Microsoft 365 Copilot oder Gemini: Das vorhandene Büro entscheidet

Arbeitet ein Unternehmen überwiegend mit Microsoft 365, ist Microsoft 365 Copilot meist der naheliegende Kandidat. Liegen E-Mails, Dateien und gemeinsame Arbeit dagegen in Google Workspace, spricht die bestehende Umgebung für Gemini. Der Nutzen hängt davon ab, ob der Assistent die benötigten Inhalte innerhalb der vertrauten Anwendungen und Berechtigungen erreicht.

Bei einem Neuaufbau fehlt dieser Vorsprung. Dann entscheiden die benötigten Funktionen, die Lizenz für jede Beschäftigtengruppe und die Regeln für Daten und Verwaltung. Ein Vergleich einzelner Chatantworten erfasst weder die Kosten der Bürosuite noch den Aufwand, Postfächer, Dateien und Arbeitsabläufe auf eine andere Plattform zu übertragen.

Welche Funktionen im Alltag einen Unterschied machen

Der Vergleich von One Frequency über 30 Arbeitsplatzfunktionen ordnet E-Mail, Dokumente, Tabellen, Besprechungen, Suche, Agenten und Governance ein. Beide Angebote decken viele Grundaufgaben ab. Für die Auswahl wiegt schwerer, wo ein Team diese Aufgaben erledigt und welche Informationen es dafür braucht.

Bei Microsoft kann Copilot Arbeit in Outlook, Word, Excel und Teams mit Informationen aus Microsoft Graph verbinden. Das ist besonders relevant, wenn E-Mails, SharePoint-Dateien, OneDrive-Inhalte und Teams-Nachrichten gemeinsam den Arbeitskontext bilden. Planner und Purview ergänzen diese Umgebung um Aufgaben beziehungsweise Schutz- und Verwaltungsfunktionen. Ein Team mit wichtigen Excel-Arbeitsmappen und Word-Vorlagen beurteilt daher andere Abläufe als eines, das vor allem gemeinsam in Docs und Sheets arbeitet.

Google bindet Gemini in Workspace-Anwendungen wie Gmail, Docs und Meet ein. Gemini Notebook bietet zusätzlich Arbeit mit gesammelten Quellen und Audiozusammenfassungen. Diese Funktion kann bei Recherche und Einarbeitung ins Gewicht fallen; sie ersetzt aber nicht die Frage, ob die täglichen Inhalte im eigenen Workspace liegen. Für beide Seiten gilt: Eine gute Antwort auf eine isolierte Testfrage zeigt noch nicht, ob der Assistent später die richtige Datei unter den geltenden Zugriffsrechten findet.

Auch Agenten gehören in den Vergleich, sobald sie tatsächlich gebraucht werden. Microsoft führt dafür Copilot Studio, Google unter anderem Workspace Studio und AppSheet. Die Wahl eines Agentenwerkzeugs betrifft dann neben der Erstellung auch Berechtigungen, Betrieb und Abrechnung. Für Teams, die zunächst E-Mails zusammenfassen und Dokumente entwerfen wollen, wäre ein umfangreicher Agentenvergleich dagegen kein sinnvoller Ersatz für die Prüfung dieser täglichen Aufgaben.

Was zusätzlich zur bestehenden Lizenz anfällt

Die Microsoft-Preisliste für Unternehmen führt Copilot Chat für Nutzer mit geeignetem Microsoft-365-Abonnement ohne zusätzlichen Lizenzpreis auf. Microsoft 365 Copilot kostet dort als Zusatzlizenz 30 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; eine qualifizierende Grundlizenz ist erforderlich. Der Zusatztarif umfasst unter anderem auf Unternehmensdaten gestützte Antworten und Copilot in Word, Excel, Outlook und Teams. Für Agenten im Chat nennt Microsoft eine nutzungsabhängige Abrechnung sowie eine erforderliche Azure-Subscription oder vorab erworbene Copilot-Studio-Kapazität.

Die Google-Workspace-Preisliste nennt für Business Standard 14 US-Dollar je Nutzer und Monat bei Jahresbindung. Der Tarif umfasst Gemini in Gmail, Docs, Meet und weiteren Anwendungen sowie erweiterten Zugang zu Gemini Notebook. Business Starter bietet einen kleineren KI-Umfang. Die aufgeführten US-Preise sind eine einheitliche Grundlage für die folgenden Beispiele, aber kein konkretes Angebot für Deutschland, Österreich oder die Schweiz.

Damit stehen unterschiedliche Kostenpositionen nebeneinander: Bei Microsoft ist die volle Copilot-Version ein Aufpreis zur geeigneten Suite; bei Google sind die genannten Gemini-Funktionen Teil eines Workspace-Tarifs. Wer bereits Microsoft 365 bezahlt, muss für die zusätzliche Copilot-Lizenz nur die vorgesehenen Nutzer einplanen. Wer Workspace Business Standard bereits nutzt, hat für dessen enthaltene Gemini-Funktionen keinen gesonderten KI-Lizenzposten.

Ein vollständiger Kostenvergleich braucht außerdem den bestehenden Vertrag, mögliche Rabatte, Steuern und Funktionen, die eine höher ausgestattete Edition verlangen. Besonders bei einem Plattformwechsel kommen Migration, Schulung und die erneute Einrichtung von Verwaltungsregeln hinzu. Diese Posten lassen sich nicht aus den veröffentlichten KI-Preisen ableiten.

Welche Datenregeln tatsächlich gelten

Für Organisationen im deutschsprachigen Raum sind Speicherort und Verarbeitung getrennte Fragen. Microsofts FAQ zum Datenstandort von Microsoft 365 Copilot beschreibt die Speicherung von Prompts und Antworten anhand der Datenstandort-Konfiguration des Tenants. Für eine Speicherung dieser Interaktionsinhalte in der jeweiligen lokalen Region unter Advanced Data Residency gelten zusätzliche Bedingungen, darunter eine gültige ADR-Lizenz und gegebenenfalls die Freigabe einer Migration. Bei Multi-Geo kann der bevorzugte Datenstandort eines Nutzers maßgeblich sein.

Googles Dokumentation zu Workspace Data Regions weist Business Standard die grundlegenden Data Regions zu. Sie unterscheidet bei erfassten Diensten zwischen Daten im Ruhezustand und Daten während der Verarbeitung; Regeln für die Verarbeitungsregion gehören zu entsprechend ausgestatteten Enterprise-Versionen oder Erweiterungen. Gemini Notebook fällt laut dieser Dokumentation nicht unter die Data-Regions-Regeln.

Eine allgemeine Zusage zu „Daten in Europa“ beantwortet deshalb noch nicht, welche Inhalte eines konkreten Dienstes erfasst sind. Ebenso wichtig sind die vorhandenen Freigaben: Ein Assistent, der auf Unternehmensinhalte zugreift, macht schlecht gepflegte Berechtigungen zu einem praktischen Problem. Bei einer Migration müssen Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Schutzvorgaben in der Zielumgebung erneut passend eingerichtet werden.

Drei bedingte Rechnungen für ein Team mit 100 Personen

Die Beispiele verwenden die genannten US-Listenpreise und setzen jeweils 100 Beschäftigte voraus. Vertragsrabatte, Steuern, Grundlizenzen und Migrationskosten bleiben offen. Die Rechnungen zeigen daher einzelne Kostenpositionen, keine gleich ausgestatteten Gesamtangebote.

Ein Team arbeitet bereits mit Microsoft 365

Wenn 20 Personen die volle Einbindung in Office-Anwendungen und Unternehmensdaten benötigen, kosten ihre Copilot-Zusatzlizenzen rechnerisch 600 US-Dollar pro Monat. Die übrigen 80 könnten Copilot Chat ohne zusätzlichen Lizenzpreis verwenden, sofern ihre bestehenden Abonnements geeignet sind. Die Microsoft-365-Grundlizenzen laufen weiter; für Agenten können weitere nutzungsabhängige Kosten entstehen.

Ein Wechsel zu Google wäre in diesem Beispiel mehr als der Tausch eines KI-Assistenten. Postfächer, SharePoint- und OneDrive-Dateien, Vorlagen sowie Besprechungsabläufe müssten in der neuen Umgebung funktionieren. Selbst ein günstigerer Listenpreis für die Ziel-Suite sagt daher wenig über die Gesamtrechnung aus, solange Umfang und Kosten dieser Umstellung offen sind.

Ein Team arbeitet bereits mit Google Workspace

Wenn alle 100 Personen Business Standard nutzen, entsteht für die darin enthaltenen Gemini-Funktionen kein zusätzlicher KI-Lizenzposten. Der vorhandene Tarifpreis bleibt bestehen. Soll das Team künftig Funktionen einsetzen, die eine andere Edition oder Erweiterung erfordern, gehört deren Preis gesondert in die Rechnung.

Microsoft 365 wird für dieses Team vor allem dann interessant, wenn die künftige Arbeit wesentlich von dessen Anwendungen und Datenverknüpfung abhängen soll. Dazu zählt etwa ein geplanter Schwerpunkt auf Excel, Word und Inhalten, die über Microsoft Graph zusammengeführt werden. Auch dann müssen die Kosten der Microsoft-Grundlizenzen und der Wechsel von Gmail, Drive und Docs mitgerechnet werden.

Ein Unternehmen baut seine Büroumgebung neu auf

Für 100 Personen ergibt Business Standard zum genannten Google-Listenpreis rechnerisch 1.400 US-Dollar pro Monat. 100 volle Microsoft-365-Copilot-Zusatzlizenzen ergeben allein 3.000 US-Dollar pro Monat; geeignete Microsoft-365-Grundlizenzen kommen hinzu. Beide Summen beschreiben verschiedene Leistungsbündel und erlauben deshalb noch kein Urteil über das günstigere Gesamtpaket.

Ohne bestehende Suite fällt der Migrationsvorsprung weg. Entscheidend ist nun, welche E-Mail-, Dokumenten-, Tabellen- und Besprechungsabläufe aufgebaut werden sollen und wie viele Personen die umfangreichere KI-Einbindung wirklich brauchen. Eine Verteilung nach Aufgaben kann wirtschaftlich anders ausfallen als dieselbe Lizenz für alle Beschäftigten.

Wann ein Wechsel trotz bestehender Suite sinnvoll sein kann

Der Vorsprung der vorhandenen Umgebung verliert an Gewicht, wenn ein Unternehmen seine Bürosoftware ohnehin erneuert. Dann kann die andere Suite sinnvoll sein, falls sie zentrale Arbeitsabläufe besser trägt und die Kosten für Umstellung, Lizenzen und Verwaltung zusammen vertretbar sind. Bleibt die bestehende Umgebung bestehen, lässt sich die KI-Ausgabe gezielter steuern: über die benötigten Funktionen und die Beschäftigten, die sie tatsächlich nutzen.

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