Zapier o Power Automate: task e licenze cambiano i costi

Zapier può essere la scelta meno costosa per un flusso breve e poco usato; Power Automate può convenire quando molte esecuzioni ricadono nella licenza di un utente o nella capacità di un bot. Il listino Zapier include 100 task mensili nel piano gratuito, riservato a flussi di due passaggi, e presenta Professional a partire da 19,99 dollari al mese. Il listino italiano di Power Automate indica Premium a 13 euro per utente al mese e Process a 130 euro per bot al mese, con pagamento annuale e IVA esclusa.

Il prezzo iniziale di Zapier non è il prezzo di qualsiasi volume; una licenza Microsoft, a sua volta, non rende illimitate le esecuzioni. Per scegliere occorre definire lo stesso risultato sulle due piattaforme, contare le azioni che lo producono e stabilire chi possiede, avvia o gestisce il flusso. Se il risultato passa da un’applicazione desktop senza operatore, entrano nel conto anche la capacità RPA e la macchina che la ospita.

Task, utenti e bot misurano cose diverse

Un task Zapier corrisponde normalmente a un’azione completata, non a ogni avvio dell’automazione. La guida Zapier al conteggio esclude i trigger e i passaggi Filter e Paths, ma include le azioni riuscite, quelle ripetute durante il replay completo di un’esecuzione e alcune ricerche secondo le impostazioni scelte. Nel caso più semplice, eventi mensili moltiplicati per azioni riuscite per evento danno una stima dei task necessari.

La stima cambia se un ramo esegue azioni aggiuntive, se un errore richiede una nuova esecuzione o se si impiegano funzioni con tariffe in task diverse. Il consumo è condiviso nell’account Zapier: anche altri flussi attivi attingono alla stessa dotazione. Perciò il volume di un singolo processo va sommato a quello delle automazioni già in uso prima di scegliere un piano.

Power Automate parte da una domanda diversa: quali diritti coprono il flusso? Un’automazione cloud con soli connettori standard può rientrare nei diritti già disponibili a un account di lavoro o scuola. Un connettore Premium può invece richiedere una licenza utente Premium oppure capacità Process assegnata al flusso. Le azioni restano soggette ai limiti della licenza applicabile, ma il listino non addebita una nuova licenza per ogni esecuzione.

Tre workflow con volumi uguali sulle due piattaforme

I seguenti sono scenari ipotetici, non test di prestazioni né preventivi commerciali. Per ciascuno il risultato richiesto e il volume mensile sono gli stessi; cambiano il modo in cui il lavoro viene conteggiato e i componenti necessari per completarlo.

Modulo verso foglio di calcolo. Arrivano 80 richieste al mese e ciascuna deve generare una riga. Con un trigger e una sola azione riuscita, Zapier consumerebbe 80 task: il flusso rientrerebbe nel piano gratuito se l’integrazione richiesta è disponibile lì. In Power Automate, se entrambi i servizi usano connettori standard e l’organizzazione dispone già dei relativi diritti, potrebbe non servire una licenza Premium aggiuntiva. In questo caso il costo incrementale degli abbonamenti può essere nullo su entrambi i lati; conta anche il tempo per gestire campi modificati, autorizzazioni e richieste non elaborate.
Contatti verso CRM e notifica al proprietario. Arrivano 1.000 contatti al mese; ciascuno deve creare un record e inviare una notifica al proprietario del flusso. Sono 2.000 azioni riuscite nell’ipotesi lineare, quindi 2.000 task Zapier. Servono un piano che copra tale volume e un flusso a più passaggi, oltre all’eventuale accesso a un’app Premium. Supponendo che il connettore CRM di Power Automate sia Premium e che il flusso sia automatico, il confronto parte dalla licenza del proprietario. La notifica è indirizzata a lui: cambiare destinatari o modalità di avvio può cambiare anche i requisiti di licenza.
Inserimento in un’applicazione desktop. Arrivano 500 richieste al mese da registrare in un programma preesistente mentre nessun operatore è presente. Su Zapier, l’ipotetica azione che consegna ciascuna richiesta a un sistema RPA esterno consumerebbe almeno 500 task ordinari; l’abbonamento Zapier, da solo, non coprirebbe l’esecuzione nel programma. In Power Automate occorre capacità Process per l’RPA senza intervento. Il confronto fra soluzioni complete deve includere anche la licenza necessaria per gestire il flusso desktop, la macchina e il lavoro di manutenzione.

Il punto di pareggio dipende da chi avvia il flusso

Le FAQ Microsoft sulle licenze distinguono i flussi automatici o pianificati, che usano il contesto del proprietario, dai flussi istantanei con connettori Premium, che richiedono una licenza per ciascun utente che li avvia oppure una licenza Process assegnata al flusso. Ricevere un risultato non equivale sempre ad avviare l’automazione; nel caso di flussi Premium condivisi, però, la modalità con cui gli utenti ottengono valore può incidere sulle regole contro il multiplexing.

Con i prezzi italiani già indicati, dieci licenze Premium costano 130 euro al mese, quanto una licenza Process. È un punto di pareggio fra due opzioni Microsoft per un flusso adatto a entrambe, prima di considerare limiti e configurazione. Se un solo proprietario autorizzato gestisce il flusso automatico del CRM ipotetico, il punto di partenza è invece una licenza Premium; il numero di contatti trattati non si trasforma automaticamente in altre licenze utente.

Per Zapier non esiste un numero di task che produca da solo un pareggio universale con Power Automate. Bisogna confrontare il prezzo del livello Zapier capace di sostenere tutti i task dell’account con le licenze Microsoft realmente necessarie per quel flusso. Il prezzo di partenza di Professional non basta a valorizzare lo scenario da 2.000 task. Anche valuta, periodo di pagamento e trattamento dell’IVA devono essere uniformati prima di chiamare una differenza di listino un risparmio.

Le integrazioni cambiano il flusso e il conto

La presenza di un’app nel catalogo non garantisce che esponga il trigger, i campi e l’azione necessari. Un collegamento diretto tra modulo e foglio può richiedere un solo passaggio operativo; cercare prima un contatto esistente, creare il record solo se manca e avvisare una persona aggiunge logica e possibili esecuzioni. Su Zapier alcune operazioni interne, come Filter e Paths, non consumano task, mentre le azioni riuscite che seguono i rami possono consumarli.

Nello stack Microsoft conta inoltre la categoria del connettore e il contesto in cui viene usato. Un flusso tra servizi già coperti da connettori standard ha un perimetro di licenza diverso da uno che interroga un CRM mediante connettore Premium. I costi degli abbonamenti alle applicazioni collegate restano separati: nessuno dei due listini di automazione li rende gratuiti. Lo stesso vale per eventuali servizi esterni introdotti per colmare un’integrazione mancante.

Per il desktop conta la capacità contemporanea

La documentazione Microsoft sui tipi di licenza distingue l’RPA con intervento dell’utente inclusa in Premium dalla capacità Process per l’esecuzione senza intervento: una licenza Process assegnata a una macchina esegue un flusso desktop alla volta. Per avviare esecuzioni desktop in parallelo occorre dimensionare la capacità sul massimo numero di sessioni simultanee. La stessa documentazione richiede diritti Premium per l’utente la cui connessione avvia il flusso desktop e per chi registra e gestisce la macchina.

Nello scenario ipotetico con una sola sessione alla volta, un Process e una licenza Premium acquistata appositamente porterebbero il canone delle due licenze a 143 euro mensili, alle condizioni annuali e prima dell’IVA. Se l’utente possiede già Premium, il costo incrementale delle licenze può essere inferiore. Restano la macchina, l’applicazione da controllare e gli interventi quando pulsanti, finestre o regole del processo cambiano. Per Zapier occorre valorizzare gli stessi elementi tramite il sistema RPA esterno: confrontare i soli task con il prezzo del bot attribuirebbe alle due offerte risultati diversi.