Đăng ký doanh nghiệp online: sai tệp scan khiến hồ sơ quay lại từ đầu

Để đăng ký thành lập doanh nghiệp online, bạn vào mục Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đăng nhập bằng VNeID, tạo hồ sơ, kê khai, tải tài liệu, ký xác thực rồi thanh toán nếu có. Hướng dẫn dịch vụ công của Cổng đặt việc theo dõi, sửa đổi và nhận kết quả sau bước nộp hồ sơ.

Sai tệp scan có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, nhưng thông báo bổ sung chưa có nghĩa là phải tạo hồ sơ mới. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, văn bản điện tử phải là PDF, bản giấy đã ký phải được quét màu; thời hạn bổ sung là 60 ngày từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo. Nếu hết hạn mà không nộp bổ sung, hồ sơ không còn giá trị và bị hủy. Đó là lúc người nộp phải bắt đầu một hồ sơ mới.

Chuẩn bị gì trước khi đăng nhập?

Trước tiên, xác định loại hình doanh nghiệp sẽ thành lập. Thành phần hồ sơ của doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần khác nhau; chọn sai loại hình ngay lúc tạo hồ sơ sẽ kéo theo sai danh mục tài liệu. Ghi riêng người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và người trực tiếp nộp hồ sơ, vì họ có thể là hai người khác nhau.

• Tài khoản và cách ký: chuẩn bị VNeID của người thực hiện thủ tục. Xác định trước ai sẽ ký số hoặc ký xác thực hồ sơ trên hệ thống, thay vì đợi đến màn hình gửi mới tìm người ký.
• Dữ liệu kê khai: thống nhất tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn, thông tin chủ sở hữu hoặc thành viên, người đại diện theo pháp luật. Những thông tin này phải khớp giữa các ô nhập liệu và giấy tờ đính kèm.
• Đầu mối nhận phản hồi: chuẩn bị số điện thoại, email của người nộp và phương tiện thanh toán điện tử cho khoản phí, lệ phí mà quy trình yêu cầu.
• Giấy ủy quyền: nếu người nộp được giao thực hiện thủ tục, chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc ủy quyền cùng với bộ hồ sơ, trước bước tải tệp và ký.

Cổng có mục tra cứu ngành nghề và phí, lệ phí để đối chiếu khi kê khai. Với giấy tờ định danh cá nhân, hãy căn cứ trường hợp cụ thể: khi thông tin số định danh đã được kê khai và đối chiếu theo quy định, một số bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân không còn thuộc thành phần hồ sơ; trường hợp không có số định danh hoặc kết nối dữ liệu bị gián đoạn có yêu cầu khác.

Đi qua các màn hình theo thứ tự nào?

Việc tải tệp lên chỉ là một chặng của quy trình. Dùng thứ tự dưới đây để biết hồ sơ đang được soạn, đã gửi hay đã có phản hồi; tên nút trên giao diện có thể thay đổi.

1. Tạo hồ sơ: chọn thủ tục thành lập mới và đúng loại hình doanh nghiệp. Xem danh mục thông tin, giấy tờ mà lựa chọn này mở ra trước khi nhập dữ liệu.
2. Nhập thông tin: điền dữ liệu doanh nghiệp và người liên quan. So lại tên, số định danh, địa chỉ, phần vốn và thông tin người ký với giấy tờ dự định đính kèm. Kê khai đúng trên biểu mẫu nhưng khác bản PDF vẫn có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi.
3. Scan và tải tài liệu: gắn mỗi văn bản vào đúng loại giấy tờ. Mở lại tệp sau khi tải để kiểm tra số trang, thứ tự trang, chiều đọc và phiên bản đã có chữ ký cần thiết.
4. Chuẩn bị, ký và nộp: xem các mục hệ thống báo thiếu, kiểm tra lần cuối danh sách đính kèm, rồi để người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ ký số hay ký xác thực. Hoàn tất thanh toán theo quy trình nếu phát sinh.
5. Theo dõi kết quả: sau khi gửi thành công, kiểm tra giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử trong tài khoản. Đây là dấu mốc để theo dõi phản hồi; một bản nháp đã lưu hoặc một tệp đã tải lên chưa phải hồ sơ đã nộp.

Phản hồi được gửi qua hệ thống. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo việc cấp đăng ký doanh nghiệp; nếu chưa đủ điều kiện, người nộp nhận yêu cầu sửa đổi, bổ sung và xử lý tiếp trong tài khoản đã nộp.

Đặt tên và quét tệp ra sao?

Văn bản điện tử cần mang tên tương ứng với loại giấy tờ, có nội dung và thể thức toàn vẹn so với bản giấy. Với văn bản đã ký tay, bản quét màu phải cho thấy phần chữ ký và mọi trang thuộc văn bản đó. Đổi phần đuôi của ảnh sang “.pdf” không thay thế việc tạo một tệp PDF có thể mở và đọc đầy đủ.

Các tên dưới đây chỉ là gợi ý để quản lý tệp, không phải mẫu tên bắt buộc. Chỉ tạo tài liệu thuộc thành phần hồ sơ của loại hình đã chọn:

• Giay_de_nghi_dang_ky_doanh_nghiep.pdf: giấy đề nghị đúng mẫu, có chữ ký của người có thẩm quyền nếu lập và ký trên giấy.
• Dieu_le_cong_ty.pdf: điều lệ của loại hình công ty tương ứng, đủ trang và đủ chữ ký theo yêu cầu áp dụng.
• Danh_sach_thanh_vien.pdf hoặc Danh_sach_co_dong_sang_lap.pdf: chọn đúng loại danh sách cần có trong hồ sơ, không tải cả hai theo thói quen.
• Van_ban_uy_quyen.pdf: văn bản ủy quyền khi cá nhân khác thay người có thẩm quyền thực hiện thủ tục.

Trước khi tải, xem trang đầu, trang cuối và các trang có chữ ký; kiểm tra mặt sau nếu bản giấy có nội dung. Với văn bản nhiều trang, hãy kiểm tra thứ tự sau khi ghép PDF và bảo đảm không lẫn trang của giấy tờ khác. Tệp đọc được nhưng thiếu một trang quan trọng vẫn là tài liệu chưa đầy đủ.

Ai ký và ai phải xác thực việc ủy quyền?

Đăng nhập VNeID xác định tài khoản đang thao tác; ký số hoặc ký xác thực là bước xác nhận hồ sơ. Hồ sơ trực tuyến phải được ký bởi người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người đó ủy quyền thực hiện thủ tục. Nếu ủy quyền cho cá nhân, hồ sơ cần văn bản ủy quyền và văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực. Nếu ủy quyền cho tổ chức, cần giấy tờ về quan hệ ủy quyền và văn bản phân công người trực tiếp thực hiện.

Theo thông báo của Bộ Tài chính, quy trình xác thực điện tử đối với người nộp và người ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp được triển khai từ ngày 21/7/2026. Vì vậy, trước khi gửi, hãy so tên người nộp trên hệ thống với người được nêu trong văn bản ủy quyền và kiểm tra ai sẽ thực hiện bước xác thực. Chữ ký trên bản giấy đã quét không tự hoàn tất bước ký hoặc xác thực hồ sơ trực tuyến.

Nhận yêu cầu bổ sung thì sửa trên hồ sơ nào?

Đăng nhập tài khoản đã nộp, mở thông báo và xử lý từng nội dung được yêu cầu trên hồ sơ đó. Nếu lỗi ở bản scan, tạo lại PDF từ văn bản đầy đủ rồi thay đúng tệp đính kèm; nếu lỗi ở dữ liệu kê khai, sửa trường liên quan và đối chiếu lại các văn bản. Nếu vướng người ký hoặc ủy quyền, kiểm tra cả thông tin người thực hiện trên hệ thống lẫn giấy tờ ủy quyền trước khi chuẩn bị và gửi phần bổ sung.

Giữ thông tin nhận diện hồ sơ để theo dõi phản hồi sau lần bổ sung. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu, vì vậy cần đọc ngày trên thông báo thay vì ước tính theo lúc bạn mở tài khoản. Khi hồ sơ đã bị hủy do không bổ sung đúng hạn, hồ sơ cũ không còn giá trị để tiếp tục sửa và bạn phải nộp một hồ sơ mới.

Đọc thêm:

• Thông báo website bán hàng: nhầm với đăng ký là hồ sơ đi sai từ đầu
• Bong bóng AI có thật không? Bốn dấu hiệu nhà đầu tư nên theo dõi
• Arga Labs gọi 10 triệu USD: AI agent được tập trên “bản sao” doanh nghiệp