Slack, nebo Teams: levnější licence může zdražit spolupráci s partnery

Pro tým, který už platí Microsoft 365 s Teams, jsou Teams obvykle levnější volbou pro chat, schůzky a společnou práci se soubory. Slack Pro může lépe vyhovovat týmu, který vede projekty v kanálech a chce v nich dlouhodobě dohledávat rozhodnutí. Při spolupráci s klienty však o celkové ceně nerozhoduje jen licence vlastních zaměstnanců: záleží i na tom, jak se připojí lidé z partnerských firem.

Nejdřív je proto potřeba rozlišit dvě situace. Partner může vstoupit do prostoru hostitelské firmy jako host, nebo může pracovat ve společném kanálu ze svého firemního účtu. Tyto způsoby znamenají odlišné náklady na licence, správu přístupů i hledání starších zpráv.

Co kupujete s jednotlivými tarify

Eurový ceník Slacku uvádí při roční platbě Pro za 6,75 € a Business+ za 15 € na uživatele měsíčně, bez časově omezené zaváděcí slevy. Bezplatný plán dovoluje prohledávat zprávy z posledních 90 dní a připojit omezený počet aplikací. Pro nabízí neomezeně prohledávatelnou historii, integrace a skupinové hovory Huddles; Business+ přidává mimo jiné přihlášení přes SAML a správu uživatelů pomocí SCIM. Neomezené vyhledávání přitom není zárukou trvalého uchování všeho obsahu: placená organizace může nastavit vlastní pravidla uchovávání.

Český ceník Microsoftu uvádí Teams Essentials za 3,50 € a Microsoft 365 Business Basic s Teams za 6,07 € na uživatele měsíčně při roční platbě, bez DPH. Essentials zahrnuje chat, videokonference, záznamy schůzek s přepisy a 10 GB úložiště na uživatele. Business Basic přidává firemní e-mail, webové a mobilní aplikace Office a větší prostor pro soubory. Pro člověka, který potřebuje desktopové aplikace Office, je nutné posuzovat jiný plán; samotná cena Essentials tak nevyjadřuje cenu celé jeho pracovní výbavy.

Pokud už firma platí Microsoft 365 v nabídce s Teams, další interní licence na Teams jí při tomto způsobu využití nepřibude. Nový nákup je jiná situace: má smysl porovnat jen služby, které tým skutečně potřebuje, a nepovažovat cenu samotného chatu za cenu e-mailu, dokumentů a správy externích účtů. U Slacku zase nemá smysl automaticky počítat Business+, pokud organizace nepotřebuje jeho pokročilejší správu identit.

Společný kanál, nebo host v cizím prostoru

U Slack Connect se cena mění podle toho, zda má každý klient vlastní placený Slack. Pravidla Slack Connect pro běžné společné kanály požadují placený plán každé zúčastněné organizace. Jednotlivci si mohou posílat externí přímé zprávy i bez takového kanálu, to však nenahradí společnou projektovou konverzaci více lidí. Pozvání neplatící organizace k bezplatnému vyzkoušení není vhodným základem pro trvalý rozpočet. Tento požadavek se týká zde počítaného modelu s Pro; podnikové plány Slacku mají pro připojení bezplatných týmů zvláštní pravidla.

Slack má i jinou cestu pro klienta, který vlastní placený workspace nemá. Pravidla hostů Slacku umožňují na placeném plánu bezplatné hosty omezené na jediný kanál, a to až pět takových hostů na jednoho platícího aktivního člena. Host s přístupem do více kanálů se účtuje jako běžný člen. Pro agenturu s odděleným kanálem pro každého klienta tak může být host levnější než Slack Connect, klient však pracuje v prostoru agentury a agentura musí jeho přístup spravovat.

Dokumentace Microsoftu k hostům popisuje přístup externí osoby do týmů, kanálů, souborů a schůzek; u uvedených podporovaných předplatných není pro hosta potřeba další licence Microsoft 365. Host má účet v adresáři hostitelské organizace a jeho odchod z týmu tento účet automaticky neodstraní. Alternativou je sdílený kanál, do něhož člověk vstupuje svou pracovní identitou bez hostovského účtu. Ten však vyžaduje nastavení přístupu mezi organizacemi, takže s každým novým partnerem může přibýt práce správcům na obou stranách.

Dohledatelnost rozhodnutí a cena schůzek

Pro delší projekt je limit historie bezplatného Slacku podstatný, jestliže schválení, změny zadání a důvody rozhodnutí zůstávají v konverzacích. Pro tento limit odstraňuje, ale vyhledávání stále respektuje přístup člověka ke konkrétním kanálům. Oddělení interní diskuse od klientského kanálu proto určuje, co partner později najde. Při použití hosta omezeného na jediný kanál je toto omezení zvlášť důležité: zpráva v jiném kanálu pro něj zůstane mimo dosah.

V Teams se část pracovní historie přirozeně váže k souborům a jejich sdílení. To vyhovuje týmu, který upravuje zadání ve Wordu, rozpočty v Excelu a ukládá soubory v Microsoft 365. Partner ale musí mít přístup jak ke konverzaci, tak k příslušnému souboru. Pokud se rozhodnutí odehraje v chatu a finální podoba je jinde, samotné vyhledání zprávy nemusí stačit k pochopení výsledku. Rozdíl mezi nástroji proto spočívá i v tom, kde tým rozhodnutí zaznamenává, nejen v přítomnosti vyhledávacího pole.

U schůzek se srovnání obrací podle zavedené výbavy. Teams Essentials pokrývají plánované videokonference, jejich záznamy a přepisy. Slack Pro poskytuje skupinové Huddles pro rychlý hovor navázaný na konverzaci v kanálu. Tým, který vedle Slacku dál používá Teams nebo jinou službu pro pravidelné schůzky a dokumenty, platí dvě pracovní vrstvy. Pokud už má samostatné řešení pro soubory i hovory, nemusí naopak využít širší nabídku Microsoftu 365.

Tři pracovní modely a jejich skutečné tření

Interní tým v Microsoftu 365. Uvažujme podmíněný tým 20 lidí s již zaplaceným Business Basic s Teams. Jeho dodatečný licenční náklad na používání Teams je v tomto modelu nulový. Kdyby stejné licence teprve kupoval, vycházely by podle uvedené ceny na 121,40 € měsíčně bez DPH; Slack Pro pro stejný počet lidí by podle uvedeného eurového ceníku stál dalších 135 € měsíčně. Pokud spolupráce probíhá hlavně uvnitř firmy, musí Slack tuto částku obhájit přínosem projektových kanálů, historie a integrací.

Agentura s mnoha klienty. V podmíněném modelu má agentura 12 zaměstnanců a osm klientských organizací, za každou se zapojují dva lidé. Slack Pro stojí agenturu orientačně 81 € měsíčně. Pokud žádný klient nemá placený Slack a všichni trvají na vlastním prostoru propojeném přes Slack Connect, licence účastníků na straně klientů přidají dohromady 108 €; součet napříč organizacemi je 189 € měsíčně. Jestliže klientům stačí vždy jediný kanál v prostoru agentury, počet jejich účastníků se vejde do limitu bezplatných hostů a licenční součet zůstane 81 €. Agentura pak ovšem nese práci s pozváním, oddělením zakázek a odebráním přístupu. Dvanáct nově koupených licencí Business Basic s Teams by vyšlo na 72,84 € měsíčně bez DPH; při práci s hosty je zase potřeba počítat čas na správu jejich účtů a souborových oprávnění.

Distribuovaný produktový tým. Uvažujme 30 interních lidí, kteří potřebují dohledat starší rozhodnutí, propojit používané aplikace a pravidelně pořádat hovory. Slack Pro v tomto modelu vychází orientačně na 202,50 € měsíčně, Business Basic s Teams na 182,10 € měsíčně bez DPH. Rozdíl v licencích je menší než cena případného souběhu dvou platforem pro komunikaci, schůzky a dokumenty. Pro tým vedený v kanálech může být Slack vhodným centrem projektové práce; pro tým, který už ukládá výstupy do Microsoft 365, bývají Teams jednodušší pokračování zavedeného postupu.

Volba se mění hlavně u agentury: stejný Slack Pro může znamenat 81 €, nebo 189 € měsíčně napříč firmami podle toho, zda klienti vstupují jako hosté do jediného kanálu, či používají vlastní propojené pracovní prostory. U Teams může být licenční položka nižší, ale hosté a sdílené kanály vyžadují správu přístupu. Před výběrem proto rozhoduje konkrétní způsob práce s partnery stejně jako počet interních účtů.

Přečtěte si také:

• Trello, nebo ClickUp: jednodušší nástroj může ušetřit drahé zavádění
• Toggl, nebo Clockify: levnější tarif může zpoplatnit klíčový výkaz
• Lokální LLM, nebo cloud: levnější volbu mění vytížení