홈택스 전자세금계산서 발급 후 자동 전송 확인

홈택스에서 전자세금계산서를 처음 발급하려면 사업자 인증수단으로 로그인해 ‘계산서·영수증·카드’의 ‘전자(세금)계산서 건별발급’에서 거래 내용을 입력하고 전자서명한다. 국세청 발급 절차에 따르면 국세청 전송기한은 발급일 다음 날까지지만, 홈택스 발급분은 매입자 이메일 발송과 국세청 전송이 발급 즉시 자동으로 이뤄진다. 발급 후에는 별도 전송 버튼을 찾기보다 발급 목록과 입력한 이메일 주소를 확인하면 된다.

작업 순서는 인증수단과 거래 정보 준비, 공급시기에 맞는 작성일자 결정, 건별발급과 전자서명, 발급 목록 조회다. 거래처가 계산서를 받지 못했거나 금액을 잘못 적었다면 원래 발급 건을 찾은 뒤 메일 내역 또는 수정발급 사유를 살핀다. 화면에서 계산서를 발급했다는 사실과 거래처에 정확한 내용이 전달됐다는 사실은 구분해서 확인해야 한다.

발급 전에 인증수단과 거래 정보를 준비한다

전자서명에 쓸 수단부터 정한다. 사업자범용·전자세금계산서용·ASP용 공동인증서가 기본 선택지이고, 공동인증서를 마련하기 어려우면 세무서에서 받은 보안카드로 홈택스에서 발급할 수 있다. 모바일 홈택스인 손택스는 지문 등 생체인증 발급도 지원한다. 로그인에 성공하더라도 해당 사업자의 계산서 발급에 쓸 수 있는 인증수단인지 확인해야 발급 마지막 단계에서 멈추지 않는다.

사업자용 간편인증도 선택할 수 있다. 국세청의 사업자용 간편인증 안내는 개인사업자와 법인사업자가 카카오뱅크·기업은행·국민은행 앱의 사업자용 인증으로 로그인하고 건별발급·수정발급·반복발급·복사발급에 이용할 수 있다고 설명한다. 홈택스 로그인 화면에서는 ‘사업자용 간편인증’ 탭을 골라 사업자등록번호를 기반으로 인증한다. 개인 명의로 쓰던 일반 간편인증과 사업자용 인증은 구분해야 한다.

입력할 자료로는 공급받는 자의 사업자등록번호와 상호, 공급한 품목, 공급가액과 세액, 작성일자, 이메일 주소를 준비한다. 비슷한 상호의 거래처가 여러 곳이면 상호만으로 고르지 말고 등록번호를 거래 자료와 대조한다. 이메일 주소는 계산서가 매입자에게 발송되는 경로이므로 담당자가 실제로 사용하는 주소인지도 확인해 두는 편이 좋다.

공급시기를 정한 뒤 건별발급을 완료한다

작성일자는 거래가 이뤄진 시점과 발급 방식에 맞춰 정한다. 세금계산서는 원칙적으로 재화나 용역의 공급시기에 발급하며, 월합계 세금계산서처럼 예외가 허용되는 경우에는 공급시기가 속한 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있다. 이는 계산서를 만들 수 있는 기한이고, 발급일 다음 날까지라는 국세청 전송기한과는 다른 기준이다. 계약일이나 대금 입금일을 자동으로 작성일자에 넣기 전에 실제 공급시기와 월합계 발급 대상인지를 판단한다.

홈택스의 ‘계산서·영수증·카드’에서 ‘전자(세금)계산서 발급’을 열고 ‘전자(세금)계산서 건별발급’으로 들어간다. 화면의 공급자 정보를 확인한 뒤 공급받는 자의 등록번호와 상호, 작성일자, 품목, 공급가액과 세액을 입력한다. 계산서를 받을 이메일도 이때 확인한다. 거래처 정보가 저장돼 있더라도 이번 거래의 수취 사업자와 금액이 맞는지는 새로 대조해야 한다.

거래가 전자세금계산서를 발급할 과세 거래인지 확인하고 거래 자료에서 공급시기를 찾는다.
공급자·공급받는 자의 사업자 정보와 작성일자, 품목, 공급가액·세액을 입력한다.
매입자 이메일을 확인하고 발급 내용을 미리 본 뒤 사업자 인증수단으로 전자서명한다.
완료 후 발급 목록에서 해당 거래처와 작성일자, 금액이 일치하는 건을 찾는다.

한 거래를 처음 입력할 때는 건별발급 경로가 가장 이해하기 쉽다. 기존 계산서의 내용을 새 거래에 활용하려면 복사발급, 유사한 내용을 되풀이해 발급할 때는 반복발급, 여러 건을 함께 처리할 때는 일괄발급 메뉴가 있다. 거래처 및 품목 관리에서 자주 쓰는 정보를 관리할 수도 있다. 어느 경로를 택하든 이전 거래의 작성일자나 금액을 그대로 가져와도 되는지는 이번 공급 사실을 기준으로 판단한다.

자동 전송 뒤에는 발급 목록과 메일 내역을 본다

홈택스에서 전자서명을 마쳐 발급한 계산서는 국세청에 자동 전송되고 매입자에게 이메일로 발송된다. 따라서 홈택스 발급 건에 대해 파일을 따로 올리거나 다음 날 수동 전송을 예약할 필요는 없다. 반면 발급대행 사업자의 사이트나 자체 ERP에서 만든 건은 그 시스템이 국세청으로 전송하는 절차를 따르므로, 어디에서 발급했는지에 따라 확인할 곳이 달라진다.

홈택스에서는 ‘전자(세금)계산서 조회’의 ‘발급 목록조회’에서 해당 건을 찾는다. 작성일자와 공급받는 자, 공급가액을 실제 거래 자료와 맞춰 보면 다른 거래처를 선택했거나 날짜가 어긋난 경우를 발견할 수 있다. ‘건별 상세조회’에서 개별 내용을 보고, 기간을 넓혀 확인할 때는 ‘월/분기별 목록조회’를 이용한다. 홈택스 이외의 사이트에서 발급했더라도 국세청에 전송된 전자세금계산서는 홈택스 조회 대상이 된다.

거래처가 메일을 받지 못했다고 하면 먼저 발급 당시 입력한 이메일 주소와 홈택스의 ‘(발송·수신)내역조회 및 재발송’ 메뉴를 확인한다. 메일함에서 보이지 않는다는 말만으로 국세청 전송이 실패했다고 단정할 수는 없다. 반대로 국세청 전송이 자동으로 끝났더라도 잘못 적은 이메일 때문에 매입자가 원하는 주소에서 계산서를 찾지 못할 수 있다. 발급 목록과 메일 내역은 서로 다른 문제를 확인하는 화면이다.

오류가 보이면 원래 발급 건에서 수정한다

발급한 계산서의 내용을 잘못 적었거나 거래 자체가 달라졌다면 새 건별발급으로 덮어쓰지 말고 ‘전자(세금)계산서 수정발급’에서 원래 건을 찾는다. 국세청 수정발급 기준은 기재사항 착오, 이중발급, 공급가액 변동, 계약 해제, 환입에 따라 작성일자와 발급 방식, 기한을 다르게 정한다. 수정 사유를 잘못 고르면 실제 거래의 변화와 계산서의 표시가 어긋날 수 있다.

기재사항을 착오로 잘못 적은 경우에는 원래 발급분을 취소하는 음의 세금계산서와 올바른 세금계산서를 발급하며, 원래 작성일자를 사용한다. 동일 거래를 착오로 이중 발급했다면 중복된 발급분에 대한 음의 세금계산서를 발급한다. 이 두 상황은 공급 이후에 실제 거래 조건이 바뀐 경우와 처리 방식이 다르다. 거래처 이름이나 금액을 고치려는 것인지, 중복 발급을 없애려는 것인지부터 원래 거래 자료와 비교한다.

공급가액이 나중에 바뀌었다면 증감분에 대한 세금계산서를 변동 사유가 생긴 날을 작성일자로 발급한다. 계약이 해제되면 해제일, 물품이 환입되면 환입일을 새 작성일자로 삼아 해당 금액의 음의 세금계산서를 발급한다. 이런 변경 사유의 수정발급 기한은 사유가 발생한 달의 다음 달 10일까지다. 단순한 입력 착오와 달리 변경된 거래가 발생한 시점을 새로 반영한다는 점이 핵심이다.

수정발급을 마쳤으면 ‘수정발급이력조회’에서 원래 발급 건과 수정 건의 연결 관계를 확인한다. 이미 부가가치세 신고를 끝낸 거래라면 수정신고가 필요한지도 사유별로 달라진다. 원래 작성일자를 쓰는 수정분이 신고기한 뒤 발급되면 수정신고 대상이 될 수 있지만, 공급가액 변동·계약 해제·환입처럼 새 작성일자를 쓰는 사유는 변경이 발생한 과세기간에 반영한다. 원래 발급 건을 찾아 수정 사유와 날짜를 맞추는 일이 계산서를 다시 만드는 것보다 먼저다.

함께 읽기: