Notion 백업은 복원이 아니다…내보내기 전에 빠지는 항목부터 확인하라
실용 가이드
Slack 내보내기는 파일 백업이 아니다…ZIP을 믿기 전 확인할 제한
Slack 대화를 내보내려면 데스크톱 관리자 메뉴에서 내보내기 유형과 기간을 선택하고, 작업이 끝난 뒤 ZIP을 내려받는다. Slack의 워크스페이스 내보내기 안내에 따르면 Free와 Pro의 일반 내보내기는 공개 채널의 메시지와 파일 링크를 대상으로 하며, Business+와 Enterprise에서 비공개 채널·DM을 포함하려면 해당 내보내기 유형의 접근을 별도로 신청해야 한다. Free 워크스페이스가 내보낼 수 있는 파일 링크는 최근 90일분으로 제한된다.
파일 원본까지 보존하려는 관리자라면 ZIP을 받은 뒤에도 할 일이 남는다. Slack의 JSON 내보내기 파일 안내에 따르면 공개 채널 또는 전체 대화를 JSON으로 내보낸 ZIP에는 실제 공유 파일 대신 원래 워크스페이스의 파일을 가리키는 링크가 들어 있다. 파일이나 공유된 채널, 워크스페이스가 삭제되면 그 링크로 파일을 열 수 없으므로 필요한 원본은 접근이 가능할 때 따로 내려받아야 한다.
요금제와 관리자 역할에 따라 범위를 먼저 확정한다
내보내기 화면을 열기 전에 필요한 대화가 공개 채널에 있는지, 비공개 채널이나 DM에도 있는지 구분한다. Free와 Pro에서는 일반 워크스페이스 내보내기로 공개 채널의 메시지와 파일 링크를 받을 수 있다. Business+도 공개 채널 내보내기는 바로 실행할 수 있지만, 모든 채널과 대화를 포함하는 JSON 내보내기는 워크스페이스 소유자가 접근을 신청해야 한다. 워크스페이스 주 소유자의 승인과 Slack의 신청 검토가 필요하므로 신청서를 냈다는 사실만으로 비공개 대화가 결과물에 추가되지는 않는다.
공개 채널 내보내기는 워크스페이스 소유자와 관리자가 실행할 수 있다. 반면 Business+의 전체 대화 내보내기 신청 주체는 워크스페이스 소유자다. 감사나 퇴사자 기록 확인처럼 특정 대화가 꼭 필요한 작업에서는 실행할 계정의 역할, 신청 승인 상태, 선택 가능한 내보내기 유형을 함께 확인해야 한다. 같은 기간을 선택하더라도 공개 채널 내보내기와 전체 대화 내보내기의 결과 범위는 다르다.
Enterprise에서는 조직 소유자가 셀프서비스 내보내기 도구 접근을 별도로 요청할 수 있다. 접근이 활성화되면 전체 채널과 대화를 내보내거나, 대화 유형·구성원·특정 워크스페이스를 기준으로 범위를 정하는 옵션을 사용할 수 있다. 특정 채널의 데이터만 내보내려면 조직 수준에서 해당 공개 또는 비공개 채널을 관리할 수 있는 역할이나 권한도 필요하다. 따라서 조직 관리자라는 직함만으로 모든 범위가 즉시 열려 있다고 가정해서는 안 된다.
관리자 화면에서 내보내기를 실행한다
Free, Pro, Business+ 워크스페이스의 기본 경로는 같다. 메뉴 이름은 Slack의 표시 언어에 따라 달라질 수 있으므로 영문 메뉴명을 함께 확인하면 찾기 쉽다. 기간을 고르기 전에는 보관하거나 조사할 기록의 시작일과 종료일을 정한다. 범위를 정하지 않은 채 ZIP부터 받으면 나중에 필요한 대화가 빠졌는지 판단하기 어렵다.
- 데스크톱 Slack 사이드바에서 Admin을 열고 Workspace settings를 선택한다.
- Security에서 Import & export data를 열고 Export 탭으로 이동한다.
- 사용할 수 있는 내보내기 유형을 확인하고 Export date range에서 기간을 선택한다.
- Start export를 눌러 작업을 시작한다. 완료 안내 메일이 오면 메일의 링크로 워크스페이스 내보내기 페이지에 들어간다.
- Ready for download 항목에서 ZIP을 내려받는다.
Business+에서 비공개 채널과 DM이 필요하다면 Export 탭의 신청 링크에서 전체 대화 내보내기 접근을 요청한다. 승인을 받기 전 공개 채널 ZIP을 다시 생성해도 포함 범위는 바뀌지 않는다. Enterprise의 경로는 별도다. 조직 이름에서 Tools & settings, Organization settings, Security, Exports 순으로 이동해 허용된 옵션의 범위와 형식을 정하고, 완료 메일을 받은 뒤 Downloads에서 ZIP을 받는다.
ZIP 안에서 대화와 파일 링크를 구분한다
공개 채널 JSON 내보내기에는 channels.json, users.json 같은 참조 파일과 공개 채널의 대화 폴더가 들어간다. 전체 채널과 대화를 내보낸 경우에는 비공개 채널을 가리키는 groups.json, DM을 가리키는 dms.json과 해당 대화 폴더도 포함된다. 이 차이를 보면 선택한 내보내기 유형이 필요한 대화 종류를 담을 수 있는지 먼저 판단할 수 있다. 다만 참조 파일이 있다는 이유만으로 특정 기간의 모든 대화 폴더가 있다고 단정할 수는 없다.
각 대화 폴더에는 메시지가 전송된 날짜별 JSON 파일이 들어간다. 특정 구성원의 메시지를 찾으려면 users.json에서 구성원 ID를 확인하고, channels.json·groups.json·dms.json에서 관련 대화를 찾은 뒤 그 대화 폴더의 날짜 파일을 살펴본다. 선택한 기간에 메시지가 없으면 폴더가 생성되지 않을 수 있다. 보존 정책에 따라 이미 삭제된 기록도 내보내기에서 다시 나타나지 않으므로, 폴더가 없을 때는 기간과 보존 설정을 함께 확인해야 한다.
메시지에 공유 파일이 연결돼 있다면 해당 날짜의 JSON에서 files 항목을 찾는다. 여기에 있는 주소는 ZIP 속 파일 사본의 위치가 아니라 원래 Slack 워크스페이스의 파일로 돌아가는 링크다. 메시지와 파일의 관계를 남기려면 대화 폴더, 날짜, 메시지의 발신자와 링크를 함께 기록하는 편이 좋다. 링크 목록만 세어 보존된 원본 파일의 수로 취급하면 실제 확보 범위를 잘못 판단하게 된다.
이 구분은 JSON 내보내기에 관한 것이다. Enterprise에서 제공되는 단일 사용자 대화 내보내기를 TXT 형식으로 선택하면 ZIP의 files 폴더에 선택한 사용자가 보낸 파일이 포함될 수 있다. 따라서 ZIP이라는 확장자만 보고 파일 포함 여부를 판단하지 말고, 실행한 내보내기 유형과 형식을 먼저 확인해야 한다. 공개 채널 또는 전체 대화의 JSON ZIP을 파일 원본의 보관본으로 취급해서는 안 된다.
원본 파일과 캔버스는 접근 가능한 동안 확보한다
원본 보존이 목적이라면 먼저 대상 채널과 기간을 확정하고, 그 범위의 메시지에서 필요한 파일 링크를 찾는다. 원래 워크스페이스에 접근할 수 있을 때 링크를 열어 파일을 내려받고 조직이 정한 보관 위치에 저장한다. 보관 목록에는 파일명뿐 아니라 연결된 채널 또는 DM, 메시지 날짜도 남겨야 나중에 대화 기록과 파일을 맞출 수 있다. 이는 JSON ZIP이 제공하는 메시지 맥락과 별도로 파일 실물을 확보하는 절차다.
다운로드가 끝났다면 저장한 파일 가운데 업무상 중요한 대상을 실제로 열어 내용이 읽히는지 확인한다. 특히 이전 뒤 삭제할 예정인 파일이나 채널에 연결된 항목은 삭제 전에 확인해야 한다. 원본 파일이 사라진 뒤에는 JSON에 링크 문자열이 남아 있어도 그 링크가 파일 내용을 복구해 주지 않는다. 공유 파일이 많다면 보관 목적에 맞춰 대상 범위를 정하고, 확보한 원본과 아직 링크만 남은 항목을 구분해 기록한다.
캔버스를 사용하는 워크스페이스라면 canvases.json도 살펴본다. JSON 내보내기에는 접근 가능한 캔버스를 HTML로 내려받을 수 있는 링크가 포함될 수 있으며, 공개 채널만 내보냈다면 공개 채널에 공유된 캔버스만 해당한다. 캔버스의 링크를 찾는 것과 HTML 파일을 실제로 내려받는 것은 별개의 단계다. 파일과 캔버스 모두 원래 워크스페이스를 정리하기 전에 필요한 원본을 확보했는지 확인해야 한다.
다른 Slack 워크스페이스로 옮길 때는 가져오기 조건도 확인한다
워크스페이스 이전이 목적이라면 내보낸 ZIP을 대상 워크스페이스에 가져오는 절차가 이어진다. Slack의 워크스페이스 간 가져오기 안내는 원본 ZIP을 직접 업로드하거나 다운로드 링크를 제공한 뒤 구성원과 채널의 가져오기 방식을 선택하도록 설명한다. 업로드 전에 ZIP을 수정하면 가져오기에 문제가 생길 수 있다. Enterprise 조직으로 직접 가져오는 방식은 지원되지 않으므로 대상이 Enterprise라면 이전 경로를 따로 계획해야 한다.
가져오기 화면에서는 이메일이 일치하는 구성원을 연결할지, 같은 이름의 공개 채널을 기존 공개 채널에 합칠지 결정한다. 기존 비공개 채널이나 공유 채널에는 대화를 합칠 수 없으며 이 경우 새 채널이 만들어진다. DM이 내보내기에 포함됐다면 가져온 구성원 사이의 DM을 포함할지도 선택해야 한다. 채널 이름이 같다는 사실만으로 이전 후 대화가 같은 채널에 합쳐진다고 예상해서는 안 된다.
이전용 ZIP은 수정하지 않은 원본을 보관하고, 가져오기 요약에서 선택한 구성원과 채널의 처리 방식을 확인한 뒤 작업을 시작한다. 파일 보존이 함께 필요한 경우에는 가져오기 성공 여부와 별도로 원본 파일의 다운로드 및 열람 결과를 확인한다. 대화 기록을 옮기는 절차와 공유 파일의 사본을 확보하는 절차를 각각 완료해야 이전 뒤에도 필요한 증빙을 사용할 수 있다.
함께 읽기:
관련 기사
뉴스레터 구독
최신 Web3, AI, 암호화폐 뉴스를 이메일로 받아보세요.
0