und gemeinsame Channels mit externen Organisationen den Arbeitsalltag prägen.

Entscheidend sind die zusätzlichen Kosten gegenüber dem bestehenden Vertrag. Die folgenden Szenarien rechnen mit 20 internen Personen und deutschen Nettolistenpreisen bei jährlicher Zahlung. Das ist ein ausdrücklich angenommenes Beispiel; individuelle Verträge sowie Preise in Österreich und der Schweiz können abweichen.

Welche Leistung steckt im Lizenzpreis?

Microsofts deutsche Tarifübersicht nennt 3,50 Euro pro Person und Monat für Teams Essentials und 6,07 Euro für Microsoft 365 Business Basic mit Teams. Essentials enthält Chat, Besprechungen und 10 GB Cloudspeicher pro Person. Business Basic ergänzt Geschäfts-E-Mail, Web- und Mobilversionen der Office-Anwendungen sowie 1 TB Cloudspeicher pro Person. Die aufgeführten Teams-Tarife erlauben Besprechungen mit bis zu 300 Teilnehmenden und einer Dauer von bis zu 30 Stunden. Microsoft bietet Business-Pakete auch ohne Teams an; für einen Bestandsvertrag zählt deshalb die tatsächlich gebuchte Variante.

Die Slack-Tarife für Deutschland nennen bei jährlicher Zahlung 6,75 Euro pro Person und Monat für Pro und 15 Euro für Business+. Pro bietet einen vollständig durchsuchbaren Nachrichten- und Dateiverlauf sowie unbegrenzte App-Integrationen. Im kostenlosen Tarif sind nur die letzten 90 Tage zugänglich; ältere Daten werden nach einem Jahr gelöscht. Die Wahl Deutschlands als Speicherregion für bestimmte ruhende Daten ist ab Business+ verfügbar. Ein dem Terabyte-Kontingent von Business Basic entsprechendes Speichervolumen pro Person weist die Slack-Tarifseite nicht aus.

Ohne Office-Suite: Chat und Meetings getrennt bewerten

Für das angenommene Team mit 20 Personen kostet Teams Essentials rechnerisch 70 Euro im Monat oder 840 Euro im Jahr. Slack Pro kommt auf 135 Euro im Monat oder 1.620 Euro im Jahr. Wer vor allem Nachrichten austauscht, Dateien teilt und geplante Videobesprechungen abhält, erhält mit Essentials damit den günstigeren eigenständigen Tarif. Das Kontingent von 10 GB pro Person begrenzt allerdings die enthaltene Dateiablage.

Slack Pro bezahlt das Team vor allem für seine Arbeit in Channels, die Suche im gesamten gespeicherten Verlauf und die Anbindung weiterer Anwendungen. Das ist ein anderer Schwerpunkt als ein Paket aus Chat, Meetings und Cloudspeicher. Wer bereits eine separate Dateiablage und einen Meetingdienst betreibt, kann diese Umgebung mit Slack verbinden; deren Kosten verschwinden dadurch aber nicht aus der Gesamtrechnung.

Bei Besprechungen unterscheiden sich die Grenzen deutlich: Die Slack-Regeln für Huddles erlauben im kostenlosen Tarif höchstens zwei Personen und in bezahlten Tarifen bis zu 50 Teilnehmende, von denen 25 gleichzeitig Video nutzen können. Für spontane Gespräche kann das genügen. Benötigt das Team regelmäßig größere geplante Besprechungen, gehört ein zusätzlicher Meetingdienst samt Lizenz- und Verwaltungsaufwand in die Slack-Rechnung.

Mit Microsoft 365: Der Zusatzpreis wird entscheidend

Angenommen, dieselben 20 Personen besitzen bereits Business Basic mit Teams. Der deutsche Listenpreis entspricht rechnerisch 121,40 Euro im Monat oder 1.456,80 Euro im Jahr. Diese Ausgabe fällt unabhängig von der Wahl des Teamchats an. Für die Nutzung des enthaltenen Teams kommt in diesem Beispiel keine weitere Nutzerlizenz hinzu; Slack Pro würde die Lizenzsumme um 135 Euro im Monat auf 256,40 Euro erhöhen. Auf ein Jahr gerechnet beträgt der Slack-Aufpreis 1.620 Euro.

Die vorhandene Suite bringt auch eine Dateiablage, Office-Webanwendungen und die Verwaltung von Benutzerkonten mit. Werden Gespräche und Dateien in Teams geführt, bleiben Mitgliedschaft und Zugriffsrechte innerhalb dieser Umgebung. Slack daneben kann sinnvoll sein, wenn Projektkommunikation und angebundene Anwendungen dort einen eigenständigen Nutzen haben. Dann müssen Verantwortliche aber auch Mitglieder, geteilte Inhalte und Aufbewahrungsregeln für einen weiteren Dienst verwalten.

Bei einem Microsoft-365-Vertrag ohne Teams gilt die Rechnung mit null zusätzlichen Teams-Lizenzkosten nicht. Ebenso wenig lässt sich der Listenpreis eines neuen Business-Basic-Abonnements als zusätzlicher Chatpreis ansetzen, wenn das Unternehmen die Suite ohnehin für E-Mail, Dateien und Office-Anwendungen bezahlt. Für die Wahl zählt jeweils die Differenz zwischen den tatsächlich verfügbaren Vertragsvarianten.

Mit externen Firmen: Berechtigungen verändern den Aufwand

Für 20 interne Personen bleibt Slack Pro im Beispiel bei 135 Euro im Monat. Der Slack-Connect-Leitfaden beschreibt gemeinsame Channels für Organisationen, die jeweils einen bezahlten Slack-Plan benötigen. Die Lizenzen der Partner sind in den 135 Euro nicht enthalten. Für einzelne externe Direktnachrichten ist ein solcher gemeinsamer Channel nicht erforderlich. Bei einem Channel kann die Organisation, der er gehört, andere Organisationen einladen oder entfernen und die Schreibrechte verwalten.

Für Teams beschreibt die Microsoft-Dokumentation zu externem Zugriff und Gästen zwei unterschiedliche Wege: Externer Zugriff ermöglicht Chat, Anrufe und Besprechungen, aber keinen Zugriff auf Teamdateien. Sollen Partner in einem Team an Dateien mitarbeiten, können sie als Gäste aufgenommen werden; dafür entstehen Gastkonten in der eigenen Identitätsverwaltung. Der Verwaltungsaufwand hängt somit davon ab, ob ein Kontakt nur kommuniziert oder auch Inhalte bearbeiten soll.

Besteht Business Basic mit Teams bereits, bleibt der Slack-Aufpreis im angenommenen Beispiel bei 1.620 Euro im Jahr. Ohne Suite stehen 840 Euro für Teams Essentials den 1.620 Euro für Slack Pro gegenüber, jeweils nur für die internen Personen. Arbeiten Partner schon mit bezahltem Slack in gemeinsamen Channels, kann diese Form der Zusammenarbeit den Aufpreis rechtfertigen. Geht es hauptsächlich um Zugriff auf Dateien in der Microsoft-Umgebung, werden die Einrichtung und Pflege der Gastberechtigungen wichtiger als die Chatoberfläche.

Wann Datenhaltung die Rechnung erneut verschiebt

Ist die Speicherung der dafür vorgesehenen Slack-Daten in Deutschland erforderlich, führt die Tarifgrenze zum Business+-Preis. Für die angenommenen 20 Personen sind das rechnerisch 300 Euro im Monat oder 3.600 Euro im Jahr statt 135 beziehungsweise 1.620 Euro für Pro. Datenresidenz betrifft bestimmte Datenarten im Ruhezustand; sie ist keine pauschale Zusage, dass jede Verarbeitung in Deutschland stattfindet.

Damit hängt die wirtschaftliche Wahl an einem konkreten Bedarf: Für Chat mit umfangreichen geplanten Meetings ist Teams Essentials ohne bestehende Suite der günstigere Einstieg. Ist Microsoft 365 samt Teams schon bezahlt, muss Slack einen zusätzlichen Nutzen für seine Lizenz und Verwaltung liefern. Bei vielen externen Projekten bestimmen die Pläne der Partner und die benötigten Datei- und Channelrechte, welche Lösung im Alltag weniger Aufwand verursacht.

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