Яндекс 360 или VK WorkSpace: дешёвый вход ещё не равен лёгкой миграции

Если компании нужны корпоративная почта, файлы и видеовстречи в одной подписке, VK WorkSpace обходится дешевле сопоставимого начального плана Яндекс 360 и даёт больше места на Диске. Но разница в плате за рабочее место не определяет стоимость перехода: почту, файлы, доступы и домен ещё предстоит перенести и настроить.

Для выбора нужны две суммы: регулярный платёж за подходящий набор функций и разовые трудозатраты на переезд. Размер компании сам по себе не показывает сложность миграции: архивы у отдельных сотрудников и общие папки могут различаться сильнее, чем число учётных записей.

Какие тарифы сопоставимы

Тарифная страница VK WorkSpace указывает для «Базового» 309 ₽ за пользователя в месяц, 150 ГБ на Диске и до 100 участников звонка; для «Расширенного» — 499 ₽, 1 ТБ, до 300 участников, единый вход, аудит логов и помощь в миграции. Это опубликованные ставки, а не смета внедрения: объём работы, входящей в помощь, на странице не рассчитан.

В действующей линейке Яндекс 360 «Минимальный» стоит 319 ₽ за сотрудника в месяц и включает 100 ГБ на Диске и встречу до 100 человек. «Основной» стоит 549 ₽, даёт 1 ТБ и встречу до 300 человек; на этом уровне перечислены единый вход и аудит логов. Поэтому начальные планы близки по размеру встречи, а следующие ступени — по объёму хранения и средствам управления. Совпадение этих параметров не делает состав сервисов полностью одинаковым.

У Яндекса есть и более узкий план «Почта и файлы»: на странице тарифов Яндекс 360 он показан по 279 ₽ за сотрудника в месяц, с 100 ГБ на Диске и стоимостью от 10 сотрудников. Его не следует ставить в один ряд с планами, для которых в расчёте нужны видеовстречи: это другой набор услуг. Названия «Базовый», «Оптимальный» и «Расширенный» у Яндекс 360 относятся к архивным тарифам; их функции и цены нельзя переносить в расчёт нового подключения.

Цена для 10, 50 и 100 сотрудников

Если всем достаточно начальных сопоставимых планов, разница по опубликованным ставкам составляет 10 ₽ на человека в месяц. При неизменном составе команды и без дополнительных услуг расчёт получается таким:

• 10 сотрудников: VK WorkSpace — 3 090 ₽ в месяц, Яндекс 360 — 3 190 ₽; разница — 100 ₽.
• 50 сотрудников: VK WorkSpace — 15 450 ₽, Яндекс 360 — 15 950 ₽; разница — 500 ₽.
• 100 сотрудников: VK WorkSpace — 30 900 ₽, Яндекс 360 — 31 900 ₽; разница — 1 000 ₽.

За 12 месяцев по тем же ставкам это соответственно 37 080, 185 400 и 370 800 ₽ у VK WorkSpace против 38 280, 191 400 и 382 800 ₽ у Яндекс 360. Расчёт предполагает одинаковое число оплачиваемых сотрудников весь год и не учитывает акции, скидки, дополнительные опции и работу по переезду. Разница за год составляет 1 200, 6 000 или 12 000 ₽ — суммы, с которыми можно сопоставить труд администратора.

Если каждому требуется план с 1 ТБ, месячная подписка для 10, 50 и 100 сотрудников составит 4 990, 24 950 и 49 900 ₽ у VK WorkSpace либо 5 490, 27 450 и 54 900 ₽ у Яндекс 360. Разница вырастает до 500, 2 500 и 5 000 ₽ в месяц. Повышать тариф всей компании ради нескольких крупных личных архивов не обязательно считать единственным вариантом: в смете отдельно стоит выяснить условия дополнительного места и возможность назначать разные планы сотрудникам.

Хранилище, встречи и управление

Лимит Диска нужно сверять с файлами каждого сотрудника, а не только с общим объёмом компании. Условный пример: если у каждого из десяти человек на личном диске по 60 ГБ рабочих файлов, суммарно предстоит перенести 600 ГБ, и каждый личный архив помещается в оба начальных лимита. Но файлосборник одного сотрудника объёмом свыше 100 ГБ уже не помещается в начальный лимит Яндекс 360, даже если у остальных место свободно. Почтовые ящики следует измерять отдельно: указанная в тарифе квота Диска не служит готовой оценкой размера почтового архива.

Общие папки добавляют другой вопрос — кто владеет файлами и кому разрешены просмотр и редактирование после переноса. Список личных архивов не заменяет список общих ресурсов: если права изменятся, сотрудники могут потерять доступ к рабочим файлам или получить лишний. Эти проверки требуют времени независимо от того, сколько гигабайт занимает копирование.

Для встреч важнее максимальное число одновременных участников, чем штатное расписание. Команде из 100 человек начального лимита в 100 мест хватит для собрания всего штата лишь без приглашённых гостей; встреча с партнёрами потребует другого формата или более вместительного плана. При выборе следующей ступени компании одновременно получают больший лимит встречи и дополнительные средства администрирования. Единый вход имеет смысл оценивать по существующей системе учётных записей, а аудит — по тому, кто и как будет разбирать действия в корпоративных сервисах.

Из чего складывается работа по переезду

Автоматический импорт снимает часть ручного копирования, но не подготовку. Инструкция Яндекс 360 для переноса с другого сервера требует подключённого домена, доступа к исходным ящикам и файла с данными аккаунтов; почта импортируется по IMAP, а ошибки можно отследить в отчёте. Для компании это означает работу до запуска переноса и проверку после него. Если исходные пароли неизвестны или соединение с сервером не работает, наличие кнопки импорта не устраняет задачу администратора.

Разовую смету удобно разделить на подготовку аккаунтов и домена, перенос писем, перенос личных и общих файлов, сверку результата и помощь сотрудникам с новым входом. Скорость копирования данных — только часть этой работы. На неё влияют исходная система, размер архивов, число общих ресурсов и ошибки, которые обнаружатся после запуска. Отдельно нужно договориться, кто отвечает за переключение входящей почты и за доступ к старой системе в переходный период.

Для масштаба можно взять условный пример, а не рыночную оценку: 16 часов работы для команды из 10 человек, 48 часов для 50 и 96 часов для 100 при внутренней расчётной стоимости 1 500 ₽ в час. Получится 24 000, 72 000 и 144 000 ₽ разовых трудозатрат. Если они одинаковы у обоих поставщиков, подписка вместе с переездом за первый год составит соответственно 61 080, 257 400 и 514 800 ₽ у VK WorkSpace против 62 280, 263 400 и 526 800 ₽ у Яндекс 360. Равенство часов здесь нужно только для сравнения абонентской платы; фактические часы могут различаться.

Даже небольшое расхождение меняет вывод. В том же условном примере дополнительные восемь часов администратора обойдутся в 12 000 ₽ — столько же, сколько годовая разница между начальными планами для 100 сотрудников. Поэтому более дешёвая подписка полезна, когда подходящий тариф уже выбран и объём переноса понятен. Если компании нужны больший личный Диск, вместительные встречи или сложная настройка доступов, сначала следует определить эти требования и работу по миграции, а затем сравнивать итоговые суммы.

Читайте также:

• Яндекс 360 или VK WorkSpace: какой виртуальный офис выбрать небольшой компании
• Вебинар не равен видеовстрече: когда он действительно нужен бизнесу
• 10 целей SMART: цифра и срок ещё не делают формулировку рабочей