Microsoft 365 eller Zoho Workplace: Excel-behovet kan avgjøre

Zoho Workplace passer best for en liten bedrift som arbeider mest med e-post, vanlige dokumenter og samarbeid på nett. Microsoft 365 er det tryggere utgangspunktet når installert Excel er nødvendig for viktige arbeidsbøker. Da kan tiden det tar å bygge om filer, bety mer enn forskjellen i lisenspris.

Valget gjelder også hvordan ansatte bruker Outlook, deler filer og administrerer enheter. Zoho har flere installerte apper, blant annet for e-post og møter, så «skrivebordsapp» er ikke i seg selv et skille mellom pakkene. TechRadars vurdering trekker frem Zoho som et godt alternativ for små team, men mener at enkelte verktøy er for enkle til å erstatte løsninger bedriften allerede bruker.

Hva koster pakkene for fem og 25 brukere?

Microsofts norske prisoversikt oppgir 71,16 kroner per bruker og måned for Microsoft 365 Business Basic og 142,31 kroner for Business Standard ved årlig betaling, ekskludert merverdiavgift. Basic omfatter nett- og mobilversjoner av blant annet Excel og Outlook; Standard inkluderer også installerbare versjoner. For fem brukere blir de beregnede månedsbeløpene 355,80 og 711,55 kroner. For 25 brukere blir de 1 779 og 3 557,75 kroner.

I et priseksempel Zoho publiserte i 2024, er Workplace Standard satt til 3 dollar og Professional til 6 dollar per bruker og måned. Brukt som regneeksempel gir det 15 eller 30 dollar for fem brukere og 75 eller 150 dollar for 25 brukere. Tallene er i en annen valuta enn Microsofts norske priser og er ikke et norsk pristilbud. Faktisk pris, avgifter og betalingsvilkår må avklares ved bestilling.

For ansatte som trenger installert Excel, er Business Standard et mer relevant sammenligningspunkt enn Basic. En bedrift kan også vurdere ulike lisenser for ulike ansatte, men da må den ta med både kostnaden ved flere abonnementer og arbeidet med å holde filer og tilganger samlet. Et lavere beløp per bruker gir først en besparelse når de nødvendige oppgavene kan utføres i den valgte pakken.

Hvilke Excel-filer tåler et bytte?

En arbeidsbok må vurderes ut fra det den gjør, ikke bare om den lar seg åpne. Zohos kompatibilitetsoversikt for Sheet omfatter blant annet .xlsx- og .xlsm-filer, VBA-makroer, Power Query, pivottabeller og eksterne datatilkoblinger. Den skiller mellom støttede, delvis støttede og ikke støttede elementer. At et filformat kan importeres, er derfor ikke en garanti for at en bestemt arbeidsbok virker som før.

Den nyttigste prøven er en kopi av filen som faktisk brukes til budsjett, fakturagrunnlag eller rapportering. Oppdater datakildene, kjør automatiseringen og sammenlign beregnede resultater med originalen i Excel. Eksporter deretter filen igjen dersom den skal sendes til en kunde, regnskapsfører eller annen mottaker som arbeider i Excel. Sjekk også utskriftsoppsett og beskyttede områder når disse inngår i arbeidet.

Det kan være nok at noen ansatte beholder Excel for de mest krevende filene, mens resten arbeider i Zoho. I så fall trengs en tydelig originalversjon og en avtale om hvem som kan redigere den. Ellers kan flere kopier gjøre det uklart hvilke tall som gjelder, selv om hver enkelt fil åpnes uten feil.

E-post, lagring og møter har ulike rammer

Zohos oversikt over Workplace-planene oppgir 30 GB e-postlagring per bruker i Standard og en delt WorkDrive-kvote på 100 GB for team med tre til ti brukere. For hver bruker utover ti legges 10 GB til, slik at et team på 25 får 250 GB delt lagring. Professional gir større kvoter og funksjoner for oppbevaring og søk i e-post. Microsoft oppgir på sin side 1 TB OneDrive-lagring per bruker i både Business Basic og Business Standard.

En delt lagringspott og en kvote per bruker løser ulike behov. Se på hvor teamfiler, personlige arbeidsfiler og e-postvedlegg ligger i dag, og hvem som skal eie dem når en ansatt slutter. En bedrift med store felles mapper kan ha andre behov enn en der hver ansatt lagrer sine egne filer. Sjekk også om delte postbokser, kalenderrettigheter og eksisterende Outlook-oppsett må videreføres ved en flytting.

Begge pakkene tilbyr videomøter, men en møtefunksjon sier lite om hvordan eksterne deltakere kommer inn. Prøv en invitasjon til noen utenfor bedriften og kontroller opptak, skjermdeling og hvem som kan starte møtet. Gjør en egen prøve med en delt fil: En gjest kan få tilgang til et møte uten dermed å få riktig tilgang til dokumentene som brukes der.

Arkiv og enhetsstyring kan flytte valget til en dyrere plan

Innlogging, e-postarkiv og styring av telefoner eller PC-er er forskjellige krav. Zoho inkluderer identitetsfunksjoner i Workplace, mens e-postoppbevaring og eDiscovery ligger i Professional. Microsofts Business Basic og Standard dekker grunnleggende bedriftsbehov; Business Premium omfatter også mer omfattende enhetsbeskyttelse. Derfor bør en bedrift som trenger slike funksjoner, sammenligne planene som faktisk inkluderer dem.

For arkiv er det avgjørende hvor lenge meldinger må beholdes, hvem som kan søke i dem, og hvordan de kan hentes ut. For enheter er spørsmålet hvilke tilgangskrav administratoren kan sette, og hva som skjer med bedriftsdata når en ansatt slutter. En funksjon som finnes hos leverandøren, er ikke nødvendigvis inkludert i abonnementet bedriften har regnet på.

En migreringsprøve gir et bedre beslutningsgrunnlag

Før et bytte bør bedriften prøve kopier av viktige filer og kontoer med ufarlige testdata. Prøven bør følge arbeidet fra start til slutt, slik at behov for ombygging blir synlig før e-post og dokumenter flyttes.

1. Velg arbeidsbøkene som brukes til faste leveranser. Kontroller beregninger, makroer, datatilkoblinger, import og eksport.
2. Flytt en representativ postboks og kalender. Sjekk mapper, søk, delte postbokser og invitasjoner som ansatte vanligvis håndterer i Outlook.
3. Hold et møte med en ekstern deltaker og del en fil med samme person. Undersøk rettighetene hver for seg og om tilgangen kan trekkes tilbake.
4. Beregn lagringsbehovet for både fem og 25 brukere. Ta med e-post, teamfiler og forventet vekst, og bruk kvotemodellen for den aktuelle planen.
5. Prøv kravene til arkiv, innlogging og enhetsstyring i abonnementet som vurderes, ikke bare i leverandørens samlede produktutvalg.

Hvis de kritiske Excel-filene fungerer og de øvrige arbeidsflytene lar seg flytte uten omfattende endringer, kan Zoho være et rimelig valg. Hvis filene krever ombygging eller installert Excel brukes hver dag, bør kostnaden ved dette veie tungt i vurderingen av Microsoft 365 Business Standard.

Les også:

• Fiken eller Tripletex: billigst start kan bli dyrest når bedriften vokser
• Google Disk eller Dropbox: små filer kan snu lagringsvalget
• Thinkific eller Kajabi: billigere kursplattform kan kreve flere verktøy