Отправили документы по электронке

Здравствуйте!

Часто предприниматели не подписывают договоры с контрагентами лично, а просто обмениваются сканами. Оригиналы они направляют позже или не передают вовсе. Разберёмся, когда это допустимо и что нужно прописать в договоре, чтобы он имел полную юридическую силу.

Что говорит закон: когда обмен сканами разрешён, а когда требуются оригиналы

По Гражданскому кодексу компании должны заключать договоры в письменной форме. При этом не обязательно встречаться лично и ставить подписи и печати на бумаге.

Оригиналы на бумаге обязательны только в двух случаях:

• договор подлежит нотариальному удостоверению (например, купля-продажа доли в ООО);
• договор требует государственной регистрации (например, аренда недвижимости на срок от одного года).

Во всех остальных ситуациях можно обменяться сканами подписанного договора и работать по нему: отгружать товары, производить оплату. Позже сослаться на отсутствие бумажного экземпляра уже не получится.

Пример из судебной практики

АО «Сосновское» (арендодатель) и ООО «Агро С» (арендатор) заключили договор аренды транспортных средств. Стороны обменялись сканами договора и акта приёма-передачи.

Когда арендатор перестал платить, арендодатель обратился в суд. Арендатор заявил, что договор не заключён, поскольку бумажными экземплярами стороны не обменивались, а в тексте не было разрешения на обмен сканами по электронной почте.

Суды отклонили эти доводы: даже если в договоре нет специального условия, закон не запрещает обмен электронными документами. Кроме того, арендатор до спора сам признавал договор, внося оплату и ссылаясь на него в переписке.

---

Как придать скану договора юридическую силу

Необходимо выполнить два условия:

1. Договор должен храниться в электронном виде. Это позволит в любой момент распечатать документ без изменений. Храните файл на сервере или жёстком диске — так вы всегда сможете подтвердить дату и адрес отправителя.
2. Должно быть ясно, что скан отправила одна из сторон сделки. Для этого пропишите в договоре конкретные адреса электронной почты, с которых будет вестись вся переписка и отправляться документы.

---

Три способа придать сканам полную юридическую силу

1. Использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Такая подпись приравнивается к собственноручной. При наличии УКЭП у обеих сторон договор сразу получает полную юридическую силу.

2. Включить в договор условие о равнозначности сканов.

Если УКЭП нет, можно подписать договор «на бумаге» и направить скан. Главное — добавить пункт:

«Стороны договорились, что договор и все связанные с ним документы (акты, дополнительные соглашения, отчёты, заявки, претензии и т. д.) могут направляться в электронном виде по электронной почте. Направление документа по электронной почте приравнивается к простой электронной подписи и равнозначно собственноручной подписи».

Также стоит зафиксировать конфиденциальность доступа к почте:

«Стороны обязуются соблюдать конфиденциальность доступа к электронной почте, с которой ведётся переписка по договору, и не передавать доступ третьим лицам».

3. Предусмотреть последующий обмен оригиналами.

Можно сразу после обмена сканами начинать работу, а оригиналы направить позже. Пример формулировки:

«Обмен сканами подписанного договора и всех связанных документов по электронной почте признаётся надлежащим и придаёт документам полную юридическую силу до момента обмена оригиналами».

С какой почты направлять документы

Обязательно укажите в договоре конкретные адреса электронной почты. Лучше использовать корпоративные домены — это подтверждает, что письмо отправлено сотрудником компании.

Например, для менеджера Ивана Смирнова из ООО «Хорошая мебель» укажите [email protected], а не личный адрес на yandex.ru.

Пример из судебной практики

Между ООО «Смарт Синтез» (покупатель) и ООО «Газпромнефть — Региональные продажи» (поставщик) был заключён договор поставки. Поставщик привлёк третье лицо — ООО «СТК Инжиниринг». Покупатель оплатил товар, но поставка не состоялась. В суде поставщик утверждал, что договор не подписывал.

Суды отклонили довод: в договоре было прямо указано право обмениваться документами по электронной почте с последующей отправкой оригиналов в 20-дневный срок, а также прописаны адреса, в том числе [email protected].

Если договор подписывает не директор и не ИП, у сотрудника должна быть действующая доверенность с полномочием на подписание договоров. Иначе договор могут признать незаключённым.

Ещё один пример из практики

ООО «Черкизово-Свиноводство» (покупатель) обратилось в суд к ООО «Торговый дом “Агрогард”» (поставщик) за взысканием неустойки. Переписку вёл сотрудник Кутырин А. А., однако доверенности на подписание договоров у него не было. Все инстанции признали договор незаключённым.

Личную почту (yandex.ru, gmail.com) использовать можно, но доказать авторство письма будет сложнее.

Что делать, если в договоре ничего не сказано, но работа по сканам ведётся

Верховный суд разъяснил: договор считается заключённым, если стороны своими действиями ясно показывают, что намерены его исполнять.

Подтверждением могут служить:

• переписка по условиям сделки;
• оплата товаров или услуг;
• подписание актов, заявок, претензий;
• просьбы об отсрочке платежа.

Поэтому недобросовестный контрагент не сможет отказаться от оплаты только потому, что «договора на бумаге не было».

Пример из судебной практики

ИП Роздухов М. Е. (поставщик) взыскал неустойку с АО «Вытегралесторг» (покупатель). Покупатель утверждал, что не получал договор по электронной почте. Суд удовлетворил иск: стороны уже давно обменивались документами именно таким способом.

Самое важное

• Работать по сканам договоров можно.
• Храните договор в электронном виде на сервере или жёстком диске.
• Пропишите условие о равнозначности сканов оригиналам.
• Укажите корпоративные адреса электронной почты для переписки.
• У сотрудников, подписывающих документы, должна быть доверенность.

До новых встреч!