Контроль персонала: 7 проверенных методов

Здравствуйте!

«Кот из дома — мыши в пляс» — известная поговорка, которая отлично описывает не только семейные, но и рабочие отношения. Как только руководитель ослабляет контроль, сотрудники быстро теряют темп и мотивацию. В результате руководитель начинает срываться, потому что не понимает, что выполнено, а что нет, а сотрудники чувствуют, что их работу не замечают и не ценят.

Разберём, как выстроить систему контроля, которая поможет получить и дисциплинированную команду, и мотивированный персонал.

Виды контроля

Контроль — обязательный элемент управления. Выбор его формата зависит от размера компании, системы документооборота и способов обмена информацией. Ниже рассмотрим основные виды контроля.

По формату

Без чёткой системы оценки и контроля деятельность руководителя становится малоэффективной. Ниже представлены три основных формата контроля.

1. Устный

Самый простой и древний способ — устные вопросы («Петя, что сделано за сегодня?»). Он подходит только для очень маленьких команд и оперативной проверки промежуточных результатов. Главный недостаток — отсутствие фиксации договорённостей: сотрудник всегда может сказать «Я этого не говорил».

2. Документы

Второй формат — бумажный документооборот. В некоторых компаниях до сих пор хранятся целые комнаты с «бумажками». Метод надёжен, но только при небольшом объёме документов. При сотнях листов в день он становится неэффективным.

3. Электронный

Самый современный и удобный способ — использование программных решений: от обычных таблиц Excel до полноценных CRM-систем. Идеальным вариантом для большинства компаний считается CRM, однако главный барьер внедрения — необходимость обучать сотрудников и менять привычки.

По времени

Помимо формата, контроль можно разделить по времени проведения:

1. Предварительный — проверка концепции и плана перед началом работ;
2. Поэтапный — контроль в процессе выполнения задач;
3. Итоговый — проверка результатов после завершения.

В России чаще всего используют только итоговый контроль. Такой подход приводит к потере времени и денег, поэтому важно помогать сотрудникам на старте и в процессе работы.

7 методов контроля

Теперь перейдём к практическим методам, которые можно внедрить уже в ближайшее время.

Метод 1. Планёрки

Многие считают планёрки скучными и неэффективными. На самом деле проблема обычно в их организации. Главное правило — краткость (до 20 минут). Регулярные планёрки позволяют руководителю оперативно отслеживать работу команды и вовремя корректировать курс.

Метод 2. Видеонаблюдение (открытое и скрытое)

Классический метод контроля — установка камер. Для усиления эффекта можно использовать камеры со звукозаписью: это позволяет проверять не только факт работы, но и соблюдение скриптов и качество общения с клиентами.

Оптимальная схема — сочетание открытого и скрытого наблюдения. Сотрудники знают о части камер, а другие остаются незамеченными для выявления серьёзных нарушений. Обязательно получите письменное согласие сотрудников на видеосъёмку, чтобы избежать штрафов.

Метод 3. KPI (нормирование труда)

KPI — инструмент автоматического контроля качества работы. Сотрудникам устанавливают конкретные показатели, которых нужно достичь или не превышать.

Например, для продавцов KPI может быть количеством контактов с новыми клиентами, а для специалиста по тендерам — норматив времени на обработку позиций. Сотрудники чётко понимают ожидания, а руководитель получает измеримые результаты.

Метод 4. Отчёты

Помимо ежемесячных отчётов руководителей отделов полезно внедрить регулярную отчётность каждого сотрудника — еженедельную и ежедневную. Это помогает сотруднику лучше видеть свои результаты и позволяет руководителю своевременно корректировать направление работы.

Максимально эффективно фиксировать 60–95 % задач в CRM-системе. Среди популярных решений в России — Мегаплан и retailCRM. Альтернативой может стать система Канбан или простые чат-боты в Telegram для сбора ежедневных отчётов.

Метод 5. Тайный покупатель

Метод позволяет оценить реальное качество обслуживания и соблюдение регламентов. Для его успешного применения необходимо продумать легенду, фиксировать разговор на диктофон и доводить взаимодействие до конца.

Метод 6. Мотивационная доска

Мотивационная доска — инструмент, который одновременно контролирует результаты и повышает мотивацию. На ней ежедневно отмечаются выполненные KPI и планы продаж. Доску можно разместить как в офисе, так и в цифровом рабочем пространстве сотрудников.

Метод 7. Экзамены

Промежуточные экзамены и аттестации стимулируют сотрудников регулярно обращаться к материалам компании, в том числе к книге продаж. Даже опытные сотрудники получают возможность освежить знания, а новички — лучше усвоить корпоративные стандарты.

Ошибки контроля

При внедрении системы контроля важно соблюдать баланс. Вот основные ошибки, которых следует избегать:

• Нерегулярный контроль — сотрудники либо расслабляются, либо живут в постоянной тревоге;
• Тотальный контроль — подавляет инициативу и самостоятельность;
• Непрозрачность — система должна быть понятной и распространяться на всех сотрудников;
• Микроменеджмент — контроль каждого шага уничтожает мотивацию;
• Наказания без поощрений — воспринимаются как несправедливость и снижают лояльность.

Коротко о главном

Контроль персонала — необходимый инструмент управления. В статье мы рассмотрели основные форматы и семь рабочих методов, которые уже доказали свою эффективность. Главное — проверять не только нарушения, но и победы: возможность получить поощрение мотивирует сотрудников гораздо сильнее, чем одни только штрафы. Всё должно быть в меру.

До новых встреч!