Здравствуйте!
Дрейтон Берд говорил: «Для успеха в бизнесе не нужно принимать десятки гениальных решений, достаточно не совершать ужасных».
В этой статье мы хотим поделиться наиболее частыми ошибками в управлении финансами бизнеса. Мы все их совершали и заплатили за свои ошибки потерянными миллионами, потерями энергии и, главное, — потерями времени жизни.
Ошибка 1. Смешивать деньги в бизнесе и личные
Бизнес мой, значит, и все деньги в нем мои. Так рассуждают многие. Например, владелец небольшого мебельного цеха. Никакого толком учета и контроля у него не было. Сломалась фреза — вынул из кармана деньги — купили фрезу. Нужна жене шуба — взял из кассы деньги — купил шубу. На самом деле владелец не знал, ни сколько бизнес зарабатывает прибыли, ни сколько он тратил из бизнеса на себя. Пока заказы росли — все было хорошо. Есть миллион в продажах — отлично. И чего тут считать. Но рынок изменился. Заказов стало меньше. Стоимость сырья выросла. А цены пришлось снижать. И тут оказалось, что денег становится все меньше, а вкладывать свои приходится все больше. В конечном итоге пришлось закрыть бизнес. Но еще до закрытия бизнес съел предыдущие накопления.
Или другая история. Устойчивый бизнес. Ветеринарная клиника. Все есть. Постоянные клиенты, сложившийся грамотный коллектив. Бизнес по наследству переходит к новому владельцу. Новый владелец сходу забрал из бизнеса на новый спорт-байк. Через несколько месяцев забрал деньги из бизнеса на покупку внедорожника. Это обескровило бизнес. Начались задержки с выплатами сотрудникам, оплаты аренды, поставщикам. И снова бизнес закрылся.
Если новому владельцу хватило бы разумности посчитать, то тот же автомобиль можно было купить в лизинг и оплачивать ежемесячно из прибыли бизнеса. А если правильно оформить лизинг, то и расходы можно списать с налогооблагаемой базы.
Решение: разделяйте деньги бизнеса и личные деньги.
Учитывайте все СВОИ вложения в бизнес и изъятия из бизнеса.
А в бизнесе внедрите финансовый учет.
Ошибка 2. Считать только деньги и оценивать результаты только по деньгам
Многие предприниматели под финансовым учетом понимают учет денег. Сколько пришло, сколько ушло, сколько денег в наличии. Денег стало больше — считают они в прибыли. И это чревато.
Поясню. Все знают: Прибыль = Доходы — Расходы. НО!
Во-первых, не все поступления и платежи связаны с доходами и расходами. Оплата оборудования и транспорта — это затраты на приобретение активов (долгосрочных). Получение и возврат кредитов и займов — это тоже не доходы с расходами. Эти платежи относятся к инвестиционной и финансовой деятельности бизнеса. А к основной операционной относятся расчеты с клиентами и поставщиками.
И тут тоже нужно понимать: нельзя авансы и предоплату клиентов считать доходом.
Пока не отгружен товар или не выполнена услуга — это кредиторская задолженность бизнеса. Также и с поставщиками. Если получен товар с отсрочкой — возникает долг перед поставщиком. А оплата поставщику еще не расходы, а оплата приобретения товара. Расходы в бизнес получаются, когда этот товар отдадут покупателю. Поэтому, для того чтобы правильно оценить, в прибыли или убытке бизнес, нужно различать движение денег и доходы и расходы.
Решение: правильно разделять доходы и расходы.
Деньги смотрим в Отчете о движении денег, а для прибыли — Отчет о прибылях и убытках. Состояние расчетов по долгам смотрим в Балансе. Потому что больше денег может быть из-за того, что растут долги перед клиентами и поставщиками. Или потому, что уменьшаются запасы товаров на складе. И перейдем к следующей ошибке.
Ошибка 3. Не знать своей точки безубыточности
Точка безубыточности — это тот минимальный объем доходов от продаж, который покрывает постоянные накладные расходы бизнеса.
Давайте разберем на реальном примере (цифры мы округлии, но пример из реальной практики). Молодой человек, работая в активных продажах, накопил 200 000 рублей. И решил открыть свой маленький бизнес по продажам хозтоваров в формате «магазин у дома». Договорился об аренде места за 30 000 в месяц. Закупил товар на 200 000. И еще на 200 000 взял с отсрочкой платежа. Нанял продавца за 30 000. Магазин работал 30 дней в месяц. То есть каждый день. На товар делалась наценка 25 %.
Ежедневная выручка колебалась от 5 000 до 8 000. В среднем 7 000. Ежемесячно получалось чуть больше 200 000. И молодой предприниматель оценивал месяц, как неплохой.
- Выручка + 210 000
- Аренда – 30 000
- Продавцу – 30 000
- Ого, + 150 000 прибыли. Неплохо.
Взял себе 50 000. А на остальные частично отдал поставщикам долг и частично закупил еще товара (50 на 50).
Так давайте посчитаем реальное положение дел. Если считать от цены закупки, то наценка была 25 %. А если считать от выручки, то это всего 20 %. Значит, с каждой тысячи выручки — заработано 200 рублей. А ежемесячные расходы — 60 000. Ежедневные: 60 000 / 30 = 2 000 рублей. То есть только чтобы выйти в 0 нужна минимальная выручка 300 000.
Это сразу было бы видно, если использовать отчет о прибылях и убытках:
- Выручка + 210 000
- Себестоимость - 168 000
- --------------------------------------
- Валовая прибыль + 42 000
- Накладные расходы - 60 000
- --------------------------------------
- Результат - 18 000 убытков
- И 50 000 взял себе.
- Итого 68 000 убытков.
А незаметно было, так как уменьшался запас товаров и долги поставщикам не гасились.
Очень часто, когда бизнес начинает расти, упускается контроль за расходами. Нанимаются люди, бизнес переезжает в более дорогой офис. Все это увеличивает постоянные расходы бизнеса. И поднимает точку безубыточности. А скидки и снижение цен снижают валовую прибыль. Поэтому требует еще увеличения количества продаж.
Кстати. Посчитать, как скидка влияет на прибыль, можно в бесплатном онлайн-калькуляторе.
Решение: Разделяйте расчет прибыли от учета денег.
Используйте отчет о прибылях и убытках. Знайте свою точку безубыточности и пересчитывайте, если меняете условия. В новом бизнесе оценивайте, при каком объеме продаж бизнес выйдет в ноль. Иногда привлекательная бизнес-идея при расчете показывает нереалистичность достижения прибыли.
Ошибка 4. Назначать цены на основе затрат
Другой тип ошибок — когда назначают цены на услуги, мотивируя их высокими накладными расходами. Нужно содержать бухгалтера, офис и так далее. Или ранее произведенными расходами. На самом деле цена определяется рынком и вашим маркетингом.
Как пример. Мы как-то заказали партию качественных канцтоваров в Германии. Но, к сожалению, цена контракта, страховка, доставка и таможенные платежи сделали себестоимость такой, что даже по ней ничего нельзя было продать. Через несколько месяцев до НАС дошло, что нужно смириться с потерями и распродать по убыточной цене.
Решение: считать затраты и цены заранее.
То есть более правильный путь — определить оптимальную цену, по которой будут продажи. А потом искать возможности, чтобы себестоимость была меньше цены продажи. И была возможность обеспечить количество продаж для покрытия накладных расходов и получения прибыли.
Ошибка 5. Не планировать движение денег
Одной прибыльности бизнеса недостаточно, чтобы бизнес был устойчивым. Платежеспособность намного важнее, чем прибыль. Множество прибыльных компаний ушло с рынка из-за проблем с денежным потоком и кассовых разрывов.
И каждый разумный предприниматель должен иметь план финансирования бизнеса на ближайшие три месяца. Особенно важно планирование денег в бизнесах с сезонными колебаниями. Чтобы не пропустить высокий сезон и пережить низкий.
А также любой бизнес, который быстро растет, обязательно столкнется с тем, что рост требует денег. Сеть «Дикая Орхидея» вылетела из бизнеса именно из-за быстрого роста и нехватки денег.
Решение: считать и планировать платежи
Любому бизнесу избежать оперативных ошибок с деньгами поможет такой инструмент, как Платежный календарь, и процедура планирования платежей на неделю.
Ошибка 6. Рост оборотов даст рост прибыли
Многие предприниматели фокус внимания держат на росте продаж. И считают, что рост продаж автоматически увеличит прибыль.
Как правило, с ростом компании и продаж скачками растут постоянные расходы. Больше офис и склад, больше сотрудников и т. д. А с увеличением активности в рекламе, продвижении, продажах срабатывает закон убывающей доходности. Рост расходов начинает опережать рост доходов. И тут главное не оказаться в роли зайца, который торговал на рынке рублями за 90 копеек. А на вопрос, как дела, отвечал: прибыль не считал, но обороты бешеные. Пример: владелец компании по производству кухонь на заказ увлекся увеличением продаж и продвижением компании. Обороты выросли.
Но он упустил контроль над затратами производства. Из-за роста производства увеличился брак, расход материалов и другие затраты. В результате многие продажи были исходно убыточные.
Или другой пример. Отдел продаж премировался за выполнение и перевыполнение плана по оборотам. А план перевыполнялся за счет скидок и бонусов клиентам. Продаж все больше, а денег и прибыли все меньше.
Решение: отслеживайте не только ключевые финансовые показатели, но и динамику изменений.
Ошибка 7. Излишнее стремление к максимальной прибыли
И последняя в этом списке ошибка. Звучит парадоксально. Разве может быть прибыль плохой?
Есть классический пример. Супружеская пара владела ресторанчиком. Ресторан был известен качественными продуктами, большими порциями и умеренными ценами. И за много лет работы приобрел большое количество постоянных клиентов. Желая выйти на пенсию, супруги продали ресторан молодым парням с финансовой хваткой. Те сразу принялись оптимизировать прибыль. Цены подняли. Порции уменьшили, продукты стали закупать подешевле. Ну, и прибыль взлетела. Правда, они стали терять постоянных клиентов, а за полгода потеряли почти всех.
И через год продали обратно этот ресторан бывшим владельцам за треть покупной цены.
Другой аспект этой ошибки: когда рынок меняется, появляются новые подходы и инструменты, компания не идет на затраты на обновление. Ведь легко посчитать затраты и отказаться от них. Но как оценить потери, если конкуренты внедрят новые подходы и инструменты, а ваша компания — нет?
Решение. Сместить фокус внимания не на максимизацию текущей прибыли, а на обеспечение возможностей работы и развития бизнеса в будущем.
Подведем итоги. Предпринимателю полезно не только понимать и применять инструменты финансового контроля, но и освоить инструменты прибыльного роста.
А вы можете привести примеры подобных ошибок в бизнесе? Пишите в комментариях.
