Контроль персонала: 7 проверенных методов

Здравствуйте!

“Кот из дома — мыши в пляс” - очень известная поговорка о семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: руководители начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят, что выполнено,  а что нет. По умолчанию в их голове мысль - “Ничего не выполнено!”, а в это время сотрудники расслабляются, понимая, что их работу не видят и в какой-то степени не ценят. Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Виды контроля

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберете - тотальный или простой, это второй вопрос. Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем, как мы перейдём к конкретным методам, Вам нужно понять всю суть.

- По формату

Как было сказано, если не внедрены система оценки и контроля, то деятельность руководителя окажется малоэффективной. Конечно, выбор модели контроля зависит от размера компании, принятой системы документооборота и обмена информацией. Ниже представлены основные виды контроля.

1. Устный

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) - устное взаимодействие, из серии “Петя, что ты сделал за сегодня?”. Вариант имеет место, но только в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы. В остальном это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей - “Я этого не говорил”.

2. Документы

Второй способ - это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч. Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в одноимённом мультфильме, мог запрыгивать и плавать. Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля — к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов составляет не сотни листов в день.

3. Электронный

Финальный способ - это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами. Идеальный вариант для любой компании - это CRM. Но есть проблема — и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе. Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

- По времени

На этом пункте у Вас уже могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

1. Предварительный. Первая часть проверки - это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы;
2. Поэтапный. Второй случай проверки - это контроль во время выполнения действий;
3. Итоговый. И последняя часть - это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать. Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

7 методов контроля

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это теория, которая лишь даёт понимание, что это такое. Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время.

Метод 1. Планёрки

Большинство людей думает, что планёрки - это что-то нудное, долгое и не интересное. А дело просто в том, что к организации этих планёрок некоторые руководители подходят либо неохотно, либо не подходят вообще. Ключевая особенность планёрок заключается в их кратковременности (до 20 минут).

Не стоит недооценивать значение регулярных планёрок для деятельности отдельных сегментов и всей компании в целом. Одним из главных преимуществ проведения планёрок является возможность оперативного управления. Руководитель следит за деятельностью сотрудников, корректирует и направляет её в нужное русло.

Метод 2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне. Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей,. Это поможет не только проверять факт работы, но и сам процесс. Например, работают ли они по скриптам и как общаются с клиентами в целом.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так. Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи. Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

Метод 3. KPI (нормирование труда)

В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности. Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы — планку, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.

Например, у продавцов в качестве KPI может быть количество контактов с новыми клиентами. А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов. Таким образом сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

Метод 4. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя отдела. Но совершенствование системы контроля может пойти дальше. Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И Вам это поможет контролировать их направление.

А вообще, есть руководители, которые предлагают сотрудникам отчитываться о каждой выполненной задаче! Это не шутка. Это сделать легко и просто. Всё, что нужно - это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан или retailCRM - это самые популярные CRM в России.

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по системе Канбан. Но мы Вам приготовили самый простой вариант ежедневного отчёта. Уровень “супер-новичок”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

Отчет, вариант 1

Как вариант, сегодня можно использовать чат-боты для сбора отчётов от работников. Это поможет не засорять Вашу почту, если отчёты отправляются прямиком туда. Заведите такой чат в том же Телеграме и в конце дня или в конце недели отслеживайте написанные или нет отчёты сотрудников.

Метод 5. Тайный покупатель

Есть руководители, которые обожают приводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом руководство сомневается в их эффективности. Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов. Вы легко сможете проконтролировать, выполняют свои обязанности сотрудники или нет.

Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент. Нужно всё фиксировать на диктофон и конечно, доводить сделку до конца. 

Метод 6. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений. Название этому инструменту - мотивационная доска. Это в прямом смысле доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником. Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель. И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

Метод 7. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства. Сначала думаешь, зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально. Но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться — а значит, лучше погружаться в тему. Такие же промежуточные экзамены нужно реализовать Вам в своей компании.

Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть. К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в книгу продаж компании, иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

Ошибки контроля

Контролирование работы персонала никогда не было простой задачей для руководителей, но нужно всему знать меру и грамотно подходить к вопросу внедрения того или иного вида контроля.

Ниже приведены главные ошибки систем контроля в компании:

• Нерегулярный контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны знать о том, что их действия проверяют и делают это постоянно. Иначе они расслабятся, ведь будут надеяться, что сегодня Вы не будете проверять — или наоборот будут жить в тревожности;
• Тотальный контроль. Такой вид контроля, который не даёт сотрудникам и шага сделать свободно, безусловно, будет убивать любую инициативность и самостоятельность;
• Непрозрачность/Непредсказуемость. Если Вы внедрили систему контроля в своей компании, то распространяться она должна абсолютно на всех сотрудников, а не выборочно. Второй момент это когда сотрудники вообще не в курсе каких-то штрафов, систем видеонаблюдения;
• Микроменеджмент. Данный вид контроля подразумевает под собой полное подавление руководителем любой инициативы своих сотрудников. Можно сказать, что это контроль каждого шага своих подчинённых. Такие руководители обычно объясняют как в точности нужно делать ту или иную работу, и требуют, чтобы всё было именно так, как они хотят, и никак иначе;
• Наказания без поощрений. Этот метод не работает от слова совсем. Наказания без поощрений не помогают улучшить результаты, польку воспринимаются всегда как что-то несправедливое. Люди не станут более старательными или внимательными, но у них определённо появятся мысли поискать другую работу.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки — значит, Вы реально оценили необходимость контроля персонала. Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали, как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают.

Как Вы могли заметить, мы умышленно не писали мелкие и очевидные способы по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали именно то, что реально работает и проверено нами. Хочу закончить материал такой мыслью - “Проверять нужно не нарушения, а победы”.

Фраза не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них. Она говорит о том, что людей лучше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

До новых встреч!