Как провести деловые переговоры

Здравствуйте!

Так пишет Гэвин Кеннеди в своей книге "Переговоры. Полный курс" (кстати, я настоятельно рекомендую ее Вам для прочтения, как действительно хорошее пособие для полного углубления в процесс).
То есть через переговоры, Вы ищете пути достижения своей цели путем дополнительных вопросов, "прощупывания" и анализа оппонентов, ищите компромиссы, соглашаетесь или предлагаете альтернативные пути и предложения.
Когда же поиск прекращается, это означает, что Вы достигли либо соглашения, либо переговоры не состоялись.
Роли второй стороны переговоров
В переговорах всегда участвует кто-то кроме Вас. Да, вот такое неожиданное открытие. Поэтому очень важно понимать, кто с другой стороны, для достижения положительного результата.

Их мы обсудим ниже в рамках общих этапов. Но именно, как вести с ними переговоры подробнее остановлюсь в отдельной главе про этапы.
Роль 1. Лидер

Главный на Уолл-Стрит
Поведение: Прямая осанка, громкая и уверенная речь. Берет инициативу на себя, выражая цель и мнение своей команды, делает предложение, определяет темп, когда, к примеру, наступает время для завершения беседы.
Фразы: "Я хочу…", "У меня есть…", "Я готов…", "Мне не подходит Ваше предложение", "Доставка устраивает, но процент маленький" и т.д.
Как взаимодействовать: Перехватывайте лидирующие позиции и инициативы на себя, задавайте много дополнительных вопросов, не соглашайтесь с позицией лидера, аргументируя причины: "Мы готовы предложить Вам оптимальные условия, согласно которым Вы получите ______". Или: "Хорошо, можем снизить процент, но в этом случае изменим эти условия_____".
Роль 2. Второй пилот

Не Кардинал, но тоже был Серый
Поведение: Очень внимательно слушает и следит за ходом переговоров. Его речь уверенная, вопросы четкие и конкретные. Сидит рядом с Лидером, часто подсказывает ему, поддерживает и прикрывает. Проясняет ситуацию дополнительными вопросами, резюмирует итоги встречи и совместные договоренности, привлекает внимание к важным моментам, контролирует направление встречи.
Фразы: "Это момент понятен, но я хотел бы прояснить ситуацию…" , "Верно ли мы понимаем", "Обращая во внимание все вышесказанное, получается, что…верно?", "Резюмируя наши аргументы….".
Как взаимодействовать: Переводите встречу на то направление, которое необходимо Вам, согласно целям, а не только отвечайте на вопросы и следуйте плану оппонента. Выбирайте стратегию ответа на несколько вопросов Второго Пилота и далее продолжайте вести деловые переговоры: "Позвольте я продолжу презентацию, в ней собрана информацию, а в конце, если у Вас останутся вопросы, я на них отвечу... ".
Роль 3. Наблюдатель

Слушает и анализирует
Поведение: Сидит в сторонке от всего происходящего, часто записывает, молчит. Старается не вступать в обсуждение, не говорить на переговорах. Получает и анализирует информацию. Старается понять то, что важно для оппонента.
Фразы: Обычно наблюдатель молчит и просто записывает, а далее анализирует беседу. И в результате может соглашаться с другими участниками, а может на Ваши предложения ответить "Это невозможно реализовать, так как....".
Как взаимодействовать: Отрабатывать отказ в случае с наблюдателем нет смысла, он просто анализирует ход переговоров. Поэтому техника ведения переговоров такая: при необходимости привлекайте наблюдателя, пытайтесь вовлечь его в процесс.
Роль 4. Хороший парень

Просто хороший парень
Поведение: Открытый и коммуникабельный, много жестикулирует, улыбается, кивает головой в знак одобрения. Выражает симпатию, понимает позицию оппонента, показывает небольшое несогласие с позицией своей команды, способствует тому, чтобы оппонент расслабился и утратил бдительность.
Фразы: "Мне важно Ваше мнение", "Я понимаю / согласен с Вашей позицией", " Я бы хотел отметить, что мне нравится.... ".
Как взаимодействовать: Отзеркаливайте хорошего парня и взаимодействуйте с другими членами переговоров, т.к. цель хорошего парня - расслабить Вас: " Спасибо, мне важно Ваше мнение, но давайте сейчас вернемся к более важному вопросу о поставках".
Роль 5. Плохой парень

А это просто плохой парень
Поведение: Самоуверенный, часто перебивает, не скрывает негатива, сидит ногу на ногу, применяет жесты отрицания – повороты головы, скрещивание рук. Препятствует мирному течению встречи при необходимости. Подрывает приводимые оппонентом аргументы. Нервирует противоположную сторону, выявляя слабости ее позиции.
Фразы: "Я сомневаюсь, что это именно так...", "Это, насколько я могу судить, недостаточно проработано...".
Как взаимодействовать: Не поддавайтесь на провокации и не проявляйте ответную агрессию. Решайте вопросы с лидером и вторым пилотом. Приводите в диалогах с плохим парнем реальные цифры для аргументов: "Я подготовил для Вас анализ рынка, вот видите, это Ваша цена, а мы ведем речь о средней годовой стоимости, которая указана вот здесь...".
Роль 6. Интегратор

Всех выслушаем, всем поможем
Поведение: Сосредоточен, заинтересован в аргументах обеих сторон, говорит мало, но по делу, следит за таймингом, подстраивается под настроение и ситуацию, использует объединяющие спокойные жесты.
Предлагает варианты выхода из тупиковой ситуации, указывает на непоследовательность в приводимых аргументах, следит за тем, чтобы не слишком увлекались несущественными вопросами.
Фразы: "Мы отошли от темы встречи, давайте вернемся к вопросу о...", "Давайте не будем зацикливаться на двух вариантах, что если нам рассмотреть третий...".
Как взаимодействовать: Поддерживайте Интегратора, так как в этом случае он помогает обеим сторонам договориться: "Вы правы и точно подметили про пробелы с поставщиками. Давайте я покажу Вам договоры, и мы вместе обсудим возможные корректировки".
Этапы переговоров

Этап 1. Приветствие
На первый взгляд в этом шаге нет ничего сложного и особенного. Но в деловых переговорах простого "Добрый день!" недостаточно. Лить воду про деловой этикет здесь не буду, а вот нужные фразы для знакомства и приветствия покажу.
1.1. С Лидером
Следите за осанкой, будьте уверенным в себе и своей команде. Ваше рукопожатие должно быть крепким. Отметьте какую-то делать, чтобы польстить самолюбию Лидера.
Фразы: "Добрый день, Иван. Неожиданно царский приём Вы устроили. Очень приятно".
1.2. Со Вторым Пилотом

Фразы: "Добрый день! Как добрались / на улице сегодня дождь, хотите попрошу принести Вам чай / кофе?"
1.3. С Плохим Парнем
Не реагируйте на проявленную агрессию при знакомстве, помните, что от Вашей сдержанности зависит исход встречи, думайте о выгоде и спокойно отвечайте Плохому Парню на его выпады.
Фразы: "Извините за задержку, надеюсь, этот момент не повлияет на продуктивность наших переговоров".
1.4. С Хорошим Парнем

Фразы: "Добрый день (рукопожатие), рад нашему очному знакомству! Прошу Вас располагаться. Хотите чай / кофе / воду?"
1.5. С Интегратором
Этот человек не склонен во время общения к конфликтам, но при знакомстве Вы еще не знаете, что перед Вами именно интегратор. Поэтому лучший вариант - схема приветствия с Хорошим парнем.
Этап 2. Предмет разговора
На этом этапе разбираются детали обсуждаемого вопроса. Внимательно следите за предметом разговора. Чтобы не остаться обманутым, задавайте уточняющие вопросы. Теперь разберемся, как на этом этапе взаимодействовать с ролями.
2.1. С Лидером

Фразы: "Я хочу…", "У меня есть…", "Я готов…", "По данному пункту у меня есть ряд вопросов...", "Давайте к конкретике, меня интересуют следующие детали...".
2.2. Со вторым пилотом
Выберите стратегию ответа на несколько вопросов Второго Пилота и далее продолжайте вести переговоры.
Фразы: "Позвольте я продолжу презентацию, в ней собрана информация, а в конце, при наличии вопросов, я на них отвечу…", "Давайте перейдем к следующему пункту, полную информацию я Вам направлю …..".
2.3. С плохим парнем

Фразы: "Предлагаю вернуться к вопросу о поставках, Иван Иванович (обращение к Лидеру), Вам подходят оговоренные нами сроки? / Петр Петрович (Второй пилот), это как раз информация по вопросу, который Вы задавали ранее".
2.4. С Хорошим Парнем
Привлекайте его к обсуждению предмета разговора для комфортной обстановки и течения переговоров.
Фразы: "Мы не выслушали всех участников, Иван Иванович, Вы что думаете по этому вопросу?..."
2.5. С интегратором

Фразы: "Есть несколько вариантов доставки – Вы можете заказать перевозку нашим транспортом, забрать товар самостоятельно с нашего склада или воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний".
Этап 3. Спор / торг / обсуждение
Самая тяжелый этап переговоров, так как на нем проявляются качества, подготовленные аргументы, поддержка команды и навыки убеждения. Редко когда интересы сторон полностью совпадают, поэтому здесь необходимо действительно отстаивать свои позиции и искать компромиссы, а также быть готовым к торгам.
3.1. С лидером

Фразы: "Мы принимаем изменение этого пункта / цены договора / коммерческого предложения, но тогда давайте изменим пункт…" (Вы говорите на языке Лидера) "То есть если мы сейчас соглашаемся с этими условиями, то Вы готовы подписать договор?" (выявление стратегии и расставления акцентов).
3.2. Со вторым пилотом
Отвечайте на вопросы Второго Пилота, анализируя, какие возможные темы интересуют Ваших оппонентов. Но не позволяйте всем закидывать себя вопросами.
Фразы: "Почему Вы настаиваете именно на этих условиях, давайте рассмотрим иной вариант…", "Согласно Вашим требованиям Вам больше подойдет вариант…."
3.3. С плохим парнем

Фразы: "Эти условия соответствуют рыночным ценам, как Вы видите в нашей аналитике…", "Чтобы убедить Вас, прошу посмотреть на график….", "Согласно проведенному опросу, по результатам которого…. Мы утверждаем, что….".
3.4. С Хорошим Парнем
Привлекайте к беседе в спорных моментах, так как именно он может сгладить острые углы и снять общую напряженность.
Фразы: "Я полагаю наши мнения в этом вопросе расходятся, давайте для единого мнения выслушаем все стороны, Иван Иванович (Хороший парень), позвольте узнать Вашу позицию?..."
3.5. С интегратором

Фразы: "Давайте выслушаем Петра Петровича, он предложил интересную идею, давайте подробней рассмотрим этот вариант….".
Этап 4. Принятие решения
Оппоненты высказались, обсудили вопросы, рассмотрели альтернативы, отработали возражения. Пришло время принимать итоговое решение. Давайте рассмотрим, как вести себя на этом этапе с разными ролями.
4.1. С лидером

Фразы: "Мы на данном этапе не готовы убрать / изменить эти пункты из договора, нам необходимо детально изучить эти моменты, в связи с этим предлагаем организовать дополнительную встречу", "Мы со своей стороны уже изменили 3 пункта договора, Вы в свою очередь ничего не уступили, поэтому….".
4.2. Со вторым пилотом
После торга и обсуждения перехватите у него инициативу и резюмируйте встречу самостоятельно, выбрав лучшие варианты принятия решений.
Фразы: "Резюмируя / подводя итог вышесказанному…", "Получается, что мы договорились…", "Согласно тому, что мы меняем пункты 3 и 4 договора, а Вы в свою очередь отказываетесь от 7 пункта, мы приходим к соглашению и готовы подписать договор".
4.3. С плохим парнем

Фразы: "Не видим смысла на данном этапе углубляться в этот вопрос (обращение к Плохому Парню). Насколько мы понимаем, мы пришли к общему решению, все верно, Петр Петрович? (Лидер)", "Мы выяснили этот момент и ответили на ваши вопросы, согласны Иван Иванович? (Второй Пилот)"
4.4. С Хорошим Парнем
Он уже помог Вам на предыдущих этапах, поэтому просто отметьте, что учитываете его точку зрения при резюмировании итогов встречи.
Фразы: "Мы готовы рассмотреть вариант, который будет устраивать нас всех, правильно я понимаю, что я, Петр (Ваша сторона), Иван (Хороший парень) придерживаемся позиции, что…"
4.5. С интегратором

Фразы: "Мы готовы рассмотреть вариант, который будет устраивать нас всех, поэтому поддерживаем предложение Ивана Ивановича (Интегратор)", "Вы не хотите принять наши требования, мы не готовы подписать договор на Ваших условиях, предлагаю рассмотреть третий вариант, предложенный Иван Ивановичем".
Этап 5. Заключение договоренности
Очень важно почувствовать правильный момент для окончания переговоров. Основные ситуации, когда их можно и следует завершать - это когда уже выработано приемлемое решение, достигнуты все цели переговоров, противоположная сторона готова закончить переговоры или рассмотрены все реальные варианты, и у Вас есть лучшая альтернативная возможность для решения данной проблемы. Теперь перейдем к ролям.
5.1. С Лидером

Фразы: "Спасибо за плодотворную встречу, Петр Петрович, запротоколируйте наши договооренности, пожалуйста…"
5.2. Со вторым пилотом
Попросите запротоколировать договоренности. Если это не последняя встреча, договоритесь о следующей, оговорите задачи, которые необходимо выполнить за это время.
Фразы: "Спасибо за плодотворную встречу, подытожу наши договоренности для протокола - Утвержденная оптовая цена ____. Верно? Отлично! Наши юристы свяжутся с вами. До встречи!"
5.3. С плохим парнем
Старайтесь не привлекать его на этом этапе, так как решение принимают Лидер и Второй Пилот. Обратитесь ко всем, но при этом отметьте ненавязчивой фразой, что Вам не безразлично его мнение о Вашей компании и его точка зрения тоже учитывалась.
Фразы: "Спасибо за плодотворную встречу…", "Благодарим за встречу, рады, что достигли договоренностей….", "Надеюсь, Иван Иванович (Плохой Парень), нам удалось изменить Ваше мнение, и я рассчитываю на долгое сотрудничество, ведь Вы предложили очень полезные идеи..."
5.4. С хорошим парнем

Фразы: "Коллеги, спасибо за плодотворную встречу, конечно, мы не против продолжить наше общение в неформальной обстановке и присоединимся к Вам….."
5.5. С интегратором
Если Интегратор помог при возникновении спорной ситуации - просто поблагодарите его.
Фразы: "Спасибо за плодотворную встречу, Иван Иванович (Интегратор), спасибо за отличную идею по поводу….!"
подготовка
Как бы Вы не готовились к переговорам, не выясняли все о компании собеседника, не продумывали вопросы и аргументы, Вы не сможете стопроцентно спрогнозировать поведение оппонентов. Но это не значит, что можно идти с установкой "по ходу дела разберемся". Есть основные моменты подготовки, которые не стоит игнорировать при любых переговорах. Рассмотрим их подробнее.
Шаг 1. Цель и результат

Способ 1. Минимум-Оптимум-Максимум
При сложном варианте переговоров можно поставить ряд целей, а не только максимум (когда Вы получите 100% результат) и минимум (срыв переговоров или недостижение результата для Вас). Например, воспользуйтесь схемой для постановки цели:
Способ 2. Теория полей интересов
Посмотрите на Вашу цель с той точки зрения, что получите Вы, а что Ваши оппоненты. Бывает и так, что сделка заключена, но радоваться нечему - Вы все равно в минусе. Это вопрос перспективы - решите, нужна Вам выгода здесь и сейчас или в будущем.

Вариант 2. "Проигрыш – выигрыш". Избежать издержек можно установив планку, нарушение которой не позволяет заключать сделку на условиях оппонента. Для ее определения нужна подготовка к переговорам.
Вариант 3. "Выигрыш – выигрыш". Наилучший результат встречи, когда все довольны исходом переговоров.
Вариант 4. "Выигрыш – проигрыш". Если Вашей первоначальной целью являлось одноразовое заключение соглашения, то такой результат вполне допустим.
Способ 3. Схема BATNA

Соглашение не является 100% итогом переговоров. Найдите как можно больше альтернативных вариантов, предварительно изучите минусы и плюсы для Вас и Вашей компании, определитесь с действиями, если договоренность между сторонами переговоров не будет достигнута. Это и будет Вашей BATNA.
Шаг 2. Выбор участников
Изучите состав участников переговоров и продумайте, кого из сотрудников стоит взять с собой на деловую встречу. Вариантов может быть множество.
Например, если на встрече будет юрист, то наверняка будут подниматься юридические аспекты и Вам необходимо либо знать ссылки на законность или отсылки на какие-то утвержденные приказы, законы и регламенты, либо взять с собой юриста Вашей компании. Но это один пример, Вам же нужно решать этот вопрос исходя из своей ситуации.
Шаг 3. Выбор места встречи

На чужом поле играть можно, если одной из целей является изучение компании оппонента или, например, запрос - изучение каких-то документов на месте. Тут уже решать Вам, как лучше. Но своё поле есть своё.
Шаг 4. Форма переговоров
Существует множество форм ведения переговоров и у каждой формы есть свои преимущества и недостатки, например:
Форма 1. Личные встречи. Из плюсов: оппоненты могут высказаться, выяснить нюансы, пожелания, цели собеседника, быстро обсудить вопросы и прийти к общему знаменателю. Из минусов: есть риск поддаться давлению партнера, предпринять опрометчивый шаг, поспешное решение.
Форма 2. Телефонные переговоры. Из плюсов: это отличный способ установить контакт с оппонентом на расстоянии, познакомиться, обсудить основы. Из минусов: не ясно, целиком ли Ваш оппонент в беседе, да и важные вопросы в таком режиме не решаются. Контракт по телефону не подпишешь.

Форма 4. Онлайн-чаты и мессенджеры. Из плюсов: предполагают наличие достаточного времени на продумывание деталей, слов, формулировок, составление правильного предложения. Из минусов: письменная беседа часто затягивает переговорный процесс. Не видна реальная реакция. У собеседника много времени на подумать, он может и отказать.
Сложные переговоры

Из них будут вытекать любые другие сложности, поэтому проработайте на этапе подготовки к переговорам варианты взаимодействия.
1. Интересы прямо противоположные и никто не уступает
Как решить: Чётко озвучивайте свои намерения. Есть вариант, что после ответа оппонента Вы возьмете паузу "на подумать" и перенесете переговоры. Но ключевая идея, постараться сместить фокус на другое решение, которое у Вас и у них будет вызывать хотя бы нейтральную реакцию.
Пример: "Мы рассмотрели Ваше предложение, нам не нравятся такие моменты, как…. И мы предлагаем обсудить данные пункты". Или: "Мы не готовы к переговорам на Ваших условиях, уступок с нашей стороны не будет, поэтому давайте примем решение или да или нет".
2. Интересов много, их трудно согласовать

Пример: "Давайте рассмотрим разные стороны вопроса. Я так понимаю, что одних здесь не устраивает стоимость, других время, а третьих-объем работы, верно? Пусть каждая сторона выскажет, что она может сделать для другой, чтобы изменить условия для себя".
3. Интересы не определены, нет четкости и конкретики, стороны не подготовлены
Как решить: Не тратьте время, Вы не должны выявлять цели оппонента. Лучшим вариантом будет перенести встречу и сориентировать оппонента на подготовку с их стороны с прописыванием тех требований, которые он хочет.
Пример: "Я вижу, что Вы не совсем подготовлены к встрече. Давайте не будем тратить время впустую, а лучше перенесем встречу и обсудим, что именно Вы успеете продумать за это время".
4. Отсутствие гибкости при переговорах

Пример: "Я полагаю, Вы настроены решительно. Но давайте попробуем найти взаимные уступки с обеих сторон, иначе, боюсь, что мы не сможем долго сотрудничать".
5. Эмоциональная неустойчивость
Как решить: Если переговорщик не контролирует свои эмоции, то Вам нужно понять, в какой роли он выступает в этих переговорах. Если он – Плохой Парень или Лидер, проработайте возражения. В любом случае надо постараться сменить тон переговоров.
Пример: "Мы разделяем Вашу точку зрения и учтем данный момент при дальнейшем взаимодействии…", "Я уважаю Ваше мнение, но дальнейший материал убедит Вас в действительности моих утверждений…"
Коротко о главном
Ведение переговоров в бизнесе – настоящее искусство. Овладеть им в идеале можно только с опытом и работая над собой, обучаться и повышать собственный профессионализм. И не забывайте об элементарных правилах этикета, уважайте оппонентов, какое бы поведение они не демонстрировали.

- Не додумывайте. Задавайте вопросы оппоненту и уже из полученной от него информации делайте правильные выводы;
- Не поддавайтесь на провокации. Переговорщик, не умеющий контролировать эмоции – не лучшая характеристика для Вас;
- Контролируйте свою речь. Жаргонизмы, слова-паразиты, сленг может быть воспринят оппонентом негативно;
- Экономьте время. Это ценный ресурс для всех, поэтому не затягивайте переговоры и не тормозите на незначительном;
- Будьте уверенны. Не стоит только отбиваться от возражений и доп. вопросов, высказывайте свою точку зрения;
- Анализируйте процесс. Разбирайте свои ошибки, так постоянно будете совершенствовать навыки переговорщика.
До новых встреч!