기업부설연구소는 신고부터 하면 안 된다…‘선 설립’이 원칙이다

기업부설연구소는 신고서를 먼저 내고 나중에 연구조직을 만드는 방식으로 인정받지 않는다. 신고관리시스템의 선 설립 안내는 조직 개편, 연구원 인사발령, 연구시설과 기자재 확보, 상시 비치서류 마련을 마친 뒤 신고서류를 접수하도록 한다. 세액공제를 염두에 두었더라도 신청서 작성보다 실제 연구조직을 갖추는 일이 앞선다.

신청 전에는 기업 유형에 맞는 수의 연구전담요원이 연구만 수행하는지, 다른 부서와 구분된 공간에 연구 기자재가 있는지, 인력과 공간의 상태를 증명할 자료가 준비됐는지 확인해야 한다. 연구소와 연구개발전담부서는 최소 인원이 다르므로, 확보한 인력에 맞는 조직 형태를 정하는 것도 이 단계에 포함된다.

조직과 인사발령을 실제 근무에 맞춘다

먼저 회사 안에 연구개발활동을 전담할 조직을 두고 그 소속 직원의 인사발령을 완료해야 한다. 회사 조직도와 연구소 조직도에는 연구조직이 어디에 속하는지 드러나야 하며, 발령받은 직원의 실제 근무 장소와 업무도 이에 맞아야 한다. 이름만 정해 놓은 연구소나 장래에 배치할 예정인 인력은 이미 설립된 연구조직의 상태를 보여 주지 못한다.

연구전담요원으로 지정할 직원이 영업, 판매, 생산 업무를 계속 맡고 있다면 연구업무를 전담하는 배치와 맞지 않는다. 기업의 다른 업무를 맡을 상시 직원도 따로 확보해 연구원이 연구에 집중할 수 있어야 한다. 인사발령을 내기 전에 기존 업무를 누가 이어받을지 정리하면 발령 내용과 실제 운영이 어긋나는 일을 줄일 수 있다.

연구개발활동개요서에 적을 과제 역시 배치된 인력이 수행하는 업무와 일치해야 한다. 신제품의 설계·시험은 연구개발활동에 해당할 수 있지만, 개발이 끝난 제품을 단순히 복제해 생산하거나 판매를 지원하는 업무는 성격이 다르다. 연구과제, 담당자, 근무 공간을 하나의 운영 구조로 정한 뒤 그 상태를 신고 자료에 반영해야 한다.

기업 유형별 최소 인원을 먼저 계산한다

공식 신규신고요건의 인적 기준에 따르면 기업부설연구소의 연구전담요원은 대기업 10명 이상, 중견기업 7명 이상, 중기업 5명 이상이 필요하다. 소기업은 3명 이상이 원칙이며 창업일부터 3년까지는 2명 이상 기준이 적용된다. 벤처기업과 연구원·교원창업 중소기업의 연구소도 2명 이상이다.

연구개발전담부서는 기업 규모와 관계없이 연구전담요원 1명 이상이 최소 기준이다. 따라서 확보할 수 있는 전담인력이 연구소 기준에 미치지 못한다면 전담부서 요건을 충족하는지 따져볼 수 있다. 다만 조직 명칭을 전담부서로 정해도 연구인력의 전담 근무와 연구공간 확보 의무가 없어지는 것은 아니다.

최소 인원을 셀 때는 연구전담요원과 연구보조원, 연구관리직원을 구별해야 한다. 연구보조원은 연구개발활동을 보조하고 연구관리직원은 관련 행정·관리 업무를 맡는다. 이들은 필수 배치 인원이 아니며 연구소 유형별 최소 연구전담요원 수를 채우는 인력으로 계산해서도 안 된다. 신고한 인력은 맡은 역할에 맞게 연구조직에서 근무해야 한다.

학위·경력과 겸직 여부를 함께 본다

연구전담요원 후보자는 해당 기업의 직원임을 증명할 수 있어야 하고 자격기준에도 맞아야 한다. 기업 규모와 관계없이 인정되는 기본 경로는 자연과학·공학·의학 계열 학사 이상 학위 또는 기술·기능 분야 기사 이상 자격이다. 직원이라는 사실과 연구원 자격은 별개의 요건이므로, 재직 자료만으로 학위나 기술자격 확인을 대신할 수 없다.

중소기업에는 추가 경로가 있다. 자연계 전문학사에게는 통상 2년 이상의 연구개발 경력이 필요하고, 3년제 전문대학 졸업자는 1년 이상이 기준이다. 기술·기능 분야 산업기사에게는 2년 이상, 마이스터고·특성화고 졸업자나 기능사 자격 보유자에게는 4년 이상의 연구개발 경력이 요구된다. 학력이나 자격증의 이름만 보고 인원에 포함하기 전에 해당 경력기간도 확인해야 한다.

자격을 갖춘 직원이라도 연구 외 업무를 분명하게 겸한다면 연구전담요원으로 신고하기 어렵다. 발령문에는 연구소 소속으로 적어 두고 실제로는 영업 목표를 맡기거나 생산 업무에 계속 투입하는 방식은 전담 근무와 맞지 않는다. 연구보조원도 신고했다면 연구조직에 상주하며 연구 관련 보조업무를 수행해야 한다.

대표자에게는 제한적인 예외가 있다. 창업일부터 3년이 지나지 않은 소기업의 대표자가 자격을 갖추고 연구개발 관련 업무를 수행하는 경우에는 연구전담요원으로 인정될 수 있다. 대표자라는 직함만으로 자동 포함되는 것은 아니므로 기업의 규모와 창업 시점, 자격과 실제 업무를 함께 확인해야 한다.

연구공간은 경계와 사용 상태가 보여야 한다

기업부설연구소법 시행규칙의 연구시설 기준은 원칙적으로 고정된 벽체와 별도 출입문으로 다른 부서와 구분한 독립 공간을 요구한다. 연구 기자재를 설치한 뒤에도 연구전담요원과 연구보조원이 상시 근무할 최소한의 면적이 남아 있어야 한다. 빈 방을 확보하는 데 그치지 않고 신고한 연구를 수행할 수 있는 상태여야 한다.

칸막이로 구분할 수 있는 예외도 있지만 모든 기업에 적용되지는 않는다. 중소기업이 설립한 연구소·전담부서 등 시행규칙에 열거된 대상이 50㎡를 초과하는 면적을 확보할 수 없는 경우가 그 예다. 정보서비스 또는 소프트웨어개발 공급업을 하는 기업의 전담부서에도 해당 규정이 적용될 수 있다. 공간이 작다는 이유만으로 칸막이 설치를 결정하기보다 기업 유형과 조직 형태가 예외 대상에 들어가는지 먼저 살펴야 한다.

연구공간을 바닥부터 천장까지 벽체로 나눌 수 없는 사유에 대해서는 별도의 예외 기준도 있다. 이 경우에는 높이 2m 이상의 벽체와 별도 출입문, 연구 전용 공간으로 식별 가능한 상태 등 정해진 조건을 함께 충족해야 한다. 연구에 직접 쓰는 기계·기구·재료는 기준에 맞는 연구공간 안에 위치해야 하므로, 도면에는 근무 자리뿐 아니라 기자재의 실제 배치도 반영하는 편이 정확하다.

접수 자료와 상시 비치서류를 나눠 준비한다

공식 신규신고서류 안내에는 인정 신청서, 연구개발활동개요서, 연구기자재현황, 연구개발인력현황이 지정서식으로 제시돼 있다. 서식의 항목은 온라인 시스템에서 입력할 수 있다. 첨부자료로는 사업자등록증 사본, 회사와 연구소 조직도, 연구소가 있는 층 전체 도면과 내부 도면, 전용 출입구 현판 및 내부 사진, 4대 사회보험 사업장 가입자 명부가 제시된다.

도면과 사진은 앞으로 조성할 공간의 계획이 아니라 접수하려는 연구공간의 실제 상태를 보여 줘야 한다. 조직도에는 인사발령으로 확정한 소속 관계를 반영하고, 인력현황에는 그 공간에서 근무하는 사람을 역할에 맞게 적어야 한다. 연구기자재현황에 적은 물품도 현장에 배치된 기자재와 맞아야 서류와 운영 상태를 함께 설명할 수 있다.

기업 유형에 따른 추가 첨부자료도 구분해야 한다. 중소기업에는 중소기업확인서가 필요하고, 벤처기업과 중견기업은 각각 해당 확인서류를 준비한다. 서비스 분야 신청기업에는 주업종 확인 자료가 요구된다. 연구전담요원과 연구보조원의 합계가 10명 이상인 연구소나 전담부서라면 안전 및 유지관리비 내역서와 보험가입보고서도 제출 대상이다.

확인 요청을 받았을 때 제출할 자료는 최초 첨부 목록과 별도로 챙겨야 한다. 연구전담요원의 학위·졸업증명서, 자격 경로에 따라 필요한 연구개발경력증명서, 건축물대장 사본이나 임대차계약서·사용허가서가 여기에 포함된다. 특히 전문학사·산업기사·고졸자·기능사 경로로 인원을 계산했다면 요구되는 연구 경력을 입증할 수 있어야 한다.

상시 비치서류는 온라인에 입력하거나 첨부하는 자료와 같은 뜻이 아니다. 연구조직의 소속과 인사발령, 연구활동을 보여 주는 자료를 기업 또는 연구조직 안에 갖춘 상태에서 접수해야 한다. 신청 직전에는 인원 기준과 자격, 겸직 여부를 확인한 뒤 실제 공간의 구획·기자재·사진을 대조하면 된다. 이 준비가 끝난 상태에서 신고서류를 제출하는 순서다.

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