Dropbox oder Google Drive: Wiederherstellung und Zusammenarbeit schlagen Speicherpreise

Dropbox ist für Unternehmen oft die passendere Wahl, wenn große Projektdateien zwischen Teammitgliedern zirkulieren und ältere Dateistände lange erreichbar bleiben müssen. Google Drive passt besser, wenn das Team Speicher, Gmail, gemeinsam bearbeitete Dokumente und Besprechungen als eine Arbeitsumgebung nutzen will. Der günstigere Speicherpreis allein entscheidet diesen Vergleich nicht.

Die Gesamtkosten hängen auch davon ab, welche Werkzeuge bereits bezahlt werden. Wer seine Bürosuite behält, zahlt für Dropbox zusätzlich; wer zu Google Workspace wechselt und vorhandene Werkzeuge tatsächlich ablöst, kann Ausgaben zusammenführen. Bei einem langen Bedarf an wiederherstellbaren Dateiständen kann dagegen eine zusätzliche Sicherung den scheinbaren Preisvorteil von Google aufzehren.

Was die Tarife einem Team tatsächlich geben

Die Dropbox-Tarifübersicht nennt 12 Euro je Nutzer und Monat für Standard mit anfänglich 3 TB Teamspeicher und 180 Tagen Versionsgeschichte und Wiederherstellung gelöschter Dateien; Advanced kostet 18 Euro, beginnt bei 15 TB und bietet ein Jahr. Die Seite nennt außerdem Teamordner, Freigaben und Werkzeuge für die Arbeit mit Dateien. Der angegebene Anfangsspeicher ist jedoch nicht die Obergrenze eines wachsenden Teams.

Laut der Dropbox-Hilfe zum Teamspeicher kommen bei Standard für jede weitere aktiv genutzte Lizenz 1 TB zu den anfänglichen 3 TB hinzu; bei Advanced wächst der anfängliche Bestand von 15 TB für drei Lizenzen um 5 TB je weiterer aktiv genutzter Lizenz. Entscheidend ist „aktiv genutzt“: Eine zusätzlich bezahlte, aber ungenutzte Lizenz lässt sich deshalb nicht einfach als zusätzlicher Speicher verbuchen. Für die Beispielrechnungen unten wird angenommen, dass alle genannten Personen ihre Lizenzen aktiv nutzen.

Die Europreise von Google Workspace nennen bei jährlicher Bindung regulär 6,80 Euro für Business Starter, 13,60 Euro für Business Standard und 21,10 Euro für Business Plus je Nutzer und Monat vor Steuern; die Lizenzen tragen 30 GB, 2 TB beziehungsweise 5 TB zum gemeinsam nutzbaren Organisationsspeicher bei. Hinzu kommen je nach Tarif Mail, Docs, Sheets, Meet und weitere Workspace-Werkzeuge. Die ausgewiesenen Monatspreise sind damit eine Grundlage für Modellrechnungen, aber noch kein vollständiger Vergleich von Vertragslaufzeit und vorhandener Software.

Wiederherstellung: Rückblick ist nicht Rückkehr zur Arbeit

Ein langes Wiederherstellungsfenster ist wertvoll, wenn eine beschädigte Datei erst nach Wochen auffällt. Es sagt aber nicht, wie schnell ein ganzes Projekt wieder arbeitsfähig wird. Dabei zählen auch die Zahl betroffener Ordner, ihre Berechtigungen und die Frage, ob einzelne Versionen oder zahlreiche Änderungen gemeinsam zurückgesetzt werden müssen.

Für größere Änderungen kann Dropbox Rewind Bearbeitungen, Umbenennungen, Ergänzungen und Löschungen innerhalb der verfügbaren Versionsgeschichte rückgängig machen. Bei einem Teamkonto erfasst das Zurücksetzen des gesamten eigenen Kontos persönliche Dateien und freigegebene Ordner, aber nicht automatisch jeden Teamordner; Teamordner müssen einzeln zurückgesetzt werden. Dauerhaft gelöschte Dateien und Änderungen außerhalb der Versionsgeschichte bleiben auch mit dieser Funktion unerreichbar.

Bei Google Drive sind ältere Versionen hochgeladener Dateien anders zu behandeln als die Versionsgeschichte von Docs, Sheets und Slides. Die Google-Hilfe zu Dateiversionen erklärt, dass eine ältere Version nach 30 Tagen oder bei 100 neueren Versionen dauerhaft gelöscht werden kann; einzelne Versionen lassen sich ausdrücklich zur dauerhaften Aufbewahrung markieren. Wer etwa eine früher bearbeitete Mediendatei nach mehreren Monaten zurückholen muss, sollte den dafür nötigen Schutz deshalb gesondert einkalkulieren. Die Dauer einer Wiederherstellung unter realen Bedingungen lässt sich aus keinem dieser Zeitfenster ablesen.

Zusammenarbeit richtet sich nach der Datei

Für Texte, Tabellen und Präsentationen liegt der Nutzen von Google Drive in der gemeinsamen Arbeit innerhalb von Workspace. Das Team erhält Speicher zusammen mit den Anwendungen, in denen seine Dokumente entstehen und besprochen werden. Wenn Mail und Besprechungen ebenfalls dorthin wechseln, kann ein Tarif mehrere bisher getrennte Ausgaben ersetzen. Bleiben diese Werkzeuge bestehen, entfällt dieser mögliche Vorteil.

Dropbox legt mehr Gewicht auf den Weg einer Datei durch Teamordner, Freigaben und Geräte. Für eine Agentur, die Layouts, Bilder oder Videodateien mit externen Beteiligten austauscht, kann das wichtiger sein als eine integrierte Textverarbeitung. Google bietet ebenfalls eine Desktop-Anwendung für Drive. Aus den Tarifangaben folgt daher kein allgemeiner Sieger bei der Synchronisierung: Dateizahl, Dateigröße, Verbindung und Ordnerstruktur beeinflussen den tatsächlichen Ablauf.

Drei Modellrechnungen für unterschiedliche Teams

Die folgenden Fälle sind Annahmen, keine beobachteten Unternehmen. Sie verwenden die oben genannten regulären Europreise als monatliche Rechengröße, ohne Steuern, Einführungsrabatte, individuell vereinbarte Konditionen oder Kosten bestehender Software. Wo eine längere unabhängige Sicherung nötig wäre, bleibt deren Preis offen und wird nicht als erfundener Pauschalbetrag eingerechnet.

Kleine Agentur: sechs Personen und 1,5 TB Projektdateien

Angenommen, alle sechs Personen nutzen ihren Zugang aktiv und die Agentur möchte versehentliche Änderungen noch nach 90 Tagen zurückholen. Dropbox Standard kostet rechnerisch 72 Euro monatlich und stellt unter dieser Annahme 8 TB Teamspeicher bereit; sein Wiederherstellungsfenster deckt die gewünschte Rückschau ab. Google Workspace Standard kostet 81,60 Euro und ergibt einen Pool von 12 TB. Dafür enthält der Google-Tarif auch die Werkzeuge für Mail, Dokumente und Besprechungen.

Die zusätzlichen Terabytes sind für den angenommenen Datenbestand zunächst kein Vorteil, der einen Tarif allein entscheidet. Arbeitet die Agentur bereits verbindlich mit einer anderen Bürosuite, spricht die niedrigere reine Dateidienstrechnung für Dropbox. Soll Workspace diese Suite ersetzen, muss deren bisheriger Preis in die Rechnung eingehen. Für ältere Versionen hochgeladener Projektdateien kann bei Google außerdem eine gesonderte Sicherung erforderlich sein.

Dokumentenlastiges Büro: zehn Personen und 200 GB Daten

Angenommen, das Büro erstellt überwiegend gemeinsame Dokumente und benötigt insgesamt 200 GB. Google Workspace Starter kostet rechnerisch 68 Euro monatlich; zehn Lizenzen ergeben 300 GB Organisationsspeicher. Die Reserve ist damit klein, wenn Mail und weitere Dateien wachsen. Dropbox Standard kostet 120 Euro und bietet bei zehn aktiv genutzten Lizenzen rechnerisch 12 TB, doch zusätzlicher Speicher ersetzt keine bereits benötigte Arbeitsumgebung für Mail und gemeinsame Dokumente.

Hier entscheidet vor allem, ob die integrierten Anwendungen tatsächlich genutzt werden. Bezieht das Büro Mail und Dokumentenbearbeitung bislang separat, ist deren Preis Teil der Gesamtkosten von Dropbox. Ist eine andere Bürosuite bereits bezahlt und soll sie bleiben, wäre es umgekehrt falsch, ihren gesamten Preis als vermeidbare Ausgabe durch Workspace anzusetzen.

Medienarchiv: zwanzig Personen und 12 TB Bestand

Angenommen, alle zwanzig Lizenzen werden aktiv genutzt und das Team braucht mindestens 180 Tage Rückblick für Projektdateien. Dropbox Standard ergibt dann rechnerisch 22 TB Teamspeicher für 240 Euro monatlich. Google Workspace Standard liefert einen Pool von 40 TB für 272 Euro. Dropbox Advanced käme auf 100 TB für 360 Euro und wäre in diesem Beispiel vor allem dann interessant, wenn das längere Wiederherstellungsfenster oder weitere Funktionen benötigt werden.

Das Archiv zeigt, warum der Anfangswert eines Tarifs zu einer falschen Entscheidung führen kann: Dropbox Standard reicht bei der angenommenen Nutzerzahl für den Bestand aus. Zugleich machen weder 22 noch 40 TB aus einem Speicherpool eine Garantie für eine schnelle Rückkehr nach einem größeren Fehler. Benötigt das Team ältere Stände hochgeladener Dateien über Googles gewöhnliche Versionsregeln hinaus, gehören die Kosten dieser zusätzlichen Absicherung neben den Tarifpreis.

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