Semnătura simplă nu înlocuiește mereu pixul: când firma are nevoie de QES

Pentru documentele unei firme din România, semnătura electronică calificată (QES) are efectul juridic al semnăturii de mână. Legea nr. 214/2024 prevede și cazuri în care o semnătură avansată sau simplă primește acest efect, dar el nu rezultă automat din folosirea ei. Dacă firma are nevoie de echivalența cu semnătura olografă fără să depindă de un acord ori de recunoașterea ulterioară a documentului, QES este alegerea directă.

Pentru alegerea semnăturii contează cerința actului: forma scrisă poate fi necesară pentru validitate, poate servi doar la dovedirea acordului sau poate fi reglementată printr-o procedură specială. Mai contează dacă documentul circulă numai în sistemul intern al firmei, ajunge la un partener comercial ori este depus la o autoritate. Același instrument poate fi potrivit într-una dintre aceste situații și insuficient în alta.

Schema de decizie pentru documentele firmei

• Contract comercial obișnuit. Dacă forma scrisă nu este cerută pentru validitate, o semnătură simplă poate avea valoare de probă, fără să fie automat echivalentă cu semnătura de mână. Când ambele părți sunt profesioniști, ele pot conveni expres, printr-un înscris semnat olograf sau cu QES, să acorde semnăturii simple acest efect. Dacă un asemenea acord lipsește și firma vrea echivalența de la semnare, poate folosi QES ori o semnătură avansată care îndeplinește una dintre condițiile legii române.
• Document intern. Pentru un document emis de o persoană juridică privată și folosit într-un sistem electronic închis, semnătura avansată are în acel sistem efectul semnăturii olografe. Participanții la sistem pot conveni și valoarea juridică a altor tipuri de semnătură. Această regulă privește folosirea documentului în sistemul definit de firmă; dacă documentul este utilizat în relația cu un terț, se aplică regimul general și eventualele cerințe speciale ale actului.
• Act pentru care forma scrisă este condiție de validitate. Documentul electronic îndeplinește cerința prin QES sau printr-o semnătură avansată căreia legea îi acordă efectul semnăturii olografe. O semnătură simplă, chiar dacă poate fi probă, nu îndeplinește singură această cerință. Dacă legea impune un înscris autentic, rămâne necesară procedura de autentificare aplicabilă: semnarea electronică de către reprezentantul firmei nu o înlocuiește.
• Document depus la o autoritate. Autoritățile trebuie să accepte documente electronice semnate potrivit cadrului legal și să publice modalitatea de primire. Pentru cererea concretă, firma trebuie să țină seama și de norma specială, și de instrucțiunile de depunere ale instituției. Obligația generală de acceptare nu conferă oricărei semnături simple efectul cerut pentru orice act; QES oferă echivalența cu semnătura olografă atunci când aceasta este relevantă.

Când poate fi suficientă o semnătură avansată sau simplă

Semnătura avansată trebuie să fie legată în mod unic de semnatar, să îl identifice, să fie creată sub controlul său și să permită detectarea modificărilor ulterioare ale datelor semnate. Explicațiile Comisiei Europene arată că QES adaugă la aceste cerințe un certificat calificat și un dispozitiv calificat de creare a semnăturii. Certificatul singur nu transformă orice semnătură aplicată cu el într-o QES; contează și modul în care este creată semnătura.

În România, semnătura avansată poate avea efectul celei olografe dacă, de exemplu, este creată cu un certificat pentru semnătură electronică emis de o autoritate publică română sau de un prestator de servicii de încredere calificat. Efectul poate rezulta și din recunoașterea documentului de către persoana căreia îi este opus. O altă cale este acordul expres al părților într-un înscris distinct, semnat olograf sau cu QES; când ambele părți sunt profesioniști, acel înscris poate fi semnat și cu o semnătură avansată. Posibila recunoaștere ulterioară nu oferă însă certitudine în momentul încheierii unui contract nou.

Și semnătura simplă poate produce efecte juridice. Legea îi acordă efectul semnăturii olografe, între altele, pentru acte patrimoniale evaluabile în bani sub jumătate din salariul minim brut la data semnării, atunci când înscrisul este recunoscut de cel căruia îi este opus sau în baza acordului expres dintre profesioniști în forma cerută. Dacă semnătura simplă ori avansată este contestată, cel care îi invocă validitatea trebuie să dovedească îndeplinirea condițiilor legale și tehnice. Pentru QES, sarcina de a dovedi încălcarea acestor condiții revine celui care o contestă.

Cum verificați serviciul calificat

Pentru QES, verificați în Trusted List atât prestatorul, cât și serviciul de emitere a certificatelor calificate pentru semnătură electronică. Pagina Autorității pentru Digitalizarea României trimite la lista europeană și precizează că semnăturile bazate pe certificate calificate emise de prestatori calificați înscriși sunt recunoscute în statele membre ale UE, inclusiv în România. Firma poate verifica astfel și un prestator stabilit în alt stat membru.

În listă trebuie urmărit serviciul potrivit, nu doar numele companiei: un prestator calificat poate oferi și servicii necalificate, iar emiterea unui certificat pentru sigiliu electronic sau a unei mărci temporale este altceva decât emiterea unui certificat pentru semnătura unei persoane. Statutul serviciului și istoricul lui sunt relevante pentru momentul emiterii certificatului. Lista ajută la identificarea prestatorului și a serviciului; validitatea unei semnături aplicate pe un document se verifică separat, inclusiv în raport cu certificatul folosit.

Cine semnează în numele firmei

Semnătura electronică este a unei persoane fizice. Administratorul sau un alt reprezentant autorizat semnează pentru firmă în limitele dreptului său de reprezentare; nivelul tehnic al semnăturii nu îi acordă, de unul singur, dreptul de a angaja societatea. Sigiliul electronic este asociat persoanei juridice și indică originea și integritatea datelor, dar are un rol juridic diferit de semnătura reprezentantului.

Pentru un contract cu o parte din alt stat membru, QES are efectul semnăturii de mână în întreaga Uniune. În cazul semnăturilor simple și avansate, firma trebuie să raporteze efectul dorit la cerințele actului și la regulile aplicabile tranzacției. Alegerea pornește astfel de la document și de la persoana care îl asumă, apoi de la serviciul prin care este creată semnătura.