Videomøter ga færre ideer, men svekket ikke idévalget

En studie av Melanie S. Brucks og Jonathan Levav fant at par på video skapte færre kreative ideer enn par i samme rom, mens forskerne ikke fant tegn til svakere utvelgelse av ideer. Forskjellen ble undersøkt i laboratoriet og i et feltforsøk på tvers av fem land.

For team som skal velge møteform, er skillet mellom å skape og å velge viktigere enn en generell dom over videomøter. Fysisk samvær er best begrunnet når målet er å få fram mange ulike forslag. Når alternativene allerede foreligger, gir studien ikke samme grunn til å samle alle fysisk for å velge ett av dem.

Forsøket skilte mellom to deler av idéarbeidet

I Axios’ beskrivelse av forsøksoppsettet inngår mer enn 600 laboratoriedeltakere som jobbet i par med å finne nye bruksområder for en frisbee eller bobleplast i fem minutter, før de brukte ett minutt på å velge sitt beste forslag; feltforsøket omfattet 1 490 ingeniører ved et flernasjonalt teleselskap. Noen par samarbeidet ansikt til ansikt, andre via video. Dermed kunne forskerne sammenligne både hvor mange forslag parene laget, og hva som skjedde da de måtte prioritere.

Forslagene ble vurdert for både nyhet og nytte. Det er vesentlig: Å produsere mange ord eller ville påfunn ville ikke alene gitt et godt mål på kreativt arbeid. I begge forsøksmiljøene kom videoparene opp med færre kreative ideer. Da parene skulle peke ut hvilket av sine egne forslag de ville arbeide videre med, fant forskerne derimot ingen tilsvarende ulempe ved video.

Forsøkene gjaldt avgrensede oppgaver utført i par. Resultatet kan derfor ikke uten videre overføres til en stor prosjektgruppe, en lang workshop eller et samarbeid der ideer modnes over flere uker. Det sier heller ikke at hvert fysisk møte vil gi en bedre løsning enn hvert digitalt møte. Den tydelige sammenligningen gjelder fasen der deltakerne skal åpne nye spor, og den påfølgende fasen der de skal velge blant forslagene de selv har laget.

Hva skjermen gjorde med oppmerksomheten

Videoparene rettet blikket mer mot skjermen og mindre mot rommet rundt seg. I laboratoriet husket de også færre uventede gjenstander i omgivelsene enn par som satt sammen. Blikkmålinger, hukommelse og analyse av hvordan ideene utviklet seg, pekte i samme retning: Et trangere visuelt fokus hang sammen med et snevrere søk etter muligheter.

Det gir en forklaring på hvorfor en samtale kan fungere godt teknisk og likevel gi færre ideer. Når begge ser inn i hver sin skjerm, blir partnerens ansikt og det delte skjermbildet et naturlig sentrum for oppmerksomheten. I samme rom kan blikket vandre uten at deltakerne forlater den felles situasjonen. Omgivelsene kan gi assosiasjoner som leder samtalen bort fra det første nærliggende forslaget.

Forskerne testet ikke alle måter å lede en digital idéøkt på. En større skjerm, et annet rom eller en annen arbeidsmetode kan tenkes å endre opplevelsen, men det følger ikke automatisk av forsøket at slike grep fjerner forskjellen. Mekanismen gjør det likevel forståelig hvorfor møteform kan bety mer i den åpne fasen enn når gruppen skal konsentrere seg om et begrenset antall alternativer.

En arbeidsmatrise for fysisk møte, video og lyd

Et møte bør få én tydelig hovedoppgave. Matrisen under er en redaksjonell anvendelse av funnene, ikke fire møteformer som ble sammenlignet direkte i studien. Den skiller mellom oppgaver der flere ideer har verdi, og oppgaver der det viktigste er å samordne eller fatte et valg.

Idéproduksjon: Velg helst fysisk samvær når gruppen skal finne mange ulike løsninger på et åpent problem, særlig hvis kvaliteten på det videre arbeidet avhenger av bredden i forslagene. Er det dyrt eller vanskelig å samle folk, kan lyd vurderes, men effekten av lyd mot fysisk møte ble ikke målt i disse forsøkene.
Idéutvelgelse: Video er et rimelig valg når forslagene allerede finnes og deltakerne skal peke ut hva de vil gå videre med. Funnene gjelder valg blant gruppens egne ideer; de viser ikke at video forbedrer enhver vurdering, eller at kriteriene for et stort prosjekt blir enklere å anvende digitalt.
Statusmøte: Video passer når samtale og ansiktsuttrykk hjelper deltakerne å avklare hvor arbeidet står. Dersom alle bare skal levere en kort oppdatering, kan lyd eller skrift være nok. Dette er et valg ut fra kommunikasjonsbehov, ikke en målt effekt på kreativitet i studien.
Oppfølging: Velg den enkleste kanalen som lar ansvarlige bekrefte beslutningen, avklare frister og fordele neste handling. Når spørsmålet er hvem som gjør hva etter et valg, gir forsøket ingen særskilt grunn til et nytt fysisk møte.

En prosess kan derfor skifte kanal: Samle gruppen når den skal utvide antallet muligheter, og vurder forslagene på video senere. For et team som allerede sitter på samme sted, kan tidskostnaden ved fysisk samvær være liten. For et spredt team må muligheten for flere ideer veies mot reise, tid og kostnader. Studien måler idéarbeidet; den beregner ikke hvor stor denne avveiningen er for en bestemt virksomhet.

Hva lyd kan og ikke kan løse

I et intervju med Computerworld sier Brucks at hun tror det kan hjelpe å slå av videoen fordi blikket da ikke bindes til skjermen, men understreker at dette ikke var testet i studien. Lyd er dermed et mulig alternativ når fysisk samvær er upraktisk, ikke en dokumentert erstatning med samme virkning.

Hvis teamet bruker lyd til idéskaping, er det fortsatt nyttig å holde den åpne fasen atskilt fra vurderingen. Lar gruppen de første forslagene avgjøre retningen for tidlig, kan den miste bredden som den fysiske møteformen ga i forsøkene. Når tiden sammen ansikt til ansikt er knapp, er det arbeidet med å finne flere muligheter som har det tydeligste forskningsgrunnlaget for å få den plassen.

Les også: